Både stora företag och företrädare för små och medelstora företag har ofta utgifter relaterade till entreprenörsaktivitet, för utan dem är det normalt omöjligt att fungera normalt. Dessutom måste alla kostnads- och inkomsttransaktioner noggrant övervakas av revisorer och återspeglas i rapporteringsdokumenten. Och till exempel i stora företag måste chefen finansiera flera avdelningar som betalar för vissa varor och tjänster. Det är för att underlätta avveckling att banker erbjuder företagskort. Vidare kommer vi att prata om vad ett företagskort för juridiska personer är.
Vad det är
Ett företags bankkort till en juridisk enhet är, med enkla ord, bankplast knuten till en entreprenörs löpande konto. I själva verket skiljer det sig fysiskt lite från de vanliga plastkorten för oss, men ändå har det flera av sina egna egenskaper, liksom sitt eget speciella syfte. Med hjälp av ett företagskort har de anställda möjlighet att betala för varor och tjänster för ett företags behov i Ryssland eller utomlands.
Observera att företagskortet inte är avsett att överföra löner och sociala förmåner.
Varför ska ett företag utfärda ett bankbetalningsinstrument? I själva verket är detta ett integrerat betalningsinstrument, för varje företag gör nästan varje dag någon form av kostnadstransaktioner, och var och en av dem åtföljs av ett stort dokumentflöde, vilket gör det svårt för en revisor. Ett betalningskort som är kopplat till en juridisk enhets löpande konto förenklar avvecklingssystemet och spårar mer effektivt alla kostnader.
Förresten bör det noteras att en entreprenör kan utfärda flera namnlösa bankkort för flera anställda, medan varje kort kommer att vara knutet till ett huvudkonto, och när du gör utgiftstransaktioner debiteras medel från en juridisk enhets allmänna löpande konto. Dessutom kan chefen ställa in en viss gräns för varje enskilt kort.
Hundra sådana företagskort: definition
Varför använder juridiska personer betalningsplast
Utan tvekan har varje företag sin egen anledning att utfärda betalkort. Men ändå kan användningen av företagskort krävas i följande fall:
- resekostnader;
- representativa utgifter;
- betalning för allmännyttiga tjänster;
- uppgörelse med leverantörer;
- betalning för brevpapper;
- betalning för andra tjänster relaterade till ekonomisk verksamhet.
Som du kan se är ett företagskort ett universellt verktyg som du kan betala för varor och tjänster med. Detta är faktiskt samma betalningsinstrument som de flesta använder, men endast företagskort är avsedda att betala inte för de anställdas personliga behov utan för företagets ekonomiska behov.
Företagskreditkort: servicefunktioner
Utbudet av bankers finansiella tjänster är ganska stort, både för privatpersoner och för juridiska personer, respektive, varje företagare kan på sin egen begäran utfärda ett betalkort eller kredit. Följaktligen är debitering lättare att bearbeta eftersom det inte ger någon kreditgräns, alla kostnader kommer att genomföras inom saldot på företagarens byteskonto.
Ett företagskreditkort utfärdas efter personlig ansökan från en juridisk person. Ett kort med kreditgräns låter dig betala företagets löpande kostnader på bekostnad av bankens kreditmedel. Kreditgränsen fastställs av finansinstitutet för varje kund individuellt, den genomsnittliga omsättningen för faktureringsperioden beaktas. Följaktligen kan kreditgränsen inte överstiga mängden månatliga kvitton för kortet.
Förresten, juridiska personer, såväl som fysiska, för att använda kreditgränsen åtar sig att betala ränta till banken.
Registrering av företagskort
Så om ditt företag behöver ett betalningsinstrument i plast kan du enkelt öppna det i en affärsbank. Som emittent bör du välja det finansiella institut där du har ett bytes konto. Förresten är det värt att omedelbart bestämma den cirkel av tjänstemän som kommer att få betalningsplasten, det vill säga de anställda i företaget vars arbetsansvar är relaterade till utgiftstransaktioner. Till exempel behövs vanligtvis ett kort av en direktör och hans ställföreträdare, revisor och andra tjänstemän.
För att få plast måste du först kontakta banken och skriva en ansökan om kortutgivningen. Förresten, banken erbjuder flera produkter för företagskunder, inklusive olika typer av plastkort. Innan du gör rätt val måste du noggrant studera servicetariffer, kontopåfyllningsmetoder, gränser, räntesatser för kreditkort, valutakonvertering, giltighetstid och andra nyanser.
Förresten, om en företrädare för företagets styrelse utfärdar flera kort knutna till ett konto, måste han samla in data från alla anställda som kommer att använda plast i framtiden. Det vill säga banken måste tillhandahålla passuppgifterna för de anställda.
Observera att du senast 7 dagar efter mottagandet av plasten måste informera skattekontoret om att öppna ett konto.
Funktioner vid användning
Förfarandet för att använda företagskort måste godkännas av företagets ledning. Det rekommenderas därför att skapa en förordning om förfarandet för användning av företagskort. Dessa bestämmelser bör innehålla flera uppgifter:
- en lista över tillåtna operationer med ett plastkort;
- en begränsning av månatliga utgifter för varje enskild anställd, beroende på hans arbetsuppgifter;
- tidpunkten för vilken den anställde använder betalningsinstrumentet;
- förfarandet och villkoren för att lämna in en rapport för utgifstransaktioner;
- en lista över dokument som den anställde måste tillhandahålla som en rapport om utgifterna;
- tillhandahållande av ett kvitto för dataskydd för åtkomst till ett kortkonto (att hålla PIN-koden hemlig);
- ansvar för brott mot positionens regler.
Observera att reglerna för att öppna och använda kortkonton för juridiska personer regleras av lagen, nämligen arbetslagen, skattelagen, den federala lagen och bestämmelserna i centralbanken.
Till exempel, när ett kortkonto öppnas i ett företag, måste en representant för styrelsen utfärda en order, på grundval av vilken en viss lista över tjänstemän kommer att använda ett betalkort i tjänst. Företagets anställda måste bekanta sig med denna order, som i sin tur måste lämna in en ansökan till ledningen för utfärdande av plastkort för genomförande av vissa utgifter. Dessutom måste revisorn föra en dagbok där han kommer att föra register över mottagande och utfärdande av betalkort till vissa anställda, med angivande av utgifternas storlek och syftet med betalningarna.
Det bör noteras att banken i slutet av månaden är skyldig att ge kortinnehavarna en rapport om penningrörelsen, det vill säga om inkommande och utgående transaktioner.
Slutligen ägna särskild uppmärksamhet åt att företagets anställda är skyldiga att ge en fullständig redogörelse för de utgifter som uppstått. Redovisningsdokument inkluderar fakturor, kontantkvitton, försäljningskvitton, handlingar som anger avsedd användning av medel. Förresten är det inte förbjudet att ta ut kontanter från ett betalkort, den enda varningen är att för användningen av dessa medel måste du också tillhandahålla en fullständig rapport i form av betalningsuppdrag, kontanter och försäljningskvitton. De anställda som felaktigt använde medlen bör straffas på följande sätt, beloppet för det belopp för vilket rapporten inte mottogs av bokföringsavdelningen kommer att sparas från den anställdas lön.
Användning av företagskort
Redovisningsposter
Revisorn måste noggrant spåra alla inkommande och utgående transaktioner i företaget. Idag genomförs redovisning i ett specialiserat program 1C. Enligt de fastställda reglerna registreras bokföringstransaktioner på företagskort på ett specialiserat kontonummer 55. För plastkort ser transaktionerna ut enligt följande:
- D-t 55.04, K-t 51 - mottagande av medel på kortkontot;
- D-t 71.01, K-t 55.04 - kostnadsoperation;
- Dt 91.02, K-t 55.04 - provision i kredit- och finansinstitut.
Fördelar med företagets betalkort
Först och främst bör det noteras att ett betalkort är ett universellt betalningsinstrument som kan användas på Rysslands och utlands territorium. Detta gäller särskilt för företag som ofta skickar sina anställda utomlands. I det här fallet behöver de faktiskt inte byta valuta för att betala för varor och tjänster i utländsk valuta, omvandlingen utförs automatiskt.
Dessutom har företagskort av plast andra uppenbara fördelar:
- Företagsledningen eller en tjänsteman i företaget behöver inte gå till banken varje gång för att få det erforderliga beloppet för vissa utgifter, även när man anordnar en affärsresa för anställda.
- Att betjäna företagskort är billigare än provisionen för att ta emot medel från banken.
- Det räcker att öppna ett kortkonto i en bank och ta emot flera betalkort för anställda som, i tjänst, utför utgiftstransaktioner för företagets behov.
- Tack vare plastkort är det enkelt att spåra anställdas utgifter.
- Du kan fylla på ditt kortkonto på flera sätt, inklusive fjärranslutning med internettjänster.
- Med hjälp av bankkort kan du få kontanter när som helst på dygnet, eftersom bankomater arbetar dygnet runt, men bankfilialer enligt ett visst schema.
- I närvaro av ett företagskort förenklar förfarandet för att ta emot medel av anställda kraftigt redovisningsavdelningens arbete. För att ta emot kontanter räcker det att få ett plastkort mot ett kvitto, proceduren för att utfärda kontanter är längre.
- Slutligen är den sista fördelen säkerheten, eftersom pengarna på kortkontot är tillförlitligt skyddade från bedrägliga handlingar från tredje part, de är nästan omöjliga att stjäla, även om kortet går förlorat är det lätt att blockera och utfärda det igen.
Förresten, den största fördelen med kortet är att det räcker att kontakta banken en gång och skriva en ansökan om utfärdande i framtiden i tre år, du kan använda den utan ytterligare besök hos finansinstitut. Sedan, efter utgångsdatumet, kan du beställa ny plast.
Således kommer det att vara uppenbart för varje företagare vad företagskort är för. De låter dig noggrant spåra de anställdas utgifter, minska tiden för proceduren för utfärdande av kontanter för genomförandet av utgiftstransaktioner. Dessutom blir det enkelt och snabbt att skaffa bankplast i vilken affärsbank som helst.
Företagskort är en systematiserad lista med grunduppgifter om ett företag eller en enskild företagare - namn, bankuppgifter, adress och kontaktinformation, information om direktören, etc. Det här dokumentet är valfritt, men det kommer ofta till nytta när du interagerar med kunder och partners.
Huvudfunktionen för företagskortet är att tillhandahålla omfattande uppgifter om företaget eller enskilda företagare för kunder, entreprenörer, partners, skatt och andra tillsynsmyndigheter. Kortet är dock inte ett visitkort, inte bara för att det:
- innehåller mycket information (vanligtvis återspeglas endast namn, adress, aktivitetsområde och kontaktuppgifter på ett visitkort);
- ritade på A4-ark utan speciella krav för utseende.
Företagskortet begärs av nästan alla organisationer som kan bli potentiella kunder, leverantörer etc. Det är också bekvämt att överföra uppgifterna till alla inspektionsorgan, inspektörer och andra tjänstemän. Visst kommer dessa organisationer och enskilda företagare att krävas för ett transportföretag, andra organisationer som tillhandahåller alla typer av tjänster.
På samma sätt har företaget också rätt att begära ett organisationskort från andra företag som förhandlar med det, tänker bli kunder, utfärda en faktura, ingå ett avtal etc.
Dokumentstruktur
Du kan ta fram ett företagskort både på vanligt papper och på företagets brevpapper. Huvudkravet är informationsinnehåll: listan måste innehålla alla grundläggande uppgifter om organisationen:
- Fullständig och förkortad titel.
- Adress - faktisk och laglig; vid behov - adresserna till alla strukturella divisioner och grenar.
- Kontaktinformation: telefon, e-post, sociala mediekonton, fullständigt namn på den som besvarar samtal och andra förfrågningar.
- Kontrollpunkt (endast för juridiska personer).
- OGRN (endast för juridiska personer).
- OGRNIP (endast för enskilda företagare).
- Uppgifter om det löpande kontot och namnet på banken där det öppnas.
- OKVED.
- Direktörens fullständiga namn.
- På grundval av vad organisationen arbetar - stadgan för LLC och andra dokument (valfritt för enskilda företagare).
Du måste skriva ut dokumentet i flera exemplar samtidigt för att kunna överföra det till en annan organisations direktör, hans ställföreträdare och andra behöriga personer. Du måste också upprätta ett dokument i elektronisk form för att skicka det via e-post på motpartens begäran.
Exempel på företagskort för en juridisk enhet
Lagstiftningen tvingar inte en juridisk enhet eller enskild företagare att ha ett företagskort, och det innehåller inte heller krav för genomförandet av detta dokument. Därför kan du utgå från dina egna överväganden när du utvecklar ett prov. Som regel dras kortet upp i form:
- en enkel lista med data;
- eller bord.
För att återspegla all information räcker det med en A4-sida. I slutet av dokumentet sätts en försegling, chefen sätter en signatur och dekrypterar den (efternamn, initialer). Även om förseglingen och signaturen är valfria, ger de större förtroende för riktigheten hos de uppgifter som tillhandahålls.
När du upprättar ett företagskort för en LLC kan du fokusera på ett sådant prov.
Exempel på företagskort för enskilda företagare
Kortstrukturen för en enskild företagare är praktiskt taget densamma. När du kompilerar kan du fokusera på ett sådant prov.
Som med alla motparter behöver en enskild företagare ett så kallat "företagskort". Den innehåller hans uppgifter, adress, uppgifter om.
Vad är ett IP-företagskort
Som redan nämnts är ett företagskort för en enskild företagare det fullständiga namnet, OGRNIP, TIN, OKPO, bankuppgifter, adress, kontaktinformation som anges på företagets brevpapper. Om ändringar inträffar med de angivna uppgifterna är det nödvändigt att byta kort och sedan omedelbart skicka det till motparter.
Vad används av en enskild företagare
Detta dokument används av SP, liksom av företag, för att utbyta nödvändig information inom ramen för due diligence vid kontroll av motparten. Det är också ett slags "god ton" i affärsrelationer - för att göra det lättare för den andra parten att verifiera uppgifterna skickas de omedelbart till dem i en kortfattad och bekväm form.
Obligatorisk information
Obligatorisk information, som vi redan har angett, bör innehålla:
- Den enskilda företagarens fullständiga namn.
- Hans OGRNIP, INN, OKPO (den senare är dock valfri).
- Bankuppgifter - kontonummer, i vilket banken öppnas, korr. konto, BIK.
- IP-adress (plats och post), hans kontakter (telefonnummer, helst flera, e-postadress, eventuellt ytterligare kontakter).
Hur man skapar ett IP-kort
Det är väldigt enkelt att skapa ett IP-kort. Om det finns ett formulär görs det på ett "företags" brevpapper. Om det inte finns något formulär, bara på A4-ark. Alla ovanstående data anges i ett bekvämt och koncist format. Överbelasta inte den med information, det spelar ingen roll vem som behöver hitta den och kontrollera den. Men ange inte för lite, detta är en manifestation av respektlöshet för motparten.
Eller en mer förenklad version som innehåller nödvändig information om den enskilda entreprenören:
En förenklad version av IP-företagskortet
Individuell entreprenör
Ivanov Ivan Ivanovich
Vissa indikerar alla typer av aktiviteter, men enligt vår mening är detta inte nödvändigt, eftersom du på FTS-webbplatsen kan beställa ett gratis utdrag från USRIP och se dem alla i det.