Primär redovisningshandlingar eller primär, som revisorer kallar dem, detta är grunden för redovisningens grunder, både redovisning och skatt. Utan rätt design, underhåll och primära dokument för att upprätthålla lagliga entreprenöriell verksamhet omöjlig.
Lagen "om redovisning" daterad den 6 december 2011 nr 402-FZ anger att "varje fakta i det ekonomiska livet är föremål för registrering som ett primärt redovisningsdokument."
För att se till att alla är tillgängliga nödvändiga dokument, det är värt att regelbundet kontrollera din bokföring, och för den som inte har tid med detta rekommenderar vi en kostnadsfri redovisningsrevisionstjänst.
Det primära dokumentet bevisar skriftligt det faktum att kommissionen har utförts affärstransaktion, bekräftar provision av affärskostnader vid beräkning skattebas, fastställer artisternas ansvar för deras utförande av affärsverksamheten. Källdokument begäran skatteinspektörer vid kontroll av deklarationer och rapporter, och de är nödvändiga när de passerar inspektioner.
Med tanke på att inte bara revisorer utan även chefer, enskilda entreprenörer, försäljningschefer och andra anställda fyller i och förbereder primära dokument, inbjuder vi dig att bekanta dig med kraven för dessa dokument.
Vem utvecklar formerna för primära dokument?
Primära redovisningshandlingar är enat(vars form utvecklades av Rosstat (tidigare Ryska federationens Goskomstat) eller centralbanken) och självständigt utvecklad av skattebetalarna.
Artikel 9 i lag nr 402-FZ innehåller följande lista över obligatoriska uppgifter om primära dokument (enhetliga eller oberoende utvecklade):
- Dokumentets titel;
- datum för framställning av dokument;
- namnet på den ekonomiska enhet som sammanställde dokumentet;
- innehållet i det ekonomiska livet;
- värdet av det naturliga och (eller) monetära måttet på ett faktum av ekonomiskt liv, med angivande av måttenheterna;
- namnet på befattningen för den person som genomförde transaktionen, operationen och den person som är ansvarig för dess genomförande;
- dessa personers underskrifter.
När det gäller förseglingen, även om den inte är listad bland de nödvändiga detaljerna, om det finns ett fält "M.P." (utrymme för utskrift) dess avtryck krävs.
Om skattebetalaren är nöjd med de enhetliga formulären från Goskomstat (lyckligtvis är listan över dem enorm), är det inte nödvändigt att utveckla dina egna formulär. Det finns också begreppet ”moderniserad primär”, dvs. enhetliga primära handlingar till vilka den skattskyldige har gjort egna tillägg.
Notera, Du kan inte självständigt utveckla och godkänna former av följande primära dokument:
- kontantdokument;
- betalningsorder och andra banklikviddokument;
- enhetliga formulär för betalningar med hjälp av ett kassaregister;
- fraktsedel;
- löne- och lönesumma.
Sådana primära dokument kan endast förenas.
Var kan jag hitta exempel på enhetliga primära dokument?
Utvecklingen och godkännandet av blanketter för primära dokument är Goskomstat (nu Rosstats) ansvar. Idag fortsätter enhetliga former som utvecklades på 90-talet av förra seklet att användas. Endast avvecklingsdokument (betalnings) som utvecklats av Rysslands centralbank har relativt ny utgåva- från 2012.
Sådana dokument kallas på olika sätt: handlingar, journaler, fakturor, uttalanden, order, böcker, instruktioner, beräkningar, fullmakter, order etc. Med hjälp av denna tabell hittar du i vilken resolution av den statliga statistikkommittén de enhetliga formerna av primära dokument du behöver publiceras.
Syftet med primära dokument | Rättshandling |
Redovisning av personal, arbetstider och löneberäkningar | Resolution från Ryska federationens statliga statistikkommitté av den 5 januari 2004 N 1 |
Redovisning av kontanttransaktioner | Resolution från Ryska federationens statliga statistikkommitté daterad 18 augusti 1998 N 88; |
Redovisning av avräkningar med hjälp av kassaregister | |
Förliknings(betalnings)dokument | Föreskrifter om översättningsregler Pengar(godkänd av Rysslands centralbank den 19 juni 2012 N 383-P med ändringar den 29 april 2014) |
Redovisning för handel och cateringverksamhet | Resolution från Ryska federationens statliga statistikkommitté daterad 25 december 1998 N 132 |
Redovisning för arbete i kapitalkonstruktion samt reparations- och byggnadsarbeten | Resolution från Ryska federationens statliga statistikkommitté daterad 11 november 1999 N 100 |
Redovisning för arbete inom vägtransporter | |
Arbetsbokföring entreprenadmaskiner och mekanismer | Resolution från Ryska federationens statliga statistikkommitté daterad 28 november 1997 N 78 |
Redovisning av anläggningstillgångar och immateriella tillgångar | Resolution från Ryska federationens statliga statistikkommitté av den 21 januari 2003 N 7 |
Redovisning av lågvärdesartiklar | |
Redovisning av produkter och lagerartiklar | Rossstats resolution daterad 1999-09-08 N 66 |
Materialredovisning | Resolution från Ryska federationens statliga statistikkommitté daterad den 30 oktober 1997 N 71a |
Redovisning av lagerresultat | Resolution från Ryska federationens statliga statistikkommitté av den 18 augusti 1998 N 88 |
På vår webbplats kan du ladda ner former av enhetliga primära dokument och genom att .
Form strikt rapportering(BSO) är också ett primärt dokument, men kraven för det är speciella. Listan över obligatoriska BSO-uppgifter är bredare än listan över vanliga primära dokument, i synnerhet krävs TIN och närvaron av ett sigill.
I artikeln "" kan du ta reda på i vilka fall det är nödvändigt att använda den enhetliga formen av detta dokument och när du kan utveckla det själv.
Fel i primära dokument
Först och främst måste källdokumenten innehålla korrekt specificerade obligatoriska uppgifter. Enligt Finansdepartementet kan en skattskyldig ta hänsyn till utgifter på den primära deklarationen om den endast innehåller mindre fel.
Sådana fel bör inte störa den korrekta identifieringen av säljaren och köparen, varornas namn och deras värde och andra omständigheter i det dokumenterade ekonomiska livet (från finansministeriets skrivelse daterad 4 februari 2015 nr. 03-03-10/4547).
Tyvärr gör den typiska strömlinjeformade formuleringen av tjänstemäns förklaringar det ofta inte möjligt att tydligt förstå vilka felaktigheter eller fel i de primära dokumenten som kommer att anses vara obetydliga.
Är det till exempel ett mindre fel om en skattskyldigs namn står med små bokstäver istället för stora bokstäver? I ett annat brev - daterat 2012-02-05 nr 03-07-11/130 angav finansdepartementet att fel som att ersätta versaler med små bokstäver och vice versa; vända bokstäver; felaktig uppgift om den organisatoriska och juridiska formen är inte ett hinder för identifieringen av skattebetalaren (om korrekt specificerat TIN och andra detaljer).
Men följande fel kan anses vara betydande för primära dokument:
- aritmetiska fel (produktens pris/mängd eller momsbeloppet anges felaktigt);
- olika namn på samma produkt (till exempel i specifikationen för leveranskontraktet kallas godisarna "våffelgodis i choklad", och på fakturan - "Björn i norr");
- felaktiga befattningsbeteckningar för dem som undertecknar de primära handlingarna (till exempel står det i fullmakten "Stupp generaldirektör", och i godkännandebeviset - "ställföreträdande direktör");
- beloppen i siffror sammanfaller inte med samma belopp som anges i ord (istället för 155 000 rubel (hundrafemtiofem tusen rubel), skrivs 155 000 rubel (femtiofem tusen rubel).
Skatteverket får inte ta emot utgifter för sådana primära handlingar motparten kan också få problem vid avdrag för moms.
Du kan korrigera primära dokument endast på ett korrigerande sätt(felaktig text är överstruken med en tunn linje, och rätt text skrivs överst). Rättelserna åtföljs av inskriptionen "Rättad", datum och underskrifter ansvariga personer. Rättelser av kvitton och utgiftsordrar, bankdokument och BSO. De måste sammanställas på nytt.
Var uppmärksam på det faktum att de primära dokumenten är undertecknade under giltighetstiden för den fullmakt som utfärdats för deras undertecknande, annars kommer inspektörerna att anse att handlingarna undertecknades av en obehörig anställd. Samma sak måste övervakas när det gäller underskrifterna på ditt primära dokument av företrädare för motparter: de fullmakter som utfärdas till dem måste vara aktuella.
När du förbereder primära dokument måste du vara försiktig inte bara med att fylla i dem, utan också med att deras datum och andra detaljer överensstämmer med andra dokument, till exempel kontrakt och fakturor. Avdraget av moms på en faktura som upprättats tidigare än följesedeln blir alltså kontroversiell.
Frågor från skattemyndigheten kommer att väckas genom fakturor eller handlingar som undertecknats tidigare än avtalet, vars utförande bekräftas av primära handlingar. Det finns en väg ut ur denna situation, enligt punkt 2 i art. 425 i Ryska federationens civillag: ange i avtalets text följande klausul: "Villkoren i detta avtal gäller även för relationerna mellan parterna som uppstod innan det ingicks."
Eller till exempel anger lagen att arbetet avslutades under perioden 10 mars till 30 mars, medan arbetstiden i kontraktet är satt till 10 april till 30 april. I det här fallet kan du upprätta ett tilläggsavtal till kontraktet, som anger den faktiska tidsfristen för att slutföra arbetet eller anger i själva lagen att arbetet slutfördes i förtid.
Entreprenörer måste vara försiktiga när beställaren skriver på färdigställandeintyg. Om underentreprenörer varit inblandade enligt kontraktet ska entreprenören teckna avtal med dem innan arbetet överlämnas till beställaren. Om dessa datum inte stämmer överens kan skattemyndigheterna anse att underleverantörens kostnader är obefogade och inte ta med dem vid beräkningen av skatteunderlaget.
Dokumentflöde av primära dokument
Dokumentflödet av primära dokument inkluderar följande steg:
- förberedelse av det primära dokumentet;
- överföring av dokumentet till redovisningsavdelningen, där det kontrolleras och förs in i registren;
- nuvarande lagring och efterföljande överföring av handlingen till arkivet.
Det är inte en tom fråga: när ska primära dokument upprättas? Svaret på detta finns i artikel 9 i lag nr 402-FZ "Det primära redovisningsdokumentet måste upprättas när man begår ett faktum i det ekonomiska livet, och om detta inte är möjligt, omedelbart efter dess slutförande.”
Det är oacceptabelt att upprätta primära dokument flera dagar efter en affärstransaktion. Alla anställda som har rätt att upprätta primärregistrering ska följa ett dokumentflödesschema, där du till exempel kan sätta följande tidsfrister för att lämna in handlingar till ekonomiavdelningen:
- kvitton och utgifter kontantbeställningar- på förberedelsedagen;
- dokument relaterade till försäljningsregistrering - senast nästa arbetsdag;
- förhandsrapporter - senast tre arbetsdagar efter att medlen har förbrukats;
- intyg om arbetsoförmåga - senast nästa arbetsdag efter återgång i arbete m.m.
När det gäller dokument som undertecknats av motparter kan skyldigheten att överföra dem i tid föreskrivas i kontraktstexten, till exempel enligt följande: "Köparen åtar sig att till leverantören överföra originalen av undertecknade följesedlar, agerar och fakturor senast två arbetsdagar efter undertecknandet."
Vid inlämnande av ett undertecknat primärdokument kontrollerar redovisningsavdelningen dokumentets form; tillgång till nödvändig information; lagligheten av affärstransaktionen; aritmetiska beräkningar. Uppgifter från verifierade primärhandlingar förs in i redovisningsregister.
Löpande lagring av primära handlingar utförs vanligtvis på redovisningsavdelningen och i slutet av året grupperas handlingar efter datum, samlas i buntar och överförs till arkivet. Primära handlingar ska förvaras i minst fem år.
Bokföring är ett vetenskapligt organiserat system utformat för att samla in, bearbeta, registrera och analysera information som används i finansiell och ekonomisk verksamhet. Redovisning återspeglar affärstransaktioner uttryckta i monetära termer.
Kort om redovisning kan vi säga: "Allt har sitt pris!" Alla transaktioner med köp och försäljning av varor och tjänster, avtalsförhållande mellan partners, leverantörer och kunder, arbetsrelationer relaterade till arbetstid och löner - allt kan reduceras till en monetär "nämnare".
Genom att använda bokföring utförandet av olika affärstransaktioner återspeglas, vilket återspeglar verksamheten i alla företag, oavsett form av ägande och typ av verksamhet.
Helheten av redovisningsdata gör att vi kan bestämma finalen ekonomiskt resultat arbeta, genomföra analyser och fastställa möjligheter för fortsatt arbete förbättra prestationsindikatorerna.
Primär dokumentation inom redovisning: vad är det?
Den primära dokumentationen i redovisningen är grunden för redovisningen. Om du visuellt föreställer dig redovisningssystemet som ett spridande träd med tätt lövverk, så är löven de primära redovisningsdokumenten.
Löv samlas in i "grenar" - register, från vilka en kraftfull "krona" av ett träd skapas - syntetisk redovisning för redovisningskonton, och en kraftfull grön krona är nyckeln till ett blommande träd, de där. korrekt och fullständig redovisning av företaget.
I vilken ordning det utförs kan du ta reda på i vår nya publikation på länken.
Exempel på ett primärt redovisningsdokument - en tidrapport. Vad är ett primärt dokument inom redovisning?
Det primära dokumentet är ett standardformulär för ett visst urval, ifyllt i enlighet med redovisningskraven, metodiska rekommendationer statistik-, skatte-, försäkrings-, bank- och andra myndigheter.
Standardformer för primära dokument är godkända statliga organ statistik. Olika snävt fokuserade dokument godkänns av departement och departement efter typ av verksamhet.
Primära dokument är nödvändiga för registrering av affärstransaktioner de bekräftar genomförandet av en försäljning-köptransaktion, leasing, mottagande och utgifter för pengar, betalning till leverantörer. Primära dokument är grunden för redovisning i en organisation.
Rättelser i primära handlingar
1. Om detta inte är en strikt anmälningsblankett, måste dokumentet skrivas om korrekt och det skadade dokumentet måste förstöras.
2. Stryk över det strikta rapporteringsformuläret med en röd sned linje från ett hörn av arket till det andra och gör inmatningen "avbruten". Förstör inte den skadade formen.
Alla företags aktiviteter är nära förknippade med förvaltning och bearbetning primär dokumentation. Det är nödvändigt för att rapportera, beräkna skattebetalningar och fatta ledningsbeslut. I artikeln kommer vi att titta på vad det är – primär dokumentation inom redovisning – och hur det behandlas.
Grundläggande koncept
Primär dokumentation inom redovisning - vad är det?? Det kallas bevis på det faktum att en kommission återspeglas på papper. För närvarande sammanställs många dokument i automatiserat system"1C". Behandling av primär dokumentation innebär registrering och registrering av uppgifter om genomförda affärstransaktioner.
Primär redovisning är det inledande skedet av att registrera händelser som inträffar i ett företag. Affärstransaktioner är åtgärder som involverar förändringar i tillståndet för organisationens tillgångar eller kapital.
Behandling av primär dokumentation i redovisning: exempel på ett diagram
Som regel betyder begreppet "att arbeta med dokumentation" i företag:
- Skaffa primärdata.
- Förbehandling av information.
- Godkännande av ledningen eller specialister auktoriserade på order av direktören.
- Upprepad.
- Utföra åtgärder som är nödvändiga för att genomföra en affärstransaktion.
Klassificering
Det finns engångs- och kumulativa primära dokument. Behandling Informationen i sådana papper har ett antal funktioner.
Engångsdokumentation är avsedd att bekräfta en händelse en gång. Följaktligen förenklas förfarandet för dess behandling avsevärt. Kumulativ dokumentation används under en viss tid. Som regel återspeglar det en operation som utförs flera gånger. I det här fallet, när behandling av primär dokumentation uppgifter från den överförs till särskilda register.
Krav på att underhålla dokument
Primär dokumentation upprättas under transaktionen eller omedelbart efter dess slutförande.
Informationen återspeglas på speciella enhetliga formulär. Om det inte finns några godkända blanketter kan företaget utveckla dem självständigt.
Stadier av bearbetning av primär redovisningsdokumentation
Varje företag har en anställd som ansvarar för att arbeta med primär information. Denna specialist måste känna till reglerna, strikt följa juridiska krav och sekvensen av åtgärder.
I etapper behandling av primär dokumentationär:
- Beskattning. Det representerar en bedömning av transaktionen som återspeglas på papper, en indikation på de belopp som är kopplade till dess genomförande.
- Gruppering. I detta skede distribueras dokument beroende på gemensamma egenskaper.
- Kontouppdrag. Det involverar beteckningen av debet och kredit.
- Släckning. För att förhindra återbetalning på primära redovisningshandlingar p markerar "betald".
Fel i dokument
De kan uppstå av olika anledningar. I grund och botten orsakas deras utseende av medarbetarens vårdslösa inställning till det arbete han utför, specialistens analfabetism och utrustningsfel.
Rättelse av dokument avråds starkt. Men i vissa fall är det omöjligt att göra utan felkorrigering. Gjorde ett misstag revisor på primär dokumentation borde fixa det så här:
- Stryk över den felaktiga posten med en tunn linje så att den syns tydligt.
- Skriv rätt information ovanför den överstrukna linjen.
- Markera kryssrutan "Rättad för att tro".
- Ange datum för justering.
- Sätt en signatur.
Användning av korrigerande medel är inte tillåten.
Arbeta med inkommande dokument
Processen för att behandla inkommande papper inkluderar:
- Bestämma dokumenttyp. Bokföringspapper alltid innehålla information om genomförda affärstransaktioner. Dessa inkluderar till exempel en faktura, en order om att ta emot medel etc.
- Kontrollerar mottagarens uppgifter. Handlingen ska vara adresserad till ett specifikt företag eller dess anställd. I praktiken förekommer det att dokument för inköp av material specifikt utfärdas till företaget, även om inget avtal har slutits med leverantören.
- Kontrollera signaturer och sigillavtryck. De personer som undertecknar handlingen måste ha behörighet att göra det. Om påskrift av primära dokument inte ligger inom den anställdes kompetens, anses de vara ogiltiga. När det gäller frimärken uppstår i praktiken ofta fel i de företag som har flera stämplar. Informationen på utskriften ska motsvara den typ av dokument som den förekommer på.
- Kontrollera status för dokument. Om skador upptäcks på papperen eller några blad saknas är det nödvändigt att upprätta en rapport, vars kopia skickas till motparten.
- Kontrollera giltigheten av händelsen som återspeglas i dokumentet. Anställda i företaget måste bekräfta information om transaktionens faktum. Dokument om godkännande av värdesaker är certifierade av lagerchefen och villkoren i kontraktet bekräftas av marknadsföraren. I praktiken finns det situationer då en leverantör får en faktura på varor som företaget inte fått.
- Fastställande av den period som handlingen avser. Vid behandling av primärpapper är det viktigt att inte ta hänsyn till samma information två gånger.
- Definition av redovisningssektion. När du tar emot primär dokumentation är det nödvändigt att fastställa för vilka ändamål de angivna värdena kommer att användas. De kan fungera som anläggningstillgångar, material, immateriella tillgångar, varor.
- Fastställande av det register i vilket
- Registrering av papper. Det utförs efter alla kontroller.
Arbeta med utgående papper
Behandlingsprocessen för denna typ av dokumentation skiljer sig något från ovanstående.
Först och främst skapar en auktoriserad anställd på företaget ett utkast till det utgående dokumentet. Utifrån detta tas ett utkast till papper fram. Den skickas till chefen för godkännande. En annan anställd som har lämplig behörighet kan dock godkänna utkastet till handling.
Efter certifiering upprättas projektet enligt fastställda regler och skickas till mottagaren.
Dokumentflödesplanering
Detta steg är nödvändigt för att säkerställa snabbt mottagande, sändning och bearbetning av dokumentation. För korrekt organisation av dokumentflödet utvecklar företaget speciella scheman. De indikerar:
- Plats och deadline för bearbetning av primärpapper.
- Fullständigt namn och befattning på den som sammanställt och lämnat in handlingarna.
- Bokföring gjorda på basis av papper.
- Tid och plats för lagring av dokumentation.
Bokföringsregister
De är nödvändiga för registrering av primär dokumentation. Samtidigt sätts ett bokföringsmärke på pappren. Det är nödvändigt att förhindra upprepad registrering av dokument.
Primära papper kan lagras i elektroniska register. På begäran av statliga myndigheter eller motparter ska företaget dock tillhandahålla papperskopior.
Funktioner för dokumentåterställning
För närvarande i föreskrifter Det finns ingen tydlig procedur för att återställa papper. I praktiken inkluderar denna process följande aktiviteter:
- Tillsättande av en kommission för att undersöka orsakerna till förlust eller förstörelse av dokument. Vid behov kan företagets chef involvera brottsbekämpande myndigheter i förfarandet.
- Kontakt bankorganisation, till motparter för kopior av primära dokument.
- Rättelse av inkomstdeklaration. Behovet av att lämna en uppdaterad redovisning beror på att papperslösa utgifter inte kostnadsförs skattemässigt.
I händelse av förlust av primär dokumentation kommer Federal Tax Service att beräkna beloppen för skatteavdrag baserat på tillgängliga papper. I det här fallet finns det en möjlighet att använda skattemyndighet påföljder i form av böter.
Vanliga misstag i processen med att förbereda primära papper
Som regel begår personer som är ansvariga för att upprätthålla dokumentation följande överträdelser:
- Fyll i formulär som inte är enhetliga eller godkända av företagets chef.
- De anger inte detaljer eller visar dem med fel.
- De godkänner inte dokument med sin underskrift eller tillåter anställda som inte har behörighet att underteckna dokument.
Dokumentation som bekräftar fakta om affärstransaktioner är oerhört viktigt för företaget. Dess design måste närma sig mycket noggrant. Alla misstag kan leda till negativa konsekvenser.
Korrektheten i redovisningen och ytterligare slutsatser från den beror på kvaliteten på det primära dokumentet och den information som det innehåller.
Informationen i de primära dokument som accepteras för redovisning ackumuleras och systematiseras i redovisningsregister, vars form eller krav är godkända av det auktoriserade organet. Uppgifter från redovisningsregister i grupperad form överförs till bokslutet.
Ledningen bestämmer vilka personer som är behöriga att underteckna redovisningshandlingar. I detta fall kan en hierarki av signaturer upprättas beroende på befattningen, summan av pengar, omfattningen och arten av operationen.
Företag eller organisationer som använder elektroniska signaturer bör upprätta lämpliga skyddsåtgärder och kontroller avseende rätten att använda och få tillgång till elektroniska signaturer.(17)
Krav på upprättande av primära dokument
1. Anteckningar i primära handlingar ska göras med bläck, krita, kulspetspenna, med hjälp av skrivmaskiner, mekanisering och andra medel som säkerställer säkerheten för dessa anteckningar under den tid som fastställts för deras lagring i arkivet.
Använd inte en penna för att skriva.
- 2. Handlingar ska förberedas snyggt, text och siffror ska vara skrivna tydligt och läsbart.
- 3. Alla uppgifter måste fyllas i i dokumentet. Om några uppgifter inte fylls i, sätts ett streck i stället. Obligatoriska uppgifter måste fyllas i.
- 4. B monetära dokument Beloppet anges med siffror och ord.
- 5. Primära handlingar måste intygas med personliga underskrifter av organisationschefen, redovisningschefen eller behöriga personer.
- 6. Primära dokument måste innehålla utskrifter av underskrifter från behöriga personer.
- 7. Primära handlingar ska förses med organisationens sigill, om detta följer av formuläret och gällande lagstiftning. (18)
Organisationschefen ska i överenskommelse med redovisningschefen i beställningsform godkänna förteckningen över personer som har rätt att underteckna primära redovisningshandlingar.
Snabbt och högkvalitativt utförande av primära redovisningsdokument, deras överföring inom den fastställda tidsramen för reflektion i redovisningen, såväl som tillförlitligheten av uppgifterna i dem säkerställs av de personer som sammanställt och undertecknade dessa dokument.
Förflyttning av primära handlingar i bokföringen (ritning eller mottagande från andra affärsenheter, godkännande för redovisning, bearbetning, överföring till arkivet) måste också regleras av ett schema, som godkänns på uppdrag av chefen.
För att varna både chefer och utförare från oförutsedda negativa konsekvenser och för att spara tid vid informationssökning är det nödvändigt efter att ha fått regleringsdokument skapa en databas för registrering av primära dokument.
Detta innebär att alla primära handlingar som skrivs ut och fylls i på redovisningsavdelningen ska ha en egen identifierare - en kod (engångsnummer, unikt nummer), som tilldelas dem vid obligatorisk registrering i någon av registreringsjournalerna, som ska vara öppnas vid varje företag.
Procedur för att upprätta dokument:
- - efterlevnad av alla fastställda detaljer och dokumentformer;
- -noggrannhet och tydlighet i presentationen av innehållet i genomförda affärstransaktioner i dokument;
- - snabb utförande av affärstransaktioner, tydlig, snygg och läsbar textskrivning;
- - stryka över tomma utrymmen i avsaknad av rekvisita;
- -angivelse av belopp i siffror och ord i alla värdefulla dokument; stryka över fel så att det som är överstruket syns, och att intyga rätt text med underskrift av den som upprättat dokumentet;
- -korrigeringar är inte tillåtna.(27)
Primära dokument skapade med hjälp av en mekaniserad metod kräver särskild bekräftelse av tillförlitligheten hos de mottagna uppgifterna, d.v.s. auktorisering och skydd av registrerade uppgifter från obehörigt mottagande av information om dem. Alla typer av dokument kan sändas med fax, men inte det primära redovisningsdokument, eftersom det inte har någon bekräftelse på sin äkthet. Ansvaret för att dokument skapas i rätt tid och av hög kvalitet och att de överförs inom den fastställda tidsramen för efterföljande reflektion i bokföringen ligger på de personer som har upprättat och undertecknat dessa dokument.
Primär redovisning för produktionsanläggning- detta är informationsbasen för förvaltningen, vars kvalitet direkt beror på kvaliteten på redovisningen. Primär bokföring är ett komplex av information och logiska operationer med dokument som åtföljer allt material och finansiella flöden och deras inslag från insats till produktion av produktion och ekonomiska anläggningar för företaget och företaget som helhet.
Primära dokument är alltså bärare av information om alla produktions- och ekonomiska objekt och ämnen och deras interaktioner och möjliggör en omfattande bedömning av alla kontrollfaktorer: kvantitativa, kvalitativa, finansiella.(12)