Aturan untuk melakukan transaksi tunai. Dokumen tunai: jenis, pendaftaran, penyimpanan, koreksi

Artikel ini akan menyoroti masalah yang berkaitan dengan pengisian dokumentasi utama di kasir. Jenis dokumen apa ini, bagaimana cara menyusunnya dengan benar, fungsinya apa - lebih lanjut.

Transaksi keuangan harus didukung dengan dokumen. Mereka harus diselesaikan dengan benar, sesuai dengan persyaratan dan aturan yang ditetapkan oleh undang-undang.

Poin penting

Ketika dokumen diterima oleh departemen akuntansi, mereka harus diperiksa:

Sangat sering, akuntan melakukan kesalahan saat pendaftaran. Yang paling umum:

• menggunakan pensil sederhana;
• kurangnya rincian yang diperlukan;
• ketersediaan perbaikan;
• penggunaan formulir yang tidak disetujui;
• tidak ada tanda hubung di baris kosong;
• tanda tangan oleh orang yang tidak berhak melakukannya.

Untuk menghindari kesalahan, Anda perlu membiasakan diri dengan aturan pendaftaran. Jika Anda tidak dapat menghindari noda, penting untuk mengetahui cara memperbaikinya:

Jika ada kesalahan pada dokumen tunai atau bank	Mereka dibatalkan dan dibuat ulang
Jika dokumen kas rusak, tidak perlu dimusnahkan.	Itu harus dilampirkan pada laporan
Jenis dokumen lainnya	Dikoreksi hanya setelah kesepakatan dengan pihak lawan
Entri yang salah dicoret	Sedemikian rupa sehingga yang diperbaiki bisa dibongkar. Biasanya dicoret dengan garis tipis
Jika salah satu angka yang ditulis salah	Seluruh jumlah dicoret
Dicoret di atas	Tulis entri yang benar
Bidang tersebut ditandai “diperbaiki”	Tanda tangan penanggung jawab dibubuhkan
Jika ada beberapa salinan dokumen	Setiap orang perlu dikoreksi

Jika perubahan dilakukan secara tidak benar, maka perubahan tersebut tidak diakui dan dianggap tidak sah. Setiap organisasi harus menyimpan dokumen utama.

Durasi: tidak kurang dari 5 tahun. Dokumen-dokumen ini mencatat fakta operasi di institusi tersebut.

Apa itu

Dokumen akuntansi utama Uang di meja kas - ini adalah dokumen yang mengkonfirmasi pelaksanaan tindakan atau operasi di perusahaan.

Apa peran mereka?

Dengan menggunakan dokumen utama, Anda dapat mengonfirmasi fakta transaksi dalam suatu organisasi dan mengetahui tanggal pelaksanaannya.

Selain itu, atas dasar mereka, pengendalian dilakukan terhadap pekerjaan unit struktural dan karyawan secara individu. Berdasarkan keterangan yang terdapat dalam dokumen, dilakukan pemeriksaan.

Mereka juga berperan dalam melestarikan properti organisasi dan memungkinkan untuk digunakan secara optimal. Mereka memiliki dokumen utama dan signifikansi hukum.

Karena berfungsi sebagai bukti tertulis suatu transaksi, maka digunakan oleh hakim ketika mempertimbangkan sengketa akuntansi.

Peraturan hukum

Pintu masuk pesanan tunai harus diisi sebagai berikut:

• nama organisasi yang mengeluarkan perintah ditunjukkan dan subdivisi struktural(di hadapan);
• diberikan nomor seri PKO;
• tanggal penerimaan uang di meja kas dan jumlahnya (dalam angka) dimasukkan;
• nomor rekening akuntansi dimasukkan;
• debit dan kredit ditunjukkan;
• kode tujuan penggunaan dana dari meja kas dimasukkan;
• menunjukkan nama perusahaan dan data pribadi orang dari siapa uang itu diterima;
• tujuan pelaksanaannya tertulis, misalnya pembayaran berdasarkan kesepakatan;
• jumlahnya dicatatkan;
• rubel ditulis dengan huruf, kopeck dengan angka;
• jika dokumen utama tersedia, rinciannya ditunjukkan.

Bagi pengusaha perorangan, tanda terima tidak dapat dibuat. Jika pengusaha perorangan membuat PKO dan bertanggung jawab atas disiplin kas, maka dokumen tersebut harus ditandatangani.

Itu dibuat dalam satu salinan ketika pendapatan pengusaha perorangan diserahkan kepada kasir. Dana dapat diterima dalam kasus berikut:

• sebagai pembayaran untuk suatu layanan;
• untuk properti yang dijual;
• sebagai pengembalian dana yang tidak terpakai;
• selama penambahan modal;
• dari karyawan organisasi - pinjaman, kerusakan;
• dari rekening bank.

Pesanan penerimaan tunai disimpan setidaknya selama 5 tahun. Dokumen masuk:

• dari badan hukum - pengumuman kontribusi tunai;
• dari yang fisik - pesanan.

Operasi dasar paroki:

• hasil tunai;
• kuitansi dari bank;
• pengembalian kelebihan upah;
• kompensasi atas kerusakan;
• penerimaan uang dari para pendiri;
• pengembalian dari pemasok.

Dapat dibuang

Akuntansi bertanggung jawab untuk mengeluarkan uang, dan tanda terima kas membantu dalam hal ini. Itu diisi tergantung pada urutan operasi. .

Formulir dikeluarkan oleh pegawai akuntansi. Deskripsi pengisian pesanan pengeluaran dari mesin kasir:

Perintah dibuat pada hari pengeluaran keuangan. Setelah registrasi, harus didaftarkan.

Kepala akuntan organisasi dan manajer membubuhkan tanda tangannya, setelah itu formulir diserahkan ke kasir.

Perintah penerimaan kas tidak diberikan kepada karyawan, melainkan disimpan di mesin kasir. Mengaitkan:

Uang diperbolehkan dikeluarkan pada hari pembuatan dokumen. Transaksi biaya:

• penyerahan keuangan ke bank;
• pemberian upah kepada karyawan;
• pengeluaran uang pembukuan;
• penyelesaian dengan pemasok.

Buku kas

Setiap lembaga wajib menyimpan buku kas dalam satu rangkap. Bentuk standarnya adalah. Itu dapat disimpan dalam versi elektronik dan kertas.

Opsi pertama dimungkinkan jika keamanan data terjamin. Untuk melakukan ini, pada awal setiap hari kerja, 2 pesan mesin dibuat - “Sisipkan lembar” dan “Laporan kasir”. Laporan tersebut disimpan sejak awal tahun.

Dalam hal mempertahankan format kertas, buku kas dibuka periode tertentu waktu. Hal ini tergantung pada jumlah operasi. Anda dapat mengisi buku dengan beberapa cara – secara horizontal dan vertikal.

Jika diposisikan secara vertikal, data transaksi terletak pada satu lembar. Laporannya ada di halaman berikutnya atau sisipan (kosong).

Catatan disimpan dalam pena atau tinta. Informasi dapat diduplikasi dengan menggunakan kertas karbon yang disisipkan di antara halaman.

Saat memilih tata letak horizontal, buku ini berisi 2 bagian - sisipan dan laporan. Bagian pertama memiliki penggaris horizontal, bagian kedua tidak.

Itu diisi menggunakan mesin fotokopi. Penomoran kedua bagiannya sama. Tidak diperbolehkan menghentikan laporan sampai shift berakhir.

Dalam buku kas, dokumen masuk ditunjukkan terlebih dahulu, kemudian dokumen pengeluaran. Pada akhir hari kerja, kasir harus merangkum pergerakan uang di mesin kasir dan menyerahkan lembar sobek kepada akuntan.

Pada Judul Halaman buku harus berisi data:

• kode organisasi;
• data pengusaha perorangan;
• periode pelaporan;
• nama unit struktural.

Dengan demikian, dokumen utama menjadi dasar pelaksanaan operasional di lembaga tersebut. Mereka harus dibuat berdasarkan persyaratan yang ditetapkan oleh undang-undang.

Dokumen utama yang utama adalah pesanan, buku kas, berbagai pesanan dan lain-lain.Sebelum mengirimkan dokumen, Anda perlu memeriksanya.

Hal ini dilakukan oleh akuntan perusahaan. Setelah verifikasi, dokumentasi diserahkan ke kasir. Dokumen tunai tidak diterbitkan secara langsung.

Organisasi (IE) secara independen menentukan langkah-langkah untuk memastikan keamanan uang tunai selama pemeliharaan transaksi tunai, penyimpanan, pengangkutan, serta tata cara dan waktu pembuatannya Audit internal uang tunai (klausul 7 Petunjuk Bank Rusia No. 3210-U tanggal 11 Maret 2014). Prosedur untuk melakukan transaksi tunai secara umum di Federasi Rusia telah ditetapkan Bank pusat Rusia.

Penting bagi organisasi dan pengusaha perorangan untuk mengikuti prosedur dalam melakukan transaksi tunai. Lagi pula, pelanggaran perintah ini akan mengakibatkan denda yang signifikan (Bagian 1 Pasal 15.1 Kode Pelanggaran Administratif Federasi Rusia):

• untuk sebuah organisasi - dari 40 ribu rubel. hingga 50 ribu rubel;
• untuk pejabat dan pengusaha perorangan - mulai 4 ribu rubel. hingga 5 ribu rubel

Tata cara melakukan transaksi tunai tahun 2019: limit tunai

Organisasi harus memiliki batas uang tunai.

Batas uang tunai adalah jumlah uang tunai yang diperbolehkan yang tersisa di mesin kasir organisasi pada akhir hari kerja. Jumlah yang melebihi batas harus disetorkan ke bank.

Organisasi menentukan batas ini secara independen berdasarkan sifat kegiatannya, serta dengan mempertimbangkan volume penerimaan dan pengeluaran kas.

Rumus untuk menghitung batas uang tunai dapat ditemukan di kami.

Penting untuk dicatat bahwa organisasi yang terkait dengan usaha kecil (UKM), serta pengusaha perorangan, berhak untuk tidak menetapkan batasan mesin kasir dan menyimpan uang tunai di mesin kasir sebanyak yang diperlukan (klausul 2 Petunjuk).

Anda dapat memeriksa apakah perusahaan Anda termasuk dalam SMP di situs web Layanan Pajak Federal.

Transaksi tunai tahun 2019: batas tunai untuk divisi tersendiri

Di cabang-cabang tersendiri (OP) yang menyetorkan uang tunai ke bank, batas tunai juga harus ditetapkan. Selain itu, organisasi induk, jika memiliki OP, wajib menetapkan batasannya sendiri dengan memperhatikan batasan OP tersebut (klausul 2 Petunjuk).

Dokumen yang menetapkan batas kas untuk OP tertentu harus ditransfer oleh organisasi induk ke divisi ini.

Melakukan transaksi tunai pada tahun 2019: melebihi batas tunai

Jumlahnya berlebih batas yang ditetapkan harus diserahkan ke bank.

Benar, kelebihan diperbolehkan pada hari-hari gaji/pembayaran lainnya, termasuk hari penerimaan uang tunai dari bank untuk keperluan tersebut, serta pada akhir pekan/hari non-kerja. liburan(jika perusahaan melakukan transaksi tunai pada hari-hari tersebut). Dalam hal ini, perusahaan dan pengurusnya tidak akan dikenakan sanksi apa pun.

Transaksi tunai: batas pembayaran tunai

Di samping itu batas uang tunai, ada juga batasan pembayaran tunai antar organisasi/pengusaha perorangan. Batas ini adalah 100 ribu rubel. dalam kerangka satu kontrak (). Misalnya, jika suatu organisasi membeli barang senilai 150 ribu rubel dari badan hukum lain berdasarkan satu kontrak. dan berencana melakukan pembayaran secara mencicil, maka jumlah semua pembayaran tunai tidak boleh melebihi total 100 ribu rubel, jumlah sisanya harus ditransfer ke penjual melalui transfer bank.

Organisasi/pengusaha perorangan dapat menukarkan uang tunai dengan fisikawan (kwitansi/penerbitan) tanpa batasan apa pun (klausul 6 Petunjuk Bank Rusia No. 3073-U tanggal 7 Oktober 2013).

Aturan uang tunai

Tentu saja, mendokumentasikan setiap transaksi tunai juga merupakan hal yang sangat penting. Lagi pula, transaksi yang tidak terdaftar dapat menyebabkan fakta bahwa uang “di atas kertas” tidak sesuai dengan jumlah sebenarnya. Dan ini, sekali lagi, penuh dengan denda.

Aturan melakukan transaksi tunai: siapa yang melakukan transaksi tunai

Transaksi tunai harus dilakukan oleh kasir atau pegawai lain yang ditunjuk oleh pimpinan organisasi/pengusaha perorangan.

Kasir harus mengetahui tugasnya terhadap tanda tangan (klausul 4 Petunjuk).

Apabila suatu organisasi/pengusaha perorangan mempunyai beberapa orang kasir, maka salah satunya harus diserahi fungsi sebagai kasir senior.

Omong-omong, pengelola/pengusaha perorangan sendiri yang bisa mengambil alih pengelolaan transaksi tunai.

Dokumentasi transaksi tunai

Dokumen kas (PKO, RKO) dibuat oleh kepala akuntan atau orang lain yang tanggung jawabnya, atas perintah manajer/pengusaha perorangan, meliputi pelaksanaan dokumen-dokumen tersebut. Dokumen tunai juga dapat diterbitkan resmi perusahaan atau individu yang telah menandatangani kontrak untuk penyediaan jasa akuntansi (klausul 4.3 Instruksi).

Pengusaha perorangan, terlepas dari rezim perpajakan yang diterapkan, tidak boleh membuat dokumen tunai, tetapi dengan syarat mereka menyimpan catatan pendapatan dan pengeluaran/indikator fisik (klausul 4.1 Petunjuk, klausul 2 Surat Layanan Pajak Federal Rusia tertanggal 09/07/2014 N ED-4-2 /13338).

Transaksi tunai: siapa yang menandatangani dokumen

Sementara itu, pada saat mendaftarkan dokumen kas di atas kertas, kasir diberikan stempel atau stempel (misalnya stempel dengan nama perusahaan, nomor pokok wajib pajak, dan tulisan “Diterima”). Dengan membubuhkan segel/stempel pada dokumen kas, kasir melakukan konfirmasi transaksi tunai.

Jika pengelola sendiri yang terlibat dalam pelaksanaan transaksi tunai dan penyiapan dokumen kas, maka hanya dia yang boleh menandatangani dokumen kas.

Penerimaan tunai

Seperti yang kami sebutkan di atas, uang tunai diterima di meja kas sesuai dengan PKO.

Setelah menerima pesanan penerimaan tunai, kasir memeriksa (klausul 5.1 Instruksi):

• adanya tanda tangan kepala akuntan atau akuntan (jika tidak ada, tanda tangan kepala) dan memeriksa tanda tangan tersebut dengan contoh yang tersedia;
• kesesuaian jumlah uang tunai yang ditunjukkan dalam angka dengan jumlah yang ditunjukkan dalam kata-kata;
• ketersediaan dokumen pendukung yang disebutkan dalam PKO.

Kasir menerima uang tunai per lembar, sepotong demi sepotong. Dalam hal ini orang yang menyetorkan uang tunai ke mesin kasir harus mempunyai kesempatan untuk mengamati tindakan kasir.

Setelah uang dihitung, kasir memeriksa jumlah yang ada di PKO dengan jumlah yang sebenarnya diterima dan bila jumlahnya sesuai, kasir menandatangani PKO, membubuhkan stempel/stempel pada kuitansi PKO tersebut dan memberikan kwitansi tersebut kepada yang bersangkutan. menyetor uang tunai.

Apabila melakukan pembayaran dengan menggunakan sistem mesin kasir atau mesin kasir, dapat diterbitkan surat perintah penerimaan kas sejumlah uang tunai yang diterima setelah selesainya transaksi tunai. PQR tersebut diisi berdasarkan pita kontrol CCT, berupa stub pelaporan yang ketat(BSO), sama dengan bayaran telah diterima, dll.

Pergerakan PKO selanjutnya dalam organisasi dan penyimpanannya tergantung pada aturan yang ditetapkan oleh pimpinan perusahaan. PKO harus disimpan selama 5 tahun (klausul 362 Daftar, disetujui atas Perintah Kementerian Kebudayaan Rusia tertanggal 25 Agustus 2010 N 558).

Tarik tunai

Saat menarik uang tunai dari mesin kasir, Anda perlu mendaftarkan mesin kasir. Setelah menerimanya, kasir memeriksa (klausul 6.1 Petunjuk):

• adanya tanda tangan kepala akuntan/akuntan (jika tidak hadir, tanda tangan manajer) dan kesesuaiannya dengan sampel;
• kesesuaian jumlah yang ditunjukkan dalam angka dengan jumlah yang ditunjukkan dalam kata-kata.

Saat mengeluarkan uang tunai, kasir harus memeriksa ketersediaan dokumen pendukung yang tertera di mesin kasir.

Sebelum mengeluarkan uang, kasir harus mengidentifikasi penerimanya dengan menggunakan paspor (dokumen identitas lainnya). Pengeluaran uang tunai kepada orang yang tidak disebutkan dalam RKO dilarang.

Setelah bersiap jumlah yang dibutuhkan, kasir menyerahkan mesin kasir kepada penerima untuk ditandatangani. Kasir kemudian harus menghitung jumlah yang telah disiapkan sedemikian rupa sehingga penerima dapat mengamati proses ini. Pengeluaran uang tunai dilakukan per lembar, sepotong demi sepotong sesuai jumlah yang tertera di mesin kasir. Setelah mengeluarkan uang, kasir menandatangani mesin kasir.

Sama seperti PKO, RKO disimpan selama 5 tahun sesuai aturan yang ditetapkan oleh pimpinan organisasi.

Penarikan tunai untuk pembayaran gaji

Pembayaran upah dilakukan sesuai dengan laporan penggajian (Formulir No. T-49, disetujui oleh Resolusi Komite Statistik Negara Federasi Rusia tertanggal 05.01.2004 N 1) / laporan penggajian (Formulir No. T-53, disetujui oleh Resolusi Komite Statistik Negara Federasi Rusia tanggal 01/05/2004 N 1) dengan penyusunan penyelesaian tunai tunggal (untuk jumlah yang sebenarnya dibayarkan) pada hari terakhir pembayaran gaji atau lebih awal jika semua karyawan menerima gaji mereka gaji sebelum batas waktu. Apalagi dalam RKO seperti itu Anda tidak perlu menyebutkan nama lengkap Anda. penerima, atau rincian dokumen identitas.

Batas waktu pengeluaran dana gaji ditentukan oleh manajer dan harus dicantumkan dalam pernyataan. Tapi harap dicatat itu periode tertentu tidak boleh lebih dari 5 hari kerja, termasuk hari penerimaan uang dari bank (klausul 6.5 Instruksi).

Karyawan harus menandatangani pernyataan itu.

Apabila pada hari terakhir pembayaran upah salah seorang pekerja tidak menerimanya, maka kasir membubuhkan stempel (stempel) di samping nama belakang dan inisialnya pada lembar penggajian/penggajian atau membuat pencatatan “disimpan”. Kemudian kasir:

• menghitung jumlah yang sebenarnya diberikan kepada pegawai dan jumlah yang harus disetorkan;
• mencatat jumlah-jumlah ini pada baris-baris laporan yang sesuai;
• merekonsiliasi jumlah ini dengan jumlah total yang tercantum dalam laporan;
• membubuhkan tanda tangannya dan memberikan pernyataan untuk ditandatangani kepada kepala akuntan/akuntan (bila tidak ada, kepada manajer).

Jika yang sedang kita bicarakan tentang pembayaran satu kali (misalnya, pembayaran gaji kepada karyawan yang mengundurkan diri), maka tidak ada gunanya mengisi pernyataan - Anda dapat segera mengeluarkan uang melalui penyelesaian tunai di seperti biasanya.

Mengeluarkan uang tunai kepada seorang akuntan

Dalam hal ini RKO diterbitkan atas dasar tertulis bebas dari, atau dokumen administrasi organisasi/pengusaha perorangan (klausul 6.3 Petunjuk). Permohonan ini harus memuat informasi tentang jumlah uang tunai, jangka waktu pengeluaran uang, tanda tangan pengelola dan tanggalnya.

Fakta bahwa akuntan memiliki hutang atas jumlah yang diterima sebelumnya tidak menjadi hambatan bagi pencairan dana berikutnya kepadanya.

Menerima uang tunai dari OP dan mengeluarkan uang tunai ke unit tersendiri

Ketika organisasi induk menerima uang dari OP-nya, perintah tunai masuk juga dikeluarkan, dan ketika diterbitkan, perintah tunai keluar dikeluarkan. Selain itu, setiap organisasi menentukan prosedur pengeluaran uang tunai ke OP-nya secara mandiri (klausul 6.4 Petunjuk).

Melakukan transaksi tunai: mengeluarkan uang tunai melalui kuasa

Uang tunai yang diperuntukkan bagi satu penerima dapat diberikan kepada orang lain melalui kuasa (misalnya, menerima gaji untuk kerabat yang sakit). Dalam hal ini, kasir harus memeriksa (klausul 6.1 Petunjuk):

• kesesuaian nama lengkap penerima yang tercantum dalam RKO dengan nama lengkap pemberi kuasa yang tercantum dalam surat kuasa;
• kesesuaian nama lengkap pemberi kuasa yang tercantum dalam RKO dan surat kuasa dengan data dokumen identitas yang diserahkan.

Dalam laporan penggajian/penggajian, sebelum tanda tangan orang yang menerima uang itu, dibuat entri “dengan kuasa”.

Surat kuasa dilampirkan pada slip pelunasan tunai/slip pembayaran/penggajian.

Apabila uang tunai dikeluarkan berdasarkan surat kuasa yang dikeluarkan untuk beberapa pembayaran atau untuk menerima uang dari badan hukum/pengusaha perorangan yang berbeda, maka salinan surat kuasa tersebut dibuat. Salinannya dilegalisir menurut tata cara yang ditetapkan oleh organisasi/pengusaha perorangan dan dilampirkan pada RKO.

Dalam hal penerima berhak menerima beberapa kali pembayaran dari satu badan hukum/pengusaha perseorangan, maka asli surat kuasa disimpan di kasir; pada setiap pembayaran, salinan surat kuasa itu dilampirkan pada setelmen tunai/penggajian/ lembar penggajian, dan dengan pembayaran terakhir, aslinya.

Buku pembukuan uang tunai yang diterima dan dikeluarkan

Apabila suatu perusahaan atau pengusaha perorangan mempunyai beberapa mesin kasir, maka transaksi pemindahan uang tunai pada hari kerja antara kasir senior dan kasir dicatat oleh kasir senior dalam buku dana yang diterima dan dikeluarkan oleh kasir (Formulir No. KO -5, disetujui oleh Resolusi Komite Statistik Negara Federasi Rusia tanggal 18.08.1998 N 88).

Buku kas

Salinan lembar itu buku kas OP mengirimkannya ke organisasi induk. Tata cara rujukan tersebut ditetapkan oleh organisasi itu sendiri, dengan memperhatikan batas waktu penyusunan laporan akuntansi/keuangan.

Tata cara pendaftaran dokumen dan buku kas

Mereka dapat dibuat di atas kertas atau di dalam dalam format elektronik(klausul 4.7 Petunjuk).

Dokumen kertas dibuat dengan tangan atau menggunakan sarana teknis, seperti komputer, dan ditandatangani dengan tanda tangan tulisan tangan.

Koreksi dapat dilakukan terhadap dokumen yang dibuat di atas kertas (kecuali PKO dan RKO). Orang yang melakukan koreksi harus mencantumkan tanggal koreksi tersebut, serta mencantumkan nama keluarga, inisial, dan tanda tangannya.

Dokumen yang diterbitkan secara elektronik harus dilindungi dari akses tidak sah, distorsi dan hilangnya informasi.

Dokumen elektronik ditandatangani dengan tanda tangan elektronik.

Dilarang melakukan koreksi terhadap dokumen yang diterbitkan secara elektronik.

Untuk memahami konsep “disiplin tunai”, pertama-tama Anda perlu memahami perbedaan antara istilah “Mesin Kas” dan “Meja Kas”:

Mesin kasir (KKM, KKT) adalah perangkat yang diperlukan untuk menerima dana dari klien Anda. Perangkat tersebut dapat berjumlah berapa pun dan masing-masing perangkat harus memiliki dokumen pelaporannya sendiri.

Meja kas perusahaan (meja kas operasi) adalah koleksi semua transaksi tunai(penerimaan, penyimpanan, pengiriman). Mesin kasir menerima pendapatan yang diterima, termasuk dari mesin kasir. Semua pengeluaran tunai yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan dilakukan dari meja kas dan uang tersebut diserahkan kepada pengumpul untuk ditransfer lebih lanjut ke bank. Mesin kasir bisa berupa ruangan terpisah, brankas di dalam kamar, atau bahkan laci di meja.

Jadi, segala transaksi tunai harus disertai dengan pelaksanaan dokumen kas, yang biasanya dimaksud dengan kepatuhan disiplin uang.

Disiplin uang tunai adalah seperangkat aturan yang harus ditaati dalam menjalankan usaha yang berkaitan dengan penerimaan, pengeluaran dan penyimpanan uang tunai (transaksi tunai).

Aturan dasar disiplin uang adalah:

Siapa yang harus mematuhinya

Perlunya menjaga disiplin kas tidak bergantung pada keberadaan mesin kasir atau sistem perpajakan yang dipilih.

Bagaimana cara menghitung batas saldo tunai?

Tata cara penghitungan batas saldo kas disajikan dalam lampiran Petunjuk Bank Rusia tanggal 11 Maret 2014 No.

Menurutnya, pada tahun 2019 batas saldo kas dapat dihitung dengan dua cara:

Pilihan 1. Perhitungan berdasarkan volume penerimaan kas di meja kas

L = V / P x N c

L

V– volume penerimaan kas untuk barang yang dijual, pekerjaan yang dilakukan, jasa yang diberikan periode pembayaran dalam rubel (pengusaha perorangan dan organisasi yang baru dibentuk menunjukkan jumlah pendapatan yang diharapkan).

P– periode perhitungan yang memperhitungkan volume penerimaan kas (saat menentukannya, Anda dapat mengambil periode waktu apa pun, misalnya bulan di mana puncak volume penerimaan kas terjadi). Periode penagihan harus tidak lebih dari 92 hari kerja

Nc– jangka waktu antara hari penerimaan uang tunai dan hari uang disimpan di bank. Jangka waktu ini tidak boleh lebih dari 7 hari kerja, dan jika tidak ada bank di dalamnya lokalitas– 14 hari kerja. Misalnya, jika uang disetor ke bank setiap 3 hari kerja sekali, maka N c = 3. Dalam menentukan N c dapat diperhitungkan lokasinya, struktur organisasi, aktivitas spesifik (musiman, jam kerja, dll.).

Contoh perhitungan. LLC "Perusahaan" bergerak di bidangnya perdagangan eceran. Manajemen organisasi memutuskan untuk menetapkan batas saldo kas untuk tahun 2019, dengan mengambil bulan Desember 2018 sebagai periode penagihan. Pada bulan Desember, perusahaan bekerja selama 21 hari dan menerima hasil tunai sebesar 357.000 rubel. Pada saat yang sama, kasir organisasi menyerahkan hasilnya ke bank setiap 2 hari sekali. Batas saldo kas dalam hal ini adalah: 34.000 gosok.(RUB 357.000 / 21 hari x 2 hari).

Pilihan 2. Perhitungan berdasarkan volume uang tunai yang dikeluarkan dari mesin kasir

Metode ini Biasanya, mereka digunakan oleh pengusaha perorangan dan organisasi yang tidak menerima uang tunai selama kegiatan mereka, tetapi secara berkala menarik uang dari bank (misalnya, untuk penyelesaian dengan pemasok mereka).

Dalam hal ini berlaku rumus:

L = R / P x N n

L– batas saldo tunai dalam rubel;

R– jumlah uang tunai yang dikeluarkan untuk periode penagihan dalam rubel (dengan pengecualian jumlah yang dimaksudkan untuk pembayaran upah, beasiswa, dan transfer lainnya kepada karyawan). Pengusaha perorangan dan organisasi yang baru dibentuk menunjukkan perkiraan volume pengeluaran kas;

P– periode penagihan yang memperhitungkan volume penarikan tunai (saat menentukannya, Anda dapat mengambil periode waktu apa pun, misalnya, bulan di mana terdapat volume penarikan tunai tertinggi). Periode penagihan harus tidak lebih dari 92 hari kerja, dan nilai minimumnya bisa berapa saja.

Tidak– jangka waktu antara hari penerimaan uang dari bank (dengan pengecualian jumlah yang dimaksudkan untuk pembayaran upah, beasiswa dan pembayaran lainnya kepada karyawan). Jangka waktu ini tidak boleh lebih dari 7 hari kerja, dan jika tidak ada bank di wilayah tersebut - 14 hari kerja. Misalnya uang ditarik dari bank setiap 3 hari kerja sekali, maka N n = 3.

Contoh perhitungan. LLC "Perusahaan" bergerak dalam bidang perdagangan eceran. Perusahaan tidak menerima hasil tunai; pembeli membayar melalui bank. Namun, dari waktu ke waktu perusahaan menarik uang tunai dari bank untuk membayar pemasok. Manajemen organisasi memutuskan untuk menetapkan batas saldo kas untuk tahun 2019, dengan mengambil bulan Desember 2018 sebagai periode penagihan.

Pada bulan Desember, perusahaan bekerja selama 21 hari dan menerima uang tunai dari bank sebesar 455.700 rubel. Pada saat yang sama, kasir organisasi menerima uang tunai dari bank setiap 4 hari sekali. Gaji tidak dikeluarkan dari kasir. Batas saldo dalam hal ini adalah: gosok 86.800(RUB 455.700 / 21 hari x 4 hari).

Perintah untuk menetapkan batas uang tunai

Setelah Anda menghitung batas saldo kas untuk mesin kasir, Anda harus mengeluarkan perintah internal yang menyetujui jumlah batas tersebut. Dalam pesanannya, Anda dapat menunjukkan masa berlaku limit, misalnya 2019 (contoh pesanan).

Undang-undang tidak mengatur kewajiban untuk mengatur ulang batasan tersebut setiap tahun, sehingga jika masa berlakunya tidak ditentukan dalam pesanan, maka indikator yang ditetapkan dapat diterapkan baik pada tahun 2019 maupun selanjutnya hingga dikeluarkannya perintah baru.

Prosedur yang disederhanakan

Mulai 1 Juni 2014 - pengusaha perorangan dan usaha kecil (jumlah karyawan tidak lebih dari 100 orang dan pendapatan tidak lebih dari 800 juta rubel per tahun) lebih banyak tidak perlu menetapkan batasan saldo kas di mesin kasir.

Untuk membatalkan batas tunai, perlu dikeluarkan perintah khusus. Itu harus berdasarkan Arahan Bank Rusia tanggal 11 Maret 2014 No. 3210-U dan harus memuat kata-kata berikut: “Simpan uang tunai di mesin kasir tanpa membatasi saldo di mesin kasir”(pesanan sampel).

Penerbitan uang tunai kepada orang yang bertanggung jawab

Uang pertanggungjawaban adalah uang yang diberikan kepada orang (karyawan) yang bertanggung jawab untuk perjalanan bisnis, biaya hiburan, dan kebutuhan bisnis.

Uang dapat dikeluarkan secara kredit hanya atas dasar pernyataan dari seorang karyawan. Di dalamnya, ia harus menunjukkan: jumlah uang, tujuan penerimaannya dan jangka waktu pengambilannya. Permohonan dibuat dalam bentuk apapun dan harus ditandatangani oleh pengelola (IP).

Jika seorang pegawai telah membelanjakan uang pribadinya, maka ia perlu menggantinya; dalam hal ini juga dibuat surat pernyataan, tetapi dengan susunan kata yang berbeda (contoh surat pernyataan).

Catatan: Sebaiknya pernyataan tersebut memuat baris: “Karyawan tidak mempunyai hutang atas uang muka yang dikeluarkan sebelumnya”(karena menurut undang-undang tidak mungkin mengeluarkan uang secara kredit kepada karyawan yang belum melaporkan uang muka sebelumnya).

Selama 3 hari kerja setelah berakhirnya jangka waktu pengeluaran dana (atau sejak tanggal kembali bekerja), karyawan harus menyerahkan kepada akuntan (manajer) laporan pengeluaran dengan dokumen yang mengkonfirmasi biaya yang dikeluarkan ( pemeriksaan KKM, kuitansi penjualan, dll).

Jika tidak, dana yang dikeluarkan untuk karyawan tersebut tidak dapat dihitung sebagai pengeluaran dan pajak dapat dikurangi. Apalagi jika tidak ada dokumen pendukung, maka Anda harus memotong pajak penghasilan pribadi dan membayar premi asuransi dari jumlah yang dikeluarkan.

Batasan pembayaran tunai

Satu lagi aturan penting disiplin kas adalah kepatuhan terhadap pembatasan pembayaran tunai antar entitas aktivitas kewirausahaan(Pengusaha perorangan dan organisasi) dalam satu kontrak jumlah tidak lebih dari 100 ribu rubel.

Dokumen kas adalah dokumen yang wajib dibuat oleh kasir sehubungan dengan perpindahan uang tunai di mesin kasir. Dari artikel ini Anda akan mempelajari dokumen tunai apa saja yang ada dan fitur utamanya.

Dokumen tunai meliputi yang berikut ini:

• Penerimaan pesanan;
• Slip penarikan;
• Jurnal pencatatan surat-surat penerimaan dan pengeluaran;
• Buku kas;
• Buku yang mencatat uang yang dikeluarkan dan diterima oleh kasir;
• Pelaporan awal;
• Daftar gaji;
• Pelaporan kasir-operator;
• Data pembacaan loket kasir untuk mendapatkan keuntungan;
• Jurnal yang disimpan oleh operator kasir.

Mari kita lihat masing-masing secara lebih rinci.

Pesanan tunai

Ada dua jenis pesanan: untuk penerimaan dan pengeluaran. Seperti yang bisa Anda tebak dari namanya, kwitansi digunakan pada saat uang diterima, dan pengeluaran digunakan pada saat uang dikeluarkan. Perintah tersebut dibuat dalam satu rangkap oleh pegawai akuntansi dan ditandatangani oleh kepala akuntan atau pegawai yang berwenang.

Sebuah cek dilampirkan pada tanda terima, yang harus ditandatangani oleh kasir dan akuntan. Selain itu, harus dibubuhi stempel organisasi. Ini dikeluarkan untuk orang yang menyetor uang ke mesin kasir.

Baca lebih lanjut tentang tanda terima pesanan di.

Lebih detail tentang pesanan pengeluaran bacalah.

Daftar dokumen

Penerimaan dan pengeluaran kas harus dicatat dalam jurnal khusus. Ini mencatat pesanan dan dokumen penggantinya (slip pembayaran, aplikasi untuk pengeluaran dana, dll.). Formulir jurnal dapat dilihat di.

Buku kas

Buku ini diperlukan untuk memperhitungkan pengeluaran uang dan penerimaannya. Semua halaman buku harus diberi nomor, dan buku itu sendiri harus diberi tali dan stempel. Halaman terakhir mencatat jumlah lembar buku.

Setiap halaman dibagi menjadi dua bagian. Satu, yang mempunyai garis horizontal, diisi sebagai salinan pertama, dan yang lainnya sebagai salinan kedua. Kedua salinan memiliki nomor yang sama. Yang pertama tetap ada dalam buku, dan yang kedua dapat dilepas, merupakan dokumen pelaporan kas.

Pencatatan transaksi tunai dimulai pada sisi depan bagian permanen setelah kolom “saldo awal hari”. Pertama, lembaran tersebut dilipat sepanjang garis potong, menempatkan lembaran sobek di bawah lembaran yang tersisa di dalam buku.

Baca lebih lanjut tentang memelihara buku kas.

Buku kas

Buku ini menyimpan catatan uang yang dikeluarkan dan diterima. Ini juga digunakan untuk akuntansi kertas kas.

Pelaporan awal

Pelaporan ini diperlukan guna memperhitungkan uang yang dikeluarkan untuk pengeluaran usaha. Dokumen ini dibuat oleh pegawai akuntansi dan pegawai pelapor dalam satu rangkap.

Sisi sebaliknya dari laporan harus mencakup daftar dokumen yang dapat mengkonfirmasi bahwa biaya telah dikeluarkan. Bisa berupa berbagai kwitansi, tiket angkutan, dan lain sebagainya. Selain itu, dokumen-dokumen ini harus dilampirkan pada laporan dan diberi nomor sesuai urutan pencatatannya dalam pelaporan.

Daftar gaji

Pernyataan ini dibuat ketika membayar gaji kepada karyawan perusahaan. Itu disusun oleh karyawan akuntansi dalam satu salinan. Karyawan masih harus dibayar upah sesuai dengan informasi yang ditentukan dalam dokumen utama untuk pencatatan waktu bekerja.

laporan kasir

Pelaporan ini disiapkan oleh kasir-operator. Dia memasukkan informasi tentang pembacaan mesin kasir dan pendapatan pada hari itu. Kasir harus menyiapkan laporan seperti itu setiap hari. Setelah laporan dibuat, ditandatangani dan beserta seluruh hasilnya diserahkan kepada pimpinan perusahaan.

Jika perusahaannya kecil, kasir menyerahkan uang kepada kolektor. Saat mentransfer dana, dokumen bank yang sesuai harus dibuat.

Lagi informasi lengkap tentang laporan kasir dapat dilihat di.

Informasi tentang pembacaan counter KKM

Informasi ini diperlukan untuk menghasilkan ringkasan pelaporan pembacaan meter KKM. Laporan ringkasan tersebut harus dibuat setiap hari; akan menjadi lampiran pada laporan sertifikat kasir. Itu disusun oleh kasir senior dan ditransfer ke departemen akuntansi perusahaan bersama dengan laporan sertifikat dan pesanan.

Jurnal kasir

Jurnal ini mencatat penerimaan dan transaksi pengeluaran untuk setiap mesin kasir. Dalam sebuah majalah, setiap halaman harus diberi nomor, dan majalah itu sendiri harus diberi tali lengkap. Hanya operator kasir yang dapat membuat entri dalam jurnal semacam itu. Entri harus dibuat secara kronologis dengan menggunakan pulpen dan tanpa koreksi.

1. Jika jumlahnya harus dinyatakan dengan kata-kata, maka harus ditulis dengan huruf kapital. Kopecks ditulis dalam angka.
2. Dokumen dapat diisi baik di komputer atau secara manual.
3. Informasi yang salah diisi pada kertas kasir dapat diperbaiki. Ini adalah bagaimana hal itu dilakukan. Entri yang salah dicoret dengan garis yang rapi. Entri yang benar dibuat di atas atau di sebelahnya. Di sini mereka menulis “percaya pada apa yang dikoreksi.” Manajer perusahaan dan Kepala akuntan.
4. Jika suatu dokumen mengandung noda, kesalahan administrasi atau koreksi oleh korektor, maka dianggap tidak sah.

Berapa lama Anda harus menyimpan dokumen tunai?

Dalam peraturan perundang-undangan akuntansi dan perpajakan, terdapat perbedaan pendapat mengenai jangka waktu penyimpanan dokumen kas.

Menurut peraturan perpajakan, surat kas harus disimpan di arsip perusahaan selama empat tahun. Undang-undang akuntansi menyatakan bahwa surat-surat tersebut harus disimpan setidaknya selama lima tahun. Kementerian Kebudayaan juga telah menetapkan jangka waktu penyimpanan dokumen selama lima tahun.

Jadi, fokus pada ketentuan maksimum, kertas kas harus disimpan di arsip setidaknya selama lima tahun. Patut diperhatikan bahwa dokumen hanya dapat dimusnahkan jika telah dilakukan audit selama lima tahun tersebut. Jika tidak ada, kertas-kertas tersebut tidak dapat dimusnahkan bahkan setelah lima tahun.

Batas waktu penyimpanan dokumen tunai harus diperhatikan, karena pelanggarannya dikenakan denda sebagai berikut:

• Untuk karyawan yang bertanggung jawab atas penyimpanan – dari dua hingga tiga ribu rubel;
• Untuk warga negara - dari dua ratus hingga tiga ratus rubel.

Dokumen tunai— merekalah yang memproses arus kas. Pada saat yang sama, tata cara pembuatan dokumen kas diatur secara ketat. Kami akan membicarakannya di artikel ini.

Persiapan dokumen kas primer

Namun hal ini tidak berlaku untuk dokumen kas primer, yang tetap disusun sesuai dengan formulir terpadu yang disetujui (lihat informasi Kementerian Keuangan Rusia No. PZ-10/2012).

Saat ini tata cara pengurusan dokumen kas diatur dengan:

1. Arahan Bank Rusia “Tentang prosedur melakukan transaksi tunai badan hukum dan penyederhanaan prosedur dalam melakukan transaksi tunai pengusaha perorangan dan usaha kecil” tanggal 11 Maret 2014 No. 3210-U (selanjutnya disebut Instruksi No. 3210-U).
2. Petunjuk penggunaan dan pengisian formulir utama dokumentasi akuntansi untuk akuntansi transaksi tunai, disetujui. Resolusi Komite Statistik Negara Federasi Rusia tanggal 18 Agustus 1998 No.88.

Mengisi dokumen kas

Karyawan yang diserahi tanggung jawab ini menyusun dan mengisi dokumen kas. Ini bisa menjadi seorang akuntan, kepala akuntan, kasir. Jika tidak ada staf akuntan, hal ini dilakukan oleh manajer sendiri atau pengusaha perorangan.

Anda dapat mengisi dokumen kas dengan beberapa cara (klausul 4.7 Instruksi No. 3210-U):

1. Dengan tangan.
2. Di komputer dilanjutkan dengan mencetak di atas kertas.
3. Elektronik. Dalam hal ini, mereka harus dilindungi dari akses tidak sah, distorsi dan hilangnya informasi. Dokumen tunai tersebut ditandatangani dengan tanda tangan elektronik sesuai dengan persyaratan Undang-Undang “Tentang Tanda Tangan Elektronik” tanggal 06.04.2011 No.

Dalam 2 kasus pertama, dokumen ditandatangani dengan tanda tangan tulisan tangan dari orang yang berwenang. Sebuah dokumen elektronik dapat ditandatangani dengan tanda tangan elektronik tidak hanya oleh orang yang menghasilkannya, tetapi juga oleh penerima dana - dalam hal mengeluarkan surat perintah tunai pengeluaran. Dan jika seorang karyawan membuat surat perintah penerimaan kas elektronik, maka tanda terima dokumen tersebut dapat dikirim ke penyimpan dana melalui surel(klausul 5.1 instruksi No. 3210-U).

Anda dapat membaca tentang segala inovasi di bidang pengaturan disiplin uang.

Aturan penomoran dokumen tunai

Peraturan yang mengatur tentang penyusunan dokumen kas tidak memuat persyaratan khusus mengenai urutan penomorannya. Oleh karena itu, Anda dapat mengembangkan sendiri aturan untuk menetapkan nomor dengan menunjukkannya dalam undang-undang aliran dokumen lokal.

Dalam hal ini, diperbolehkan menggunakan indeks penomoran pecahan, digital, alfabet atau gabungan dan opsi mudah lainnya - yang utama adalah urutan kronologisnya dipertahankan. Omong-omong, Anda juga dapat memilih sendiri urutan melanjutkan kronologinya. Misalnya, jika Anda memiliki dokumen dalam jumlah besar, Anda dapat mulai memberi nomor dari angka pertama setiap hari. Jika pesanannya sedikit, maka penomoran terus menerus dapat dilakukan sepanjang tahun. Perbaiki urutan penomoran dokumen kas yang dipilih dalam peraturan mesin kasir atau kebijakan akuntansi.

Mencetak pada dokumen tunai

Bagaimana rincian yang diperlukan Stempel diberikan pada dokumen tunai seperti:

• (dalam hal ini stempel dibubuhkan pada kuitansi yang diserahkan kepada penyimpan, dengan syarat akta itu dibuat di atas kertas);
• (di sini stempelnya disertifikasi dengan tulisan “Dalam buku ini ada _______ lembar yang diberi nomor dan dirangkai,” yang dibuat pada halaman terakhir versi kertas).

Karena stempel berisi bentuk standar dari dokumen-dokumen ini, yang wajib digunakan, disarankan untuk membubuhkannya meskipun Anda telah secara resmi menolaknya. Ini akan melindungi Anda dari kemungkinan klaim selama verifikasi. Namun, ini tidak harus berupa stempel bulat organisasi; dapat dengan mudah diganti dengan stempel untuk dokumen kas atau stempel khusus.

Pada mesin kasir primer lainnya, termasuk surat perintah pengeluaran, Jurnal pencatatan dokumen kas masuk dan keluar serta Buku pembukuan dana yang diterima dan dikeluarkan oleh kasir, tidak diperlukan pencetakan.

Hasil

Mengisi dokumen tunai adalah prosedur yang diatur secara ketat. Dokumen kas dapat berupa kertas, atau dapat dibuat secara elektronik, tetapi harus ditandatangani dengan tanda tangan elektronik.