Qual é o problema: como capitalizar um produto semelhante, cujo nome difere de fornecedor diferente.
Existe uma solução: fornecer na política contábil a possibilidade de criar grupos de materiais homogêneos e atribuir seus próprios nomes de itens.
Situação
Nos documentos de recebimento do fornecedor, o produto é denominado “Mochila Adolescente”. Na contabilidade analítica, a empresa compradora lista um produto com características semelhantes, mas no cartão esse produto tem o nome “Mochila”.
Pergunta: O que uma empresa deve fazer? Abrir um novo número de item no diretório de itens e um novo cartão de inventário de materiais? Ou os produtos podem ser combinados sob um número em um nome?
Análise da situação e conclusões
Existe um determinado produto no diretório de itens criado pela empresa, mas nos documentos de recebimento do fornecedor ele tem um nome diferente. E acontece que diferentes fornecedores têm nomes próprios para o mesmo produto. Tais situações não são incomuns.
O que fazer? Deveríamos separar o “novo produto” numa nomenclatura separada? Mas isso faz com que o catálogo de itens aumente, dificultando a localização de um produto.
Infelizmente, esta questão nem sempre é abordada nas explicações, pelo que as empresas são forçadas a tomar decisões por conta própria. Mesmo assim, certas conclusões podem ser tiradas de várias fontes.
Vamos começar com o principal ato normativo sobre contabilidade – Lei de 16 de julho de 1999 nº 996-XIV. De acordo com a Parte 2 do art. 9º desta Lei é um dos detalhes obrigatórios documentos primáriosé o conteúdo, volume e unidade de medida de uma operação comercial. Para mercadorias, este será o seu nome, quantidade e unidade de medida. Ou seja, ao vender um produto, o fornecedor deve indicar claramente o seu nome. Acontece que o comprador não pode alterar nada em sua contabilidade, pois possui o documento primário?
Vamos ver o que os outros têm a dizer sobre isso regulamentos.
O principal documento que regula a contabilização dos estoques em uma empresa é o P(S)BU 9 “Inventários”. Em particular, a cláusula 7 da norma estipula que a unidade de contabilidade de estoque é o seu nome ou grupo homogêneo (espécie). Ou seja, P(S)BU permite escolher o que é mais conveniente para a contabilidade.
Existe mais algum Diretrizes, aprovado por despacho do Ministério das Finanças de 10 de janeiro de 2007 nº 2. E aí no parágrafo 1.4 diz-se que para organizar a contabilidade dos estoques, um documento administrativo aprovado pelo proprietário do empreendimento determina:
- regras de fluxo de documentos e tecnologia para processamento de informações contábeis, procedimento para controlar a movimentação de estoque e responsabilidade funcionários;
- ordem contabilidade analítica ações;
- unidade de medida física do estoque para cada unidade contábil.
Aquilo é o procedimento para formação de unidade contábil de materiais deve ser prescrito em documento administrativo. Por exemplo, na ordem sobre políticas contábeis.É na política contabilística que a empresa regista todas as características inerentes à contabilização das operações empresariais, para as quais podem existir várias opções de reflexão.
Há também uma carta antiga do Ministério das Finanças da URSS datada de 30 de abril de 1974 nº 103, da qual se conclui que as nomenclaturas de materiais são criadas por nome ou de acordo com um grupo homogêneo intercambiável. No parágrafo 7 da seção. No primeiro anexo a esta carta, o Ministério das Finanças indicava que para melhorar a contabilidade é aconselhável determinar o número adequado de grupos contabilísticos de materiais, evitando a sua consolidação excessiva. Contudo, em alguns casos, a consolidação dos números dos itens pode ser permitida pela combinação de vários tamanhos, classes e tipos de materiais homogêneos em um número de item. Ou seja, para a organização correta e racional da contabilidade de materiais, é necessária a utilização de nomenclaturas que são desenvolvidas para um grupo de materiais.
Assim, com base na análise de regulamentos e ofícios, percebemos que é possível atribuir um nome próprio aos itens de estoque.
Oferecemos uma solução
Como posso atribuir meu próprio nome ao material adquirido? Recomendamos o seguinte algoritmo de ações:
1. Registre o procedimento para formar uma unidade de contabilidade de estoque na política contábil (ver. amostra 1).
2. Desenvolva uma tabela como apêndice ao procedimento de política contábil, na qual os funcionários da empresa poderão refletir e combinar em grupos os bens recebidos de fornecedores com nomes diferentes. Nomeie esse documento, por exemplo, “Tabela de Correspondência de Nomes” (consulte. amostra 2):
3. Faça alterações na tabela conforme necessário. Este documento, aprovado pelo responsável da empresa, servirá de base para a atribuição de nomes próprios aos bens (materiais) adquiridos ao fornecedor. Por exemplo, na situação em consideração, as seguintes informações serão inseridas na Tabela (ver. amostra 3).
Amostra 1
2.3. A unidade de contabilidade de estoque é o nome ou grupo de estoques semelhantes. Os grupos são criados no caso de aquisição de itens de estoque semelhantes em características e com nomes diferentes. Para agilizar o reflexo dos bens e materiais adquiridos de acordo com o livro de referência de itens e combinar esses materiais em grupos, registre as informações sobre a atribuição de nomes próprios na Tabela de Conformidade de Itens no formulário aprovado (Anexo 3).
Amostra 2
EU CONFIRMO:
Diretor da Kvitka LLC
_________________________
Deputado
Tabela de correspondência de nomes
| Nome do produto | Documento | Fornecedor | Número da nomenclatura do grupo | Nome do grupo |
|
Amostra 3
| Nome do produto | Documento | Fornecedor | Número da nomenclatura do grupo | Nome do grupo |
|
| Mochila para adolescentes | Fatura datada de 11 de janeiro de 2016 nº 3 | LLC "Romashka" |
A questão pode surgir:
Como preencher documentos em caso de devolução de mercadorias?
Em tal situação, deverá indicar nos documentos o nome que foi originalmente indicado na guia de remessa e fatura do fornecedor. Se você usar programa de contabilidade, então você pode adicionar uma nota na ficha do produto com o nome do produto de acordo com os documentos primários do fornecedor. Ou use a Tabela de Correspondência preenchida.
Se necessário, a empresa compradora pode capitalizar itens de estoque com nome diferente daquele indicado nos documentos do fornecedor, com base em seu livro de referência unificado de itens. Para tal, recomendamos que elabore, por exemplo, uma tabela de correspondência de nomes (em anexo ao despacho de políticas contabilísticas). A tabela nos permitirá tirar uma conclusão sobre a identidade dos nomes dos itens de estoque. Então as autoridades fiscais não terão queixas.
Muitas vezes acontece que os mesmos bens, materiais e matérias-primas recebidos de fornecedores diferentes têm nomes diferentes. Por exemplo, o mesmo produto pode ser: parafuso auto-roscante, parafuso auto-roscante artigo 5025,
parafuso de aço ou tecido de algodão, tecido de algodão, etc. Como resultado disso, a organização tem dúvidas sobre a contabilização de materiais, bens e matérias-primas que são idênticas em suas propriedades, mas possuem nomes diferentes. Ou você terá que levar em consideração os mesmos itens de estoque sob uma dúzia de nomes diferentes, o que pode causar, por exemplo, uma classificação incorreta que na verdade não existe, ou uma determinação incorreta do custo dos itens de estoque quando são baixados para produção ao custo médio. Ou leve em consideração os itens de estoque com o nome atribuído em sua organização. Deve-se ter em mente que o nome do material, produto, matéria-prima também desempenha um papel importante durante a exportação (o nome deve estar presente na Nomenclatura do Produto atividade econômica estrangeira), se existem benefícios fiscais para este nome, etc.
Não existem documentos regulamentares que estabeleçam permissão ou proibição de atribuir o nome aceito na organização aos bens e materiais recebidos e refleti-lo nos documentos primários que acompanham os bens/matérias-primas/materiais desde a aceitação até a venda ou uso na produção.
De acordo com a regulamentação Documentos contábeis– a contabilidade deve ser realizada de forma racional, e a contabilidade dos estoques deve garantir o controle sobre sua segurança e uso. Que. A atribuição por uma organização aos bens e materiais adquiridos de um nome, com base nas suas necessidades, não contrariará os princípios da contabilidade.
Para evitar qualquer reclamação autoridades fiscais Deve constar claramente dos documentos que foi registrado exatamente o produto/material/matéria-prima que foi vendido ou baixado para produção.
Então, o que você deve fazer para se proteger?
Em primeiro lugar, deve ser estabelecido na política contabilística e por ordem da organização que, para efeitos de contabilidade fiável e controlo sobre a utilização dos itens de inventário, a organização mantém registos dos mesmos sob os nomes especificados na nomenclatura interna. Em segundo lugar, é necessário traçar a sua própria nomenclatura interna, uma tabela de correspondência de cada nome ali listado com todos os nomes sob os quais a organização os recebe dos seus fornecedores, bem como os nomes que os compradores, se houver, exigem indicar em documentos.
Após estas atividades, de acordo com o inventário, os bens e materiais são registados de acordo com o nome da nomenclatura interna de acordo com a tabela de correspondência. Também é necessário que o documento utilizado para documentar a aceitação contabilidade de estoque(pedido de recebimento M-4 de materiais ou carimbo que o substitui na fatura, ato de aceitação da mercadoria) estava vinculado à fatura do fornecedor. No formulário de pedido de recebimento M-4 há uma coluna na qual são indicados os dados da fatura do fornecedor. Em compilado em forma livre as informações sobre o recebimento de mercadorias são adicionadas de forma independente.
Isso confirmará o registro dos itens de estoque adquiridos com um nome diferente. O fato de isso poder ser feito por meio de uma tabela de correspondência de nomes está diretamente expresso na Resolução do Oitavo Tribunal Arbitral de Apelação de 15 de julho de 2010 no processo nº A46-4842/2009:
“...os bens adquiridos devem ser aceitos para contabilização de acordo com os nomes indicados nos documentos primários. Caso contrário, um objeto que não seja confirmado por documento primário será aceito para contabilização.
A sociedade pode confirmar a legalidade do pedido dedução de taxas de acordo com o IVA, ele precisa provar que as mercadorias que foram recebidas conforme a fatura e para as quais o vendedor emitiu fatura foram capitalizadas. A confirmação disso pode ser um pedido emitido pela organização ao gestor com tabelas de correspondência entre os nomes das mercadorias indicadas na fatura e refletidas na capitalização, bem como dados de documentos elaborados durante a capitalização das mercadorias, que indicam todos os detalhes de faturas de bens adquiridos ou outros documentos que permitam a identificação dos bens adquiridos.»
Claro que o melhor é evitar o problema: ainda na fase de fechar um acordo com o fornecedor e acertar com ele necessário para a organização o nome que ele indicará nos documentos de embarque. Caso o fornecedor não concorde com isso, deverá ser feita uma anotação em seus documentos informando que as mercadorias e materiais estão sendo registrados com um nome diferente. Neste caso, pode-se lavrar ato ou certidão contábil em qualquer formato com nomes correspondentes, que é assinado por ambas as partes.
De acordo com a cláusula 16 do Regulamento de Gestão contabilidade E declarações financeiras na Federação Russa, aprovado por despacho do Ministério das Finanças da Federação Russa datado de 29 de julho de 1998 N 34n, bem como a cláusula 5 do art. 9 Lei federal datado de 21 de novembro de 1996 N 129-FZ “Sobre Contabilidade” (doravante denominada Lei N 129-FZ), fazendo correções em dinheiro e documentos bancários não permitido. As correções podem ser feitas em outros documentos contábeis primários somente mediante acordo com as pessoas que compilaram e assinaram esses documentos, o que deve ser confirmado pelas assinaturas das mesmas pessoas, indicando a data das correções.
O procedimento para correção de erros é fornecido na quarta seção do Regulamento sobre Documentos e Fluxo de Documentos em Contabilidade, aprovado pelo Ministério das Finanças da URSS em 29 de julho de 1983 N 105 de acordo com os Estatutos Centrais da URSS (doravante denominado como o Regulamento), que é válido na medida em que não contrarie a Lei N 129-FZ.
De acordo com a quarta seção do Regulamento, não são permitidas rasuras e correções não especificadas nos textos e dados digitais dos documentos primários e registros contábeis. Erros em documentos primários criados manualmente (com exceção de dinheiro e documentos bancários) são corrigidos da seguinte forma: o texto ou valores incorretos são riscados e o texto ou valores corrigidos são escritos acima dos riscados. Riscar é feito com uma linha para que a correção possa ser lida.
A correção de erro no documento primário deve ser indicada pela inscrição “corrigido”, confirmada pela assinatura das pessoas que assinaram o documento, devendo ser indicada a data da correção. A Lei nº 129-FZ não exige que as correções sejam certificadas com selo.
Assim, poderão ser feitas correções na guia de remessa (Formulário N TORG-12) na ordem indicada.
Deve-se notar que alguns tribunais chegam à conclusão de que a legislação não proíbe a correção de documentos primários e sua substituição completa por novos com os mesmos detalhes (ver, por exemplo, resoluções do Serviço Federal Antimonopólio do Distrito de Moscou datado de 21 de maio de 2008 N KA-A41/4238 -08, FAS Volga District datado de 13 de maio de 2009 N A12-13049/2008, Nono Tribunal Arbitral de Apelação datado de 8 de abril de 2010 N 09AP-5303/2010).
Resposta preparada:
Perito do Serviço de Consultoria Jurídica GARANT
auditor Pivovarova Marina
Controle de qualidade de resposta:
Revisor do Serviço de Consultoria Jurídica GARANT
Ignatiev Dmitri
O material foi elaborado com base em consulta escrita individual prestada no âmbito do serviço de Consultoria Jurídica.
Certificado contábil confirmando a correção de um erro— todo contador deve conhecer as regras para sua elaboração, pois não são incomuns situações que exigem correção na contabilidade. Vejamos como compor em nosso artigo.
Finalidade de um certificado contábil
Um certificado contábil é um documento primário universal usado:
- corrigir erros cometidos no processamento de transações contábeis padrão;
- realização de operações que exijam distribuição manual de valores acumulados;
- registro de transações para as quais não existem formulários padrão de documentos contábeis.
Na maioria das vezes através certificado contábil corrigir erros contábeis identificados. A versatilidade deste documento permite que seja utilizado tanto para ajustes de dados do período de reporte atual como para correções relativas a anos anteriores. Neste caso, as correcções relativas ao período corrente são reflectidas quer como operações adicionais, quer como operações reversíveis, o que permite manter a correcção do volume de negócios total das contas do período.
Os ajustamentos de anos anteriores são efectuados em correspondência com a conta 91 com os valores das correcções necessárias incluídos em outras receitas ou outras despesas.
Leia mais sobre as características do procedimento de correção de erros, dependendo de sua importância e quando foram identificados, no artigo “Métodos de correção em contabilidade e relatórios” .
O certificado permite refletir simultaneamente as correções feitas na contabilidade e na contabilidade fiscal (artigo 313 do Código Tributário da Federação Russa) e, assim, manter a relação correta entre os dados dos 2 registros contábeis.
Formulário e detalhes necessários do certificado
Informação contábil forma estabelecida existe apenas para agências governamentais e instituições (formulário 0504833 de acordo com OKUD, aprovado por despacho do Ministério das Finanças da Rússia de 30 de março de 2015 nº 52n).
Para todos os restantes contribuintes, não tem forma estritamente definida, mas, como qualquer documento primário, deve ser elaborado obedecendo aos requisitos de disponibilização de dados obrigatórios (n.º 2 do artigo 9.º da Lei “Da Contabilidade” datado de 6 de dezembro de 2011 nº 402-FZ), tais como:
- nome da entidade que elabora o documento;
- título do documento e data de sua elaboração;
- conteúdo da operação que está sendo executada;
- indicadores quantitativos e totais necessários relacionados à operação que está sendo realizada;
- assinaturas pessoas responsáveis com sua decodificação e indicação de posições.
A descrição da essência da operação realizada é possível tanto em texto quanto em forma tabular. Sendo o certificado contabilístico um dos documentos contabilísticos primários oficialmente aprovados, recomenda-se que o seu formulário, desenvolvido de forma independente, seja aprovado na política contabilística.
Para mais informações sobre os princípios que devem ser seguidos na elaboração das políticas contábeis, leia o artigo “Como traçar a política contábil de uma organização (2018)?” .
O formulário aprovado e a presença de dados obrigatórios no certificado conferem-lhe o significado de um documento elaborado obedecendo a todas as normas necessárias. Isto pode desempenhar um papel quando é apresentado durante o processo de auditoria fiscal.
Nuances do conteúdo principal da ajuda
A parte principal da demonstração contábil dedicada às correções deve detalhar:
- a essência do erro cometido;
- números e datas dos documentos aos quais estão associadas correções;
- justificativa para correções e decisões tomadas por ajustes;
- cálculos necessários com sua discriminação por períodos a que dizem respeito os valores apurados, se isso for importante para cálculos contábeis e fiscais.
O texto do certificado não pode incluir os próprios cálculos necessários à sua elaboração. Eles, assim como as cópias dos documentos primários, no processo de aceitação dos quais foi inicialmente cometido um erro, podem ser anexos à certidão.
Um pré-requisito será a reflexão simultânea das transações relacionadas à contabilidade e à contabilidade fiscal. Para contabilidade fiscal o certificado servirá como a justificativa documental necessária para aceitar despesas contábeis (cláusula 1 do artigo 252 do Código Tributário da Federação Russa).
Ao conduzir contabilidade automatizada os dados fiscais podem ser preenchidos a partir dos dados contábeis automaticamente clicando no botão apropriado, como acontece no programa 1C ao preencher o documento “Operação (contábil e fiscal)”. Se as correções dizem respeito a transações de natureza padronizada e implicam alterações em vários registros cumulativos, então nos programas de correção, em vez de um certificado contábil, é possível utilizar uma operação como “Ajuste de lançamentos de registros” (programa 1C), o que permitirá fazer correções corretas em todos os relatórios onde foram registrados dados errados.
Você encontrará um dos exemplos possíveis de preparação de um certificado contábil relacionado a um erro contábil identificado em nosso site.
Resultados
Certificado contábil - primário documento contábil, que adquire particular importância nas situações em que é necessária a correção de erros contabilísticos. Para a maioria dos contribuintes, não existe um formulário estritamente estabelecido para tal certificado, mas, no entanto, ao emiti-lo, é necessário o cumprimento de certas regras.
Pergunta
Boa tarde
Por favor, diga-me, compramos produtos com o mesmo nome e artigo e os registramos nós mesmos, alterando o nome. Neste caso, é necessária a elaboração de algum documento adicional para alteração do nome do produto adquirido?
Responder
É necessário formalizar a renomeação de forma que seja possível determinar com precisão que seus documentos de embarque (liberação da mercadoria para produção) indicam os mesmos valores que constam nos documentos recebidos do fornecedor.
Em primeiro lugar, é necessário elaborar um pedido, que indicará que para o registro e controle dos itens de estoque, eles serão registrados com nomes cadastrados pela nomenclatura interna. Se o comerciante fizer política contábil, tudo isso deve ser indicado na política contábil.
A seguir, esta nomenclatura interna deverá ser elaborada e aprovada por despacho. Além disso, é imprescindível a elaboração de uma tabela de correspondência entre os nomes das mercadorias utilizadas pelos fornecedores (nomes indicados nos documentos dos fornecedores) e os nomes da nomenclatura interna. Separadamente, para os casos em que os compradores solicitem a indicação de determinados nomes de determinadas mercadorias em documentos, faça uma tabela de correspondência entre os nomes da nomenclatura interna e os nomes dos compradores.
Os bens adquiridos são aceitos para contabilização de acordo com a nomenclatura interna de acordo com os nomes indicados nas tabelas acima mencionadas. Neste caso, o documento que formaliza a aceitação de valores para contabilização (ordem de recebimento, ato de aceitação de mercadorias) deverá estar vinculado à fatura do fornecedor, indicando os detalhes desta fatura. Ou seja, para cada fatura do fornecedor, lavrar um ato de mudança de nome ou transferência (ou outro documento), que indicará os nomes das mercadorias na fatura do fornecedor e atribuída pelo comerciante. Este ato deve ser anexado à fatura.
Riscos
Os inspetores muitas vezes analisam formalmente os documentos e as discrepâncias entre os nomes registados e os nomes indicados pelo fornecedor nas faturas podem levantar questões adicionais. Os controladores, após verificação dos documentos, podem considerar que o empresário registou e depois vendeu não os mesmos bens que comprou. Afinal, a correspondência de nomes nem sempre é óbvia para os inspetores.
Por exemplo, “caixas” e “caixas” compradas são listadas na contabilidade como “ contêineres de transporte”, ou “brinquedos infantis” adquiridos são vendidos como “brinquedos de chaveiro”. Se os documentos não indicarem claramente que as mercadorias adquiridas foram aceitas para contabilização, vendidas ou baixadas para produção, os auditores poderão cobrar impostos adicionais.
Em primeiro lugar, o IVA, em que será devolvida a dedução do imposto “a montante” sobre os bens adquiridos, porque os valores indicados na fatura não são tidos em conta e não são utilizados em atividades sujeitas a imposto (mercadorias sob um regime diferente). nome são usados na atividade). Em segundo lugar, o custo das mercadorias será excluído das despesas (para imposto de renda pessoa física ou imposto “simplificado”), pois segundo os documentos foram vendidos alguns outros bens, e não os adquiridos. Ao mesmo tempo, o custo desses outros bens que surgiram do nada (valores com novo nome) será incluído no valor da receita como excedente identificado pelo inventário. Você terá que pagar imposto sobre essa renda. Em terceiro lugar, os inspetores podem excluir das despesas todos os custos associados à compra de mercadorias renomeadas (transporte, armazenamento, etc.).
Importante!
Os nomes das mercadorias são importantes para os exportadores, pois na exportação de mercadorias, a declaração aduaneira e os documentos de transporte devem indicar o nome, que está contido na nomenclatura dos produtos dos regulamentos que regem o comércio exterior.
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