Инвентаризация основных средств - это одна из форм проверки, в результате которой выявляется количество и текущее финансовое состояние имущества. Рассказываем, как следует проводить инвентаризацию, и какими документами оформляются результаты.
Что такое инвентаризация основных средств
В первую очередь необходимо разобраться с вопросом, что же такое инвентаризация имущественных активов. Это процедура сверки бухгалтерских данных с имеющимися в наличии объектами имущества организации.
Проведение инвентаризации основных средств законодательно регулируется ФЗ № 402 от 06.12.2011, методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, закрепленными в Приказе Минфина № 49 от 13.06.1995 и положением по ведению бухучета, утвержденным Приказом Минфина № 34н от 29.07.1998.
Когда проводить
Инвентаризация объектов основных средств санкционируется в учреждении с периодичностью раз в 3 года (п. 1.5 Методических указаний). Сверка библиотечного фонда производится один раз в 5 лет. Порядок и сроки проведения закрепляются в учетной политике каждой организации.
Лучше всего проводить сверку в конце отчетного периода, непосредственно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, за исключением ряда случаев, требующих немедленной проверки:
- чрезвычайная ситуация;
- продажа или аренда активов;
- реорганизация, ликвидация учреждения;
- обнаружение пропажи, хищения и порчи основных средств;
- назначение нового руководителя учреждения или материально ответственного лица.
Как провести инвентаризацию
Инвентаризируется как имущество, находящееся в собственности организации, так и оборудование, полученное на правах аренды (хранения), которое находится в распоряжении компании. Проверка в компании должна проводиться непосредственно по адресу фактического нахождения объектов ОС. При процедуре должны присутствовать матответственное лицо организации и руководитель в случае коллективной материальной ответственности.
В порядке проведения инвентаризации основных средств существуют три общепринятых этапа.
Этап 1 — оформление приказа (ИНВ-22) о проведении инвентаризации, определении ее сроков и проверяемых активах организации и формировании инвентаризационной комиссии. Членов назначает и утверждает руководство. Обычно в состав комиссии входят представители бухгалтерии, ответственные за основные средства работники и руководитель. При проведении проверки должны присутствовать все члены комиссии.
До начала процедуры все члены комиссии получают для изучения сводную документацию и отчеты о состоянии основных средств в учреждении, в которой необходимо отметить дату, указав «до инвентаризации на ____». Проверяют документы, правоустанавливающие собственность на имущество, актуальные данные бухгалтерского учета, технические регистры.
Этап 2 — проведение процедуры. Все сведения, полученные в ходе сверки, указываются в описи ИНВ-1. Комиссия должна отразить в акте наименование объектов, инвентарный номер основных средств и текущие физическое состояние и фактическую сумму ОС. Если проверяется оборудование или транспорт, то необходимо внести данные техпаспорта:
- заводской номер;
- год изготовления;
- уровень мощности.
Если основные средства на момент проведения проверки отсутствуют в учреждении по функциональной причине, то сверка производится до момента временного отсутствия объекта.
Скачайте образец заполнения инвентаризационной описи основных средств, чтобы упростить работу.
Этап 3 — выявление несоответствий в результатах сверки и данных бухгалтерского учета. По итогам проверки необходимо составить ведомость ИНВ-18, в которую и вносятся все изменения и расхождения, указанные членами комиссии в инвентаризационной описи. ИНВ-18 формируется в двух экземплярах, подписывается и передается в бухгалтерию и материально ответственному лицу. Ответственные сотрудники должны передать членам комиссии на рассмотрение объяснительную, в которой будут изложены причины образовавшихся несоответствий.
Если какие-либо имущественные объекты находились во время инвентаризации в ремонте, то для них необходимо составить ведомость ИНВ-10 и внести в нее сведения о стоимости активов и ремонтных издержках. Для объектов, которые находятся в аренде (на хранении), также составляется обособленная ведомость, в которой указываются документы, подтверждающие правовой факт аренды (хранения) ответственной организации.
Отдельный реестр формируется и для тех объектов, которые не используются в деятельности учреждения из-за невозможности их восстановления. Необходимо указать в описи дату ввода таких ОС в эксплуатацию и технические особенности, по которым фактическое пользование оборудованием невозможно.
Как отразить инвентаризацию в бухгалтерском учете
Бухгалтерские записи формируются, исходя из установленных результатов инвентаризационной сверки. По факту проведения инвентаризационной проверки может быть выявлен либо излишек, либо недостача.
При отражении результатов и составлении итоговых проводок бухгалтер должен руководствоваться п. 28 Приказа Минфина России № 34н от 29.07.1998.
Под излишком в данном случае понимается ситуация, когда имущественные объекты на дату проведения сверки отражаются по текущей стоимости данного актива на рынке. Выявленная цена относится к финансовым результатам, а именно: прибыли, включенной в состав прочих доходов у коммерческих компаний, или же на доходы для некоммерческих организаций.
Недостача, выявленная по итогам, бывает двух видов:
- Недостача в рамках естественной убыли. При ее обнаружении денежное значение записывается либо на затраты, либо на издержки обращения.
- Недостача сверх естественной убыли. В ходе проведения сверки обнаруживают виновных сотрудников и списывают такую недостачу на конкретных лиц. Однако бывают ситуация, что лиц, из-за которых образовалась недостача, обнаружить не удалось, следовательно, нет возможности к взысканию долговых обязательств по судебному решению. Тогда сумма недостатка списывается на убыток (финрезультат) для коммерческих фирм. Некоммерческие организации списывают убыток на расходы.
По ст. 138 ТК РФ, удержание выявленных сумм недостатка с виновных сотрудников не может превышать 20 % от заработной платы за месяц.
Если же в ходе проверки комиссией были обнаружены неучтенные имущественные объекты, то их надлежит проводить по текущей рыночной стоимости на учетных счетах для ОС (п. 36 Методических рекомендаций — Приказ Минфина России № 91н от 13.10.2013).
Как оформить и отразить в налоговом учете результаты инвентаризации основных средств
В ходе инвентаризации, которая проводится перед составлением годовой отчетности, компания может выявить не только ранее не учтенные или отсутствующие МПЗ, но и основные средства. Какие документы нужно оформлять в подобных ситуациях? Как оприходовать обнаруженные объекты, а также списать недостачу?
В отношении основных средств инвентаризация должна проводиться не реже чем один раз в три года, хотя организация может установить в учетной политике и более частый период ее проведения (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н). В состав проверяемого имущества входят не только собственные, но и арендованные основные средства, а также имущество, находящееся на ответственном хранении.
В целях налогового учета к основным средствам относится имущество первоначальной стоимостью более 40 000 руб., используемое в качестве средств труда для производства и реализации товаров, выполнения работ, оказания услуг, а также для управления организацией. К таким объектам, в частности, относятся здания, сооружения, машины и оборудование, транспортные средства, инструменты, вычислительная техника, производственный и хозяйственный инвентарь. Малоценные основные средства стоимостью до 40 000 руб. включаются в состав материальных расходов на основании пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ.
Напомним, общие правила инвентаризации установлены соответствующими Методическими указаниями, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее - Методические указания).
Так, перед проведением инвентаризации компания должна удостовериться в наличии у нее документов на имущество. Необходимо проверить наличие заполненных инвентарных карточек, технических паспортов, свидетельств о праве собственности на объекты, накладных и прочих правоустанавливающих документов (см. также врезку справа).
Инвентарный номер основного средства
Для контроля за сохранностью каждому объекту основных средств при принятии его к учету должен присваиваться соответствующий инвентарный номер. Он может быть обозначен путем прикрепления металлического жетона, наклейки, нанесен краской или иным способом на усмотрение организации.
Для удобства проверки организация может воспользоваться новой технологией штрихкодирования и считывать данные с объекта специальным устройством - сканером. Инвентарный номер сохраняется за объектом на весь период его нахождения в организации.
При невозможности обозначения инвентарного номера на объекте в связи с требованием эксплуатации его можно отразить только в соответствующих регистрах, без нанесения на сам объект (например, на медицинские приборы).
Руководитель организации издает приказ по форме N ИНВ-22, в котором указываются сроки проведения инвентаризации, состав инвентаризационной комиссии, а также перечисляется имущество, подлежащее осмотру и пересчету.
Результаты инвентаризации оформляются инвентаризационной описью по форме N ИНВ-1, сличительной ведомостью по форме N ИНВ-18, а также итоговой ведомостью учета результатов, выявленных инвентаризацией, по форме N ИНВ-26 по всему имуществу компании (утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 и от 27.03.2000 N 26).
Инвентаризационная опись основных средств - форма N ИНВ-1
Она применяется для фиксирования данных инвентаризации основных средств. Инвентаризационная опись оформляется в двух экземплярах по каждому месту хранения ценностей, один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй - остается у материально ответственного лица.
Описи составляются отдельно по следующим группам основных средств:
- - производственного назначения;
- - непроизводственного назначения;
- - арендованные;
- - принятые на ответственное хранение.
Перед началом проведения инвентаризации форма N ИНВ-1 выдается комиссии с заполненными графами - с 1-й по 9-ю. А также от каждого лица или группы лиц, отвечающих за сохранность ценностей, берется расписка, которая включается в заголовочную часть формы. При заполнении описи нужно учесть следующие особенности:
- - основные средства вносятся в опись по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта;
- - машины, оборудование и транспортные средства заносятся индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения и мощности;
- - однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в описях проводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов;
- - графа 9 "Номер паспорта" заполняется только на объекты, содержащие драгоценные металлы и камни;
- - если основные средства в момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации или в капремонте, то они инвентаризуются до момента их временного выбытия. К таким объектам могут относиться морские и речные суда, отправленные в рейс, железнодорожные составы, автомашины и различное оборудование.
Инвентаризационная комиссия заполняет графу 10 "Фактическое наличие" объектов. На основные средства, непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию, а также причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.д.).
Стоимость, по которой объекты отражаются в описи, законодательством не установлена. При этом логично считать, что раз проверка нацелена на установление достоверности статей баланса, то и стоимость имущества следует отражать по балансовой, то есть остаточной стоимости. В этом случае объекты, которые полностью самортизированы, но продолжают функционировать и приносить прибыль компании, будут отражены в инвентаризационной описи по нулевой стоимости.
Имущество других лиц и имущество, требующее госрегистрации. В ходе проведения инвентаризации комиссия может обнаружить излишек не только собственного имущества организации, но и другого лица (например, когда сотрудник использует свой личный компьютер в служебных целях). Либо дорогостоящие подарки от партнеров, которые не были отражены в учете и не подтверждены документально. В подобных ситуациях комиссия устанавливает причину нарушения и порядок дальнейших действий с найденным объектом. В описи нужно обязательно сделать пометку об отсутствии правоустанавливающих документов.
Напомним, использование имущества сотрудника в служебных целях должно быть оформлено документально, а его износ возмещен путем выплаты компенсации или арендной платы (если имущество используется согласно договору аренды). В противном случае принадлежность указанного объекта имущества придется доказывать или он может быть квалифицирован как безвозмездно полученный, с вытекающими негативными налоговыми последствиями.
Примечание. Использование имущества сотрудника в служебных целях должно быть зафиксировано в документах. Кроме того, ему следует выплачивать компенсацию или арендные платежи за износ данного имущества. В противном случае принадлежность указанного имущества компании придется доказывать.
Кроме того, в учете компании могут числиться основные средства, права на которые требуют обязательной государственной регистрации. Если по таким объектам необходимые документы отсутствуют или не поданы на госрегистрацию, то и эксплуатировать их нельзя. В частности, это могут быть здания, котельная, нефтяные вышки, газопроводы и прочее имущество. Об этом также обязательно нужно сделать отметку в инвентаризационных документах.
Нередко организация имеет на балансе сложные активы, состоящие из нескольких частей, которые, в свою очередь, могут быть использованы отдельно друг от друга, являясь самостоятельными инвентарными объектами с присвоенным номером (офисная мебель). В этом случае в опись вносится каждый инвентарный объект.
При выявлении объектов, которые ошибочно не были отражены в учете, они должны быть оприходованы по решению инвентаризационной комиссии (п. 3.3 Методических указаний).
Капвложения, не отраженные в учете. Если по некоторым объектам в учете отсутствуют данные, характеризующие их, ответственные лица комиссии должны включить в инвентаризационную опись недостающие сведения и технические показатели по ним. К примеру, по следующим объектам должна быть указана такая информация:
- - по зданиям - назначение, основные материалы, из которых они построены, объем, общая полезная площадь, число этажей (без подвалов и полуподвалов), год постройки;
- - по мостам - местонахождение, использованные материалы и размеры;
- - по дорогам - тип (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, а также ширина полотна.
Если комиссия установит, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и указать в описи данные о произведенных изменениях. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию, вследствие чего изменилось его основное назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.
Вместе с тем на балансе организации на счете 08 "Вложения во внеоборотные активы" могут числиться суммы, формирующие стоимость недостроенных, а также прочих объектов основных средств, которые не были приняты к учету. Отметим, что такие внеоборотные активы в отличие от основных средств должны инвентаризоваться вместе с остальным имуществом ежегодно.
В соответствии с п. 3.32 Методических указаний инвентаризационная комиссия по незавершенному капитальному строительству в ведомости указывает наименование объекта и объем выполненных работ по этому объекту, по каждому отдельному виду, конструктивным элементам, оборудованию и др. При этом проверяется:
- - не числится ли в составе незавершенного капитального строительства оборудование, переданное в монтаж, который фактически не начат;
- - состояние законсервированных и временно прекращенных строительством объектов. Выявляются причины и основание для их консервации.
На законченные строительством объекты, фактически введенные в эксплуатацию полностью или частично, ввод в действие которых документально не оформлен, а также на законченные, но по каким-либо причинам не введенные в эксплуатацию объекты составляются особые описи (п. 3.33 Методических указаний). В связи с тем что формы документов для таких объектов законодательством не предусмотрены, организации необходимо разработать и утвердить их в учетной политике самостоятельно.
Примечание. Недостроенные объекты, а также прочие не введенные в эксплуатацию основные средства должны инвентаризоваться вместе с остальным имуществом ежегодно. Для них нужно самостоятельно разработать форму инвентаризационной описи.
Имущество, находящееся на ответственном хранении и арендованное. Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются также и объекты, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. На такие объекты составляется отдельная опись в трех экземплярах обособленно по каждому арендодателю с указанием срока аренды. В ней дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов (п. 3.7 Методических указаний). Один экземпляр данной описи высылают в адрес арендодателя.
Инвентаризация арендованных основных средств у арендатора начинается с проверки копий инвентарных карточек, переданных арендодателем, или инвентарных карточек, открытых арендатором, в оценке, указанной в договоре аренды, по арендодателям и по каждому арендованному объекту.
Проверка основных средств, переданных в аренду, у арендодателя носит документальный характер. Поскольку имущество, переданное в аренду, продолжает оставаться собственностью арендодателя и в течение всего срока аренды учитывается на его балансе, инвентаризационная комиссия должна определить виды основных средств, переданных в аренду, их количество и стоимость. Исключением из общего правила является аренда организации как имущественного комплекса, а также лизинг.
Так, при аренде имущественного комплекса основные средства учитываются на балансе арендатора, а при лизинге - у любой из сторон согласно договору лизинга. Сведения о переданных в аренду основных средств арендодатель сверяет с данными описи, полученной от арендатора.
Поскольку договором аренды могут быть предусмотрены работы по реконструкции и иному улучшению арендатором объекта, полученного в аренду, в ходе инвентаризации проверяются данные улучшения. Отделимые улучшения по общему правилу являются собственностью арендатора, а неотделимые - признаются собственностью арендодателя и переходят к нему по окончании срока аренды.
Примечание. В ходе инвентаризации проверяются объекты неотделимых и отделимых улучшений, произведенных арендатором согласно договору в отношении предмета аренды.
Опись подписывается членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность основных средств. На каждой странице указывается прописью число вошедших порядковых номеров, общая численность и стоимость объектов.
Сличительная ведомость по форме N ИНВ-18
Данная ведомость применяется для отражения результатов инвентаризации основных средств или нематериальных активов, по которым комиссия выявила отклонения от данных бухучета. В ней указываются расхождения между данными бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.
Если обнаружена недостача, то по ней устанавливаются сумма, причины возникновения, виновные лица, а также определяются способы погашения или списания недостачи, которые затем фиксируются в общей инвентаризационной ведомости по форме N ИНВ-26.
На первой странице сличительной ведомости организация перечисляет основные средства, указывает их краткую характеристику, год приобретения, номер паспорта, а также заводской и инвентарный номера. Отдельные сличительные ведомости составляются на ценности, не принадлежащие, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении или арендованные).
Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, а второй передается материально ответственным лицам. В остальном порядок заполнения указанного документа не отличается от оформления инвентаризационной ведомости для ТМЦ, которое уже было рассмотрено.
Как учитывать излишки по основным средствам, выявленным в ходе инвентаризации
В налоговом учете выявленные объекты ОС признаются амортизируемым имуществом при соблюдении общеустановленных условий (ст. 256 НК РФ). Согласно п. 20 ст. 250 НК РФ их рыночная стоимость включается в состав внереализационных доходов на дату принятия к учету. Аналогичное мнение изложено в Письме Минфина России от 06.06.2008 N 03-03-06/4/42.
Примечание. До 1 января 2009 г. выявленные при инвентаризации объекты не признавались амортизируемым имуществом и принимались на учет по нулевой стоимости, так как налоговое законодательство не содержало норм по установлению стоимости таких объектов.
В соответствии с п. 1 ст. 257 НК РФ первоначальной стоимостью данного объекта имущества будет также являться его рыночная стоимость без учета НДС и акцизов (п. п. 5 и 6 ст. 274 НК РФ). Организация вправе начать начислять амортизацию по таким ОС в общеустановленном порядке с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором объект введен в эксплуатацию. При этом амортизационная премия по этому объекту не применяется, поскольку отсутствуют расходы в виде капитальных вложений на его создание и приобретение (Письмо Минфина России от 29.12.2009 N 03-03-06/1/829).
Примечание. Согласно п. 1 ст. 257 НК РФ первоначальной стоимостью выявленного имущества является рыночная стоимость данного объекта без учета НДС и акцизов.
Отметим, выявленное при инвентаризации имущество может быть оценено по стоимости ниже 40 000 руб. Такой объект подлежит включению в состав материальных расходов на основании пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ.
Примечание. Если выявленное при инвентаризации основное средство оценено по стоимости менее 40 000 руб., оно должно быть включено в состав материальных расходов.
Реализация выявленных излишков основных средств
Выручка от продажи основного средства, оприходованного в результате инвентаризации, включается в состав доходов от реализации в общеустановленном порядке (п. 1 ст. 248 и п. 1 ст. 249 НК РФ). Одновременно организация отражает в расходах его остаточную стоимость и затраты, непосредственно связанные с реализацией: расходы по оценке, хранению, обслуживанию и транспортировке реализуемого объекта.
Если при продаже ОС организация получила убыток, то она сможет учесть его в расходах не единовременно, а равными долями в течение оставшегося срока полезного использования объекта (п. 3 ст. 268 НК РФ).
Примечание. При продаже основного средства по цене ниже остаточной стоимости убыток от реализации подлежит отнесению на расходы не единовременно, а равными долями в течение оставшегося срока полезного использования данного объекта.
Пример. Компания в октябре 2011 г. в ходе инвентаризации выявила неучтенный компьютер, рыночная стоимость которого - 41 000 руб. (без учета НДС). В налоговом учете в этом же месяце она ввела данный объект в эксплуатацию, а также признала внереализационный доход в сумме 41 000 руб. Срок полезного использования этого основного средства - 3 года (36 месяцев). Амортизацию организация начисляет линейным методом, поэтому с ноября 2011 г. ежемесячная сумма амортизации составляет 1138,88 руб. (41 000 руб. : 36 мес.).
Предположим, данный компьютер продан 1 декабря 2011 г. за 35 000 руб. (включая НДС - 5338,98 руб.). Сумма амортизации, начисленная за ноябрь 2011 г., равна 1138,88 руб. Остаточная стоимость основного средства на момент реализации - 39 861,12 руб. (41 000 - 1138,88).
Таким образом, убыток от реализации компьютера составляет 10 200,1 руб. (39 861,12 - 29 661,02). Часть суммы убытка, подлежащая отнесению на расходы в декабре и следующих месяцах, равна 291,43 руб. .
Налоговый учет недостачи основных средств
В целях налогообложения прибыли недостача основных средств отражается следующим образом. Если виновные лица не установлены, то ущерб, равный остаточной стоимости объекта, учитывается во внереализационных расходах на дату получения документа от следственных органов об отсутствии виновных лиц (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ и Письмо Минфина России от 27.08.2010 N 03-03-06/4/81).
Примечание. При выявлении недостачи основных средств порядок списания недостачи зависит от того, установлены виновные лица или нет.
При наличии виновных лиц убытки от недостачи основных средств также могут быть включены в состав внереализационных расходов. Но только одновременно с отражением во внереализационных доходах суммы компенсации, которую организация получит от виновного лица в счет возмещения ущерба (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 и пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ). Моментом признания этих доходов при методе начисления является дата признания должником суммы ущерба или дата вступления в законную силу решения суда при взыскании ущерба в принудительном порядке (см. также врезку справа).
Примечание. Если похищенное основное средство вернули
Списанное в качестве недостачи основное средство может быть возвращено или найдено организацией самостоятельно спустя некоторое время после инвентаризации.
В подобной ситуации налогоплательщику следует пересчитать налогооблагаемую прибыль за прошлый период, исключив из учета расход в размере недостачи. Если организация, согласно разъяснениям финансового ведомства, восстановила НДС, то она должна представить уточненную налоговую декларацию за период, в котором налог был восстановлен (Письмо Минфина России от 01.11.2007 N 03-07-15/175). Кроме того, в связи с пересчетом сумм налогов у организации может возникнуть недоимка и, как следствие этого, пени.
Предположим, похищенное имущество было застраховано, и страховая компания возместила организации убытки от его потери, а затем было установлено виновное лицо. Тогда в соответствии со ст. 965 ГК РФ к страховой компании переходит в пределах выплаченной суммы право требования, которое организация-страхователь имеет к виновному лицу. Поэтому если по решению суда виновное в хищении лицо будет обязано возместить ущерб потерпевшему, то данная сумма в пределах выплаченного страхового возмещения должна быть перечислена страховой компании. Следовательно, у налогоплательщика повторно в доходы указанная сумма включаться не будет. В этом случае организация вправе учесть в составе расходов стоимость похищенного имущества (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ), не покрытую суммой страхового возмещения.
Отметим, не удастся списать убыток в расходы, если:
- - виновное лицо установлено, но работодатель решил не взыскивать ущерб;
- - нет документов, подтверждающих отсутствие виновных лиц.
В ходе инвентаризации может возникнуть ситуация, когда недостающее имущество уже полностью самортизировано, но продолжает числиться в учете, так как оно еще способно приносить доход. В данном случае у организации отсутствуют как доходы, так и расходы в виде остаточной стоимости основного средства, а упущенную выгоду, то есть не полученную в будущем прибыль от этого объекта, с виновного работника взыскать нельзя. Основание - ст. 238 ТК РФ.
Примечание. Если недостающее имущество уже полностью самортизировано, но продолжает числиться в учете, так как пригодно к использованию и может приносить доход, то у организации отсутствуют и доходы, и расходы в виде остаточной стоимости имущества, а упущенную выгоду с виновного работника взыскать нельзя.
НДС по недостающим объектам основных средств
По мнению контролирующих органов, в случае утраты ОС следует руководствоваться пп. 2 п. 3 ст. 170 НК РФ. А значит, сумму налога, ранее правомерно предъявленную к вычету, в периоде списания объекта следует восстановить пропорционально его остаточной стоимости. При этом восстановленный НДС учитывается в качестве прочих расходов согласно ст. 264 НК РФ (Письма Минфина России от 29.01.2009 N 03-07-11/22, от 15.05.2008 N 03-07-11/194 и от 14.08.2007 N 03-07-15/120).
Однако суды указывают, что п. 3 ст. 170 НК РФ содержит исчерпывающий перечень случаев восстановления НДС и такое основание, как хищение имущества, в нем не указано. Также списание ОС по названным причинам не предполагает их дальнейшего использования для каких бы то ни было операций, в том числе для операций, перечисленных в п. 2 ст. 170 НК РФ. Поэтому при наступлении указанных событий налог восстанавливать не надо (Решение ВАС РФ от 23.10.2006 N 10652/06). Однако, если организация не восстановит налог, то свою позицию ей придется отстаивать в суде.
Инвентаризация основных средств — документальное оформление и проведение — это не такая простая задача, как кажется. В этой статье мы поговорим о том, в каком порядке проводится инвентаризация ОС, какими документами оформляются ее итоги и что нужно сделать при выявлении расхождений между учетными данными и фактическим наличием ОС.
Порядок и сроки проведения инвентаризации основных средств
Инвентаризация основных средств проводится в порядке, установленном приказом об учетной политике предприятия, а также в тех случаях, когда ее проведение является обязательным в соответствии с пп. 26 и 27 Положения по ведению бухучета от 29.07.1998 № 34н, то есть:- при продаже основных средств;
- сдаче их в аренду;
- приобретении государственного или муниципального унитарного предприятия;
- смене материально ответственных лиц;
- выявлении фактов хищения;
- наступлении стихийных бедствий или пожаров;
- реорганизации компании;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (не реже 1 раза в 3 года, библиотечных фондов — 1 раза в 5 лет).
Документальное оформление инвентаризации основных средств осуществляется с использованием унифицированных или разработанных самой организацией и закрепленных в ее приказе об учетной политике форм.
Каждый документ составляется в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, другой — материально ответственному лицу.
Порядок оформления приказа на проведение инвентаризации ОС
Инвентаризация начинается с издания руководителем приказа о проведении инвентаризации основных средств. Для этого можно использовать форму ИНВ-22, утвержденную постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. В приказе указываются:- место проведения инвентаризации;
- даты ее начала и окончания;
- председатель и члены комиссии;
- степень охвата инвентаризационных объектов;
- причина проведения инвентаризации;
- сроки сдачи документов в бухгалтерию.
Приказ регистрируется в журнале учета приказов об инвентаризации ИНВ-23, утвержденном постановлением 88 и вручается под подпись председателю комиссии.
Перед проверкой фактического наличия и состояния основных средств необходимо просмотреть наличие:- инвентарных карточек учета ОС (форма ОС-6), прочих учетных регистров на объекты ОС и правильность данных, занесенных в них;
- технических паспортов;
- документов на получение или сдачу ОС в аренду.
Оформление ведомости о проведении инвентаризации
При проведении инвентаризации основных средств проверяется не только их наличие, но и другие важные характеристики, такие как:- назначение,
- работоспособность,
- инвентарные номера,
- внешнее состояние,
- отсутствие каких-либо видимых дефектов.
- основной строительный материал,
- этажность,
- общая и полезная площадь,
- год постройки и т. д.
По насаждениям — наличие и возраст.
Однотипные ОС, поступившие одновременно, указываются в ведомости с учетом количественных показателей.
Все выявленные данные заносятся членами комиссии в инвентаризационную ведомость ИНВ-1, утвержденную постановлением 88, или самостоятельно разработанную форму.
Для чего нужна сличительная ведомость?
После завершения обхода комиссия сверяет данные ведомости ИНВ-1 с показателями, отраженными в регистрах бухгалтерского учета.Все выявленные расхождения между ними заносятся в сличительную ведомость результатов инвентаризации основных средств ИНВ-18, утвержденную постановлением 88, или аналогичную ей форму, разработанную организацией.
Все неучтенные объекты ставятся комиссией на бухгалтерский учет, а по неверно отраженным ОС вносятся необходимые корректирующие записи.
Постановка на учет вновь выявленных объектов производится по действующим рыночным ценам. Степень износа объекта определяется с учетом его фактического состояния. Эти изменения оформляются внутренними актами предприятия.
При выявлении фактов модернизации или ликвидации объектов ОС, которые не были отражены в бухгалтерском учете, в нем делаются корректировочные записи, отражающие увеличение или уменьшение их балансовой стоимости.
По объектам, которые в результате проведенных доработок изменили свои технические характеристики, в опись вносятся новые данные.
По основным средствам, вышедшим из строя и не подлежащим восстановлению, а также по объектам, находящимся в аренде или на ответственном хранении, составляются дополнительные описи.
Те объекты ОС, по которым не было обнаружено каких-либо расхождений, в сличительных описях не отражаются.
Как оформить акт по результатам инвентаризации
После проведения осмотра всех объектов, составления описей и отражения выявленных расхождений между данными учета и осмотра оформляется акт о результатах инвентаризации основных средств.Форму акта предприятие может разработать самостоятельно или воспользоваться формой, которая утверждена приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н, форма по ОКУД 0504835.
Обратите внимание! Несмотря на то что эта форма была разработана для учреждений и органов госвласти, запрета на ее использование другими субъектами нет.
При заполнении этой формы указываются:- состав комиссии;
При заполнении этой формы указываются:
- состав комиссии;
- материально ответственное лицо;
- дни начала и завершения проведения инвентаризации;
- номера и даты ведомостей, актов и сличительных описей.
К акту прикладываются: ведомости, сличительные описи, объяснительные записки материально ответственных лиц.
В том случае, если комиссией не было выявлено никаких расхождений между учетными и фактическими данными, в акте делается запись об их отсутствии.Оформление протокола заключительного заседания комиссии
По окончании проведения инвентаризации ОС комиссия собирается для того, чтобы подвести ее итоги и представить руководителю организации отчет о проделанной работе.Проведение заключительного заседания комиссии не является обязательным, но протокол ее заседания принимается судом в качестве доказательства причинения ущерба организации.
Порядок и сроки проведения заседания комиссии прописываются в приказе об учетной политике компании.
В ходе заседания комиссии фиксируются все случаи недостач, излишков или пересортиц, выявленные комиссией. Заслушиваются пояснения материально ответственных лиц.По итогам заседания составляется протокол, в котором фиксируются:
- итоги проделанной работы;
- причины обнаруженных неточностей;
- заключения, к которым пришла комиссия;
- предложения по устранению выявленных недочетов.
Решения, принятые руководителем предприятия, оформляются приказом и отражаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией ИНВ-26, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 27.03.2000 № 26 или ее аналоге, разработанном компанией самостоятельно.
22.08.2019
Одним из базовых условий эффективной работы предприятия является постоянный учет и контроль движения материальных активов, в том числе и основных средств.
Как правило, текущий контроль над состоянием активов компании или организации осуществляется с помощью ведения текущего бухгалтерского или управленческого учета. Однако такой контроль не может ежеминутно охватить все изменения, происходящие в материальном комплексе организации.
В силу этого предусмотрена специальная процедура комплексного и тотального учета материальных средств, известная под названием «инвентаризация основных средств», которая производится с определенной периодичностью и по установленному нормативными актами регламенту.
В этой статье будет рассказано о том, что такое инвентаризация основных средств, на какой правовой базе она производится, что входит в состав контролируемых активов, а также кто ответственен за ее проведение и какими документами оформляется завершение инвентаризации.
Для чего нужна на предприятии?
Для того чтобы проведение таких мероприятий по учету и контролю движения материальных средств, как инвентаризация основных средств, действительно была эффективна в деле управления компанией или организацией, необходимо понимать, для каких целей она производится.
Кроме этого, проведение инвентаризации нередко имеет целью выявление фактов хищения или нецелевого использования основных фондов.
Это особенно важно при осуществлении корпоративной инвестиционной программы и политики, а также привлечения кредитных ресурсов у банковских организаций, где данное имущество может служить в качестве залога и обеспечения по займам.
Как часто нужно проводить — периодичность и сроки
Общий порядок и сроки проведения инвентаризации основных средств регулируются следующими нормативными правовыми актами:
- Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011г. № 402-ФЗ (с изменениями и дополнениями).
- Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное Приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н (в ред. Приказов Минфина РФ от 30.12.1999 и № 107н, от 24.03.2000).
Для проведения инвентаризации в текущем режиме (т.е. в общем порядке веления контроля) предусмотрены следующие сроки, указанные в Таблице 1.
Таблица 1. Количество обязательных инвентаризаций основных средств:
Общая инвентаризация в любой организации, предприятии или учреждении независимо от формы собственности, подведомственности должна проводиться при соблюдении следующих условий:
Кроме этих базовых нормативных требований по срокам и формату проведения, инвентаризация основных средств проводится в других, дополнительных случая.
Причинами проведения инвентаризации могут также выступать:
Здесь следует отметить, что при проведении инвентаризации по особым случаям (т.е. внеплановые), учету и контролю подлежат все без исключения основные средства, в том числе и те, которые фактически не принадлежат компании на момент проверки, но учитываются на ее вне балансовых счета.
Это, например, арендуемые материальные активы или же имущество, оборудование, приобретенное компанией по договору долгосрочного лизинга (на срок более 1 года).
Создание комиссии
Для того чтобы выполнять инвентаризационные мероприятия, приказом руководителя компании предприятия формируется на постоянной основе инвентаризационная комиссия.
В состав подобной комиссии в соответствии с нормативными требованиями. («Методические указание проведения инвентаризации имущества» — № 49, утвержденные приказом Минфина от 13.09.1995 г), входят в обязательном порядке:
- Руководитель того подразделения, в чью сферу ответственности входит закрепленное за ним имущество и основные средства.
- Материально — ответственное лицо, за которым закреплена, в соответствии с приказом и должностной инструкцией, обязанность по учету, хранению и контролю за теми или иными объектами основных средств предприятия (организации).
- Представитель бухгалтерии, который непосредственно ведет учет основных средств.
Кроме этого, в состав инвентаризационной комиссии могут входить: независимые оценщики, аудиторы, профильные специалисты и эксперты по тем или иным видам материальных активов, представители коллектива (профсоюз).
Здесь особо следует отметить, что присутствие материально ответственного лица при производстве всего процесса инвентаризации обязательно.
Если при проведении инвентаризации наличие материально ответственного лица не предусмотрено, то в таком случае эта обязанность перекладывается на непосредственного руководителя подразделения или же директора компании (организации).
Порядок и правила проведения для ОС и оборудования
Процесс и порядок проведения инвентаризации имеет определенный алгоритм, утвержденный постановлением Госкомстата № 88.
В соответствии с этим еще одним нормативным документом, общая схема проведения инвентаризации выглядит следующим образом:
- Перед тем, как инициировать процесс проведения учета и инвентаризации, руководитель компании должен утвердить приказ, составленный по строго определенной форме — «ИНВ — 22».
- Данный приказ, подписанный руководителем и имеющий все необходимые реквизиты (юридический адрес, фирменный бланк, печать, дату и подпись), регистрируется в журнале учета приказов и постановлений (Книга приказов), тоже имеющей определенный стандарт — пронумерованные страницы, прошитые и скрепленные печатью.
- Перед началом самой проверки и инвентаризации бухгалтерия или иное финансовое подразделение подготавливает с указанием соответствующих инвентаризационных номеров.
- Материально ответственное лицо подготавливает все необходимые документы для комиссии, а также обеспечивает ей свободный доступ к объектам и имуществу.
- Комиссия в ходе проверки устанавливает все факты по имуществу с занесением всех проверочных данных в инвентаризационные ведомости.
- После того, как проверка будет закончена по всем пунктам инвентаризационной ведомости, составляется отдельный «Акт проверки», где прописываются все установленные факты по наличию и состоянию основных средств и другого имущества.
После того, как составлен «Акт о проведении инвентаризации», в нем расписываются все члены комиссии и заверяются печатью организации.
Число копий «Акта инвентаризации» соответствует необходимости для проведения дальнейших действий со стороны руководства компании, но не менее 2 х экз.
Учет результатов
После того, как инвентаризация завершена, бухгалтерия компании или организации на основании составленного «Акта инвентаризации» и инвентаризационной ведомости производит учет всех фактов, связанных с движением имущества, входящего в группу «основные средства» в балансе.
В качестве примера того, как проводится бухгалтерская проводка в плане счетов компании, можно воспользоваться Таблицей 2.
Таблица 2. Отражение учета результатов итогов инвентаризации на счетах компании:
| № | Дебет | Кредит | Наименование и состав проводимой операции |
| 1. | 01 | 91.1 | Оприходован |
| 2. | 94 | 01 | Отражена |
| 3. | 73.2 | 94 | Сумма недостачи списана на виновное лицо |
| 4. | 50 | 73.2 | Оплата недостачи виновным лицом в кассу |
| 5. | 70 | 73.2 | Недостача удержана из заработной платы виновного лица |
| 6. | 91.2 | 94 | Списана недостача на прочие расходы (если виновное лицо не выявлено) |
Документальное оформление
Для начала процесса обязателен приказ руководителя, составить его можно с использованием унифицированного бланка ИНВ-22. .
Основным документом, отражающим результат любой инвентаризации, в том числе и основных средств – это инвентаризационная ведомость по соответствующей форме для каждой группы активов и материальных средств.
Для основных средств — это форма ИНВ -1
На каждой странице инвентаризационной описи или ведомости обязательно указывается прописью число пунктов материальных средств (объектов) и кроме того, она обязательно заверяется подписью членов инвентаризационной комиссии.
На последней странице описи подводится оценка стоимости всего проверенного имущества, в том числе и проставление полной величины суммы прописью.
Данный документ, составленный по всей форме, не содержащий явных ошибок, является первичным документом, принимаемым в качестве базы при ведении бухгалтерского учета, составления финансовой отчетности и принятия управленческих решений.
Итоги инвентаризации из описей переносятся в сличительные ведомости. Этим занимается бухгалтер, подводя итоги проведенной проверки. Для оформления может быть использована типовая форма ИНВ-18.
Скачать бесплатно бланки и образцы заполнения
Полезное видео
О порядке проведения инвентаризации, подробно рассказано в данном видео:
Выводы
Проведение контроля движения материальных активов и средств в виде периодической инвентаризации, несмотря на некоторую сложность процесса, является действенным инструментом для объективной оценки активов компании и принятия грамотных решений руководством компании.
Кроме этого, несмотря на то, что российским законодательством не предусмотрено прямой ответственности за недостаточное корректное ведение инвентаризационного учета, все же в ряде случаев, приведших к выявлению фактов грубого нарушения ведения финансовой отчетности (например, при налоговой проверке), к нарушителям могут быть приняты меры наказания.
Это наказание может быть применено в рамках Административного Кодекса РФ (ст. 15.11) с соответствующими санкциями в виде штрафов для виновных должностных лиц.
Евгений Маляр
Bsadsensedinamick
#
Нюансы бизнеса
Бланки документов, порядок проведения
Основная цель инвентаризации - выявление фактического наличия имущества предприятия и сопоставление с данными бухгалтерского учёта.
Навигация по статье
- Зачем нужна инвентаризация
- Как часто проводится
- Порядок проведения
- Излишки основных средств
- Проводки при недостаче
- Инвентаризация арендованного имущества
- Как присвоить инвентарный номер
- Особые случаи
- Образцы документов
- Инвентарная карточка учета основных средств
- Акт инвентаризации
- Инвентарная книга
На каждом предприятии с определённой периодичностью проводится инвентаризация. Суть этого мероприятия состоит в сравнении реального имущества и его состояния с данными бухгалтерии. Статья о документальном сопровождении этого процесса и о том, как должна проходить инвентаризация основных средств.
Зачем нужна инвентаризация
Теоретически, любое изменение состава основных фондов и оборотных средств должно подкрепляться бухгалтерской документацией (сопровождаться актами и накладными). На практике ситуация, как правило, далека от идеальной. Имущество теряется, непредвиденно портится, возникают пересортицы, да и такое прискорбное явление, как воровство, к сожалению, полностью не изжито. Эти обстоятельства вынуждают регулярно проводить сверку фактического наличия предметов учёта с тем, что записано в бухгалтерских активах, и вносить корректирующие правки.
Общее понятие:
Инвентаризация основных средств на предприятии – это регулярное мероприятие, ставящее целью получение достоверных данных о реальном наличии ОС и определение их восстановительной стоимости (степени износа).
Как часто проводится
Периодичность и порядок инвентаризации регламентированы «Методическими указаниями по инвентаризации имущества…», введенными в действие приказом МФ РФ № 49 от 13.06.95 г. и «Положениями по ведению бухучета и отчетности».
Согласно действующим требованиям, мероприятие производится ежегодно до 1 октября, а для зданий, сооружений и других объектов, относимых к основным фондам, допустимая периодичность увеличена до трёх лет.
Внеочередная инвентаризация проводится при наступлении следующих событий:
- Сменилось материально ответственное лицо;
- Имущество похищено, испорчено или им злоупотребляли;
- Случился пожар или иное чрезвычайное происшествие;
- Организация ликвидируется или происходит его реструктуризация;
- Активы сдаются в аренду, выкупаются или продаются;
- Составляется годовая отчётность (для объектов, не учтённых при ежегодной сверке до 1 октября);
- По распоряжению руководителя организации.
Инвентарный учет в бюджетных учреждениях ведётся так же, как и в других (коммерческих) предприятиях, за исключением библиотечных фондов (раз в 5 лет).
Порядок проведения
Инвентаризация проводится назначенной руководством предприятия рабочей комиссией с обязательным участием сотрудника бухгалтерии.
Началу работы предшествует сдача в бухгалтерию материально ответственными лицами приходно-расходных накладных и проверка первичной документации, отражающей движение ОС. В неё могут входить:
- Инвентаризационная опись (карточка или книга) и другие информационные носители аналитического учёта;
- Технические паспорта на здания и оборудование;
- Документы на сданное в аренду, арендованное или принятое на ответственное хранение имущество;
- Правоустанавливающие документы на здания и другие объекты недвижимости.
Комиссия вместе с материально ответственными сотрудниками проводит инвентаризацию визуально, сравнивая номера с данными описей. Процесс этот тем утомительней, чем больше объектов в списках, однако при всей монотонности труда, результаты могут быть неожиданными. Что же может произойти?
- Выявлены объекты, не значащиеся в учётных документах. В этой ситуации комиссия приходует актив, занося в опись сведения о реальном износе и стоимости, соответствующей актуальному рыночному уровню.
- Найдены признаки неучтённых капитальных работ.
В результате ремонта или реконструкции стоимость объекта по балансу возрастает, что должно быть отражено в инвентаризационной описи.
Второй вариант – когда неучтённые капитальные работы заключались в сносе (частичной ликвидации) и привели к уменьшению ценности имущества. В этом случае необходимо составление отдельного акта, в котором фиксируется факт конструктивного изменения основного средства и причины, по которым оно не было отражено в учёте (с приложением объяснительной записки материально ответственного сотрудника). - Некоторые основные средства отсутствуют на предприятии. В большинстве случаев подобная ситуация не является чрезвычайной. Автомобили могут находиться в отъезде, оборудование вывозится для ремонта и т. д. Сравнение с описью откладывается или производится на основе имеющихся накладных. Если объект отсутствует по неизвестной причине, то есть фактически утерян, ищут виновных.
- Основное средство не подлежит восстановлению. Да, случается и такое. Оборудование вышло из строя безнадёжно, и произошло это как раз перед инвентаризацией. Средство производства вносится в составляемую комиссией отдельную опись, в которой указываются время начала эксплуатации и причины, ставшие для объектов губительными. Производится поиск виновных в порче лиц.
Результатом работы комиссии является сводная инвентаризационная опись с указанием местонахождения объектов и их стоимости. Этот документ передаётся в бухгалтерию и служит основанием уточнений и изменений в сводных ведомостях, инвентарных карточках и других регистрах учёта основных средств.
Излишки основных средств
При инвентаризации комиссия может выявить не только недостачу основных средств, но и их излишки. Обе эти ситуации крайне нежелательны, и неизвестно, какая из них хуже.
Не числящиеся на балансе активы приходуются. В любом случае от руководителя подразделения следует получить письменное объяснение по поводу причин наличия объектов, не состоящих на балансе.
В бухгалтерской документации совершается следующая проводка:
Дт01 «Основные средства» – Кт91 «Прочие доходы и расходы».
Наличие неучтённого оборудования на территории предприятия часто свидетельствует о том, что сотрудники занимаются какой-то побочной деятельностью, не связанной напрямую с выполнением их трудовых обязанностей.
Этот факт, как правило, влечёт за собой организационные выводы вплоть до увольнения.
Проводки при недостаче
Недостача основных средств тоже факт прискорбный. Ценное оборудование может быть украдено или испорчено, и тогда возникает проблема поиска виновного. При его выявлении материальный ущерб компенсируется вычетами из зарплаты. Если же установить такового не представляется возможным, или в судебном порядке получить решение о взысканиях по каким-то причинам не удалось, то предприятие вынуждено само себе компенсировать убытки.
Эти действия находят отражение в следующих бухгалтерских проводках:
| Смысл операции | Проводка |
| Виновный в ущербе определён | |
| Определяется сумма ущерба (Разница рыночной цены и остаточной стоимости основных средств) | Дт94 «Недостачи и потери от порчи ценностей») – Кт98 («Доходы будущих периодов») |
| Сумма убытка относится на счёт виновника | Дт73 («Расчёты с персоналом») – Кт94 («Недостачи и потери от порчи ценностей») |
| Погашение задолженности виновником (обычно по частям, до полной компенсации) | Дт98 («Доходы будущих периодов») – Кт91 («Прочие доходы и расходы») |
| Виновный не установлен | |
| Сумма ущерба компенсируется за счёт финансовых результатов предприятия | Кт94 («Недостачи и потери от порчи ценностей») – Дт91 («Прочие доходы и расходы») |
Инвентаризация арендованного имущества
Независимо от срока (краткосрочного или длительного), все арендованные объекты подлежат инвентаризации по отдельной описи. Один из экземпляров акта высылается собственнику имущества, а второй остаётся в бухгалтерии.
Как присвоить инвентарный номер
Для облегчения учёта и обеспечения сохранности, каждый объект основных средств должен легко распознаваться среди другого имущества. Это специалисту понятна разница между, к примеру, электронным частотомером и тахометром, а бухгалтер может и не разбираться в приборах.
Поэтому все ОС снабжены инвентарными номерами, наносимыми разными способами: краской, гравировкой, нестираемой наклейкой, штамповкой и даже сваркой (если предмет крупногабаритный и металлический). Главные требования – чёткость и уникальность.
В отношении инвентарных номеров действуют следующие правила:
- Они ставятся на всех объектах, стоящих более трёх тысяч рублей. Это делается в момент постановки на баланс;
- Номера не изменяются в процессе эксплуатации;
- Присваиваются объектам, состоящим из частей с равным сроком использования;
- Одинаковый номер не присваивается нескольким объектам;
- В библиотечных фондах они обязательны для каждого экземпляра;
- Не меняются при перемещении в пределах одной организации;
- Новому объекту учёта можно присвоить тот же номер через 5 лет после списания старого;
- Для арендованного имущества может использоваться номер, по которому объект учтён владельцем.
Законодательных норм, регулирующих систему инвентаризационных номеров, нет, поэтому в каждой организации применяют свой собственный метод. Небольшие фирмы поступают просто, указывая их по порядку, но в крупных компаниях есть смысл в разработке какой-то системы.
- Первые две цифры - номер подразделения или отдела.
- Остальные - номер по учётной ведомости.
Впрочем, фантазия в данном вопросе ничем не ограничена. Главное, чтобы было удобно.
Особые случаи
Бывает, что объект настолько мал по размерам, что цифры на нём просто не помещаются. Физические свойства некоторых учитываемых активов также порой не позволяют проставлять на них какую-либо надпись. В этом случае в правилах ведения бухгалтерской документации предусмотрена возможность подробного описания предмета и указание инвентарного номера только в ведомости.
Образцы документов
Даже имея возможность составлять собственные бланки учётной документации, большинство бухгалтеров предпочитают пользоваться готовыми образцами. В этом, безусловно, есть двойной смысл: экономия времени и избежание возможных ошибок.
Инвентарная карточка учета основных средств
Ведение аналитического учёта основных средств производится по каждому объекту отдельно. В карточку учета основного средства заносится вся информация об активе на протяжении его «жизни», его начальная стоимость, год выпуска и другие характеристики.
Бланк, как и в большинстве подобных случаев, может быть произвольным, но с указанием обязательных реквизитов. В бухгалтериях и сегодня чаще всего используется форма инвентарной карточки объекта ОС-6:
Скачать бланк ОС-6
В источниках можно посмотреть и образец заполнения, хотя больших затруднений ведение этого документа, как правило, не вызывает.
Акт инвентаризации
О том, что собой представляет это документ и для чего он нужен, уже писалось выше. Бланк представляет собой таблицу, увенчанную «шапкой». В ней указаны реквизиты предприятия, основания для проведения инвентаризации, а в строках перечисляется имущество, коды, единицы измерения, стоимость и прочие данные. Представитель бухгалтерии, в обязательном порядке участвующий в процессе, поможет разобраться членам комиссии в этих премудростях.
Скачать бланк акта
Инвентарная книга
Как ясно из самого названия этого средства бухгалтерского учёта, она представляет собой совокупность многих листов, объединённых в единую книгу. Распечатывать бланки нет смысла – лучше просто купить её (форму ОС-6б) в магазине канцтоваров. Заполняется книга рукописным способом, а для обеспечения достоверности информации её иногда прошивают и скрепляют нить мастичной печатью. Страницы нумеруются.
Скачать бланк
На каждом листе – десять столбцов, в которые заносятся данные об основных средствах и лицах, отвечающих за их сохранность, а также документы, на основании которых имущество принято на баланс.
Оценить статью