Os atos de inventário são documentos obrigatórios que comprovam o fato de sua implementação e os resultados das atividades de controle. Ao realizar medidas de contabilização e controle de todos os ativos e passivos, as organizações cumprem os requisitos da Lei nº 402-FZ “Sobre Contabilidade”. No artigo consideraremos o procedimento para a realização de um inventário, bem como o preenchimento de registros de inventário e demais documentos necessários.
EM economia real nem todos os empresários e simplesmente chefes de organizações pensam na necessidade de realizar um inventário dos bens e passivos da empresa no seu próprio interesse ou de acordo com os requisitos legais. Uma vez que não há multa pela não execução de medidas de controlo obrigatórias, muitas vezes, especialmente as pequenas empresas, não as realizam. Tais ações contradizem diretamente a posição do Estado, que obriga todas as entidades empresariais a realizar contabilidade e controle de confiabilidade declarações financeiras, o que é impossível sem medidas de controlo interno.
Principal documentos regulatórios, que determinam o procedimento para a realização de um inventário, são:
- Lei Federal nº 402-FZ “Sobre Contabilidade”.
- Despacho do Ministério das Finanças de 29 de julho de 1998 n.º 34n (regulamento contabilístico).
- Despacho do Ministério das Finanças de 13 de junho de 1995 n.º 49 (instruções metodológicas para comparação de bens e passivos).
O procedimento para determinar a disponibilidade real de objetos com dados comparáveis não é muito popular devido à intensidade de trabalho e complexidade do processo, mas permite:
- avaliar objetivamente o procedimento de registro e armazenamento de bens;
- identificar possíveis furtos e irregularidades contábeis;
- estabelecer as causas das contas a pagar e a receber;
- controlar o processo de gestão de ativos, passivos, etc.
Condições: obrigatória e iniciativa
As regras de conduta são determinadas pela própria entidade empresarial, salvo nos casos em que tal fiscalização seja obrigatória. Casos verificação obrigatória constam, por exemplo, do n.º 27 do Despacho do Ministério das Finanças n.º 34n. Então, em obrigatório Deverão ser verificados a composição e o valor dos ativos e dívidas da empresa:
- antes de iniciar a preparação das demonstrações financeiras anuais;
- em casos de roubo ou danos materiais, suspeita de abuso;
- ao alterar o responsável financeiro (doravante denominado MOL);
- durante a reorganização ou liquidação da organização;
- em caso de desastres naturais (incêndio, inundação e outros casos de força maior), etc.
Para confirmar a segurança do património, bem como para verificar a real disponibilidade dos dados reflectidos nos registos, a direcção da organização pode a qualquer momento iniciar a monitorização no interesse do proprietário. Isto é especialmente verdadeiro para a produção e empresas comerciais, casos de roubo em que, infelizmente, não são incomuns.
Objetos a serem verificados
Ao comparar os dados, pode-se analisar a presença de ativos e passivos completamente diferentes da empresa. Aqui estão os objetos (passivos) mais comuns:
- ativos fixos (edifícios, estruturas, equipamentos, transportes, estoques, etc.);
- ativos intangíveis (direitos exclusivos sobre produtos de software, marcas registradas, etc.);
- bens;
- componentes e materiais;
- produtos;
- fundos (dinheiro, em contas em instituições de crédito);
- o valor e os termos das dívidas e obrigações.
Os MOLs são responsáveis pela segurança dos objetos materiais: lojistas em armazéns, caixas e outros responsáveis. Ao serem contratados, esses funcionários assinam um acordo de total responsabilidade financeira pelos bens que lhes foram confiados.
Ordem de conduta
A decisão de realizar a comparação de dados em qualquer caso é tomada pela direção da organização. Esta decisão é formalizada por despacho, que indica informações sobre a fiscalização que está sendo realizada:
- objetos;
- prazos;
- local (luxação);
- membros da comissão de inventário;
- presidente
O formulário de pedido pode ser baixado abaixo.
Antes do início da fiscalização, o MOL apresenta ao departamento de contabilidade um recibo atestando que todos os documentos comprovativos da recepção e despesa dos bens que lhe foram confiados foram transferidos na íntegra (cláusula 2.4 do Despacho n.º 49 do Ministério das Finanças) . Durante o processo, são compilados registros de inventário, que são então transferidos para o departamento de contabilidade para reconciliar os dados reais com os dados contábeis.
Se forem detectadas discrepâncias entre os dados reais e contábeis, as razões para as discrepâncias são identificadas. Isso pode incluir:
- reclassificação de mercadorias;
- defeito não amortizado em tempo hábil;
- desvios dos padrões tecnológicos de baixa (com o método contábil padrão);
- erros de aceitação e cancelamento de registro;
- roubo, inclusive roubo.
Com base nos resultados da fiscalização, é tomada a decisão de levar em consideração as faltas e excedentes identificados. Os excedentes identificados são tidos em conta e as faltas são recuperadas dos culpados ou, na impossibilidade de amortização dos culpados, são amortizadas como perdas.
Documentação dos resultados da inspeção
No processo de verificação da real existência dos objetos (obrigações), são elaborados documentos de controle, que variam conforme o objeto. A organização tem o direito de desenvolver de forma independente formulários de documentos de controle ou utilizar formulários padronizados aprovados pela Resolução 88 do Comitê Estadual de Estatística.
Os resultados são apresentados:
- registros de estoque, que refletem a disponibilidade e quantidade reais;
- demonstrações de correspondência, onde são indicadas discrepâncias entre dados factuais e contábeis.
Controle de estoque, imobilizado e caixa
Exemplo de ato de inventário de mercadorias bens materiais enviado e um exemplo de relatório de inventário de ativos fixos (reparos inacabados) que você pode baixar no final do artigo.
Você pode baixar o formulário de inventário da caixa registradora no apêndice do artigo. Há também um exemplo de preenchimento de um relatório de estoque de caixa Dinheiro.
Controle de dívida
A verificação das obrigações é realizada para apurar dívidas correntes, vencidas, dívidas irrealistas para cobrança, entre:
- compradores e fornecedores;
- credores (devedores) e outras pessoas.
Os resultados são documentados por escrito - veja Exemplo de relatório de inventário de contas a receber e contas a pagar.
Saiba mais sobre dívidas irrecuperáveis de contrapartes liquidadas, bem como dívidas cujo prazo expirou prazo de prescrição, você pode ler
Controle de ativos intangíveis
Ocorre com registro Formulários INV 1-a. Caso sejam identificadas discrepâncias com base nos resultados da fiscalização, é elaborada uma ficha comparativa INV-18.
Conclusão
Para registar os resultados das verificações de controlo sobre a correcção da monitorização, é elaborado um relatório sobre os resultados. Para conhecer as regras de preenchimento, consulte Exemplo de preenchimento de ato sobre resultado de inventário.
De acordo com o Despacho do Ministério da Fazenda de 30 de março de 2015 nº 52n, o processo de inventário ocorre em todas as organizações de acordo com um determinado algoritmo. O resultado desta atividade é uma série de documentos. O principal, que completa e resume os resultados, é o ato do resultado do inventário.
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Mecanismo de passagem
Tudo começa com a ordem (formulário) do gestor para iniciar este procedimento. Uma comissão é selecionada. Pode ser composto tanto pelos dirigentes da instituição como por auditores externos ou funcionários comuns da empresa, especialistas em medir algo, etc.
Cada um é material pessoa responsável preliminarmente elabora recibo informando que os bens materiais sob seu controle foram classificados e posteriormente baixados ou capitalizados (e transferidos para estoque). Os colaboradores fazem-no de acordo com a cláusula 2.4 do Despacho do Ministério das Finanças de 13 de junho de 1995 n.º 49.
A comissão inicia o processo no dia marcado. Todas as pessoas listadas no pedido devem estar presentes, caso contrário todo o evento poderá ser declarado inválido com todas as consequências.
Elementos do documento
O artigo é baseado em dados de demonstrações correspondentes (inventários) e consiste em três partes:
- Cabeçalho do documento. Inclui código OKUD, número de preenchimento, nome da instituição.
Ponto importante! O demonstrativo de discrepâncias do formulário 0504835 é compilado apenas no cenário em que foi constatada sobra ou escassez. Caso haja total cumprimento, não há necessidade de elaboração de declaração.
Quais ativos (valores) são inventariados
Cada tipo de valor exige a lavratura de ato de forma adequada. Isso está descrito no parágrafo 1.2 da Resolução do Comitê Estadual de Estatística de 18 de agosto de 1998. Então, eles distinguem:
- Ativo permanente. O ato será lavrado no formulário.
- Bens. .
- Ativos intangíveis. Marcas registradas, programas, etc. INV-1a.
- Materiais, elementos individuais de mercadorias.
- Dinheiro. Tanto em dinheiro como depositados em contas de depósito bancário.
- Conteúdo da dívida da instituição.
Uma pessoa financeiramente responsável (MRP) nomeada é responsável por cada unidade sujeita a inspeção. Normalmente, um funcionário assume responsabilidade financeira ao se candidatar a um emprego e celebrar um contrato apropriado.
Fundamentalmente importante! As informações sobre o real estado dos materiais e demais bens são registradas no ato em pelo menos 2 vias.
Os membros da comissão podem usar tudo métodos disponíveis(especificados nas Recomendações Metodológicas), que fornecem informações sobre os objetos inspecionados, sua quantidade e qualidade.
Razões para discrepâncias
Se a presença real de objetos durante a contagem não coincidir com o que está documentado, a razão para isso pode ser:
- Produtos defeituosos que não foram amortizados no prazo.
- Reclassificação.
- Com o método contábil padrão, há erros na observância dos padrões tecnológicos de baixa.
- Cometer erros ao registrar ou cancelar.
- Roubo.
Em cada caso específico, se houver discrepância, deverá ser elaborada uma declaração de discrepâncias e devem ser tomadas medidas para adequar as informações reais e documentais.
Documentos relacionados
O artigo não será válido sem:
- Uma ordem da administração para começar a formar uma comissão. Detalha os objetos da inspeção, data (ou datas de início e término), local e pessoas envolvidas.
- Lista de inventário. Os detalhes de cada posição nunca serão supérfluos.
- . É uma espécie de anexo ao documento anterior.
Por quem é aprovado, onde está registrado?
Além da assinatura da comissão, o ato deve ser “garantido” com a sua assinatura pelo chefe da organização. O despacho, que contém a relação dos membros da comissão, deve ser lançado em livro especial de acompanhamento da execução dos despachos da instituição.
Caso a instituição possua um quadro de funcionários reduzido e uma pequena quantidade de materiais e outros bens envolvidos nas atividades, é permitida a utilização de uma comissão de auditoria presente.
Se um erro for cometido
Correções em um trabalho já concluído são aceitáveis, mas são feitas de maneira especial. As informações incorretas são riscadas e as informações corretas são escritas acima delas. Em seguida, cada um dos membros da comissão e o responsável financeiro devem colocar a sua assinatura junto a esta correção como sinal de que estão cientes e concordam com a correção.
É inaceitável deixar qualquer linha do documento em branco. Se o papel contiver mais linhas do que o necessário, as linhas extras serão riscadas após a conclusão do processo.
Em caso de verificações demoradas
Se a comissão funcionar de forma intermitente (noite, almoço, etc.), toda a documentação durante a sua ausência deverá ser trancada em cofre ou armário sem possibilidade de acesso não autorizado. A sala onde o processo ocorreu e deve continuar costuma ser lacrada à noite.
Ao controle
O próprio inventário é uma forma de controle. Mas após a sua conclusão, é possível realizar verificações de controle da exatidão do inventário. O número de participantes só pode aumentar.
Você pode iniciar essa verificação estritamente antes que os lacres das instalações onde foi realizada a contabilização inicial dos recursos sejam quebrados.
Os resultados das verificações de controlo especiais são elaborados sob a forma de verificação de controlo da regularidade do processo (formulário INV-24) e estão sujeitos a registo no livro de verificações de controlo da regularidade do processo.
Além disso, em grandes instituições, podem ser realizados eventos não programados relacionados à contabilização seletiva de ativos materiais. Quanto ao momento, a fiscalização é realizada a qualquer momento a critério do gestor.
Onde as discrepâncias são refletidas?
A contabilidade deve conter dados sobre todos os tipos de inspeções. Além disso período do relatório deve incluir a data (ou datas) do inventário realizado naquele momento.
Além da elaboração, você também precisará inserir o documento na contabilidade geral do programa 1C.
Documentos primários para registrar resultados de inventário são usados para verificar integridade e precisão contabilidade durante um inventário total ou parcial de bens e ativos financeiros empreendimentos. Com base nestes documentos, a comissão de inventário determina em que medida o conteúdo dos dados contabilísticos e dos documentos primários corresponde ao valor real do imóvel.
Principal regulamentos que regulam o procedimento de inventário são:
Direito Contábil;
Regulamentos sobre contabilidade;
Diretrizes para inventário de bens e compromissos financeiros, aprovado por despacho do Ministério das Finanças da Rússia datado de 13 de junho de 1995 N 49 (doravante - Diretrizes conforme inventário).
De acordo com esses documentos, bem como com a Resolução N 835, para a elaboração dos documentos primários compilados durante o inventário, é necessária a utilização de formulários padrão interdepartamentais de primário documentação contábil, aprovado pelo Comitê Estatal de Estatística da Rússia.
A Resolução nº 88 introduziu os seguintes formulários para documentação dos resultados do inventário:
N INV-1 “Lista de inventário de ativos fixos”;
N INV-1a "Lista de inventário ativos intangíveis";
N INV-2 "Etiqueta de inventário";
N INV-3 "Lista de inventário de itens de estoque";
N INV-4 “Relatório de inventário de itens de estoque expedidos”;
N INV-5 “Lista de inventário de itens de estoque aceitos para guarda”;
N INV-6 “Ato de inventário de pagamentos de itens de estoque em trânsito”;
N INV-8 "Relatório de inventário metais preciosos e produtos feitos a partir deles";
N INV-8a “Inventário de metais preciosos contidos em peças, produtos semiacabados, unidades de montagem (conjuntos), equipamentos, instrumentos e outros produtos”;
N INV-9 “Ato de inventário de pedras preciosas, diamantes naturais e produtos deles feitos”;
N INV-10 “Relatório de inventário de reparos inacabados de ativos fixos”;
N INV-11 “Ato de inventário de despesas futuras”;
N INV-15 “Lei de Inventário de Caixa”;
N INV-16 "Lista de inventário papéis valiosos e formulários de documentos relatórios rigorosos";
N INV-17 “Ato de inventário de liquidações com compradores, fornecedores e outros devedores e credores”;
Anexo ao formulário N INV-17 “Certificado de ato de inventário de liquidações com compradores, fornecedores e outros devedores e credores”;
N INV-18 “Demonstração comparativa dos resultados do inventário de ativos fixos, intangíveis”;
N INV-19 “Ficha comparativa dos resultados do inventário de itens de estoque”;
N INV-22 “Ordem (decreto, ordem) sobre realização de inventário”;
N INV-23 “Diário de acompanhamento da execução de ordens (decretos, instruções) de estoque”;
N INV-24 “Atuar sobre a verificação do controle da veracidade do inventário de valores”;
N INV-25 “Registro de verificações de controle da exatidão do inventário”;
N INV-26 “Registro de resultados identificados por inventário”.
Desde 1º de janeiro de 2001, o formulário unificado N INV-26 foi ligeiramente modificado pelo Decreto do Comitê Estadual de Estatística da Rússia datado de 27 de março de 2000 N 26.
Os formulários N INV-1-INV-19 são os documentos primários necessários. Com base neles, os resultados do inventário são refletidos na contabilidade. Consideraremos detalhadamente o procedimento e as características de preenchimento de cada um desses formulários a seguir. Os formulários N INV-22-INV-26 são utilizados para a boa organização do próprio processo de inventário e para monitorar a regularidade de sua execução. Eles têm um design bastante simples, por isso não descreveremos cada um deles em detalhes.
De acordo com as Instruções Metodológicas de Inventário, o inventário é realizado em várias etapas. Em cada etapa, apropriado documentos de origem. Neste caso, é emitida primeiramente uma ordem de realização de inventário (Formulário N INV-22), que é registrada no diário de acompanhamento da execução de ordens de realização de inventário (Formulário N INV-23). Em seguida, são preenchidos registros ou atos de inventário, que contêm informações sobre a real disponibilidade dos bens e a realidade das obrigações financeiras registradas (formulários N INV-1, INV-1a, INV-2, INV-3, etc.). A próxima etapa do processo de inventário é comparar os resultados identificados durante a auditoria com os dados refletidos nas contas contábeis. Ao mesmo tempo, para refletir os resultados do inventário de ativos fixos, ativos intangíveis, itens de estoque, produtos finalizados e outros bens materiais, são compiladas demonstrações correspondentes (formulários N INV-18, INV-19). Para registrar os resultados do inventário de reparos inacabados de ativos fixos, despesas futuras, disponibilidade de fundos, títulos e formulários de documentos de reporte rigorosos, podem ser utilizados registros unificados, que combinam os indicadores de listas de inventário (atos) e demonstrações de correspondência ( formulários N INV-10, INV- 11, INV-15, INV-16). Após a conclusão do inventário, podem ser realizadas verificações de controle de sua exatidão. Os resultados dessas verificações são formalizados em ato (Formulário N INV-24) e registrados no livro de controle de verificações de regularidade do inventário (Formulário N INV-25). Na última etapa, os resultados dos inventários realizados em ano de referência, estão resumidos na demonstração de resultados identificada pelo inventário (Formulário N INV-26).
O estoque em um depósito é um procedimento necessário para manter a ordem e a correta contabilização dos saldos. Com sua ajuda, você pode não apenas gerenciar as vendas, mas também avaliar a eficiência da produção. Existem organizações especiais que, por meio da terceirização, conseguem realizar o inventário de forma clara e sem burocracia desnecessária. É bem possível fazer sozinho, o principal é saber regras gerais sua implementação. O artigo discute o procedimento e a realização do inventário em um almoxarifado, quais documentos precisam ser preparados e como documentar os resultados.
Regras Gerais de Inventário
O estoque é uma tarefa bastante trabalhosa e cara. Na sua realização, vale a pena levar em consideração os custos durante o horário de trabalho e fora do horário de trabalho.
Durante o horário de trabalho:
- durante a sua implementação, os colaboradores nela envolvidos não poderão cumprir as suas funções imediatas;
- O envio de mercadorias aos clientes e a complementação dos saldos existentes em encomendas serão suspensos;
- Durante o período de contagem, todas as compras e recebimentos de fornecedores são interrompidos.
Fora do horário de trabalho:
- Quem sair em dia de folga para fazer inventário receberá o dobro do valor.
É por isso que ninguém realmente usa inspeções não programadas. Nesse caso, seria mais eficaz configurar inicialmente o trabalho de forma que os registros automatizados fossem mantidos e os funcionários fossem treinados e competentes ao máximo nas questões de recebimento e envio de itens de estoque.
Regras gerais de inventário:
- presença de todos os membros da comissão;
- cálculo real dos itens de estoque, e não a partir das palavras de pessoas materialmente responsáveis;
- até o início da fiscalização, deverão ser apresentados relatórios de mercadorias com todos os documentos anexos sobre movimentação de mercadorias e materiais e recibos de responsáveis financeiros;
- os resultados do inventário são registrados em lista de inventário e a lei de inventário.
Prazos de estoque
É realizada tanto sob a forma de inspeção surpresa como sob a forma de inspeção planejada, cuja frequência é prescrita no política contábil organizações A diferença entre o primeiro e o segundo é que não há tempo para preparar os funcionários para isso, o objetivo principal não é tanto conciliar os saldos nos armazéns, mas verificar o trabalho dos próprios funcionários e a sua competência; A frequência recomendada de inventário é de pelo menos uma vez por mês
As verificações obrigatórias são realizadas:
- uma vez por ano antes da apresentação dos relatórios anuais;
- na venda, compra ou arrendamento de imóveis;
- durante a reorganização da empresa;
- na mudança de responsáveis financeiros, incluindo o encarregado ou a equipe como um todo;
- por motivo de força maior (incêndio, inundação, danos materiais, detecção de roubo, etc.);
- por iniciativa (solicitação) de um membro da brigada.
Etapas do estoque em um armazém
Instruções detalhadas sobre o procedimento para a realização de um inventário estão prescritas nas Diretrizes para o inventário de bens e obrigações financeiras. Este procedimento será reconhecido somente se todas as regras forem 100% seguidas.
É aconselhável dividir os procedimentos em 3 etapas:
Estágios | Ações |
| Preparatório | · emissão de ordem de inventário e seu momento (); · criação de uma comissão e escolha do seu presidente; · a tarefa deste último é avaliar o alcance dos próximos trabalhos, controlar a vedação do armazém, verificar se a utilização dos equipamentos de medição existentes é correta; · acordo sobre os tipos de bens fiscalizados e designação de uma pessoa da comissão para cada um deles; · solicitar recibos de pessoas financeiramente responsáveis antes do início da contagem, etc. |
| Estágio por contagem | · de facto, considera-se a presença do bem fiscalizado no armazém; · inserir resultados em listas de inventário (formulário INV-3) |
| Comparativo | · comparação de dados contabilidade real Com relatórios contábeis; · identificação de discrepâncias e elaboração de declarações de reconciliação. |
| Final | · após a realização do inventário, são analisados seus resultados; · são identificados os culpados da contabilização incorreta dos bens da empresa. |
Quem faz parte do comitê de estoque do armazém?
A comissão inclui as seguintes categorias de trabalhadores:
- representantes da administração da organização;
- contador;
- economistas;
- trabalhadores de outras especialidades se exigido pelo estoque correto (técnicos, engenheiros;
- equipe de auditoria interna;
- pessoas financeiramente responsáveis;
- auditores independentes (terceirização).
A comissão, aprovada por despacho da direção do empreendimento, deverá estar presente durante toda a auditoria na sua totalidade. Caso contrário, o inventário será considerado inválido.
Resultados do inventário do armazém
Antes de iniciar o inventário, é necessário certificar-se de que toda a documentação foi realizada pelo departamento de contabilidade e inserida no sistema contábil apropriado. Se for detectada alguma discrepância na fase de preparação para a auditoria, os dados são levados ao conhecimento do contador. A ação final dos responsáveis financeiros é sinalizar que tudo está em ordem.
Se a empresa possuir um grande armazém ou vários armazéns, para a eficiência do trabalho, são criadas comissões de contagem (de trabalho) em cada local. Antes dos trabalhos, todos os membros dessas comissões devem passar por instruções detalhadas sobre o trabalho a ser realizado. Se estiver ocorrendo inventário aleatório, é necessário garantir que as mercadorias a serem inspecionadas sejam coletadas em um único local. Os resultados de todo o trabalho são registrados em registros de inventário com caneta.
O fator humano pode ser minimizado usando sistema automato contabilidade: cada produto recebe um código de barras, lendo-o por meio de um scanner, a comissão vê imediatamente a análise automática. Ao mesmo tempo, é importante monitorar cuidadosamente a conformidade do produto e do nome exibido no sistema de acordo com seu código de barras.
Caso sejam descobertas mercadorias danificadas, para posterior baixa e não inclusão no resultado do inventário, elas são registradas no formulário TORG-16.
As mercadorias a granel são verificadas medindo as dimensões e comparando com informações semelhantes especificadas nos documentos de acompanhamento do fornecedor de mercadorias e materiais.
Caso existam mercadorias armazenadas em embalagens intactas, a quantidade é contabilizada de acordo com a rotulagem. Como verificação de controle abra vários pacotes e veja se a quantidade neles corresponde à indicada no rótulo.
Recebimento e saída de mercadorias para o armazém durante a contagem de estoque
A movimentação de itens de estoque durante o inventário inevitavelmente levará à confusão. Além disso, movimentação significa não apenas a aceitação e entrega de mercadorias do armazém, mas também a sua movimentação dentro do armazém/armazéns. Na verdade, é difícil imaginar uma situação em que um gestor normal quisesse paralisar completamente o seu negócio, mesmo que por um dia. Principalmente se o horário de trabalho for 7 dias por semana.
Na prática, é bastante aceitável enviar produtos acabados considerados durante a auditoria para empreiteiros ou concluí-los em um pedido. Embora isso imponha um certo risco à exatidão do estoque, minimiza as perdas decorrentes do tempo de inatividade no armazém. É importante observar que o envio de itens de estoque é realizado somente com autorização por escrito do Contador Chefe. Uma etiqueta de inventário é criada para este grupo de mercadorias por . Ele registra a quantidade de itens de estoque antes e depois do envio. Após o qual é preenchido um relatório de inventário dos itens enviados (). A aceitação de bens e materiais também ocorre. Esta operação é registrada por toda a comissão de inventário por meio do formulário INV-3.
Registro e reconciliação de dados de inventário
Durante o inventário, são preenchidos os seguintes documentos:
Ações | Formulário para preencher |
| Estoque efetivamente disponível no armazém, recalculado por contabilidade automatizada ou manualmente | |
| As mercadorias estão listadas no armazém, mas estão em trânsito | |
| Estoque e materiais em armazenamento secundário (listados em um armazém, mas na verdade localizados em outro armazém) | Uma lista de inventário separada com uma lista de tais mercadorias por |
| Bens danificados, defeituosos e bens sujeitos a baixa | Dessa forma, atua |
| Comparação dos saldos reais de estoque com dados contábeis automatizados |
Se os três últimos devem ser atribuídos antes a situação fora do padrão, a lista de inventário INV-3 é o principal documento de qualquer fiscalização. Com a sua ajuda, não só é registado o valor real dos saldos em armazéns, mas também é posteriormente elaborado um demonstrativo comparativo das discrepâncias com as demonstrações financeiras anteriormente apresentadas.
Após a conclusão da auditoria, todos os membros da comissão assinam seus resultados na lista de inventário. É elaborado em duas vias: uma para o contador, a segunda para o responsável financeiro. Quando é descoberto um erro num documento, este leva-o ao conhecimento do contabilista e só depois dá o seu consentimento por escrito aos resultados da auditoria.
Caso sejam encontradas discrepâncias significativas durante o preenchimento da ficha de conciliação, a mercadoria deverá ser recontada. Além disso, seria mais correcto realizá-lo não por membros da comissão, mas por um grupo de pessoas especialmente criado para o efeito. Quaisquer correções nos formulários preenchidos deverão ser feitas com o acordo de todos os membros da comissão.
Registro de resultados de inventário
Como resultado de toda a verificação, é elaborado um relatório de inventário, que mostra os saldos reais dos estoques no armazém em termos reais e monetários.
Para exibir todas as informações disponíveis, o contador preenche um extrato, onde os dados sobre erros de classificação, sobras e faltas são inseridos em colunas específicas. O documento é assinado por todos os membros da comissão. Com base nisso, você poderá posteriormente recuperar perdas de pessoas financeiramente responsáveis. Os resultados do inventário do armazém são incluídos no reporte do mês em que foi realizado (normalmente realizado no fecho do mês).
Respostas às perguntas mais frequentes sobre a realização de inventário num armazém
Pergunta nº 1. Durante o inventário ocorreu um erro no preenchimento do inventário; é necessário refazer o documento?
Não, não necessariamente. A linha onde o erro foi cometido é riscada com uma linha e os números corretos são escritos sobre ela. Todos os documentos onde um erro possa ter distorcido os dados estão sujeitos a correções semelhantes.
Pergunta nº 2. O quadro de funcionários é composto por apenas 3 pessoas, um contador, um lojista e um diretor de armazém. Os resultados do inventário serão considerados legais se a comissão de inventário for composta por essas três pessoas?
Não, não o farão, pois os responsáveis financeiros, que neste caso é o lojista, não podem fazer parte da comissão.
Pergunta nº 3. O número mínimo exigido de pessoas na comissão de inventário é estabelecido por regulamento?
Nos documentos que regulam o procedimento de realização de inventário, nomeadamente a Ordem do Ministério das Finanças da Federação Russa de 29 de julho de 1998 N 34n ( Ed. de 24/12/2010) “Com a aprovação do Regulamento sobre relatórios contábeis e financeiros em Federação Russa” (Registrado no Ministério da Justiça da Federação Russa em 27 de agosto de 1998 N 1598) e Ordem do Ministério das Finanças da Federação Russa datada de 13 de junho de 1995 N 49 ( Ed. a partir de 11/08/2010) “Sobre aprovação Diretrizes sobre o inventário de bens” apenas prescreve os requisitos para os cargos ocupados na organização dos membros da comissão, não havendo outros requisitos quanto ao número;
Pergunta nº 4. Durante o inventário, foi descoberta uma escassez. Querem reembolsá-lo pela dedução do lojista, que não foi avisado da realização da fiscalização e não esteve presente pessoalmente. Essas ações são legais?
O inventário de um armazém sem a presença de um responsável material, neste caso um lojista, é considerado inválido, bem como os seus resultados. Uma exceção é a recusa pessoal em participar da auditoria.
Pergunta nº 5. O funcionário do armazém apresentou carta de demissão, mas nenhum pedido foi emitido e a auditoria necessária nesta situação não foi realizada, os certificados de aceitação de entrega não foram emitidos e os certificados de falta não foram assinados. Após certo tempo, o empregador exige indenização pelos prejuízos identificados durante o inventário. É possível que um ex-funcionário seja obrigado a pagar dívidas em atraso?
Como o funcionário não trabalha mais nesta organização, ele não é uma pessoa financeiramente responsável. O empregador pode ir a tribunal, mas as chances de ganhar o caso são insignificantes.
Um relatório de inventário de ativos fixos (ou uma lista de inventário) é elaborado por cada organização pelo menos uma vez a cada três anos. Explicaremos mais adiante neste artigo a que se destina este documento, como ele é preparado e onde encontrar uma amostra completa.
Por que um inventário é necessário?
Antes de elaborar as demonstrações financeiras anuais, todas as organizações têm a obrigação de verificar a presença de ativos e passivos com dados contábeis, ou seja, realizar um inventário (artigo 11 da Lei “Sobre Contabilidade” de 6 de dezembro de 2011 nº 402- Lei Federal). Essas ações são realizadas para refletir balanço anual fatos reais.
Os ativos da empresa, seus passivos, fontes de financiamento, contas a pagar e contas a receber, outras operações relacionadas a receitas e despesas. A reconciliação da disponibilidade de bens e responsabilidades pode ser voluntária ou obrigatória. E se as medidas para verificação voluntária da disponibilidade de ativos forem determinadas pelas próprias organizações, então a realização de inventários obrigatórios está consagrada na lei - cláusula 27 do Regulamento de contabilidade, aprovado por despacho do Ministério das Finanças da Rússia datado de 29 de julho , 1998 nº 34 n.
Os seguintes factos podem servir de fundamento a uma auditoria obrigatória:
- mudança de pessoas financeiramente responsáveis;
- transferência de bens sob contratos de arrendamento, compra e venda;
- identificação de fatos de danos e furtos;
- sob circunstâncias de força maior;
- liquidação ou reorganização iminente;
- preparação futura de relatórios contábeis;
- outras circunstâncias de acordo com a lei.
Como elaborar um relatório de inventário de ativos fixos
A conciliação da disponibilidade real dos bens deve ser realizada para todos os objetos da empresa, inclusive o ativo imobilizado. Para o efeito, é emitida uma ordem de inventário e são criadas comissões adequadas, compostas por funcionários da empresa. Os dados reais são registrados na lista de inventário de ativos fixos, que pode ser compilada por meio do formulário unificado INV-1.
É aceitável o preenchimento de inventários manualmente ou por meios técnicos. Caso tenham sido cometidos erros durante a elaboração do documento, a sua correção é certificada pelas assinaturas dos membros da comissão.
Identificando discrepâncias durante contagens de estoque
Nos casos em que sejam detectadas inconsistências entre os dados contábeis e a real disponibilidade do ativo imobilizado, são elaborados demonstrativos de contrapartida no formulário INV-18. Os valores de sobra ou escassez são indicados com base na avaliação da organização. A comissão de inventário solicita explicações sobre as discrepâncias recebidas dos responsáveis financeiros e toma uma decisão sobre ações futuras.
Para informações sobre o formulário INV-18, consulte o material “Formulário unificado nº INV-18 - formulário e amostra” .
Os resultados das discrepâncias de dados são refletidos na contabilidade da seguinte forma:
- os excedentes são capitalizados ao valor de mercado;
- os valores inadimplentes dentro das normas são baixados como despesas da organização; se houver excesso de indicadores, são baixados às custas dos culpados.
As pessoas jurídicas que não realizam um inventário antes da preparação dos relatórios contábeis correm o risco de refletir dados contábeis não confiáveis, violando assim os requisitos legais. É impossível responsabilizar alguém pela falta de conciliação do estado real dos bens e passivos. No entanto, a responsabilidade administrativa está prevista para violações das regras de prestação de contas.
Resultados
Com base nos resultados do inventário de ativos, é sempre elaborado um relatório de inventário. Para registrar sobras e faltas, é elaborado um demonstrativo de contrapartida. Ambos os documentos podem ser preparados em formulários padronizados. Você pode encontrar exemplos de preenchimento usando os links que fornecemos no artigo.