مدت زمان ذخیره سازی گزارش اسناد در سازمان. سازمان بودجه چقدر اسناد حسابداری را نگه می دارد

و ما قوانین محاسبه مدت ذخیره اسناد را در حسابداری و حسابداری مالیاتی ، شامل. بیایید دوره محدودیت را در نظر بگیریم. استثنائات این قانون را در نظر بگیرید ، به عنوان مثال: ویژگی های فاکتورها ، اسناد مربوط به ضررهای دریافت شده قبلی ، اسناد خرید ملک ارزشمند با مدت زمان استهلاک طولانی (ساختمانها - 31 سال و غیره). بگذارید دریابیم که چه زمان ممکن است اسنادی را ویران کنیم که در این فهرست به دستور وزارت فرهنگ روسیه مورخ 25 اوت 2010 شماره 558 تصویب شده است ، شرط "منوط به تأیید (بازنگری)" تأسیس می شود. شما می فهمید که هنگامی که سازمان امور مالیاتی ادعا می کند اسناد منقضی شده و همچنین کسانی که در اثر آتش سوزی یا سیل زخمی شده اند چگونه رفتار می کنید ، رفتار می کنید. شما قادر خواهید بود خطرات مجازات را ارزیابی کنید.

الزام قانون فعلی به گونه ای است که هر عملیاتی در زندگی سازمان باید همراه با اسناد پشتیبان (و غالباً نه یک ، بلکه چند) باشد. در نتیجه ، آنها به حدی انباشته می شوند که جای دیگری برای قرار دادن آن وجود ندارد و ذخیره سازی برای مدت طولانی هزینه بر است. هر یک از اسناد حسابداری دارای دوره های ذخیره سازی خاص خود است که توسط قانون تنظیم شده است. پس از پایان این شرایط ، سازمان حق دارد اسناد را تخریب کند. اگر با این وجود چنین تصمیمی اتخاذ شود ، لازم است آنهایی را انتخاب کنید که تخریب آنها در حین بررسی های احتمالی مشکلی ایجاد نمی کند.

بیایید نگاهی بیندازیم به الزاماتی که قانون در دوره ذخیره سازی برای اسناد حسابداری و مالیاتی تحمیل می کند. از این قاعده استثنائات زیادی وجود دارد ، و از آنجا که آنها بیشترین علاقه را دارند همه متخصصان درباره آنها نمی دانند.

قانون کلی برای ذخیره سازی ...

... اسناد حسابداری

ورود به حسابداری بدون ثبت نام امکان پذیر نیست اسناد حسابداری اولیه ، که ، به عنوان یک قاعده کلی ، باید حداقل برای پنج سال نگهداری شود بعد از سال گزارش یا بعد از سالی که از آنها برای گزارش استفاده شده است (ماده 29 قانون فدرال مورخ 06.12.2011 شماره 402-FZ "در حسابداری" ، از این پس - قانون شماره 402-FZ).

در عین حال ، لازم است در دوره های ذخیره سازی برای اسنادی ، تعریف شده ، که قانون شماره 402-FZ به خود ارجاع می دهد ، تمرکز شود ، در صورتی که این مدت طولانی تر باشد.

به عنوان مثال ، یکپارچگی سالانه را حفظ کنید صورتهای حسابداری به طور مداوم ، سه ماهه - به مدت 5 سال و ماهانه - به مدت 1 سال تجویز می شود (ماده 351 لیست). ماندگاری دائمی لازم است اسناد (صورتجلسه ، اعمال ، نتیجه گیری) درمورد رسیدگی و تصویب صورتهای مالی (ماده 355 لیست).

اسناد (محاسبات ، خلاصه ها ، منابع ، جداول ، اطلاعات ، مکاتبات) در مورد محاسبه و انتقال مالیات به بودجه کلیه سطوح و بودجه خارج از بودجه کلیه سطوح مورد نیاز برای مدت 5 سال ذخیره می شود (ماده 382 لیست) و همچنین اظهارنامه مالیاتی شرکت برای کلیه مالیات ها (ماده 392 لیست). طبق هنر 658 لیست i\u003e کارتهای شخصی کارمندان.

همانطور که مشاهده می کنید ، شرایط قابل توجهی است. و محاسبه از اول ژانویه سال بعد سال انجام می شود كه در آن اسناد برای تهیه صورت های حسابداری (مالی) برای آخرین بار استفاده شده است (قسمت 2 ماده 29 ماده 29 قانون شماره 402-FZ).

مثال 1

Collapse Show

به طور کلی ، اگر مدت زمان ذخیره سازی به مدت 5 سال تجویز شده باشد و سند تهیه شود ، مثلاً در ماه مه 2014 ، دوره ذخیره سازی از اول ژانویه 2015 محاسبه می شود و در 31 دسامبر 2019 پایان می یابد.

... دوره ذخیره اسناد مالیاتی

حسابداری مالیاتی بر اساس داده های اسناد اولیه انجام می شود (ماده 313 قانون مالیات فدراسیون روسیه). تأیید داده های حسابداری مالیاتی می تواند نه تنها اسناد اولیه حسابداری ، بلکه همچنین ثبت های حسابداری مالیاتی تحلیلی ، محاسبات پایه مالیاتی باشد.

به موجب بند 1 هنر. 252 قانون مالیات فدراسیون روسیه ، هزینه ها به عنوان هزینه های معقول شناخته می شوند (و در مواردی که با ماده 265 قانون مالیات فدراسیون روسیه - ضرر و زیان) ، تأیید شده توسط اسناد تهیه شده مطابق با قانون فدراسیون روسیه.

علاوه بر این ، مالیات دهنده باید از ایمنی داده های حسابداری مالیاتی و اسنادی که به عنوان پایه محاسبه و پرداخت مالیات استفاده می شود ، اطمینان حاصل کنید ، شامل تأیید دریافت درآمد و هزینه های انجام شده ، حداقل برای چهار سال (زیر بند 8 بند 1 ماده 23 قانون مالیات فدراسیون روسیه). در قانون هیچ اشاره\u200cای به لیست وجود ندارد. اما بخش مالی اغلب هنگام بررسی این موضوع به آن اشاره می کند (برای مثال در نامه وزارت دارایی روسیه مورخ 04/26/2011 شماره 03-03-06 / 1/270).

اسناد حسابداری اولیه نامگذاری شده توسط مقامات مالیاتی به منظور نظارت بر رعایت قوانین مالیات ها و عوارض ، از جمله در هنگام ممیزی مالیاتی ، توسط مراجع مالیاتی لازم است.

تخریب اسناد

از موارد فوق ، نتیجه گیری به خودی خود نشان می دهد که هنگام تصمیم گیری در مورد تخریب اسناد با مدت انبارداری منقضی ، حداقل باید راهنمایی شود:

ما وزارت فرهنگ را لیست می کنیم ،
قانون حسابداری و
قانون مالیات فدراسیون روسیه.

علاوه بر این ، لازم است که زمان ذخیره سازی هر یک از اسناد را نابود کنید ، به درستی ارزیابی کنید ، به طوری که در آینده به ناگهانی دچار مشکل نشوید که ناظران بازرسی ناگهان خواستار ارائه برخی از اسناد قبلاً تخریب شده به آنها شوند.

برای این کار ، یک کمیسیون خبره در سازمان ایجاد می شود که بایگانی اسناد را بررسی می کند. این بنا به دستور (فرمان) رئیس سازمان ایجاد می شود. علاوه بر این ، لازم نیست سالانه چنین حكمی صادر شود ، كافی است كه یك بار آن را انجام دهد ، و در آینده فقط در صورت ترک یك از اعضای آن ، تغییر اعضای آن تغییر خواهد كرد.

این کمیسیون در جریان کار خود اقدام به تهیه لیستی از اسناد می کند که باید از بین برود. وقتی این عمل آماده شد ، توسط رئیس سازمان تصویب می شود. بر اساس آن ، تخریب اسناد اولیه انجام می شود.

در عین حال ، مصلحت تر است كه برای گروه هایی از اسناد كه به روش های مختلف از بین می روند ، اقدامات جداگانه ای ترسیم كنید: استفاده از خرد كن ، آتش ، تحویل به عنوان مواد قابل بازیافت. "ارزشمندترین" اسناد حاوی اطلاعات محرمانه (آنها معمولاً اقلیت هستند) به بهترین شکل مستقل و غیرقابل برگشت (به عنوان مثال ، سوخته یا خرد شده) نابود می شوند ، و بخش عمده ای برای بازیافت داده می شود.

سازمان با داشتن تخریب و امضای اسناد مربوط به آن ، می تواند تعهدات خود را كه توسط قانون مقرر شده است ، انجام داده و اسناد را در دست داشته باشد كه واقعیت روال انجام شده را تأیید می كند.

استثناء از قاعده کلی

صورتحساب و فاکتور

بیایید با یک مثال به ظاهر ساده شروع کنیم. بیایید بگوییم یک سازمان یک ماده را خریداری کرده و در مارس 2014 یک یادداشت تحویل و فاکتور را از یک فروشنده دریافت کرده است. در همان ماه ، مواد وارد انبار شده و سپس به تولید داده می شدند.

اسناد مربوط به ثبت فاکتورها ، تهیه شده بر روی کاغذ یا به صورت الکترونیکی ، حداقل از چهار سال از تاریخ آخرین ورود (بند 24 قسمت 2 ، ضمیمه شماره 4 ، بند 22 ، بخش دوم ، ضمیمه شماره 5 و در سازمان ذخیره می شود). بند 13 بخش دوم پیوست شماره 3 مصوبه دولت فدراسیون روسیه 26 دسامبر سال 2011 شماره 1137 "درمورد اشکال و قوانین تکمیل (حفظ) اسناد استفاده شده در محاسبه مالیات بر ارزش افزوده").

مدت زمان نگهداری فاکتور در حمایت از کسر مالیات بر ارزش افزوده پس از دوره گزارش (مالیات) که آخرین بار در آن سند استفاده شده است ، آغاز می شود. به یاد بیاورید که مالیات بر ارزش افزوده به صورت سه ماهه محاسبه می شود و فاکتور مارس در محاسبه مالیات بر ارزش افزوده برای سه ماهه اول سال 2014 دخیل است. بنابراین ، در این حالت مدت زمان ذخیره سازی می تواند از 2014/04/01 حساب شود ، پس از 4 سال به پایان می رسد ، یعنی 2013/3/31. اما در اواسط سال ، اسناد نابود نمی شوند بلکه تا پایان سال (یعنی تا 31.12.2018) ذخیره می شوند و فقط در این صورت آنها در عمل برای تخریب منعکس می شوند.

این نکته را باید در نظر گرفت که کسر مالیات بر ارزش افزوده را فقط پس از ثبت نام در کالاهای خریداری شده می توان انجام داد (بند 1 ماده 172 و ماده 171 قانون مالیات فدراسیون روسیه). بنابراین ، همچنین لازم است که سند تأیید کننده واقعیت خرید آنها - فاکتور - برای دوره محاسبه شده در بالا برای فاکتور (تا 31.12.2018) مهم باشد.

برای اهداف حسابداری ، برگه ارسال (معمولاً در فرم یکپارچه شماره TORG-12 استفاده می شود) سند اصلی حسابداری است و مدت زمان نگهداری آن حداقل پنج سال است. بنابراین ، برای حسابداری در این مثال ، ماندگاری آن طولانی تر است. مدت زمان ماندگاری بعد از سالی که برای گزارش دهی استفاده شده است ، یعنی از تاریخ 01/01/2015 شروع می شود و در تاریخ 12/31/2019 به پایان می رسد.

همانطور که مشاهده می کنید ، یک سند (فاکتور) می تواند چندین کارکرد داشته باشد که هرکدام طبق قوانین خاص خود را شامل می شوند ، بنابراین دوره های ذخیره برای آنها ممکن است متفاوت باشد (در این حالت ، برای اهداف حسابداری مالیاتی - 12/31/2018 و برای اهداف حسابداری - 12/31/2019) ... سپس ما حداکثر آنها را - 31/11/2019 انتخاب می کنیم.

به نظر می رسد همه چیز روشن است. اما وضعیت زندگی می تواند پیچیده تر شود.

در صورت استفاده بعداً از حق کسر مالیات ، مدت زمان ماندگاری فاکتور و فاکتور وجود دارد

ممکن است مالیات دهندگان در یک سه ماهه خاص (دوره مالیات بر ارزش افزوده) فروش نداشته باشند. در نتیجه ، هیچ مبلغی از مالیات بر ارزش افزوده تعلق نمی گیرد و مبلغی برای کسر مالیات بر ارزش افزوده وجود دارد ، به عنوان مثال مبلغ مالیات بر ارزش افزوده در اجاره ، مواد خریداری شده و غیره.

نظر رسمی مقامات مالیاتی این است که پذیرفتن مالیات بر ارزش افزوده برای کسر در دورانی که مودیان مالیاتی فروش نداشته باشند (نام letter وزارت دارایی فدراسیون روسیه مورخ 14/12/2011 شماره 03-07-14 / 124) غیرممکن است.

اگرچه در انصاف ، توجه داریم كه در نامه خدمات مالیاتی فدراسیون روسیه مورخ 28 فوریه 2012 شماره شماره ED-3-3 / [ایمیل محافظت شده] نظر مخالف بیان شده است وی همچنین با تصویب هیأت رئیسه دادگاه عالی داوری فدراسیون روسیه مورخ 03.05.2006 شماره 14996/05 تکرار شده است (اظهار می دارد که فروش کالاها (کارها ، خدمات) به موجب قانون شرط اعمال کسر مالیات نیست) و مصوبه دادگاه تجدیدنظر در دهم دادگاه تجدیدنظر در تاریخ 12.07.2012 در مورد شماره. А41-41514 / 11. اما در این حالت ، سازمان نمی تواند از ممیزی مالیاتی اجتناب کند ، زیرا در پایان دوره مالیات (سه ماهه) در اظهارنامه مالیات بر ارزش افزوده ، میزان مالیات بر ارزش افزوده محاسبه شده برای بازپرداخت از بودجه را نشان می دهد.

آیا ممیزی مالیاتی نمی خواهید؟ چه کار کنیم؟ بیاد داشته باشیم که کسر مالیات بر ارزش افزوده حق مالیات دهندگان است و نه تعهدی. و او می تواند این حق را ظرف سه سال پس از پایان دوره مالیاتی مربوطه اعمال کند (بند 2 ماده 173 قانون مالیات فدراسیون روسیه و نامه وزارت دارایی فدراسیون روسیه از 30.04.2009 شماره 03-07-08 / 105)

به عبارت دیگر ، در صورت استفاده از شرایط مثال ، سازمان می تواند کسر مالیات بر ارزش افزوده را بر روی فاکتور دریافت شده به مدت سه سال با شروع از 2014/4/4 ، به عنوان مثال ، پس از یک سال در سه ماهه اول سال 2015 اعمال کند. در نتیجه این عملیات ، مدت ذخیره اسناد نیز باید تا یک سال به تعویق بیفتد:

توسط فاکتور مورخ 2014 مارس - از 31.12.2018 تا 31.12.2019؛
مطابق برگه تحویل - از 12/31/2019 تا 12/31/2020.

اگر حتی بعداً مثلاً در سه ماهه سوم سال 2016 از حق کسر مالیات بر ارزش افزوده استفاده کردیم ،

فاکتور باید تا 12/31/2020 ذخیره شود.
و برگه تحویل - تا 12/31/2021.

در صورت دریافت فاکتور دیرتر از کالا و فاکتور

شرایط مشابه برای محاسبه مدت زمان ذخیره اسناد برای سازمان ایجاد می شود که با دریافت فاکتور کالای خریداری شده (خدمات ، کار) در یک دوره مالیاتی بعدی نسبت به مدت زمان دریافت کالا و قبض. اما در عین حال ، شرط مهم برای کسر تأیید واقعیت بعدی دریافت فاکتور است - می تواند یک پاکت نامه با تمبر اداره پست باشد.

مدت زمان نگهداری اسناد اولیه که در این مورد واقعیت دریافت مواد را تأیید می کنند نیز به تعویق افتاده است (برای مثال ، فاکتور). از این گذشته ، یکی از شرایط کسر مالیات بر ارزش افزوده ، همانطور که در بالا گفتیم ، این واقعیت است که مواد برای ثبت نام پذیرفته شده است.

در صورتی که کالای خریداری شده سال دیگر به بازار عرضه شود

بیایید بگوییم این سازمان در مارس 2014 مواد را خریداری کرد (همانطور که در اولین ، ساده ترین مثال ما) ، فاکتور و فاکتور را همزمان دریافت کرد ، اما این ماده را به سال بعد - در ژانویه 2015 - داد. دوره های ذخیره سازی سند اصلی (برگه حمل و نقل) نیز باید تغییر یابد برای یک سال - در حسابداری و حسابداری مالیاتی.

در این حالت ، کسر مالیات بر ارزش افزوده زودتر انجام شده است. و شمارش معیار ماندگاری فاکتور از مارس 2014 انجام شده است. این واقعیت که مواد در مرحله بعدی به تولید منتقل می شود ، فقط در فرایند تولید منعکس می شود ، و نه در تأیید حق کسر مالیات بر ارزش افزوده.

اگر مواد دریافت شده است اما هزینه ای پرداخت نشده است

همچنین اتفاق می افتد که مواد به همراه کلیه اسناد (فاکتور ، فاکتور) تحویل داده شده ، اما بدون پرداخت مانده است.

پس از اتمام مدت زمان محدودیت (سه سال) ، بدهی خاموش می شود. سپس مدت زمان ماندگاری فاکتور از پایان سالی که بدهی از آن خارج شده است - به طور کلی ، هفت سال (دوره محدودیت سه ساله به علاوه چهار سال طبق قوانین حسابداری مالیاتی). در غیر این صورت ، چیزی برای تأیید مبلغ بدهی و تاریخ وقوع بدهی وجود نخواهد داشت (تصمیمات منطقه FAS Volgo-Vyatka منطقه 11/08/2012 در پرونده شماره A11-2321 / 2011 و FAS ناحیه ولگای 10/03/2012 در پرونده شماره A72-7995 / 2011).

اما فراموش نکنید که قبل از صورتهای مالی سالانه از جمله بدهی ها ، موجودی انجام می شود. در صورت امضای یک قانون آشتی با تهیه کننده ، مدت زمان محدودیت دوباره شمارش می شود ، یعنی از تاریخ امضای این عمل. در نتیجه می تواند سالانه حرکت کند و بدین ترتیب نامحدود دوام یابد ، در دوره ذخیره اسناد (فاکتور و فاکتور) نیز همین اتفاق می افتد.

سازمانی که کالا را ارسال کرده اما پرداخت نکرده است ، وضعیت مشابهی دارد - "تصویر آینه". او همچنین هنگام امضای اعمال آشتی سالانه باید اسناد را "نامحدود" نگه دارد. علاوه بر این ، ممکن است حسابرسی های متشکل از طرف سازمان امور مالیاتی صورت بگیرد.

تملک دارایی ثابت (استهلاک)

واحد تجاری با ماندگاری طولانی مانند یک ساختمان ، یک ملک با ارزش را به دست آورد و 31 سال عمر مفید دارد. در این دوره استهلاک برای این دارایی ثابت شارژ می شود و این بدان معنی است گواهی پذیرش و سایر اسناد مربوط به خرید ساختمان باید برای این دوره نگهداری شود و فقط پس از پایان مدت آن ، دوره چهار ساله ذخیره اسناد طبق قانون مالیات فدراسیون روسیه آغاز می شود ... در نتیجه مدت زمان ذخیره اسناد 35 سال خواهد بود.

در غیر این صورت ، اثبات توجیه اقتصادی هزینه ها و همچنین داده های مربوط به دارایی ثابت (زمان بهره برداری ، هزینه اولیه ، استهلاک) در حین ممیزی که توسط بازرس مالیاتی انجام شده است (قطعنامه خدمات ضد انحصاری فدرال منطقه مسکو در تاریخ 11 مارس 2009 ، شماره KA-A40 / 1255- 09 در پرونده شماره A40-32554 / 08-129-101).

اسناد مربوط به خسارات و هزینه های معوق

نامه وزارت دارایی روسیه مورخ 02.08.2011 شماره 03-02-07 / 1-272 آمده است: مطابق بند 4 هنر. 283 قانون مالیات فدراسیون روسیه ، مالیات دهندگان موظف هستند اسناد را که میزان ضرر و زیان متحمل شده را برای کل دوره زمانی که پایه مالیاتی را کاهش می دهد ، تأیید کنید دوره مالیاتی فعلی مبلغ ضررهای دریافت شده قبلی. و این دوره 10 سال پس از دوره مالیاتی است که در آن این ضرر دریافت شده است (بند 2 ماده 283 قانون مالیات فدراسیون روسیه).

خسارت در پایان سال (دوره مالیاتی) در شرکت شناسایی می شود و به عنوان تفاوت بین کلیه درآمد و هزینه های انجام شده توسط سازمان برای سال گذشته محاسبه می شود. بنابراین ، او باید تمام اسناد مربوط به هزینه های تحمیل شده ، و همچنین درآمدهای دریافتی برای سال (دوره مالیاتی) را هنگام دریافت خسارت نگه دارد.

به نظر مقامات نظارتی ، در این مورد ، باید چهار سال دیگر به مدت زمان ذخیره شده تعیین شده ، که در قسمت فرعی مقرر شده است ، اضافه شود. 8 ص 1 از هنر. 23 قانون مالیات فدراسیون روسیه. اساس این فرض است که دوره ذخیره 4 ساله باید از لحظه تهیه اسناد نباشد بلکه از پایان دوره مالیاتی که در آن ضرر مربوطه در نظر گرفته شده است ، شمرده شود. اگر این کار صورت نپذیرد ، انتقال زیان غیرقانونی تلقی خواهد شد.

این رویکرد را می توان در تصمیمات دادگاه ، به عنوان مثال ، در قطعنامه های خدمات ضد انحصاری فدرال منطقه مسکو مورخ 02.03.2006 ، 26.02.2006 شماره KA32-A40 / 785-06 و هیئت رئیسه دادگاه عالی داوری فدراسیون روسیه مورخ 24.07.2012 شماره 3546/12 مشاهده کرد. یک روش قضایی دیگری وجود دارد که با این دیدگاه موافق نیست: تصمیمات FAS ناحیه قفقاز شمالی در تاریخ 25 سپتامبر 2009 در پرونده شماره A32-8964 / 2007-12 / 190 و FAS منطقه شمال غربی از 22 نوامبر 2004 در پرونده شماره A56 -10982/04.

شما دو گزینه دارید: حداکثر اسناد را نگه دارید ، یا در دادگاهها برای نبردها آماده باشید ، نتیجه آن تضمین نمی شود.

عدم وجود اسناد در اثر آتش سوزی ، جاری شدن سیل ، سرقت

سازمان باید شرایط ذخیره سازی ایمن را برای اسناد حسابداری و محافظت از آنها در برابر تغییرات (ماده 29 قانون شماره 402-FZ) تضمین کند. اما اگر اسناد به دلیل آتش سوزی (جاری شدن سیل ، سرقت) غایب باشند و تقاضا از طرف سازمان امور مالیاتی برای ارسال آنها ارائه شود ، چه می شود؟

وزارت دارایی معتقد است که آنها باید ترمیم شوند (نامه مورخ 07.06.2013 شماره 03-02-07 / 1/21191). تصمیمات دادگاه با موقعیت مشابهی وجود دارد (قطعنامه دادگاه تجدیدنظر نهم مورخ 13.10.2010 شماره 09AP-24752/2010-AK ، شماره 09AP-25298/2010-AK در پرونده شماره A40-4800 / 10-115-55) ، جایی که دادگاه رسید به این نتیجه رسیدند که رئیس سازمان باید برای بازگرداندن آن اسناد اولیه که در دوره مقرر در قانون قرار دارند ، اسناد اولیه ای را که در معرض ترمیم و ذخیره سازی هستند ، اتخاذ کند.

در همین زمان ، در تصمیم FAS ناحیه Volgo-Vyatka در تاریخ 30.07.2007 در پرونده شماره A28-1129 / 2007-3 / 21 ، دادگاه به این نتیجه رسید که اسناد تخریب شده توسط آتش ، که بعدا توسط سازمان امور مالیاتی خواسته شده است ، سازمان نتوانسته است ارائه دهد ، زیرا فرصتی واقعی برای انجام این کار در موعد مقرر نداشت. مرجع مالیات با توجه به جمع آوری جریمه ها رد شد.

موارد دیگری نیز وجود دارد که قضات سمت مالیات دهندگان را گرفتند (تصمیمات خدمات ضد انحصاری فدرال منطقه مسکو در تاریخ 25 ژوئن 2010 شماره KA-A40 / 6480-10 ، FAS ناحیه ولگای 25 ژوئن 2010 در پرونده شماره A55-967 / 2011).

اما ، اگر مالیات دهندگان نتوانند تأیید كنند كه هیچ سندی در زمان دریافت درخواست وجود ندارد ، از جریمه نمی توان اجتناب كرد (قطعنامه خدمات ضد انحصاری فدرال منطقه مسكو 28.04.2009 شماره KA-A40 / 3228-09). هرگونه اسناد از مراجع ذیصلاح که تأیید کننده واقعیت جاری شدن سیل (بیانیه سیل و / یا گواهی سازمان خدمات) ، آتش سوزی (اعلامیه آتش دریافتی از سازمان آتش نشانی) ، سرقت ، سرقت (گواهی پلیس) و غیره باشد.

دادگاه این جریمه را توجیه می کند همچنین در مواردی که پس از از بین رفتن اسناد ، مالیات دهندگان اقدامی برای ترمیم آنها انجام ندادند (قطعنامه FAS منطقه اورال از 28.04.2010 شماره F09-2782 / 10-C2).

اسناد نابود شد اما تقاضا پیش آمد

ممکن است شرایطی پیش بیاید که سازمان همه جوانب مثبت و منفی را وزن کرده باشد ، تصمیم به از بین بردن اسناد و مدارک ، ترسیم همه چیز به درستی بگیرد ، و سازمان امور مالیاتی نیاز به ارائه آنها دارد.

دادگاه ها غالباً طرف مالیات دهنده را می گیرند.

عمل داوری

Collapse Show

در مصوبه FAS ناحیه اورال در تاریخ 14 اکتبر 2011 ، شماره F09-6531 / 11 در پرونده شماره A07-18923 / 2010 (تعیین دادگاه عالی داوری فدراسیون روسیه شماره VAS-15006/11 مورخ 2 دسامبر 2011) ، دادگاه تصریح کرد که این شرکت اسناد حسابداری اولیه را به دلیل ارائه نکرده است. تخریب قانونی آنها مقامات مالیاتی هیچ دلیلی برای استفاده از روش محاسبه تعیین شده در بند 7 هنر ندارند. 166 قانون مالیات فدراسیون روسیه به منظور تعیین کسر مالیات ، که فقط با حضور اسناد خاص امکان پذیر است (مواد 171 ، 172 قانون مالیات فدراسیون روسیه).

عمل داوری

Collapse Show

دادگاه درنظرگرفته است كه عدم وجود اسناد حسابداری اولیه كه تأیید هزینه اولیه داراییهای ثابت به دلیل تخریب آنها ، از آنجا كه مدت ذخیره این اسناد به پایان رسیده است ، نمی تواند دلیلی برای امتناع از در نظر گرفتن ارزش باقیمانده داراییهای ثابت نامگذاری شده به عنوان بخشی از هزینه ها باشد (قطعنامه خدمات ضد انحصاری فدرال منطقه مسكو از 11.03 .2009 شماره КА-А40 / 1255-09 در پرونده شماره A40-32554 / 08-129-101).

عمل داوری

Collapse Show

بازرس مالیاتی با توجه به عدم ارائه مدارك لازم برای نوشتن سوخت و گریس ، شركت را ملزم به پرداخت مالیات های اضافی نمود. برخی از اسناد ، به نظر آنها ، نادرست اجرا شده بودند ، بخش دیگر نابود شده است. مقامات مالیاتی اظهار داشتند که این اسناد باید حداقل 5 سال مطابق با استانداردهای حسابداری نگهداری شوند.

اما داوران دیدگاه خاص خود را در مورد این وضعیت داشتند. آنها به نفع شرکت حکمرانی کردند و نشان دادند که این مواد را بر اساس هنجارهای تعیین شده و بر اساس اعمال ماهانه در حال نوشتن سوخت و گریس می داند. در این مورد ، قاضیان وجود نقص در پر کردن قبوض و همچنین عدم وجود برخی از اسناد را دلیل بر تشخیص غیرقانونی بودن نوشتن هزینه سوخت و روان کننده ها (مصوبات سرویس فدرال ضد انحصاری منطقه شمال غرب از مورخ 06.16.2000) نمی دانند. شماره A56-8533 / 02).

شرایط آزمایشی

من می خواهم توجه شما را به یک نکته مهم تر جلب کنم. در لیست وزارت فرهنگ فدراسیون روسیه ، برای برخی از اسناد ، دوره ذخیره سازی "مشمول بازرسی (تجدید نظر)" شمارش می شود. به عنوان مثال ، از بین بردن اسناد اولیه بدون بررسی (ماده 362 لیست) غیرممکن است.

قطعه سند

Collapse Show

لیست اسناد بایگانی اداری استاندارد تولید شده در دوره فعالیت دستگاههای دولتی ، مقامات و سازمانهای محلی ، حاوی دوره های ذخیره (مصوب به دستور وزارت فرهنگ فدراسیون روسیه از 25 اوت 2010 شماره 558)

در این حالت ، ما در مورد ممیزی های مالیاتی صحبت می کنیم. در هنر ذکر شده است. 87 قانون مالیات فدراسیون روسیه. براساس نتایج حسابرسی های مالیاتی در محل و محل کار ، سازمان امور مالیاتی گزارش حسابرسی را تهیه می کند (مراحل و شرایط تهیه آن در ماده 100 قانون مالیات های فدراسیون روسیه تصریح شده است). در صورت شناسایی تخلفات و مالیات دهندگان با آنها موافقت می کند ، دومی تغییرات مناسب را در حسابداری ایجاد می کند: مالیات های اضافی را ایجاد می کند ، جریمه ها و جریمه ها را پرداخت می کند و غیره.

علاوه بر این ، اگر مالیات دهنده اظهارنامه تجدید نظر شده برای دوره های مالیاتی را زودتر از سه سال گذشته ارسال کند ، حسابرسی صورت می گیرد.

اما ، همانطور که می دانید ، دوره محدودیت سه سال است (بند 1 ، ماده 113 قانون مالیات فدراسیون روسیه). مقامات مالیاتی می توانند در این مدت مطالبات ارائه دهند و مجازات هایی را اعمال کنند. اگر تخلفات مربوط به دوره های قبل تشخیص داده شود ، جریمه های قابل پرداخت از مودیان مالیات نمی شود.

در عین حال ، قانون مالیات فدراسیون روسیه نیازی به تخریب اسناد ندارد ، وزارت مالیه نشان می دهد که تخریب اسناد با یک دوره انقضا منقضی شده ، حق مالیات دهنده است. و بازرسی مالیاتی ممکن است اصلاً اتفاق نیفتد.

سازمان باید چه کند؟ اول ، از تصمیمات دادگاه فوق مشخص است كه در مواردی كه مأمور پرداخت مالیات به دلیل تخریب آنها نتوانسته اسناد و مدارك مربوط به مدت انبارداری را به درخواست مقامات بازرسی ارائه كند ، دادگاهها سمت مأمور مالیات را گرفتند. البته ، در این شرایط ، فرد دوم باید صلاحیت عمل تخریب را انجام دهد (آن را به درستی مستند کنید). در صورت درخواست اسناد قانونی تخریب شده ، این امر ضروری می شود.

ثانیا ، بازرس مالیاتی نمی تواند به دلیل نقض مدت زمان نگهداری اسناد مندرج در لیست وزارت فرهنگ فدراسیون روسیه ، جریمه شود.

معلوم است که اگر اسناد حسابداری / مالیاتی به دلیل انقضای مدت نگهداری آنها از بین برود ، سازمان با مجازات مقامات مالیاتی روبرو نمی شود ، حتی اگر این اسناد حسابرسی مالیاتی را پشت سر نگذاشته باشند. در واقع ، همانطور که یادآوری می کنیم ، حتی دوره های استاندارد حفظ اسناد حسابداری و حسابداری مالیاتی (پنج سال و چهار سال) طولانی تر از اساسنامه محدودیت ها (سه سال) است ، و دیگر این که در دوره های نگهدارندگی استاندارد افزایش می یابد ، دیگر ویژگی ها و استثنائات را ذکر نمی کنیم.

مسئوليت

من می خواهم توجه خوانندگان را به تحریم هایی که می تواند در صورت عدم وجود اسناد اولیه برای مالیات دهنده اعمال شود ، جلب کنم. بیایید رایج ترین آنها را در نظر بگیریم.

اگر اسناد اولیه پس از مدت زمان ذخیره سازی مشخص از بین بروند - خوب ، می توانید با آرامش بخوابید. اما گاهی اوقات هنگام محاسبه مدت ، آنها با رعایت قوانین کلی (مقرر در قانون شماره 209-FZ ، قانون مالیات فدراسیون روسیه و لیست وزارت فرهنگ فدراسیون روسیه) هدایت می شوند و "رزرو" ویژه را فراموش می کنند ، بنابراین اسناد را که باید نگه داشته می شدند از بین می برند. و در این حالت ، بیشتر اوقات مشکلات بوجود می آیند.

عدم ارسال اسناد توسط مودیان مالیاتی در مدت زمان مشخص به سازمان امور مالیاتی یا اطلاعات دیگری که توسط قانون امور مالیاتی فدراسیون روسیه و سایر مقررات مربوط به قانون درمورد مالیات و عوارض ارائه شده است ، مستلزم اعمال مسئولیت تحت ماده است. 126 قانون مالیات فدراسیون روسیه:

اگر این اسناد حاوی علائم تخلفات مالیاتی تحت هنر نباشند. 119 و 129.4 قانون مالیات فدراسیون روسیه ، پس از آن جریمه 200 روبل خواهد بود. برای هر سندی که ارسال نشده باشد (ماده 119 به ارسال اظهارنامه مالیاتی و ماده 129.4 - به اطلاعیه معاملات کنترل شده اختصاص یافته است).
اگر سازمان از ارائه اسناد موجود خود امتناع ورزد یا اطلاعات عمدی كاذب را به آنها تحویل دهد و چنین اقدامی به هنر مربوط نمی شود. 135.1 قانون مالیات فدراسیون روسیه (عدم موفقیت بانک در ارائه گواهی / عصاره معاملات و حسابها) ، سپس مبلغ جریمه 10،000 روبل خواهد بود.

به طور واضح و مبهم برای جلوگیری از پیگرد قانونی تحت عنوان Art. 126 قانون مالیات فدراسیون روسیه در صورتی امکان پذیر است که مدت ذخیره اسناد درخواست شده توسط سازمان امور مالیاتی منقضی شده باشد و تا زمان درخواست آنها قبلاً توسط سازمان از بین رفته باشد ، اما این هنوز هم باید اثبات شود (رجوع کنید به قطعنامه های FAS منطقه اورال در تاریخ 11/17/2009 شماره Ф09-8891 / 09-СЗ در مورد شماره. А47-5018 / 2008؛ FAS از منطقه شمال غربی از 06.07.2009 در پرونده شماره A05-8773 / 2008 (با تعریف دیوان عالی داوری فدراسیون روسیه از 13.10.2009 شماره)

اگر در حین بازرسی ، بازرسان فقدان (یا نابود شوند) اسناد اولیه ، فاکتورها ، حسابداری یا ثبت های مالیاتی را کشف کنند ، ممکن است شرکت به مبلغ (ماده 120 قانون مالیات فدراسیون روسیه) جریمه شود:

10000 روبل - اگر تخلف در طی یک دوره مالیاتی صورت گرفته باشد ،
30،000 روبل - اگر تخلف در بیش از یک دوره مالیاتی انجام شده باشد.

اگر مشخص شود که پایه مالیات دست کم گرفته می شود ، در این شرکت 20٪ از مبلغ مالیات پرداخت نشده جریمه می شود ، اما کمتر از 40،000 روبل نیست. (بند 3 ، ماده 120 قانون مالیات فدراسیون روسیه).

برای یک جرم مشابه نمی توان دو معیار مسئولیت مالیاتی را در نظر گرفت ، بنابراین سازمان می تواند تحت هنر مجازات شود. 126 قانون مالیات فدراسیون روسیه یا تحت Art. 120 قانون مالیات فدراسیون روسیه. این مجازات ها اضافه نمی شوند.

قانون تخلفات اداری فدراسیون روسیه همچنین حاوی تعدادی از مقررات جریمه نقض دوره ذخیره اسناد است. میزان جریمه به نوع تخلف بستگی دارد.

ماده 13.25 قانون آیین نامه تخلفات اداری فدراسیون روسیه جریمه هایی را برای نقض زمان ذخیره اسناد مقرر کرده است ، وجه انبارداری که توسط قانون در مورد JSCs ، LLCs ، در بنگاههای یونیتی دولتی و شهرداری ، در مورد صندوق های بازنشستگی و سرمایه گذاری و همچنین اقدامات قانونی نظارتی مطابق با آن مقرر شده است. به نظر می رسد که در اینجا ما در درجه اول در مورد ذخیره سازی صحبت می کنیم اسناد شرکت، در این گروه از اعمال حقوقی هنجاری ظاهر می شود ، که در آن بسیاری از اسناد حسابداری قرار نمی گیرند.

اما این شامل ، به عنوان مثال ، ترازنامه های شرکتهای سهامی ، صورتهای سود و زیان آنها ، گزارشهای حسابرسی (بند 2.1.10 آیین نامه آیین نامه و نحوه ذخیره اسناد شرکتهای سهامی ، مصوب 16/3/3/3/3/3/3/3/5/5/5/5/5/53/53/53/53/53/53/53/53/53/53/3

طومار اسناد LLC، برای از دست دادن ماده 13.25 قانون اداری فدراسیون روسیه کمی متفاوت است. در هنر آورده شده است. 50 قانون فدرال مصوب 08.02.1998 شماره 14-FZ "درباره شرکتهای با مسئولیت محدود". شایان ذکر است ، از جمله موارد دیگر ، می گوید: LLC موظف است "سایر اسناد مقرر در قوانین فدرال و سایر اقدامات قانونی فدراسیون روسیه ، منشور شرکت ، اسناد داخلی شرکت ، تصمیمات مجمع عمومی شرکت کنندگان در شرکت ، هیئت مدیره (هیئت نظارت) شرکت و دستگاههای اجرایی شرکت را حفظ کند. " بدیهی است که این شامل صورتهای مالی نیز می شود.

میزان جریمه ها تحت Art. 13.25 قانون اداری فدراسیون روسیه عبارتند از:

از 2500 تا 5000 روبل - برای مقامات؛
از 200000 تا 300،000 روبل. - برای اشخاص حقوقی

کاربرد این مقاله در صورت عدم وجود اسناد اولیه بعید است ، اگرچه چنین امکانی را نمی توان کاملاً رد کرد.

اگر نقض شرایط ذخیره اسناد و مدارک منجر به تحریف مقادیر مالیات و عوارض دزدی شده حداقل 10٪ شود ، در این صورت به مقامات مقصر متهم مجازات هایی به مبلغ 2000 روبل یا بیشتر تحمیل می شود. حداکثر 3000 روبل (ماده 15.11 قانون آیین نامه فدراسیون روسیه).

اگر براساس قانون مالیات فدراسیون روسیه (مواد 120 و 126) اشخاص حقوقی مجازات شوند ، در این صورت برای همین جرم ممکن است مقام گناهکار تحت هنر جریمه شود. 15.11 آیین نامه تخلفات اداری فدراسیون روسیه ، اما فقط یک بار (طبق قسمت 5 ماده 4.1 قانون جرائم اداری فدراسیون روسیه ، هیچ کس نمی تواند دو برابر مسئولیت اداری را برای همان جرم اداری تحمل کند).

اشخاص اقتصادی باید ایمنی اسناد را در دوره های ذخیره ، شرایط ذخیره ایمن اسناد حسابداری و محافظت از آنها در برابر تغییرات ایجاد کنند. ما ترتیب و شرایط ذخیره اسناد حسابداری را تعیین می کنیم.

اسناد حسابداری اولیه ، ثبتی حسابداری ، صورتهای حسابداری (مالی) و گزارشهای حسابرسی بر روی آن در دوره هایی که طبق ضوابط مربوط به ساماندهی امور بایگانی دولتی تعیین شده اند ذخیره می شوند اما کمتر از پنج سال پس از سال گزارش ((از این پس - قانون شماره 402-FZ ))

مدت زمان ذخیره اسناد الکترونیکی (ثبات) به همان ترتیب تعیین می شود که برای اسناد تولید شده روی کاغذ انجام می شود: اشخاص اقتصادی باید اسناد سیاست گذاری حسابداری ، استانداردها و سایر اسناد مربوط به سازمان و نگهداری حسابداری را از جمله وسایل برای اطمینان از تولید مثل ذخیره کنند. اسناد الکترونیکی ، و همچنین تأیید صحت امضاهای الکترونیکی ، حداقل پنج سال بعد از سالی که برای آخرین بار (سال) برای تهیه صورتهای حسابداری (مالی) مورد استفاده قرار گرفتند.

دوره های ذخیره اسناد حسابداری

هنگام تعیین دوره های ذخیره ویژه برای اسناد حسابداری فردی ، باید با فهرست اسناد بایگانی اداری معمولی تولید شده در دوره فعالیت دستگاه های دولتی ، مقامات و سازمان های محلی ، دوره های ذخیره سازی (مصوب (از این پس به عنوان لیست)) را راهنمایی کنید (جدول زیر).

محاسبه دوره های ذخیره اسناد از اول ژانویه سال بعد از سال پایان کار اداری آنها انجام می شود ()

دوره نگهداری برای برخی از اسناد حسابداری

در عین حال ، هنجارهای ویژه (،) به ترتیب به مالیات سود سود سازمانها و مالیات پرداخت شده در رابطه با استفاده از سیستم مالیاتی ساده با موضوع مالیات ، درآمد كاهش یافته از میزان هزینه ها ، به پرداخت كنندگان متعهد می كنند كه در طول كل دوره بازپرداخت آن ، اسناد را تأیید كنند كه میزان ضرر و زیان را متحمل شده است. ...

برخی هزینه ها برای اهداف مالیات سود بیش از مدت طولانی به حساب می آیند ، به عنوان مثال استهلاک دارایی های ثابت (PPE) و دارایی های نامشهود (IA) ، یا ماهیت معوق دارند (آنها در دوره ای که متحمل شده اند ، حساب نمی شوند) ، بلکه در زمان فروش دارایی ها ()).

استهلاک یک حسابداری یکنواخت در طول عمر دارایی های ثابت و دارایی های نامشهود هزینه های است که هزینه اولیه آنها را تشکیل می دهد (،). هزینه ها باید ثبت شود () در همین رابطه ، وزارت دارایی روسیه توضیح می دهد که مدت چهار سال ذخیره اسناد اولیه که منعکس کننده شکل گیری هزینه اولیه دارایی قابل استهلاک است () باید از لحظه تمام شدن استهلاک در حسابداری مالیاتی (حسابداری از هزینه دستیابی به چنین املاک) محاسبه شود. یعنی برای اهداف حسابداری مالیاتی لازم است حداقل چهار سال پس از استهلاک کامل آنها ، اسناد اولیه تأیید شکل گیری هزینه اولیه دارایی های ثابت قابل استهلاک و دارایی های نامشهود را ذخیره کنید. در عین حال ، متخصصان بخش مالی همچنین یادآور می شوند که طبق این فهرست ، اسناد مربوط به تعیین استهلاک دارایی های ثابت به طور دائم ذخیره می شود.

دوره دوره چهار ساله () پس از دوره گزارش (مالیات) که آخرین بار از این سند برای تهیه گزارش های مالیاتی ، محاسبه و پرداخت مالیات ، تأیید درآمد دریافتی و هزینه های تحمیل شده () استفاده شده است. این باید در هنگام افزودن در ترکیب هزینه ها در نظر گرفته شود:

خسارات به صورت مقادیر بدهی های بد (؛ ،) (اسناد اولیه تأیید وقوع آنها باید از تاریخ ضبط ضرر موجود باشد).
ضررهایی که در تاریخ فروش املاک و حقوق مالکیت ذکر شده و تعیین شده است ().

در زمان اجرا ، هزینه ها نیز به صورت زیر در نظر گرفته می شوند:

خرید (ایجاد) قیمت سایر املاک ، از جمله ، مثلاً قطعه زمین ، ارزشهای مادی (کد مالیات RF)؛
هزینه موجودی ها ، سایر املاک به صورت مازاد موجود در انبار موجودی ، و (یا) املاک دریافتی رایگان ، و (یا) املاک دریافت شده در حین برچیدن یا جداسازی سیستم عامل از بین رفته ، تعمیر ، نوسازی ، بازسازی ، تجهیزات جدید فنی یا نقدینگی جزئی سیستم عامل (،)
قیمت های خرید از حقوق و هزینه های مربوط به خرید آنها ()؛
هزینه خرید کالاهای خریداری شده

موارد فوق باید هنگام تعیین زمان ذخیره اسناد تأیید کننده هزینه های دستیابی به (ایجاد) دارایی های ثابت و دارایی نامشهود ، سایر دارایی ها ، حقوق مالکیت ، کالاهای خریداری شده باشد.

هزینه های خرید اوراق بهادار نیز به تعویق می افتد ، زیرا تاریخ فروش آنها یا سایر دفع () به عنوان تاریخ هزینه های خرید اوراق بهادار شناخته می شود. بنابراین ، اسناد تأیید کننده هزینه های خرید اوراق بهادار باید برای مدت مشخصی با در نظر گرفتن مفاد این هنجار نگه داشته شوند (،).

همچنین هنگام تعیین مدت زمان ذخیره اسناد ، باید این نکته را در نظر گرفت که پرداخت کنندگان حق بیمه می توانند از ایمنی اسناد تأیید محاسبه و پرداخت حق بیمه به مدت شش سال اطمینان حاصل کنند (؛).

در عمل ، همیشه نمی توان اسناد حسابداری را که برای چهار ، پنج یا شش سال قابل نگهداری است ، جدا کرد. بنابراین ، در حسابداری ، توصیه می شود برای کلیه اسناد ، حداقل مدت زمان ذخیره شش سال استفاده شود (مگر اینکه دوره های طولانی تری توسط لیست تعیین شده باشد).

روش نگهداری اسناد در کارهای اداری

اشخاص اقتصادی باید ایمنی اسناد را در طی دوره های نگهداری ، شرایط ذخیره ایمن اسناد حسابداری و محافظت از آنها در برابر تغییرات ((از این رو - قانون شماره 125-FZ)) تضمین نمایند. ذخیره اسناد حسابداری توسط رئیس واحد () سازماندهی می شود.

روش ذخیره اسناد اولیه بطور مستقل برقرار می شود. اشخاص حقوقی حق دارند (اما موظف نیستند) برای ذخیره اسناد بایگانی شده که در طی فعالیت خود ایجاد شده اند بایگانی ایجاد کنند (((از این پس با عنوان آیین نامه))) یا می توانند اسناد را برای ذخیره سازی به بایگانی های ایالتی و شهری با انعقاد قراردادهای مناسب با آنها ارسال کنند (،).

مهم

هنگام ساماندهي نگهداري اسناد حسابداري و حسابداري مالياتي ، لازم است با آيين نامه مقررات مربوط به اسناد و گردش كار در حسابداري (مصوب به دستور وزارت دارائي اتحاد جماهير شوروي مورخ 29 ژوئيه 1983 شماره 105) در بخشي كه مغايرت با قانونگذاري مربوطه و ساير اعمال قانوني تنظيمي بعدي صادر شده ، ندارد و آيين نامه سازمان ذخیره سازی ، تملک ، حسابداری و استفاده از اسناد از صندوق بایگانی فدراسیون روسیه و سایر اسناد بایگانی در ارگان های دولتی ، دولت ها و سازمان های محلی (مصوب به دستور وزارت فرهنگ روسیه مورخ 03.31.2015 شماره 526)

بایگانی سازمان باید اسناد را از صندوق بایگانی فدراسیون روسیه () ، اسناد مربوط به پرسنل و اسناد دوره های ذخیره موقت (بیش از 10 سال) ذخیره کند (بند 2.3 آیین نامه). قسمت مشخصی از صندوق مستند ، صندوق بایگانی سازمان است.

اسناد دوره های ذخیره موقت (حداکثر تا 10 سال) در بخش های ساختاری سازمان ذخیره می شود و پس از اتمام مدت زمان نگهداری آنها ، پس از بررسی اجباری ارزش اسناد () از بین می رود. در موارد استثنایی ، با تصمیم رئیس سازمان پرونده ، دوره های ذخیره موقت (حداکثر 10 سال شامل) با توجه به موجودی پرونده ها ، اسناد و یا مطابق با نامگذاری پرونده ها () به بایگانی سازمان منتقل می شوند.

بنابراین اسناد بایگانی سازمان در ابتدا در کلیه بخشهای ساختاری آن (در کار اداری) شکل می گیرد و پس از بررسی ارزش های اسناد ، آنها برای ذخیره سازی یا از بین رفته به بایگانی سازمان منتقل می شوند.

در هر واحد ساختاری سازمان ، اسناد مشابه با محتوا و مربوط به همان شماره فعالیت های سازمان به پرونده ها (واحدهای ذخیره سازی) تقسیم می شوند (،). موارد دوره نگهداری دائمی و موقت (بیش از 10 سال) که توسط کار اداری تکمیل می شود ، از جمله پرسنل ، پس از پایان سال تقویم که در آن ثبت شده اند ، برای انتقال به بایگانی سازمان آماده شده و مشمول ثبت نام و توضیحات () می شوند.

بسته به ماندگاری ، ثبت کامل یا جزئی موارد انجام می شود. موارد دوره نگهداری و دائمی و موقت (بیش از 10 سال) و پرسنل در معرض ثبت نام کامل می باشند. مستندات پرونده ها موارد زیر را ارائه می دهد:

تشکیل پرونده یا صحت مدارک پرونده (اسناد غیر فرمت شده در پوشه های سخت بسته یا جعبه ها ذخیره می شوند) (بند 4.19 آئین نامه).
با توجه به مواردی که حاوی اسناد دوره های ذخیره موقت (کمتر از 10 سال) باشد ، آیین نامه این دستور را تعیین نمی کند. چنین مواردی به بایگانی منتقل نمی شوند () ، آنها در بخش های ساختاری سازمان ذخیره می شوند و پس از اتمام مدت دوره نگهداری ، به روشی مقرر از بین می روند. تنها استثناء مواردی است که با تصمیم رئیس سازمان ، موارد دوره ذخیره موقت (حداکثر 10 سال شامل) به بایگانی سازمان منتقل می شود و در معرض ثبت کامل قرار می گیرد. سپس پرونده هایی با مدت زمان ذخیره حداکثر 10 سال پس از پایان سال تقویم که در آن پرونده تشکیل شده اند به بایگانی منتقل می شوند.

بنابراین ، در حالت کلی ، اصلی ترین شرط موارد حاوی اسنادی که مدت زمان نگهداری آنها کمتر از 10 سال باشد ، گروه بندی و اجرای آنها طبق روال () است.

مطابق این رویه ، اسناد در پرونده قرار می گیرند که در محتوای آنها با عنوان پرونده مطابقت دارد ، در حالی که ممنوع است به نوشتن و تهیه نسخه های مضاعف اسناد و همچنین اسناد برای برگرداندن پرونده ها ممنوع باشد. یعنی همه موارد صرف نظر از مدت زمان ذخیره اسناد در آنها ، باید دارای یک عنوان باشند.

هنگام تشکیل پرونده ، موارد زیر باید رعایت شود:
- گروه بندی اسناد ذخیره دائم و موقت در پرونده های جداگانه (اسناد ذخیره موقت - به طور جداگانه در پرونده هایی با مدت زمان نگهداری بیش از 10 سال و پرونده هایی با مدت زمان نگهداری تا 10 سال شامل).
- در پرونده یک نسخه از هر سند را وارد کنید.
- اسناد گروهی یک سال تقویم را در یک پرونده قرار دهید.
استثناء موارد حمل است. پرونده های دادگاه؛ پرونده های شخصی که در کل دوره کار شخص در سازمان تشکیل می شود. اسناد ارگانهای منتخب و کمیته های دائمی آنها ، گروه های معاون که در دوره تشکیل این گروه بندی گروه بندی می شوند. اسناد سازمانهای آموزشی ، که در طول سال تحصیلی شکل می گیرند. اسناد تئاتر که فعالیت های مرحله ای را در طی فصل تئاتر توصیف می کند. پرونده های فیلم ها ، نسخه های خطی ، تاریخچه پرونده ها.

سفارشات توسط پرسنل مطابق با مدت ذخیره که برای آنها تعیین شده است به پرونده ها تقسیم می شوند. اسناد موجود در پرونده های شخصی با دستیابی به ترتیب زمانی تنظیم می شوند. حساب های شخصی برای دستمزد کارمندان به موارد جداگانه ای تقسیم می شوند و بر اساس حروف الفبا ، اسامی و نام خانوادگی در آنها ترتیب می شوند.

یک پرونده کاغذی نباید بیش از 250 ورقه با ضخامت بیش از 4 سانتی متر باشد.

اسنادی که به بایگانی سازمان منتقل نمی شوند (با مدت نگهداری حداکثر 10 سال شامل) می توانند به ترتیب زمانی گروه بندی شده و به طور مثال در پوشه های چسباننده چسبانده شوند. در این حالت ، پوشه باید دارای عنوان پرونده باشد.

ناتالیا واخرووا، کارشناس خدمات مشاوره حقوقی گارانت

انواع اسناد حسابداری را در نظر گرفتیم. و چه مدت شما نیاز به ذخیره اسناد حسابداری اولیه ، ثبات حسابداری و صورتهای مالی دارید؟ ما در مورد دوره های ذخیره اسناد حسابداری در مطالب خود برای شما تعریف خواهیم کرد.

چند سال اسناد حسابداری نگهداری می شود

قانون حسابداری تصریح می کند که اسناد حسابداری اولیه ، ثبت های حسابداری و صورتهای مالی باید توسط سازمان برای دوره هایی که مطابق با قوانین سازماندهی امور بایگانی ایالتی تعیین شده اند ، در سازمان نگهداری شود ، اما کمتر از 5 سال از سال گزارش (بخش اول ماده 29 قانون فدرال) 06.12.2011 شماره 402-FZ).

مدت زمان ذخیره اسناد حسابداری

اجازه دهید شرایط ذخیره اسناد حسابداری را در سازمان در جدول ارائه دهیم (قانون فدرال شماره 125-FZ مورخ 22.10.2004 ، دستور وزارت فرهنگ مورخ 25.08.2010 شماره 558):

طبیعتاً ، این سازمان در دوره های مشخص باید از شرایط ذخیره سازی ایمن برای اسناد حسابداری و محافظت از آنها در برابر تغییرات (قسمت 3 ماده 29 قانون فدرال شماره 402-FZ از 06.12.2011) اطمینان حاصل کند.

در عین حال ، هنگام تغییر رئیس یک سازمان ، انتقال اسناد حسابداری باید به روشی که خود سازمان تعیین کرده باشد تضمین شود (قسمت 4 ماده 29 قانون فدرال از 06.12.2011 شماره 402-FZ).

نشان می دهد که ایمنی اسناد حسابداری اولیه ، ثبت های حسابداری و صورتهای مالی ، اجرای و انتقال آنها به بایگانی توسط حسابدار اصلی تضمین می شود (

مدت نگهداری اسناد حسابداری حداقل مدت زمانی است که در طی آن اسناد حسابداری باید در موسسه نگهداری شود. اطمینان از ایمنی آنها نه تنها برای مراجع کنترل کننده ضروری است. برخی از ثبات ها برای فعالیت سازمان ضروری است.

مدت زمان ذخیره اسناد حسابداری در سازمان در قانون فدرال "درباره حسابداری" شماره 402-FZ ، و همچنین در یک لیست ویژه مصوب به دستور وزارت فرهنگ روسیه مورخ 25.08.2010 شماره 558 ثبت شده است. اما برخی از داده ها در مورد زمان اطمینان از ایمنی اسناد متفاوت هستند. ما خواهیم فهمید که چرا به طور کلی می توان فرم ها ، گزارش ها و ثبت ها را ذخیره کرد ، و همچنین اگر دوره های ذخیره سازی طبق قانون و مطابق با لیست مطابقت نداشته باشند چه باید کرد.

چرا فروشگاه

مستندات حسابداری نه تنها شاخص های برنامه ریزی شده و واقعی ، کتابهای گزارشگری و ثبت نام بلکه کلیه اسناد اولیه و نقدی است که معاملات انجام شده در حسابداری را تأیید می کند. در صورت عدم وجود هر یک از اسناد حسابداری ، تأیید صحت و صحت حسابداری در موسسه مشکل ساز خواهد بود. در هر بررسی ، مرجع نظارت ابتدا از اسناد اولیه و حسابداری درخواست می کند تا داده های حسابداری را با شاخص های واقعی تأیید کند.

عدم ارائه فرم های تأیید ، چک ، سفارش و سایر ثبت ها منوط به مسئولیت است. به عنوان مثال ، برای هر مدرکی که ارائه نشده است ، 200 مالیات جریمه خواهند شد. اگر شرکت بزرگ باشد ، پس مقدار کل جریمه می تواند به ده ها هزار روبل برسد. کلیه جریمه ها در پایان مقاله ذکر شده است.

مهمتر از همه: قانون یا لیست

تناقضات اغلب در چارچوب قانونگذاری فعلی مشاهده می شود. به عنوان مثال ، طبق قانون شماره 402-FZ ، اسناد حسابداری باید به مدت پنج سال حفظ شود و در لیست موجود در شماره شماره 558 ، مدت انبارداری براساس نوع و اهمیت تقسیم می شود. در این حالت ، حسابدار یک موسسه بودجه چه کاری باید انجام دهد و چقدر اسناد حسابداری را برای جلوگیری از مجازات نگه می دارد؟

بیایید با استفاده از یک مثال وضعیت را درک کنیم. بیایید بگوییم که در لیست شماره 558 یک دوره چهار ساله برای یک فرم مشخص ذکر شده است ، اما شما باید این فرم را برای 5 سال نگه دارید. چرا؟ این دستورالعمل ها در قانون شماره 402-FZ موجود است. یا برعکس ، قانون 402-FZ 5 سال را نشان می دهد ، و در لیست - 10- سپس سند را حداقل برای 10 سال نگه دارید. یعنی ایمنی را برای مدت طولانی تری تضمین کنید که در یکی از دو آیین نامه مشخص شده است.

همین روش را برای ذخیره اسناد حسابداری برای اسناد الکترونیکی دنبال کنید.

ویژگی ها و روش های ذخیره اسناد

ما ویژگی ها و قوانین اصلی را برای اطمینان از ایمنی اسناد حسابداری تعریف خواهیم کرد:

یک شخص مسئول امنیت ایمنی اسناد و فرم های اولیه را تعیین کنید. مسئولیت های موجود در توضیحات شغلی را ذکر کنید ، کارمند مسئول را با امضا آشنا کنید. حتما نسخه امضا شده را در پرونده شخصی کارمند نگه دارید.
ثابت کنید در سیاست حسابداری چند سال اسناد حسابداری از نظر فرم ها نگهداری می شود. یا چنین لیست را با دستور جداگانه تأیید کنید.
تاریخ آخرین استفاده از ثبت را مهلت دهید. اینگونه دستورالعمل ها در بند 2 هنر آمده است. 29 قانون شماره 402-FZ.
بایگانی الکترونیکی را امضا کنید تا با امضای الکترونیکی صادر شده به نام مدیر ، حسابدار ارشد یا شخص مسئول دیگر در موسسه ذخیره شود. کار با اسناد الکترونیکی بدون امضای الکترونیکی مجاز نیست.
مستنداتی که به بایگانی منتقل می شوند (برای ذخیره سازی) باید به روش مقرر امضا ، بخیه شده و شماره گذاری شوند.

ما شرایط ذخیره اسناد را تأیید می کنیم

دوره نگهداری اسناد حسابداری باید مستند باشد. به عنوان مثال ، در پیوست سیاستهای حسابداری یا به ترتیب محلی جداگانه برای موسسه. در کار خود از یادداشتی در مورد ماندگاری اسناد حسابداری استفاده کنید.

جدول فعلی دوره های ذخیره سازی اسناد حسابداری در سازمان:

نوع سند	دوره ذخیره سازی
ثبت های حسابداری ، مجلات حسابداری	حداقل 5 سال	قسمت 1 هنر. 29 قانون شماره 402-FZ.
کتاب اصلی	حداقل 5 سال ، مشمول ممیزی یا تجدید نظر مناسب. به عنوان مثال ، ممیزی از دادگاه حساب یا ممیزی از وزارت دارایی.	هنر 361 فهرست وزارت فرهنگ.
خط مشی حسابداری و سایر استانداردهای حسابداری	حداقل 5 سال از انقضاء سالی که اسناد در کار استفاده شده اند (برای گزارش ، انجام محاسبات ، اعمال استانداردها و آیین نامه ها).	قسمت 2 هنر. 29 قانون 402-FZ.
گزارش های حسابداری مالی و حسابرسی در مورد آن	سالانه به طور دائم نگهداری می شود. فصلنامه - حداقل 5 سال. در غیاب سالانه - مدام. ماهانه به مدت 1 سال ذخیره می شود. در غیاب سالانه و سه ماهه - دائما.	هنر 351 و هنر. لیست 408
اشکال حسابداری نقدی (سفارشات ، مجلات حسابداری ، کتاب نقدی ، چک ، کتاب چک و غیره)	حداقل 5 سال ، منوط به حسابرسی است.	هنر 362 ، هنر. 459 لیست.
صورتحساب و ژورنال های قبض سلب مسئولیت		هنر 842 و 844 لیست.
اسناد حسابداری برای شهرکهای با کارمندان در مورد پاداش (برگه زمانی ، سفارشات ، حقوق و دستمزد ، مرخصی بیمار ، محاسبه حقوق مرخصی و غیره)	کمتر از 5 لیتر نیست. اگر سازمان حسابهای شخصی را برای کارمندان حفظ نمی کند ، از ایمنی 75 لیتر اطمینان حاصل کنید.	هنر 412 و 415 لیست.
لیست موجودی ها	به طور مداوم با توجه به موارد موجودی - کمتر از 5 لیتر نیست.	هنر 427 لیست
مستندات حسابداری دارایی ثابت	به طور مداوم	هنر 429 لیست.
قراردادها ، توافق نامه ها و قراردادها برای تهیه کالاها ، ارائه خدمات ، عملکرد کار از جمله قراردادهای دولتی و شهری است	کمتر از 5 لیتر نیست. با توجه به دولت و قراردادهای شهرداری برای تحویل های مهم و بزرگ - همواره.	هنر 272 ، 436 ، 440 ، 456 لیست.

مستندات باید به طور دائم یا تا لحظه انحلال کامل نهاد اقتصادی نگهداری شود. در صورت سازماندهی مجدد (الحاق ، تغییر ساختار) ، اسناد مستلزم انتقال برای ذخیره سازی به نهاد تازه ایجاد شده است.

اگر هیچ اسناد دیگری که شرایط کار خطرناک ، دشوار و مضر را تأیید کند وجود ندارد ، پس لازم است که قبض های سکه را برای 75 سال ذخیره کنید.

ذخیره اسناد حسابداری مالیاتی

حسابداری مالیاتی بر خلاف حسابداری برای هر نهاد اقتصادی الزامی است. به عنوان مثال ، کارآفرینان فردی بدون نقص از حسابداری معاف می شوند. اما معافیت مالیاتی وجود ندارد. همه باید بسته به رژیم مالیاتی انتخابی ، پرداخت های مالی را محاسبه و پرداخت کنند. و یک شهروند معمولی و یک معامله گر خصوصی و یک شخص حقوقی.

علاوه بر تعهد پرداخت مالیات ، پرداخت کنندگان نیز ملزم به تهیه گزارش هستند. بعلاوه ، مقامات مالیاتی حق دارند اسنادی را تأیید کنند که صحت محاسبه سهم ، عوارض و پرداخت مالی را دارند. در نتیجه ، سازمان ها باید نه تنها اسناد حسابداری را ذخیره کنند بلکه ثبت ، داده های اولیه و گزارش را از نظر حسابداری مالیاتی نیز ذخیره کنند.

دوره های ذخیره سازی در جدول منعکس شده است.

نوع اسناد	دوره ذخیره سازی	پایه
ثبت حسابداری مالیاتی	کمتر از 5 لیتر نیست.	هنر 23 و 24 قانون مالیات فدراسیون روسیه. هنر 392 لیست.
گزارش مالیات ها ، هزینه ها ، سهم ها (اظهارنامه مالیاتی ، محاسبات پیش پرداخت ، محاسبات حق بیمه ، گواهینامه های 2-NDFL ، 6-NDFL و سایر اطلاعات)
رسید ارسال گزارش به ارگانهای ارضی خدمات مالیاتی فدرال
موجودی پیوست ها در نامه ها هنگام ارسال گزارش از طریق پست
صورت حساب	کمتر از 4 لیتر نیست.	هنر 368 لیست.
خرید کتاب ، کتاب فروش ، برگه تکمیلی برای خرید و فروش کتاب
دفترچه ثبت فاکتورهای دریافتی و صادر شده
کتاب حسابداری از درآمد و هزینه های سازمان هایی که رژیم مالیاتی ساده شده را اعمال می کنند (سیستم مالیاتی ساده)	به طور دائم یا تا زمانی که موسسه به کلی منحل شود.	هنر 346.18 قانون مالیات فدراسیون روسیه.
محاسبات و اطلاعات مورد نیاز برای محاسبه و پرداخت حق بیمه	کمتر از 6 لیتر نیست.	هنر 23 قانون مالیات فدراسیون روسیه.
اظهارات مشارکت محاسبه شده است	سالانه به طور دائم نگه داشته می شود. فصلنامه - نه کمتر از 5 لیتر. در صورت عدم گزارش سالانه ، گزارش های سه ماهه به طور دائم نگهداری می شوند.	هنر 390 لیست وزارت فرهنگ.
محاسبه با توجه به فرم 4-FSS	کمتر از 5 لیتر نیست.	بندهای 5.2 ، 6.2 و 6.3 از دستور FSS شماره 19 مورخ 12.02.2010.

مهلت منقضی شده: رویه

در پایان دوره ذخیره سازی مصوب ، مستندات باید نابود شوند. اما شما فقط نمی توانید آنها را جمع کرده و درون سطل آشغال پرتاب کنید. مقامات الگوریتم خاصی از اقدامات را تصویب کرده اند که براساس آن لازم است اسناد را نابود کنید.

اگر رویه تخریب اسناد موسسه را نقض کنید می توانید مجازات اداری دریافت کنید. به عنوان مثال ، برخی از اطلاعات ممکن است حاوی اطلاعات شخصی کارمندان یا حتی اسرار دولتی باشد. افشای چنین اطلاعاتی منوط به مسئولیت کیفری است.

دستورالعمل های مرحله به مرحله در مورد نحوه از بین بردن اسناد منقضی شده:

کمیسیون تخصصی ویژه ای ایجاد کنید که مجاز به انجام بررسی اسناد باشد. حتماً در کمیسیون کارمندان بخش حسابداری و همچنین متخصصان حسابداری مالیاتی قرار دهید. برای تخریب سوابق پرسنلی - کارمندان بخش پرسنل ، نمایندگان دبیرخانه.
آیین نامه مربوط به کار کمیسیون خبره را تدوین و تصویب کنید. کلیه حقوق ، اختیارات و مسئولیت هایی که به واحد ساختاری جدید واگذار شده است را ایمن کنید. لازم است با امضای اعضای کمیسیون با محتوای آیین نامه آشنا شوید.
برای جلسه کمیته خبره تاریخ تعیین کنید. نتیجه را با یک پروتکل ویژه ثبت کنید. تأیید کنید که کدام اسناد در کنکور گنجانده شده است ، نتایج تحلیل را نشان دهید.
بر اساس پروتکل ، عملی در مورد تخریب اسناد حسابداری یا حسابداری مالیاتی تهیه کنید. پس از اتمام مراحل ، این عمل باید توسط همه اعضای کمیسیون خبره امضا شود.

قانون تخریب اسناد حسابداری را به هر شکلی ترسیم کنید. شرایط لازم برای تهیه اسناد تجاری را در نظر بگیرید. حتماً جزئیات زیر را مشخص کنید:

نام و جزئیات موجودیت اقتصادی؛
تاریخ و مکان گردآوری
تعداد به ترتیب زمانی؛
عنوان سند؛
ترکیب کمیسیون؛
موضوع در نظر گرفتن؛
لیست اسناد مجاز است به صورت جدول (نام ، مقدار) منعکس شود.
نتیجه؛
امضاهای افراد مسئول (رئیس و اعضای کمیسیون خبره).

این عمل توسط رئیس موسسه تأیید می شود.

نمونه عمل در مورد تخریب سوابق حسابداری

تغییر رهبر

اگر موسسه مدیر جدیدی منصوب کرده باشد ، لازم است اسناد را منتقل کنید. این رویه باید با یک عمل خاص پذیرش و انتقال انجام شود.

در قانون انتقال ، انواع اسناد ، نه تنها حسابداری ، بلکه اسناد پرسنلی ، سفارشات فعالیتهای اصلی ، جداول کارکنان ، آیین نامه ها ، هنجارها ، استانداردها ، اسناد مربوط به حمایت از کار و غیره را نیز درج کنید.

توصیه می شود قبل از انتقال آنها موجودی از اسناد موجود در شرکت را تهیه کنید. برای این کار یک کمیسیون ویژه ایجاد کنید. اعضای کمیسیون می توانند کارمندان بخش حسابداری ، دبیرخانه ، افسران پرسنل و سایر متخصصان باشند.

سازمان باید نحوه انتقال مستندات را از سر قدیمی به جدید بطور مستقل تعیین كند. الگوریتم را در خط مشی حسابداری یا به ترتیب محلی جداگانه برای سازمان ایمن کنید. در اینجا ذکر اطلاعات در مورد کمیسیون ، حقوق ، اختیارات و وظایف آن مجاز است.

مسئولیت و مجازات

نقض قوانین تعیین شده قابل مجازات است. در صورت عدم وجود مدارک مستند از درآمدهای دریافتی یا هزینه های تحمیل شده (گمشده ، گمشده در اثر اضطراری و غیره) ، سازمان امور مالیاتی طبق ماده 120 قانون مالیات های فدراسیون روسیه جریمه 10،000 روبل را صادر می کند. مجازاتهای مشابه برای عدم رعایت قوانین و دوره هایی برای اطمینان از ایمنی فرم ها در نظر گرفته شده است.

حسابداری بیشترین تقسیمات کاغذی در هر شرکتی است. اما باید با صلاحیت همه نوع اسناد را خلاص کنید. آنها باید حداقل برای چند سال نگهداری شوند. و برخی از اسناد به مدت 75 سال نمی توانند از بین بروند! بنابراین چه مدت باید مقالات حسابداری "زنده" بمانند؟

چقدر برای نگه داشتن اسناد

البته اسناد باید حداقل تا زمانی که در بازرسی ممکن باشد توسط بازرسان مالیاتی لازم باشد ، نگهداری شوند. براساس بند 4 ماده 89 قانون مالیات های فدراسیون روسیه ، دوره ای که بیش از سه سال تقویم قبل از سال تصمیم در مورد ممیزی نباشد قابل بررسی است. این بدان معنی است که اسناد مربوط به سه سال گذشته باید نگه داشته شود.

در همین حال ، قانون مالیات یک سال دیگر به این دوره اضافه می کند. طبق بند 8 بند 1 ماده 23 قانون مالیاتهای فدراسیون روسیه ، مالیات دهندگان موظفند از ایمنی اسناد لازم برای محاسبه و پرداخت مالیات به مدت چهار سال اطمینان حاصل کنند. اینها شامل اطلاعات حسابداری و حسابداری مالیاتی و همچنین اسناد تأیید دریافت درآمد ، اجرای هزینه\u200cها و پرداخت (نگه داشتن) مالیات است. شرط مشابهی برای نمایندگان مالیاتی برقرار شده است (بند 5 ، بند 3 ، ماده 24 قانون مالیات فدراسیون روسیه). و از چه لحظه باید دوره چهار ساله حساب شود؟

مالیات ها براساس نتایج دوره های مالیاتی (بند 1 ماده 55 قانون مالیات فدراسیون روسیه) محاسبه می شوند. معلوم است دوره چهار ساله باید از روز بعد پس از پایان دوره مالیات شمرده شود. به عنوان مثال ، بیایید مالیات بر ارزش افزوده را بپذیریم: تا چه زمانی باید اسناد مربوط به محاسبات این مالیات برای سه ماهه چهارم سال 2004 ذخیره شود؟ دوره چهار ساله از اول ژانویه 2005 آغاز می شود و در 31 دسامبر 2008 پایان می یابد. معلوم است که در سال 2008 لازم است اسناد از سال 2004 ذخیره شود. یعنی سالی که صلاحیت بازرسی در محل را ندارد.

دوره ذخیره اسناد نیز در قانون حسابداری تعیین شده است. از ماده 17 قانون فدرال 21 نوامبر 1996 شماره 129-FZ "در مورد حسابداری" (از این پس - قانون حسابداری) چنین نتیجه می گیرد:
- اسناد حسابداری اولیه ، ثبات حسابداری و صورتهای مالی باید برای دوره های تعیین شده توسط آیین نامه امور بایگانی ایالتی نگهداری شود ، اما کمتر از پنج سال
- اسناد سیاست حسابداری و برنامه های پردازش داده های رایانه ای باید حداقل 5 سال پس از سالی که آخرین بار برای تهیه صورت های مالی مورد استفاده قرار گرفتند توسط سازمان نگهداری شود.

چند مورد استثنا از قاعده کلی

بنابراین ، به عنوان یک قاعده کلی ، شما باید حداقل 5 سال کاغذ را ذخیره کنید. این حداکثر مدت تعیین شده توسط قانون حسابداری است. در عین حال ، حداکثر عمق حسابرسی مالیاتی سه سال است. بنابراین ، به ویژه رعایت ایمنی اوراق بهادار مربوط به محاسبه مالیات ، دقیقاً در این دوره بسیار مهم است. اگر مدارک کافی ندارید ، مثلاً پنج سال پیش ، فقط به دلیل نقض قوانین نگهداری اسناد جریمه می شوید.

ضمناً ، در تعدادی از موارد ، مدت زمان ذخیره اسناد طبق قوانین خاص تعیین می شود. در نتیجه ، عدم وجود اوراق ، حتی مثلاً شش سال پیش ، می تواند به جریمه عدم پرداخت مالیات منجر شود. بگذارید چنین موقعیتهایی را جداگانه بررسی کنیم.

"اولیه" برای املاک خریداری شده... اسناد مربوط به خرید دارایی های ثابت بدون در نظر گرفتن عمر مفید این اشیاء باید نگه داشته شود. از این گذشته ، مقالات برای تأیید مقدار اولیه برای محاسبه استهلاک و همچنین مالیات بر دارایی لازم است. علاوه بر این ، بدون "اولیه" شرکت قادر نخواهد بود ارزش ملک را پس از فروش خود تأیید کند. علاوه بر این ، این موضوع در مورد دارایی های ثابت و سایر دارایی ها (نامه وزارت دارایی روسیه در تاریخ 15 سپتامبر 2005 شماره 03-03-02 / 84) صدق می کند.

شرط ویژه شرکتهای غیر سودآور... پرداخت کننده مالیات بر درآمد حق دارد مبنای مالیات دوره جاری را با ضرر و زیان دوره های مالیاتی قبلی به روشی که در ماده 283 قانون مالیات تعیین شده است کاهش دهد. ضررها را می توان برای 10 سال آینده در نظر گرفت. از آنجا که فصل 25 قانون مالیات از سال 2002 به مرحله اجرا رسیده است ، امسال از ضرر می توان برای کاهش بار مالیاتی شرکت تا سال 2012 استفاده کرد. علاوه بر این ، ماده 10 قانون فدرال شماره 110-FZ از 6 آگوست 2001 ، اجازه می دهد تا خسارات شناسایی شده در پایان سال 2001 شناسایی شود.

اما ، اگر شرکت ضررها را به آینده منتقل کند ، پس در کل دوره استفاده از این مزایا ، باید اسناد و مدارک را تأیید کند که میزان ضرر و زیان متحمل شده است (بند 4 ماده 283 قانون مالیات فدراسیون روسیه). این قانون به مقامات مالیاتی اجازه می دهد تا در مورد ضررهای گذشته که شرکت در بیانیه برای دوره فعلی اعلام می کند ، اسناد را مطالبه کنند. براین اساس ، وزارت دارایی روسیه در نامه ای مورخ 3 آوریل 2007 ، شماره 03-03-06 / 1/206 توضیح می دهد که نوشتن ضرر و زیان فقط با ارائه اسناد اولیه تأیید کننده نتیجه مالی بدست آمده امکان پذیر است.

درست است ، حجم خسارات را می توان با ممیزی های مالیاتی که قبلاً انجام شده بود ، تأیید کرد ، که طی آن "اولیه" مربوط به آنها قبلاً مورد بررسی قرار گرفته است. در این حالت ، تأیید مستندات مکرر لازم نیست. این نتیجه گیری است که دادگاه عالی داوری فدراسیون روسیه در حکم 6 ژوئن 2008 شماره 6899/08 به دست آورد.

ما اضافه می کنیم که الزام ذخیره اسناد خسارت در طول کل مدت ابطال آنها نیز برای پرداخت کنندگان مالیات یکپارچه کشاورزی (بند 5 ماده 346.6 قانون مالیات فدراسیون روسیه) و برای "ساده سازها" (بند 7 ماده 346.18 قانون مالیات فدراسیون روسیه) نیز معتبر است.

حساب کردن حسابهای غیرقابل دریافتی و در این حالت ، اسناد باید بیش از پنج سال ذخیره شوند.

به یاد بیاورید: مطابق بند 2 بند 2 ماده 265 قانون مالیات فدراسیون روسیه ، میزان بدهی های بد با هزینه های غیر عامل مالیات دهنده به عنوان ضرر دریافتی در دوره گزارش (مالیات) برابر است. اینگونه هزینه ها هنگام محاسبه مالیات بر درآمد ، پایه مالیات را کاهش می دهند. طبعاً اگر اوراق حمایتی وجود داشته باشد.

بنابراین ، اسناد حسابداری اولیه که میزان مطالبات قابل مطالبه را توجیه می کنند ، ارزش حقوق مالکیت بازنشسته ، یعنی میزان هزینه را توصیف می کنند. بنابراین ، شمارش معکوس مدت زمان ذخیره سازی برای این گونه اسناد باید از لحظه نوشتن بدهی بد شروع شود. اگر اسناد پیش از موعد از بین برود ، شرکت حق تشخیص بدهی های بد را به عنوان هزینه از دست می دهد ، زیرا قادر نخواهد بود مبلغ آنها را به سازمان امور مالیاتی تأیید کند.

مدت زمان نگهداری اسناد توسط شرکتهای سهامی... در هنگام ذخیره اسناد ، شرکتهای سهامی باید طبق آیین نامه مصوب قطعنامه کمیسیون فدرال بازار اوراق بهادار در تاریخ 16 ژوئیه 2003 شماره 03-33 / ps هدایت شوند. به طور خاص ، طبق این سند نظارتی ، آنها موظفند منشور و صورتهای مالی سالانه را مرتباً حفظ کنند. یعنی در کل زندگی شرکت. و در صورت انحلال شرکت ، اسناد ذخیره دائمی و پرسنل به بایگانی دولت منتقل می شوند. این در حالی است که قراردادی با وی منعقد شده است. در صورت عدم توافق با بایگانی ، موظف است فقط اسناد را برای پرسنل كارمندان شركت بپذیرد. محل نگهداری اسناد باقی مانده توسط رئیس کمیسیون انحلال یا کمیس ورشکستگی تعیین می شود.

گزارش مالیاتی... شرکت باید اظهارنامه مالیاتی سالانه را حداقل برای 10 سال و در صورت وجود سالانه ، به مدت پنج سال ، به مدت سه سال حفظ کند. این با توجه به بند 170 لیست اسناد مدیریت معمولی که در فعالیت سازمان ها تشکیل شده است ، نشان می دهد دوره های ذخیره سازی مصوب Rosarchiv در 6 اکتبر 2000 (از این پس - لیست اسناد مدیریتی معمولی) در رابطه با بند 2.4.2 دستورالعمل استفاده از لیست. اگر گزارش سالانه (به عنوان مثال برای مالیات بر ارزش افزوده) وجود نداشته باشد ، گزارش های سه ماهه حداقل باید حداقل 10 سال نگه داشته شود. اما گزارش های ماهانه در صورت عدم وجود فرم های سه ماهه لازم است به مدت 5 سال ذخیره شود.

صورتحساب ، کتاب خرید و فروش. مطابق بندهای 15 و 27 آیین نامه حفظ گزارش برای تهیه فاکتورهای دریافتی و صادر شده ، خرید کتاب و کتابهای فروش ... مصوب دولت فدراسیون روسیه در تاریخ 2 دسامبر 2000 شماره 914 ، کتابهای خرید و کتابهای فروش باید از تاریخ آخرین تاریخ برای 5 سال کامل ذخیره شود سوابق. یعنی این اوراق بهادار برای سه ماهه چهارم سال 2004 باید در سراسر 2009 نگهداری شود.

یک دوره نگهداری پنج ساله برای فاکتورها نیز تعیین شده است. اساس این بند 150 لیست اسناد مدیریت استاندارد است.

در عین حال ، گرچه مقامات مالیاتی حق دارند اسنادی را که مبنای محاسبه مالیات و تأیید پرداخت آنها است ، ارائه دهند ، اما فقط مطابق قانون مقررات مربوط به مالیات و عوارض است. و لیست فوق در آن گنجانده نشده است. در نتیجه ، به عنوان مثال ، در سال 2009 ، درخواست سازمان امور مالیاتی برای ارسال فاکتور برای سال 2004 قابل چشم پوشی است.

ماندگاری تعدادی از اسناد دیگر. دوره های نگهداری تعدادی از اسناد دیگر توسط یک نهاد اجرایی ویژه فدرال - Rosarchiv (بند 3 ماده 6 قانون فدرال 22 اکتبر 2004 ، شماره 125-FZ ، قطعنامه دولت RF 17 ژوئن 2004 ، شماره 290) تعیین می شود. و آنها اغلب از پنج سال بیشتر هستند. اجازه دهید ما به لیست قبلاً ذکر شده اسناد مدیریت معمولی اشاره کنیم.

حسابدار در درجه اول مربوط به بخش 4 "حسابداری و گزارشگری" و همچنین بخشهای 7 "روابط کار" و 8 "کارمندان" است. ما موارد جداگانه فهرست را در یک جدول خلاصه کرده ایم.

جدول شامل اسنادی با مدت ذخیره یک سال است. اما اگر این اوراق بهادار متعلق به "اصلی" باشد ، پس طبق قانون مربوط به حسابداری ، باید حداقل برای پنج سال نگهداری شود.

نحوه نگهداری و از بین بردن اسناد به درستی

یک کمیسیون متخصص دائمی باید اسناد را برای ذخیره سازی و تخریب و همچنین مهلت تعیین کند. این متشکل از متخصص ترین متخصص در بخش های اصلی ساختاری است و یکی از کارمندان برجسته شرکت به عنوان رئیس منصوب می شود.

نحوه ذخیره... ذخیره اسناد عنصری از گردش کار است و بنابراین باید با سیاست حسابداری تنظیم شود (بند 5 PBU 1/98 "سیاست حسابداری سازمان"). در این مورد ، باید طبق آیین نامه مربوط به اسناد و گردش کار در حسابداری هدایت شود (تصویب شده توسط وزارت دارایی اتحاد جماهیر شوروی در تاریخ 29 ژوئیه 1983 ، شماره 105 ، از این پس - آیین نامه). اما در بخشی که با قانون فعلی مغایرت ندارد. بند 6.1 آیین نامه بیان می دارد که اسناد اولیه ، ثبت های حسابداری ، گزارش های حسابداری و مانده ها منوط به انتقال اجباری به بایگانی هستند. اسناد اولیه پردازش شده به صورت ماهانه تکمیل می شوند (بند 6.4 آیین نامه).

محل نگهداری اسناد شرکت بطور مستقل تعیین می شود. به عنوان یک قاعده ، این دفتر شرکت است. توجه داشته باشید که می توانید مقالات را در خارج از مطب نگهداری کنید - این قانون توسط قانون ممنوع نیست. به عنوان مثال ، می توانید از خدمات بنگاههای تخصصی بایگانی استفاده کنید ، که اغلب سودآوری و اعتبار بیشتری دارند. اما شرکتهای سهامی خاص تعدادی از اسناد (به عنوان مثال منشور و گزارشهای سالانه) را باید منحصراً در محل دستگاه اجرایی خود نگه داشته باشند (بند 2 ماده 89 قانون فدرال 26 دسامبر 1995 شماره 208-FZ "در بنگاههای سهامی").

البته قرار دادن آرشیو کاغذی به فضای اداری نیاز دارد که دائما گران می شود. بنابراین ، اسناد حسابداری و مالیاتی به صورت الکترونیکی آسانتر است. این امکان توسط مواد 9 و 10 قانون حسابداری و ماده 314 قانون مالیات فدراسیون روسیه فراهم شده است. این موضوع توسط وزارت دارایی روسیه در نامه مورخ 24 ژوئیه 2008 شماره 03-02-07 / 1-314 تأیید شده است.

با این حال ، مقامات توضیح دادند كه اطلاعات مربوط به رسانه های ماشینی باید با استفاده از امضای دیجیتالی الکترونیکی ذخیره شود. مطابق مقررات قانون فدرال در تاریخ 10 ژانویه 2002 شماره 1-FZ "درباره امضای دیجیتال الکترونیکی" ، چنین امضایی معادل امضای دست نویس در یک مقاله کاغذی است. برای مدیریت اسناد الکترونیکی شرکت یک سیستم اطلاعاتی شرکت ایجاد می کند. این سرویس توسط یک مرکز صدور گواهینامه استفاده می شود که استفاده از امضاهای دیجیتال در اسناد الکترونیکی را تضمین می کند.

و در صورت انحلال شرکت ، با مدارک چه باید کرد؟ سپس اسناد مربوط به پرسنل توسط کمیسیون انحلال به ذخیره سازی به بایگانی ایالتی یا شهرداری منتقل می شود. و سایر مقالات بایگانی شده ، که شرایط ذخیره موقت آن به پایان نرسیده است ، همچنین می توانند با انعقاد توافق با وی به بایگانی منتقل شوند. یا آن را در هر جای دیگر ذخیره کنید. توجه داشته باشید که نابود کردن این مقالات صرفاً با بند 9.7.3 از قوانین اساسی برای بایگانی سازمانها ، مصوب 6 ژوئیه 2002 توسط دانشكده Rosarkhiv ، ممنوع است. و برای جلوگیری از بروز مشکلات احتمالی دستگاههای اجرای قانون ، بهتر است این کار را نکنید.

وقتی یک شرکت مجدداً سازماندهی می شود ، اسناد به سازمان یا سازمان های جانشین منتقل می شوند. اگر جدایی یک سازمان جدید وجود داشته باشد ، به موارد مرتبط با مشخصات فعالیتهای آن و همچنین پرونده های شخصی و حسابهای شخصی کارمندان که برای کار در این سازمان منتقل شده اند ، منتقل می شود.

چگونه نابود شود... تخریب اسناد با عملی تصویب شده توسط رئیس سازمان رسمیت می یابد.

در عین حال ، نیازی به ذکر جزئیات کلیه اوراق در این پرونده برای دفع اسناد نیست. این نتیجه گیری از بند 2.4.5 از قوانین اساسی برای بایگانی سازمان ها دنبال می شود. این قوانین شکل یکپارچه ای از عمل در زمینه اختصاص اسناد به ویرانی ارائه می دهند. و در آن می توانید برای گروهی از اسناد مشابه ، یک ورودی واحد تهیه کنید. چه اسنادی به عنوان همگن در نظر گرفته می شوند ، شرکت حق دارد به طور مستقل تعیین کند. به عنوان مثال ، می تواند اسناد با همین نام باشد ، می گویند فاکتورها.

طبق قانون ، پوشه هایی با اسناد برای نابودی باید برای بازیافت (دفع) منتقل شوند. به عنوان مثال ، یک شرکت بازیافت. انتقال اوراق توسط یک فاکتور تهیه می شود. بارگیری و حذف آن برای دفع تحت نظارت کارمندی انجام می شود كه ایمنی اسناد را در سازمان تضمین می كند.

رویکرد تخریب اسناد می تواند ساده تر باشد. بیایید بگوییم برای این کار از خردکننده کاغذ استفاده کنید. علاوه بر این ، اسناد می توانند سوخته و یا به سادگی پرتاب شوند. اما باید در نظر داشت که سوزاندن غیرمجاز نقض قوانین زیست محیطی است. دور انداختن اسناد غیر ضروری نیز خطرناک است. به عنوان مثال ، طبق قانون کار ، کارفرما موظف است از داده های شخصی کارمندان محافظت کند. و سایر اوراق بهادار ممکن است مورد توجه رقبا باشد.

مسئولیت نقض قوانین ذخیره اسناد

طبق ماده 120 قانون مالیات ، عدم وجود اسناد اولیه مالیات دهنده یا عدم وجود فاکتور یا ثبت حسابداری به عنوان نقض فاحش قوانین حسابداری درآمدها و هزینه ها و اشیاء مالیات تلقی می شود. چنین تخلف مالیاتی مستلزم جریمه 5،000 روبل است. اما فقط به این شرط که "کمبود" اسناد ذکر شده فقط برای یک دوره مالیاتی کشف شود. در غیر این صورت ، حداقل 15000 روبل جریمه مالیات دهندگان جریمه خواهد شد. در صورت عدم وجود اسناد و مدارک منجر به عدم کفایت مبنای مالیات می شود ، مالیات دهندگان با جریمه 10 درصد مالیات پرداخت نشده ، اما کمتر از 15000 روبل نیستند. ایمنی اسناد در قوانین جزایی نادیده گرفته نمی شود. براساس بند 1 ماده 325 قانون كيفري فدراسيون روسيه ، آدم ربايي ، تخريب ، آسيب ديدن يا پنهان كردن اسناد رسمي خارج از منافع شخصي مي تواند با حبس تا يك سال مجازات شود. اما ، مطمئناً ، سازمان های اجرای قانون باید چنین منافعی را اثبات کنند. سرانجام ، کارمندان مراجع بایگانی می توانند چگونگی انطباق شرکت با قوانین بایگانی را بررسی کنند. مطابق ماده 13.20 قانون آیین نامه تخلفات اداری روسیه ، نقض مقررات ذخیره ، تکمیل ، ضبط یا استفاده از اسناد بایگانی ، مقامات را با اخطار یا جریمه ای به مبلغ 300 تا 500 روبل تهدید می کند.

مسئولیت ذخیره اسناد توزیع شده چگونه است؟

رئیس شرکت و حسابدار اصلی مسئول ذخیره اسناد هستند. علاوه بر این ، براساس قانون حسابداری ، مدیر مسئولیت ساماندهی انبارها ، به ویژه برای در دسترس بودن اتاق های ویژه ، کابینت قفل شده ، گاوصندوق را بر عهده دارد. و حسابدار ارشد ایمنی اسناد و انتقال آنها به بایگانی را تضمین می کند. به همین منظور ، وی می تواند افراد مسئول را تعیین کند (بندهای 6.6 و 6.2 آیین نامه). به عنوان مثال ، با گذشت زمان ، اطلاعات منعکس شده بر روی کاغذ می توانند از بین بروند (محو شوند). در این حالت ، باید از تهیه نسخه های این اسناد مراقبت کرده و آنها را با مهر شرکت تأیید کنید. این توصیه از نامه وزارت دارایی روسیه مورخ 3 آوریل 2007 شماره 03-03-06 / 1/209 دنبال می شود.

با مدارکی که منقضی شده اند چه می کنید؟