Elsődleges számviteli dokumentumok vagy elsődleges, ahogy a könyvelők nevezik, ez az alapja a számvitel alapjainak, mind a számvitel, mind az adózás. Nélkül helyes kialakítás, karbantartási és elsődleges dokumentumokat fenntartani jogi vállalkozói tevékenység lehetetlen.
A „Számvitelről” szóló, 2011. december 6-i 402-FZ törvény kimondja, hogy „a gazdasági élet minden tényét elsődleges számviteli bizonylatként kell nyilvántartásba venni”.
Hogy mindenki elérhető legyen szükséges dokumentumokat, érdemes rendszeresen ellenőrizni a könyvelést, akinek pedig nincs erre ideje, annak ajánljuk az ingyenes számviteli audit szolgáltatást.
Az elsődleges dokumentum írásban igazolja a megbízás tényét üzleti tranzakció, megerősíti az üzleti költségek jutalékát a számítás során adó alap, megállapítja az előadóművészek felelősségét az üzleti tevékenységük ellátásáért. Forrás dokumentumok kérés adóellenőrök a nyilatkozatok és jelentések ellenőrzésekor, illetve az ellenőrzésen való áthaladáshoz szükségesek.
Tekintettel arra, hogy nem csak könyvelők, hanem vezetők, egyéni vállalkozók, értékesítési vezetők és egyéb alkalmazottak is kitöltik és elkészítik az elsődleges dokumentumokat, kérjük, ismerkedjen meg ezen dokumentumok követelményeivel.
Ki fejleszti az elsődleges dokumentumok nyomtatványait?
Az elsődleges számviteli bizonylatok a egységes(amelynek formáját a Rosstat (korábban az Orosz Föderáció Goskomstatja) vagy a Központi Bank fejlesztette ki) és az adófizetők által önállóan kidolgozott.
A 402-FZ törvény 9. cikke az elsődleges dokumentumok (egységes vagy önállóan kidolgozott) kötelező adatainak alábbi listáját tartalmazza:
- A dokumentum címe;
- a dokumentum elkészítésének dátuma;
- a dokumentumot összeállító gazdálkodó szervezet neve;
- a gazdasági élet tényének tartalma;
- a gazdasági élet valamely tényének természetes és (vagy) pénzbeli mértékének értéke, a mértékegységek megjelölésével;
- az ügyletet, a műveletet végrehajtó és a lebonyolításáért felelős személy beosztásának megnevezése;
- ezen személyek aláírásai.
Ami a pecsétet illeti, bár nem szerepel a kötelező adatok között, ha van egy „M.P.” mező. (nyomtatási hely) a lenyomata szükséges.
Ha az adózó megelégszik a Goskomstat egységes nyomtatványaival (szerencsére a lista hatalmas), akkor nem szükséges saját nyomtatványokat kidolgoznia. Létezik a „modernizált elsődleges” fogalma is, azaz. egységes elsődleges dokumentumok, amelyekhez az adózó saját kiegészítést fűzött.
Jegyzet, Önállóan nem fejleszthet és hagyhat jóvá a következő elsődleges dokumentumok nyomtatványai:
- készpénzes dokumentumok;
- fizetési megbízás és egyéb banki elszámolási dokumentumok;
- egységes nyomtatványok a pénztárgép használatával történő fizetéshez;
- fuvarlevél;
- bérszámfejtés és bérszámfejtés.
Az ilyen elsődleges dokumentumokat csak egységesíteni lehet.
Hol találok mintákat az egységes elsődleges dokumentumokra?
Az elsődleges dokumentumok nyomtatványainak kidolgozása és jóváhagyása a Goskomstat (jelenleg Rosstat) feladata. Ma továbbra is a múlt század 90-es éveiben kifejlesztett egységes formákat használják. Csak a Bank of Russia által kidolgozott elszámolási (fizetési) dokumentumoknak van viszonylagos új kiadás- 2012-től.
Az ilyen dokumentumokat különbözőképpen hívják: okiratok, folyóiratok, számlák, kimutatások, megbízások, könyvek, utasítások, számítások, meghatalmazások, megbízások stb. A táblázat segítségével megtalálja, hogy az Állami Statisztikai Bizottság melyik határozatában találhatók meg az elsődleges adatok egységes formái. a szükséges dokumentumokat közzétesszük.
Az elsődleges dokumentumok célja | Jogi aktus |
Személyzeti, munkaidő- és bérszámítás | Az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságának 2004. január 5-i határozata N 1 |
Készpénzes tranzakciók elszámolása | Az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságának 1998. augusztus 18-i határozata, N 88; |
Elszámolások elszámolása pénztárgép segítségével | |
Elszámolási (fizetési) dokumentumok | A fordítás szabályairól szóló szabályzat Pénz(a Bank of Russia által 2012. június 19-én jóváhagyva, N 383-P, 2014. április 29-én módosított) |
Kereskedelmi és vendéglátó tevékenység könyvelése | Az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságának 1998. december 25-i határozata N 132 |
Munka elszámolása tőkeépítés valamint javítási és építési munkák | Az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságának 1999. november 11-i határozata N 100 |
Közúti szállításban végzett munka elszámolása | |
Munkakönyvelés építőipari gépekés mechanizmusok | Az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságának 1997. november 28-i határozata N 78 |
Befektetett eszközök és immateriális javak elszámolása | Az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságának 2003. január 21-i határozata N 7 |
Kis értékű cikkek elszámolása | |
Termékek és készletelemek elszámolása | A Rosstat 1999.09.08-i állásfoglalása N 66 |
Anyagkönyvelés | Az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságának 1997. október 30-i határozata N 71a |
A leltári eredmények elszámolása | Az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságának 1998. augusztus 18-i határozata N 88 |
Weboldalunkról letöltheti az egységes elsődleges dokumentumok nyomtatványaités által .
Forma szigorú jelentéstétel(BSO) is elsődleges dokumentum, de a rá vonatkozó követelmények speciálisak. A kötelező BSO-adatok listája szélesebb, mint a szokásos elsődleges dokumentumok listája, különösen a TIN-szám és a pecsét megléte szükséges.
A „” cikkből megtudhatja, hogy mely esetekben szükséges ennek a dokumentumnak az egységes formáját használni, és mikor fejlesztheti ki saját maga.
Hibák az elsődleges dokumentumokban
Mindenekelőtt a forrásdokumentumoknak tartalmazniuk kell a helyesen meghatározott kötelező adatokat. A Pénzügyminisztérium szerint az adózó az elsődleges adóbevalláson számolhat el kiadásokkal, ha az csak kisebb hibákat tartalmaz.
Az ilyen hibák nem akadályozhatják az eladó és a vevő pontos azonosítását, az áru megnevezését és értékét, valamint a gazdasági élet dokumentált tényének egyéb körülményeit (a Pénzügyminisztérium 2015. február 4-i leveléből). 03-03-10/4547).
Sajnos a tisztviselők magyarázatainak tipikus leegyszerűsített megfogalmazása gyakran nem teszi lehetővé annak egyértelmű megértését, hogy az elsődleges dokumentumok mely pontatlanságait vagy hibáit tekintjük jelentéktelennek.
Például kisebb hiba, ha az adózó neve nagybetűk helyett kisbetűkkel szerepel? Egy másik levelében - 2012. 02. 05. 03-07-11/130 számon - a Pénzügyminisztérium jelezte, hogy olyan hibákat, mint a nagybetűk kisbetűkkel való helyettesítése és fordítva; betűk megfordítása; a szervezeti és jogi forma hibás megjelölése nem akadálya az adózó azonosításának (ha helyes megadott TINés egyéb részletek).
A következő hibák azonban jelentősnek tekinthetők az elsődleges dokumentumok esetében:
- számtani hibák (hibásan van feltüntetve a termék ára/mennyisége vagy az adó összege);
- ugyanannak a terméknek különböző nevei (például a szállítási szerződés specifikációjában a cukorkák neve „Gafricukorka csokoládéban”, a számlán pedig „Medve északon”);
- az elsődleges dokumentumokat aláírók pontatlan munkaköri megnevezése (pl. a meghatalmazáson az szerepel, hogy „helyettes főigazgató”, és az átvételi okiratban - „Igazgató-helyettes”);
- a számokban feltüntetett összegek nem esnek egybe a szavakban feltüntetett összegekkel (155 000 rubel (százötvenötezer rubel) helyett 155 000 rubel (ötvenötezer rubel) van írva).
Előfordulhat, hogy az adóhivatal az ilyen elsődleges bizonylatok költségeit nem fogadja el a szerződő félnek az áfa levonása során.
Kijavíthatja az elsődleges dokumentumokat csak korrekciós módon(a hibás szöveget egy vékony vonallal áthúzzuk, és a megfelelő szöveget a tetejére írjuk). A javításokat a „Javítva” felirat, dátum és aláírások kísérik felelős személyek. A bizonylatok javításai és kiadási megbízások, banki dokumentumokés BSO. Újra kell őket összeállítani.
Ügyeljen arra, hogy az elsődleges dokumentumokat az aláírásukra kiadott meghatalmazás érvényességi ideje alatt írják alá, ellenkező esetben az ellenőrök úgy tekintik, hogy az iratokat illetéktelen alkalmazott írta alá. Ugyanezt kell figyelemmel kísérni a szerződő felek képviselőinek elsődleges okiratán lévő aláírások esetében is: a részükre kiadott meghatalmazásnak érvényesnek kell lennie.
Az elsődleges dokumentumok elkészítésekor nem csak a kitöltésre kell ügyelni, hanem a dátumok és egyéb adatok más dokumentumokkal, például szerződésekkel, számlákkal való megfeleltetésére is. Így a szállítólevélnél korábban kiállított számla áfa levonása ellentmondásos lesz.
Az adóhatósági kérdéseket a megállapodásnál korábban aláírt számlák vagy okiratok teszik fel, amelyek teljesítését elsődleges dokumentumok igazolják. Ebből a helyzetből van kiút, amelyet az Art. (2) bekezdése ír elő. Az Orosz Föderáció Polgári Törvénykönyvének 425. cikke: a megállapodás szövegében tüntesse fel a következő záradékot: „A megállapodás feltételei vonatkoznak a felek kapcsolataira is, amelyek a megkötése előtt alakultak ki.”
Vagy például a törvény kimondja, hogy a munkavégzés a március 10-e és 30-a közötti időszakban történt, míg a szerződésben a munkavégzés időtartama április 10-től április 30-ig van rögzítve. Ebben az esetben a szerződéshez kiegészítő megállapodást is köthet, amely feltünteti a munkavégzés tényleges határidejét, vagy magában az aktusban jelzi, hogy a munka a határidő előtt készült el.
A vállalkozóknak óvatosnak kell lenniük, amikor a megrendelő aláírja a munkavégzési igazolásokat. Ha a szerződés keretében alvállalkozókat vontak be, a vállalkozónak megállapodást kell kötnie velük, mielőtt a munkát átadják a megrendelőnek. Ha ezek az időpontok nem egyeznek meg, az adóhatóság indokolatlannak tekintheti az alvállalkozó költségeit, és nem ismeri el azokat az adóalap kiszámításakor.
Elsődleges dokumentumok dokumentumáramlása
Az elsődleges dokumentumok dokumentumfolyamata a következő szakaszokból áll:
- az elsődleges dokumentum elkészítése;
- a bizonylat átadása a számviteli osztálynak, ahol azt ellenőrzik és nyilvántartásba veszik;
- a dokumentum aktuális tárolása és utólagos továbbítása az archívumba.
Nem tétlen a kérdés: mikor kell elkészíteni az elsődleges dokumentumokat? A válasz erre a 402-FZ törvény 9. cikkében található: „Ki kell készíteni az elsődleges számviteli bizonylatot a gazdasági élet tényének elkövetésekor, és ha ez nem lehetséges, azonnal annak befejezése után.”
Elfogadhatatlan az elsődleges dokumentumok elkészítése több nappal az üzleti tranzakció után. Minden elsődleges nyilvántartásba vételre jogosult munkavállalónak be kell tartania egy dokumentum-folyamat ütemezést, amelyben például a következő határidőket állíthatja be a dokumentumok számviteli osztályhoz történő benyújtására:
- bevételek és kiadások készpénzes utalványok- a felkészülés napján;
- értékesítési regisztrációval kapcsolatos dokumentumok - legkésőbb a következő munkanapon;
- előzetes jelentések - legkésőbb három munkanappal a pénzeszközök elköltését követően;
- keresőképtelenségi igazolások - legkésőbb a munkába való visszatérést követő munkanapon stb.
Ami a szerződő felek által aláírt dokumentumokat illeti, azok időbeni átadásának kötelezettsége a szerződés szövegében írható elő, például az alábbiak szerint: „A Vevő vállalja, hogy az aláírt szállítólevelek, okiratok eredeti példányait a Szállítónak átadja. és a számlákat legkésőbb az aláírásuktól számított két munkanapon belül.”
Az aláírt elsődleges bizonylat benyújtásakor a számviteli osztály ellenőrzi a bizonylat formáját; a szükséges adatok rendelkezésre állása; az üzleti ügylet jogszerűsége; számtani számítások. Az ellenőrzött elsődleges bizonylatokból származó adatok bekerülnek a számviteli nyilvántartásokba.
Az elsődleges iratok aktuális tárolása általában a számviteli osztályon történik, év végén a dokumentumokat dátum szerint csoportosítják, kötegbe gyűjtik és az archívumba kerülnek. Az elsődleges dokumentumokat legalább öt évig meg kell őrizni.
A számvitel egy tudományosan szervezett rendszer, amely a pénzügyi és gazdasági tevékenységek során felhasznált információk gyűjtésére, feldolgozására, rögzítésére és elemzésére szolgál. A számvitel az üzleti tranzakciókat pénzben kifejezve tükrözi.
A számvitelről röviden elmondhatjuk: „Mindennek megvan az ára!” áruk és szolgáltatások vásárlásával és eladásával kapcsolatos bármely tranzakció, szerződéses jogviszony partnerek, beszállítók és vevők között, munkaidővel és bérekkel kapcsolatos munkaviszonyok – minden levezethető pénzbeli „nevezőre”.
Használva könyvelés különböző üzleti tranzakciók lebonyolítása tükröződik, amely bármely vállalkozás tevékenységét tükrözi, függetlenül a tulajdonformától és a tevékenység típusától.
A számviteli adatok összessége lehetővé teszi a végső meghatározását pénzügyi eredmény munkavégzés, elemzés elvégzése és a további munka kilátásainak meghatározása a teljesítménymutatók javítása érdekében.
Elsődleges dokumentáció a számvitelben: mi ez?
A számviteli elsődleges dokumentáció a számvitel alapja. Ha vizuálisan úgy képzeli el a számviteli rendszert, mint egy sűrű lombozatú, terjedő fát, akkor a levelek az elsődleges számviteli bizonylatok.
A leveleket "ágakba" gyűjtik - regiszterekbe, amelyekből egy fa erőteljes "koronája" jön létre - szintetikus könyvelés a könyvelési számlákhoz, és az erőteljes zöld korona a virágzó fa kulcsa, azok. a vállalkozás helyes és hiánytalan könyvelése.
Hogy ez milyen sorrendben történik, azt új kiadványunkból a linken megtudhatja.
Az elsődleges számviteli bizonylat mintája - munkaidő-nyilvántartás. Mi az elsődleges bizonylat a számvitelben?
Az elsődleges dokumentum az meghatározott mintájú, a számviteli követelményeknek megfelelően kitöltött formanyomtatvány, módszertani ajánlások statisztikai, adó-, biztosítási, banki és egyéb hatóságok.
Az elsődleges dokumentumok szabványos formáit jóváhagyják kormányzati szervek statisztika. A minisztériumok és a minisztériumok tevékenységtípusonként hagyják jóvá a különböző szűken vett dokumentumokat.
Elsődleges dokumentumok szükségesek az üzleti tranzakciók nyilvántartásához, amelyek igazolják az adásvételi ügylet végrehajtását, a lízinget, a pénz átvételét és kiadását, a szállítóknak történő kifizetést. Az elsődleges bizonylatok képezik a szervezet számvitelének alapját.
Helyesbítések az elsődleges dokumentumokban
1. Ha nem szigorú bejelentőlapról van szó, akkor az iratot helyesen kell átírni és a sérült iratot meg kell semmisíteni.
2. Húzza át a szigorú jelentési űrlapot egy piros ferde vonallal a lap egyik sarkától a másikig, és írja be a „törölve” bejegyzést. Ne semmisítse meg a sérült formát.
Bármely vállalkozás tevékenysége szorosan kapcsolódik az irányításhoz és a feldolgozáshoz elsődleges dokumentáció. Beszámoláshoz, adóbefizetések kiszámításához, vezetői döntések meghozatalához szükséges. A cikkben megnézzük, mi ez - elsődleges dokumentáció a számvitelben - és hogyan dolgozzák fel.
Alapfogalmak
Elsődleges dokumentáció a számvitelben - mi ez?? Ezt a megbízás tényének papíron tükröződő bizonyítékának nevezik. Jelenleg sok dokumentum van összeállítva automatizált rendszer"1C". Elsődleges dokumentáció feldolgozása magában foglalja a befejezett üzleti tranzakciókra vonatkozó információk nyilvántartását és rögzítését.
Az elsődleges számvitel a vállalkozásban bekövetkezett események rögzítésének kezdeti szakasza. Az üzleti tranzakciók olyan műveletek, amelyek a szervezet eszközeinek vagy tőkéjének állapotában megváltoznak.
Elsődleges dokumentáció feldolgozása a számvitelben: példa diagramra
A vállalkozásoknál a „dokumentációval való munka” fogalma általában a következőket jelenti:
- Elsődleges adatok beszerzése.
- Információk előfeldolgozása.
- A vezetőség vagy az igazgató utasítására felhatalmazott szakemberek jóváhagyása.
- Megismételt.
- Üzleti tranzakció lebonyolításához szükséges műveletek elvégzése.
Osztályozás
Van egyszeri és halmozott elsődleges dokumentumok. Kezelés Az ilyen papírokban található információknak számos jellemzője van.
Az egyszeri dokumentáció egy esemény egyszeri megerősítésére szolgál. Ennek megfelelően a feldolgozási eljárás jelentősen leegyszerűsödik. A kumulatív dokumentációt egy bizonyos ideig használják. Általában egy többször végrehajtott műveletet tükröz. Ebben az esetben mikor elsődleges dokumentáció feldolgozása az abból származó információk speciális nyilvántartásokba kerülnek.
A dokumentumok megőrzésének követelményei
Az elsődleges dokumentáció az ügylet során vagy közvetlenül annak lezárását követően készül.
Az információkat speciális egységesített nyomtatványokon tükrözik. Ha nincsenek jóváhagyott nyomtatványok, a vállalkozás önállóan kidolgozhatja azokat.
Az elsődleges számviteli dokumentáció feldolgozásának szakaszai
Minden vállalatnak van egy alkalmazottja, aki az elsődleges információkkal való munkavégzésért felelős. Ennek a szakembernek ismernie kell a szabályokat, szigorúan be kell tartania a törvényi előírásokat és a műveletek sorrendjét.
Szakaszokban elsődleges dokumentáció feldolgozása vannak:
- Adózás. Ez a tranzakció papíron tükröződő értékelése, a végrehajtásához kapcsolódó összegek jelzése.
- Csoportosítás. Ebben a szakaszban a dokumentumokat a közös jellemzők függvényében osztják ki.
- Számla hozzárendelés. Ez magában foglalja a terhelés és a jóváírás megjelölését.
- Oltás. Az újrafizetés elkerülése érdekében az elsődleges számviteli bizonylatokon p „fizetett”-et jelöl.
Hibák a dokumentumokban
Különféle okok miatt fordulhatnak elő. Megjelenésüket alapvetően a munkavállalónak az általa végzett munkához való hanyag hozzáállása, a szakember analfabéta és a berendezések meghibásodása okozza.
A dokumentumok javítása erősen ellenjavallt. Bizonyos esetekben azonban lehetetlen hibajavítás nélkül. Hiba történt könyvelő az elsődleges dokumentációrólígy kéne javítani:
- Vékony vonallal húzza át a hibás bejegyzést, hogy jól látható legyen.
- Írja be a helyes információkat az áthúzott vonal fölé!
- Jelölje be a „Kijavítva, hogy higgyen” jelölőnégyzetet.
- Adja meg a korrekció dátumát.
- Tegyél egy aláírást.
Korrekciós szerek használata nem megengedett.
Munka a bejövő dokumentumokkal
A beérkező papírok feldolgozásának folyamata a következőket tartalmazza:
- A dokumentum típusának meghatározása. Számviteli papírok mindig tartalmazzon információkat a befejezett üzleti tranzakciókról. Ilyen például a számla, a pénzátvételi megbízás stb.
- A címzett adatainak ellenőrzése. A dokumentumot egy adott vállalkozásnak vagy annak alkalmazottjának kell címezni. A gyakorlatban előfordul, hogy az anyagok beszerzésére vonatkozó dokumentumokat kifejezetten a cégnek állítják ki, bár a szállítóval nem kötöttek megállapodást.
- Aláírások és pecsétlenyomatok ellenőrzése. A dokumentumot aláíró személyeknek rendelkezniük kell az erre vonatkozó jogosultsággal. Ha az elsődleges dokumentumok záradékolása nem tartozik a munkavállaló hatáskörébe, akkor azok érvénytelennek minősülnek. Ami a bélyegzőket illeti, a gyakorlatban gyakran előfordulnak hibák azokban a vállalkozásokban, amelyek több bélyegzővel rendelkeznek. A nyomtatványon szereplő információknak meg kell felelniük annak a dokumentumnak, amelyen szerepel.
- A dokumentumok állapotának ellenőrzése. Ha a papírokon sérülést észlelnek, vagy hiányzik, jegyzőkönyvet kell készíteni, amelynek másolatát megküldik a szerződő félnek.
- A dokumentumban szereplő esemény érvényességének ellenőrzése. A vállalkozás alkalmazottainak meg kell erősíteniük a tranzakció tényére vonatkozó információkat. Az értékátvételről szóló dokumentumokat a raktárvezető hitelesíti, a szerződés feltételeit a marketinges igazolja. A gyakorlatban vannak olyan helyzetek, amikor a szállító olyan árukról kap számlát, amelyeket a cég nem kapott meg.
- Annak az időszaknak a meghatározása, amelyre a dokumentum vonatkozik. Az elsődleges papírok feldolgozásakor fontos, hogy ugyanazt az információt ne vegyük kétszer figyelembe.
- A számviteli rész meghatározása. Az elsődleges dokumentáció átvételekor meg kell határozni, hogy milyen célokra használják fel a megadott értékeket. Befektetett eszközként, anyagként, immateriális javak, áruk.
- Annak a nyilvántartásnak a meghatározása, amelyben a
- A papír regisztrációja. Ezt minden ellenőrzés után hajtják végre.
Munka a kimenő papírokkal
Az ilyen típusú dokumentáció feldolgozási folyamata némileg eltér a fentiektől.
Mindenekelőtt a vállalkozás felhatalmazott alkalmazottja elkészíti a kimenő dokumentum tervezetét. Ennek alapján dolgoznak ki egy tervezetet. Elküldik a vezetőnek jóváhagyásra. Azonban egy másik alkalmazott, aki rendelkezik megfelelő jogosultsággal, jóváhagyhatja a dokumentumtervezetet.
A tanúsítás után a projektet a megállapított szabályok szerint összeállítják és megküldik a címzettnek.
Dokumentumfolyam tervezés
Ez a szakasz a dokumentáció gyors átvételéhez, elküldéséhez és feldolgozásához szükséges. A dokumentumáramlás megfelelő megszervezéséhez a vállalkozás speciális ütemezéseket dolgoz ki. Jelzik:
- Az elsődleges papírok feldolgozásának helye és határideje.
- A dokumentumokat összeállító és benyújtó személy teljes neve és beosztása.
- Papírok alapján készült számviteli nyilvántartás.
- A dokumentáció tárolásának ideje és helye.
Számviteli nyilvántartások
Az elsődleges dokumentumok nyilvántartásához szükségesek. Ezzel egyidejűleg számviteli jelet is helyeznek a papírokra. Meg kell akadályozni a dokumentumok ismételt nyilvántartását.
Az elsődleges iratok elektronikus nyilvántartásokban tárolhatók. A kormányhivatalok vagy szerződő felek kérésére azonban a vállalatnak papíralapú másolatot kell benyújtania.
A dokumentum-helyreállítás jellemzői
Jelenleg bent előírások Nincs egyértelmű eljárás a papírok helyreállítására. A gyakorlatban ez a folyamat a következő tevékenységeket foglalja magában:
- Bizottság kijelölése a dokumentumok elvesztésének vagy megsemmisülésének okainak kivizsgálására. Szükség esetén a vállalkozás vezetője a rendvédelmi szerveket bevonhatja az eljárásba.
- Kapcsolatba lépni banki szervezet, a szerződő feleknek az elsődleges dokumentumok másolataiért.
- Jövedelemadó-bevallás helyesbítése. Az aktualizált beszámoló benyújtásának szükségessége abból adódik, hogy a nem dokumentált kiadások adózási szempontból nem kerülnek kiadásra.
Az elsődleges dokumentumok elvesztése esetén a Szövetségi Adószolgálat a rendelkezésre álló papírok alapján számítja ki az adólevonások összegét. Ebben az esetben van lehetőség a felhasználásra adóhatóság szankciók pénzbírság formájában.
Gyakori hibák az alapdolgozatok elkészítésének folyamatában
A dokumentáció megőrzéséért felelős személyek általában a következő jogsértéseket követik el:
- Olyan űrlapokat töltsön ki, amelyeket nem egységes vagy a vállalkozás vezetője hagyott jóvá.
- Nem jelenítenek meg részleteket, vagy hibásan jelenítik meg azokat.
- Nem hagyják jóvá a dokumentumokat aláírásukkal, és nem engedik meg a felhatalmazással nem rendelkező alkalmazottak aláírását.
Az üzleti tranzakciók tényeit igazoló dokumentáció rendkívül fontos a vállalkozás számára. A kialakítását nagyon óvatosan kell megközelíteni. Minden hiba negatív következményekkel járhat.
Az elszámolás pontossága és az abból levonható további következtetések az elsődleges bizonylat minőségétől és a benne foglalt információktól függenek.
A számvitelre átvett elsődleges bizonylatokban szereplő információk számviteli nyilvántartásokban halmozódnak fel és rendszerezik, amelyek formáját vagy követelményeit a felhatalmazott szerv hagyja jóvá. A számviteli nyilvántartásokból csoportosított adatok kerülnek át a pénzügyi kimutatásokba.
A vezetőség határozza meg a számviteli bizonylatok aláírására jogosult személyeket. Ebben az esetben a betöltött pozíciótól, a pénzösszegtől, a művelet terjedelmétől és jellegétől függően az aláírások hierarchiája állítható fel.
Az elektronikus aláírást használó vállalkozásoknak vagy szervezeteknek megfelelő biztosítékokat és ellenőrzéseket kell kialakítaniuk az elektronikus aláírások használatához és hozzáféréséhez való joguk tekintetében.(17)
Az elsődleges dokumentumok elkészítésének követelményei
1. Az elsődleges dokumentumokba a bejegyzéseket tintával, zsírkrétával, golyóstoll-pasztával, írógéppel, gépesítéssel és egyéb, e bejegyzések biztonságát biztosító eszközökkel kell elkészíteni az irattári tárolásukra megállapított időtartamig.
Íráshoz ne használjon ceruzát.
- 2. A dokumentumokat gondosan kell elkészíteni, a szöveget és a számokat világosan, olvashatóan kell írni.
- 3. Minden adatot ki kell tölteni a dokumentumban. Ha valamelyik adat nincs kitöltve, kötőjel kerül a helyére. Szükséges adatok ki kell tölteni.
- 4. B pénzbeli dokumentumok Az összeg számokkal és szavakkal van feltüntetve.
- 5. Az elsődleges dokumentumokat a szervezet vezetőjének, a főkönyvelőnek vagy a meghatalmazott személyeknek személyes aláírásával kell hitelesíteni.
- 6. Az elsődleges dokumentumoknak tartalmazniuk kell a meghatalmazott személyek aláírásainak átiratát.
- 7. Az elsődleges dokumentumokat a szervezet pecsétjével kell ellátni, ha ezt a forma és a hatályos jogszabályok előírják. (18)
A szervezet vezetőjének a főkönyvelővel egyetértésben végzés formájában jóvá kell hagynia az elsődleges számviteli bizonylatok aláírására jogosult személyek listáját.
Az elsődleges számviteli bizonylatok időben történő és minőségi elkészítését, a megállapított időkereten belüli átadását a számviteli tükrözésre, valamint a bennük szereplő adatok megbízhatóságát a bizonylatokat összeállító és aláíró személyek biztosítják.
A számvitelben az elsődleges dokumentumok mozgását (rajzolás vagy átvétel más gazdálkodó szervezetektől, könyvelésre történő átvétel, feldolgozás, irattárba adás) szintén ütemezéssel kell szabályozni, amelyet a vezető utasításával hagy jóvá.
A menedzserek és az előadók figyelmeztése az előre nem látható negatív következményektől, és időt takaríthat meg az információkeresés során, miután megkapta szabályozó dokumentumokat adatbázis létrehozása az elsődleges dokumentumok nyilvántartására.
Ez azt jelenti, hogy minden, a számviteli osztályon kiírt és kitöltött elsődleges bizonylatnak saját azonosítóval - kóddal (egyszeri, egyedi számmal) kell rendelkeznie, amelyet a regisztrációs naplók valamelyikébe történő kötelező regisztrációkor kapnak. minden vállalkozásnál megnyílik.
A dokumentumok elkészítésének menete:
- -az összes megállapított részlet és dokumentumforma betartása;
- -a befejezett üzleti tranzakciók tartalmának bemutatásának pontossága és érthetősége a dokumentumokban;
- - az üzleti tranzakciók időben történő lebonyolítása, a szöveg világos, tiszta és olvasható írása;
- - kellékek hiányában az üres helyek áthúzása;
- -összegek feltüntetése számokkal és szavakkal minden értékes dokumentumban; a hibák áthúzása úgy, hogy az áthúzott látható legyen, és a szöveg helyességének igazolása az iratot készítő személy aláírásával;
- -javítások nem megengedettek.(27)
A gépesített módszerrel készített elsődleges dokumentumok külön igazolást igényelnek a kapott adatok megbízhatóságáról, pl. a nyilvántartott adatok engedélyezése és védelme a róluk szóló információk jogosulatlan átvételével szemben. Bármilyen típusú dokumentum továbbítható faxon, de nem az elsődleges számviteli bizonylat, mert nincs hitelessége. A dokumentumok időben történő és minőségi elkészítése, valamint a megállapított időkereten belüli átadása a könyvelésben való utólagos tükrözés céljából azon személyek felelőssége, akik ezeket a dokumentumokat elkészítették és aláírták.
Elsődleges elszámolás gyár- ez a menedzsment információs alapja, melynek minősége közvetlenül függ a könyvelés minőségétől. Az elsődleges számvitel információ és logikai műveletek komplexuma, bármilyen anyagot kísérő dokumentumokkal és pénzügyi áramlásokés ezek elemei az inputtól az outputig a termelési és gazdasági létesítmények és a vállalat és a vállalat egésze között.
Így az elsődleges dokumentumok információhordozók minden termelési és gazdasági tárgyról és szubjektumról, valamint ezek kölcsönhatásairól, és lehetővé teszik az összes kontrolltényező átfogó értékelését: mennyiségi, minőségi, pénzügyi.(12)