Concepto y tipos de documentación contable primaria. Documentación primaria en contabilidad: ¿qué es?

Los bancos hoy en vivo

Artículos marcados con este símbolo siempre relevante. Estamos monitoreando esto

Y las respuestas a los comentarios a este artículo las da abogado calificado y el propio autor artículos.

Los documentos primarios del informe contable son el vínculo más importante en el flujo de documentos de cualquier empresa. Sin ellos, no solo será posible calcular correctamente todos los ingresos, gastos y recibos, sino también calcular correctamente (y más aún, confirmar con las autoridades fiscales) las deducciones a oficina de impuestos. ¿Qué es una “primaria” y cuáles son los requisitos para ello? Vamos a resolverlo.

Es necesario comprender qué se entiende generalmente por esta definición. Entonces, los documentos contables primarios son la confirmación de las transacciones comerciales realizadas en la empresa que produjeron algún efecto económico. Este es un documento de respaldo, por ejemplo, algún tipo de factura.

Estos documentos son importantes no sólo a efectos contables. Son necesarios para cumplir la legislación fiscal y confirmación de todas las operaciones en curso. Utilizando documentos primarios, es posible determinar el alcance de las obligaciones de la empresa con el estado. La oficina de impuestos requerirá estos certificados para verificar la exactitud de los cálculos.

Los documentos primarios deben redactarse inmediatamente en el momento de la operación o inmediatamente después de su finalización. Pero esto último sólo es posible si no es posible gestionar el papeleo durante el proceso.

Y vale la pena recordar que se desaconsejan tales retrasos y sólo se permiten en situaciones excepcionales.

que es "primario "

Este tipo de documento es el que confirma acciones comerciales ya realizadas. Por ejemplo, comprar un torno nuevo. Sin documentación primaria capaz de confirmar tal o cual acción, es imposible registrar gastos/ingresos o el recibo de cualquier cosa en el libro contable.

Los documentos primarios pueden ser electrónicos o en papel; no hay diferencia. La única característica de este gestión de documentos electrónicos: Se requiere una firma electrónica para la confirmación. Sin embargo, algunas empresas pueden limitar el uso de las capacidades digitales. De acuerdo con los términos del contrato o, en algunos casos, regulados por la ley, es posible exigir la presentación de únicamente un documento "primario" en papel.

En el documento principal contabilidad debe ser todo Información necesaria para la contabilidad actividad económica. De lo contrario, pueden surgir problemas fiscales. Si no puede confirmar ningún gasto o ingreso, el monto de las deducciones puede aumentar.

Tal documento es prueba del hecho de que se tomó alguna acción en la economía de la organización que afectó la situación económica.

Lista de documentos contables.

Curiosamente, la legislación no regula documentos específicos, por lo que puedes elegir entre una variedad opciones aceptables. Esto le permitirá ajustar la conveniencia de generar informes. Pero, ¿qué tipo de “primaria” existe de todos modos?

1. Acuerdo. Contiene términos específicos de una transacción comercial. Enumera todos los matices financieros y la responsabilidad de todas las partes involucradas en su implementación.
2. Lista de embalaje. Listado de todos los servicios prestados o bienes transferidos. Lo conserva cada participante en la transacción; deberá hacer copias.
3. Certificado de Transferencia y Aceptación. Confirma que el servicio fue realizado en su totalidad y su calidad satisface lo acordado. Este acto confirma la aceptación del trabajo realizado y, en consecuencia, la total aprobación del cliente.
4. Certificado de transferencia y aceptación No. OS-1. A diferencia de documento anterior, se utiliza en el registro de actividades con entrada/salida de activos fijos.
5. Controlar. Confirmación de voluntad de pagar por un producto o servicio. La factura puede incluir condiciones adicionales y lista de precios de los servicios prestados. Este documento también le permite devolver dinero.
6. Recibo de nómina. Se utiliza para resolver problemas comerciales relacionados con el personal. Es decir, estas declaraciones tienen en cuenta todas las situaciones salariales. Es necesario incluir no solo el salario en sí en la nómina. Pero también todas las bonificaciones, horas extras, incentivos y otras “infusiones” de dinero al empleado.
7. Documentos en efectivo. Necesario para contabilizar transacciones financieras para la venta de bienes o servicios. Esta categoría incluye no sólo libro de pago, pero también órdenes de recibos y gastos.

Lea también:

Descripción completa del servicio de Sberbank: "Negocios en línea"

Naturalmente, todos estos documentos se redactan de forma diferente en función de las normas y procedimientos establecidos. Las reglas básicas están definidas y deben seguirse al crear una primaria.

Clasificación de documentos primarios.

Hay varias maneras de separar documentación contable por categoria. Esto simplifica significativamente la definición y el flujo de documentos en sí. La agrupación se produce según ciertos principios y características.

Entonces, los documentos primarios se dividen:

1. A proposito. Los hay administrativos: poderes y órdenes de pago; ejecutivo/exculpatorio – nóminas y certificados de trabajo realizado; documentación registro contable– declaraciones, cálculos y certificados; combinado – órdenes en efectivo, reporte de gastos y requisitos; y formas informes estrictos– suscripciones, talonarios de recibos, etc.
2. Por volumen de contenido de datos. Se incluyen los documentos primarios reales: órdenes de pago y cheques; y documentos primarios consolidados: informes de caja de un período determinado y estados de cuenta.
3. Según el método de reflejar las transacciones comerciales.. Hay informes únicos: informes de caja; y estados de cuenta acumulativos y tarjetas de límite.
4. Por lugar de compilación. Dividido en interno (todo lo formalizado por la organización) y externo (recibido de proveedores, subcontratistas, etc.).

Esta clasificación integral refleja casi todos los documentos primarios que la contabilidad puede encontrar al preparar informes.

Registros contables para primaria.

Cada documento primario recibido por el departamento de contabilidad debe estar registrado. Por eso hay especiales registros contables. Se trata de mesas de conteo especiales realizadas de una forma específica. Son necesarios para recopilar información sobre transacciones comerciales en cuentas y no confundirse con un montón de certificados, facturas, etc.

Los registros contables son diferentes. Como regla general, se dividen en las siguientes categorías:

1. Con cita. Esto incluye cronológico (los documentos se registran tal como aparecen), sistemático (el documento principal se registra teniendo en cuenta sus características de agrupación). La combinación de estos dos tipos se denomina registros sincrónicos; idealmente, esto es lo que debería hacer la contabilidad.
2. Resumiendo los datos. En esta categoría entran los registros integrados (de particular a general) y diferenciados (de general a particular).
3. Por apariencia. Todo es muy simple: se dividen según la forma física del registro. Puede ser en forma de tarjeta, libro, medios electrónicos etcétera.

El mantenimiento adecuado de los registros contables simplificará significativamente la tarea y protegerá contra muchos problemas.

Requisitos para la documentación primaria.

Dado que el documento principal es una parte importante del flujo de documentos contables, es necesario tener mucho cuidado al mantenerlo y completarlo. Hay ciertos requisitos, normas y estándares que deberán cumplirse.

Lea también:

El terrorismo sigue siendo una espada de Damocles sobre la Unión Europea

¿Qué debería estar en la primaria?

Los documentos contables primarios deben crearse de acuerdo con ciertos estándares para que las autoridades fiscales puedan aceptarlos sin problemas y nadie tenga problemas en el futuro. Por tanto, es necesario indicar la siguiente información en el documento principal:

1. El nombre de un documento específico.
2. Fecha de preparación.
3. El nombre del sujeto que (o en cuyo nombre) se lleva a cabo tal o cual acción.
4. Cuál es el punto de transacción de negocios.
5. Medidores de transacciones comerciales. Los hay en efectivo o en especie. Si es natural deberá indicar qué se está midiendo.
6. Personas responsables de la correcta realización de la operación y la preparación de la documentación para la misma. Asegúrese de indicar las posiciones.
7. Firmas de las personas involucradas, sus nombres completos y demás información que ayude a identificarlas.

La presencia de todos estos datos es necesaria no sólo para confirmar que la operación realmente se llevó a cabo. La información especificada en el documento permitirá, si es necesario, verificar todos los indicadores, contactar a los actores y aclarar algunos puntos.

Reglas para preparar la documentación primaria.

Es importante recordar que al crear dichos documentos, no basta con tener en cuenta los datos que deben contener. El reglamento establece ciertas reglas para mantener y crear dichos documentos. Si son violados, o inspectores de impuestos Si surgen dudas, no solo tendrás que rehacer el documento, sino también pagar una gran multa. Especialmente si la infracción no es la primera.

1. Escriba estrictamente sin errores (incluida la puntuación) ni borrones. Evite errores tipográficos en documentos electrónicos.
2. Puedes usar cualquier bolígrafo. Pero es aconsejable elegir aquellos que no se manchen al escribir; esto esparcirá suciedad en el papel, lo cual es inaceptable.
3. Es necesario redactar documentos en caso de que se suponga que se realizará algún tipo de transacción comercial. Como último recurso (que no se recomienda en absoluto), puede redactar y presentar un informe primario inmediatamente después de la operación.
4. Absolutamente todos los datos calculados presentados en formato digital deben duplicarse en palabras.
5. Si no hay datos para completar los detalles en el formulario inicial, debe colocar un guión allí. Está estrictamente prohibido dejar líneas vacías.

Es importante recordar que cuanto más responsable sea el contador al completar los documentos primarios, menos problemas tendrá la organización en el futuro.

¿Qué hacer si ya se ha cometido un error?

En una situación en la que es necesario corregir uno u otro documento principal, es necesario saber qué se puede y qué no se puede hacer. Entonces, al corregir errores puedes:

1. Tacha la información incorrecta e indica la información correcta al lado. Es necesario poner la firma de la persona que corrigió la información, así como la instrucción “Creer en lo corregido” y la fecha específica en la que se realizó la corrección.
2. Haz notas adicionales. Se utiliza si se ejecutaron los valores totales de las transacciones, pero como resultado resultaron ser ligeramente superiores. En este caso, deberá anotar el resto en nuevo documento y tenerlos en cuenta en el período de informe actual o en el próximo.
3. Realizar reversión. Es decir, corrija la entrada usando valores negativos: escriba los datos incorrectos en pasta roja y luego indique los datos correctos al lado.

La contabilidad es un sistema complejamente organizado. Sobre esta base, la información se recopila en documentos primarios, registros y su análisis posterior. Aquellos. La contabilidad es la expresión de todas las transacciones financieras y económicas en términos monetarios. ¿Cómo funciona la gestión? contabilidad primaria Lo descubrirás en el artículo.

todo tiene su precio

La contabilidad le permite llevar todas las transacciones a términos monetarios. Por ejemplo, relaciones laborales, relaciones entre compradores y proveedores, mantenimiento de registros de horas de trabajo, relaciones con el estado: pago de impuestos. Refleja no sólo la realización de dichas operaciones, sino también su análisis. Esto nos permite entonces sacar una conclusión sobre la solvencia y solvencia de la organización en su conjunto. Y en base a esto eliminar lados débiles política financiera y elegir la dirección de un mayor desarrollo.

Importante: la base para la dirección de un mayor desarrollo de la organización es el mantenimiento de la contabilidad primaria.

Esta es la base que le permite recopilar toda la información necesaria.

Documentos fuente

Arriba, llamamos a la documentación primaria la base de la contabilidad en una empresa. También se puede comparar con las raíces de un árbol, de las que luego crecen un tronco y ramas (registros). Las hojas son contabilidad sintética de las cuentas, que le permite evaluar de forma precisa y completa el trabajo de la empresa.

Demos una definición. La documentación primaria es un documento específico de una forma claramente establecida por la ley, completado de acuerdo con todas las reglas de contabilidad, recomendaciones de impuestos, banca, estadística y una serie de otras autoridades interesadas en esto.

La aprobación de la documentación primaria se realiza en las autoridades estadísticas. Documentos más especializados y con un enfoque más limitado - por departamentos para ciertas especies actividades.

Dicha documentación le permite registrar y rastrear las transacciones financieras y económicas en la empresa. Aquellos. Esta es la base de los equipos usados ​​en empresas individuales.

Reglas de llenado

Además de que las autoridades estadísticas son responsables de aprobar los documentos, han desarrollado una serie de requisitos para completarlos.

Relleno requerido:

• Nombre completo del documento (no se permiten abreviaturas);
• Fecha de emisión del documento;
• Información completa sobre la organización que redacta el documento y a quién va dirigido;
• Lleno Detalles del banco contraparte, si es necesario;
• Información completa sobre la operación del negocio, expresada cuantitativa y monetariamente;
• Información sobre el empleado que tiene derecho a certificar el documento (cargo, firma, transcripción);
• Sello o sello (húmedo).

A pesar de que los requisitos anteriores son obligatorios, en algunos casos, por falta de atención u otras razones, se pueden perder uno o más puntos. Esta infracción no implica la nulidad de la contabilidad primaria.

Tipos de documentación primaria

Se emite un documento específico para cada transacción financiera y económica individual. Enumeremos los principales.

• Factura – para compradores, que indica el nombre del producto o servicio, datos bancarios del proveedor;
• Orden de pago: para el proveedor por parte del comprador, que confirma el hecho del pago, en forma no monetaria;
• Recibo: para el comprador, según el cual pagó al proveedor en efectivo;
• Extracto bancario: permite ver el movimiento Dinero en cuenta actual empresas por un período determinado;
• Orden de efectivo: le permite ver el movimiento de fondos en la caja registradora de la organización;
• Carta de porte o documentos de transferencia universal, factura: confirma el envío de material o prestación de servicios después del pago. Indica el nombre del producto, volumen y costo.
• Conocimiento de embarque: para transportar materiales del proveedor al comprador. Indica el nombre completo del proveedor y comprador, TIN, dirección Legal, lugar desde donde y hacia dónde se transporta la carga, información sobre el transportista.
• Un recibo de compra, como un albarán de entrega, confirma el envío de mercancías del proveedor al comprador. Debe tener fecha, número y estar registrado en la oficina de impuestos.
• El informe anticipado es un documento de informe que confirma en qué se gastaron los gastos. fondos contables emitido al empleado. Además, en la hoja A4 se adjuntan recibos de caja, recibos, acuerdos de solicitud que confirman los gastos.
• Hoja de tiempo: registra la cantidad de horas que el empleado trabajó en la organización por mes;
• Liquidación, pago o nómina de sueldos– sobre la base del primero se calcula el salario y sobre la base del segundo se realiza el pago.

Importante: Los documentos anteriores son estándar y están estrictamente unificados por ley. No pueden dejar de realizarse a petición del líder o modificarse de alguna manera.

Se permite ingresar documentación adicional en función de las particularidades del trabajo.

Correcciones en documentación primaria.

No siempre es posible completar el formulario correctamente. Algunos permiten correcciones, otros necesitan ser reescritos. A continuación se detalla cómo se produce la corrección.

Correcciones en documentación primaria:

• No se permiten correcciones en un documento de informe no estricto; debe reescribirse por completo;
• En un documento de informe estricto: tache el error con una línea roja en diagonal en una celda y marque "cancelado", si el formulario es incorrecto, asegúrese de guardarlo;
• Cualquier corrección: táchala, escribe arriba la versión correcta y escribe “creer al corregido”, sello y firma del empleado corrector;
• Nunca sombree ni haga una línea gruesa a través del tachado; la entrada incorrecta debe ser visible.

Duración

La vida útil de las diferentes formas varía. Deben almacenarse durante un mínimo de 5 años. Por ejemplo, todos los documentos relacionados con los empleados (salarios, impuestos, archivos personales) deben conservarse durante al menos 75 años. Esto se debe a las frecuentes solicitudes de cálculos de pensiones por parte de ex empleados.

Si decide vaciar los estantes de documentos antiguos, una vez transcurrido el plazo de almacenamiento, redacte un acta especial y constituya una comisión para la eliminación de la documentación primaria.

Resultados

Entonces, analizamos cómo se mantiene la documentación primaria. Es la base de toda la contabilidad de la empresa. Por lo tanto, la contabilidad primaria debe manejarse con toda responsabilidad y cuidado.

Los documentos contables primarios están unificados. Son desarrollados por las autoridades estadísticas. La organización no tiene derecho a realizarles sus propios cambios. Se deberá completar el título del documento, la fecha de ejecución, el nombre completo de la contraparte del comprador y proveedor, el nombre del producto en términos de valor y cantidad, y la firma de una persona autorizada.

Se permiten correcciones en la documentación primaria. Para ello se deberá tachar la entrada incorrecta y escribir encima la versión correcta, atribuyendo “creencia corregida”, la fecha, firma y sello de la organización.

El período de almacenamiento de la documentación primaria es de 5 años o más.

En Rusia, la legislación impone a las empresas y empresarios la obligación de documentar todas las transacciones en documentación primaria. El objetivo de dichos documentos es confirmar el hecho ocurrido (recepción de productos, salida del almacén, ventas, etc.) y el registro legal de la operación realizada.

Los principales requisitos para su registro incluyen el ingreso de información confiable, la elaboración durante la operación o después de su finalización.

¿Para qué sirve?

Los documentos primarios son documentación de respaldo que confirma la realización de todas las transacciones comerciales por parte de empresarios y empresas. El registro se realiza en la secuencia de operaciones. Si se compilan incorrectamente, la organización no puede realizar un cálculo fiable. base imponible, por lo que surgen desacuerdos con autoridades fiscales, y la empresa puede estar sujeta a sanciones.

Esta documentación se acepta para contabilidad si está redactada en la forma especificada en el Reglamento Contable y Estados financieros en la Federación Rusa.

El formulario estándar podrá incluir columnas y líneas adicionales manteniendo todos los detalles previstos en el formulario aprobado. Al realizar cambios se deberá redactar una orden o instrucción. Sólo los formularios no se pueden cambiar. transacciones en efectivo.

Los documentos primarios proporcionan información para la formación de informes y documentación contable. Pueden compilarse en un programa de computadora o escribirse a mano, se crean para registrar transacciones de liquidación, materiales o financieras de cualquier escala.

Sus variedades

Los documentos primarios incluyen facturas, hojas de cerca, facturas, etc.

En contabilidad, se dividen en varios tipos:

• externo(realizado fuera de los límites de la empresa);
• interno(realizado dentro de la empresa).

La documentación también puede ser acumulativa o única:

• Acumulativo Los documentos (órdenes de trabajo, tarjetas de límite) se redactan durante un largo período de tiempo y reflejan las mismas operaciones repetitivas.
• Una vez Los documentos (órdenes en efectivo y) se utilizan para informar sobre la transacción completada.

Organizacional y administrativo La documentación incluye instrucciones, órdenes, poderes y órdenes. Otorgan permiso para realizar operaciones específicas. Su información no se agrega a los registros contables.

EN absolución La documentación (requisitos de pago, órdenes de recibo, facturas, etc.) refleja la operación. La información sobre ellos se ingresa en los registros contables.

Algunos documentos combinan características de tipos exculpatorios y permisivos. Podrían ser órdenes de pago en efectivo, recibos de nómina.

Podéis obtener información detallada de todo este reportaje en el siguiente vídeo:

¿Cómo trabajar con él correctamente?

Para la correspondiente contabilidad primaria se acuerda un cronograma de rotación de documentación, definiendo el orden y momento de su movimiento en la empresa y su envío al departamento de contabilidad. Debe comprobarse en forma (para comprobar que la preparación esté completa y correcta), contenido (la relación de indicadores) y aritméticamente (sumando valores).

Primero debes determinar si se trata de un documento contable. Debe reflejar información sobre la transacción comercial completada. Entonces, en indica el movimiento de mercancías. activos materiales, en el recibo de caja - gastos financieros.

Los documentos contables no incluyen borradores, registros, extractos de periódicos y documentación recopilada fuera de las normas.

A continuación, se determina la relación del documento con la organización. Se verifican los datos de la empresa o especialista (nombre del trabajo, fecha de su elaboración, nombre de la empresa, costo y contenido físico de la transacción comercial, cargos de los responsables, firmas personales). Todas las firmas deben ser originales. También se comprueba el tipo de sello (algunas empresas pueden tener varios sellos, para documentos y sellos).

Después de la aceptación, la información se ingresa en los registros contables y se hace una marca en el formulario. Las transacciones comerciales deben reflejarse en secuencia y agruparse en determinadas cuentas. Los registros contables en apariencia pueden ser tarjetas (para contabilizar materiales y), libros (principales) o revistas. Según el tipo de registros, los registros se dividen en combinados (órdenes), sistemáticos (libro de contabilidad general) y cronológicos (libro de registro).

Según los requisitos del Goskomstat, los documentos contables primarios deben prepararse de la siguiente manera:

• completado con bolígrafo, tinta, en una máquina de escribir o en una computadora;
• compilado cuidadosamente con cifras claras y legibles;
• contener todos los detalles;
• V documentos financieros todos los importes están anotados e indicados en números;
• contener la firma personal del gerente, jefe de contabilidad o personas autorizadas;
• estar sellado.

Las personas autorizadas son responsables de la preparación confiable y oportuna de los documentos que reflejen la información disponible en contabilidad.

Error de corrección

A continuación se muestra una lista de los errores más comunes que se cometen al redactar documentos:

• el uso de formularios que fueron elaborados por la empresa de forma independiente, sin confirmación mediante orden del gerente y correspondiente inscripción en el registro contable;
• ejecución incorrecta por parte del administrador de la lista de personas autorizadas para la firma;
• falta de detalles;
• presencia de lagunas en la compilación detalles obligatorios, tachaduras o correcciones, violaciones de reglas;
• notas de lápiz de grafito;
• ajustes a la documentación de efectivo;
• presencia de errores aritméticos;
• sin guiones para las líneas vacías.

Si hay errores, el documento contable no es aceptado por las estructuras de inspección o se reconoce como falsificado.

La corrección de la documentación contable y de caja se realiza de acuerdo con las siguientes reglas:

• No se permite el uso de corrector, borrados y ajustes de documentos (débito en efectivo y órdenes de recibo, recibos);
• si se detectan errores, los trabajos deberán cancelarse y redactarse nuevamente;
• Los documentos dañados o incorrectamente completados no se destruyen, se tachan y se agregan a la caja registradora el día de su emisión.

Las correcciones se realizan en otros documentos después de haber sido acordados con las contrapartes y confirmados mediante firmas.

Al corregir formularios manuales, los detalles o montos incorrectos deben tacharse y escribirse en la parte superior. valor correcto. La palabra “Corregido” está indicada en los campos de la línea y es acordada por las personas que firmaron previamente este documento. Se indica la fecha de corrección. No se permite el uso de correctores, borrones y borrados.

Si las correcciones se completan y certifican incorrectamente, se considerarán inválidas.

Restauración de documentación

En caso de daño, destrucción o pérdida de documentos primarios (con base en la instrucción No. 157 N), el administrador designa una comisión para analizar los motivos de su restauración y detectar a los perpetradores. A veces, el director coopera con las autoridades de investigación, el control de incendios o las estructuras de seguridad. Los resultados del trabajo se documentan en un acta aprobada por el director. Se archiva en la carpeta de diario para otras transacciones.

De acuerdo con la instrucción No. 157 N, los trabajos primarios se pueden almacenar tanto en papel como en soporte de máquina (mediante firma digital electrónica).

Duración

Según el art. 17 Ley Federal "Sobre Contabilidad", cada empresa debe organizar el almacenamiento adecuado de esta documentación, informes de contabilidad y registros contables en los plazos establecidos, pero al menos 5 años.

Almacenamiento documentos electronicos se lleva a cabo de acuerdo con los requisitos de la ley y en presencia de medios mecánicos. Al mismo tiempo, se brinda protección al director de la empresa contra ajustes ilegales.

Penalizaciones

Los errores en los documentos primarios o su ausencia pueden provocar pérdidas económicas para la empresa. Según el art. 120 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, se imponen sanciones por violaciones graves de las normas de contabilidad de costos y beneficios:

• en caso de infracción durante un período impositivo: hasta 10 mil rublos;
• si se viola durante varios periodos impositivos– hasta 30 mil rublos;
• al disminuir pago de impuestos– 20% del importe de las cotizaciones impagas, a partir de 40 mil rublos.

Las violaciones graves de las normas de contabilidad de gastos, ganancias y objetos imponibles incluyen la ausencia de documentación primaria y registros contables. También incluyen la reflexión periódica en las cuentas contables, registros contables e informes de transacciones comerciales, activos tangibles, finanzas y activos intangibles.

En ausencia de estos documentos, la empresa está obligada a pagar impuestos en exceso. Su retirada es posible bajo la dirección de las estructuras pertinentes cuyas competencias cumplan con los requisitos legales. Al mismo tiempo, se elabora un registro de los documentos incautados.

Toda la documentación primaria es la confirmación. actividades financieras compañías. Estos documentos contables serán requeridos principalmente por las autoridades reguladoras durante la inspección. Por lo tanto, se imponen mayores exigencias al mantenimiento y almacenamiento de dichos documentos.

La documentación primaria, o como la llaman los virtuosos contables, documentación primaria, es prueba de los asuntos financieros de la empresa. Además, al tener fuerza legal, estos documentos pueden ayudar a la empresa en problemas controverciales, o hacerla tropezar. Estos documentos son: contrato, factura, documentos de pago, albarán, factura, recibo de compra y otros.

Se unifican las formas de los documentos primarios. Si es necesario, ingrese al formulario líneas adicionales, manteniendo lo básico. Esto se indica en el Reglamento sobre contabilidad y contabilidad en la Federación de Rusia (Orden del Ministerio de Finanzas de Rusia de 29 de julio de 1998 No. 34 n (modificada el 26 de marzo de 2007 No. 26 n). La excepción son los formularios. para realizar transacciones en efectivo (Decreto del Comité Estatal de Estadística de Rusia de 24 de marzo de 1999 No. 20).

Todos los cambios y adiciones realizadas al formulario estándar son aprobados por orden del director de la empresa.

La organización desarrolla de forma independiente formularios de documentos primarios si el formulario requerido no está disponible en el catálogo de formularios unificados. Condición obligatoria: dichos formularios deben contener los detalles necesarios.

1. ¿Cómo se llama el documento?
2. Cuando se compila.
3. Información sobre la organización que compone el documento.
4. Indique qué incluye una transacción comercial específica para este documento, el costo de la transacción (monetario o en especie).
5. Relación de personas responsables de la redacción del documento con firma obligatoria.

Los detalles anteriores se mencionan en la Ley Federal "Sobre Contabilidad".

Todos los documentos primarios deben enviarse al departamento de contabilidad de manera oportuna. El cumplimiento de la cronología de ingreso de información es una de las principales condiciones para una contabilidad adecuada.

Para una contabilidad conveniente, todos los registros primarios se clasifican en grupos - tabla:

Nombre del grupo	Que esta incluido
Documentos organizativos y administrativos.	Estos incluyen órdenes, poderes, instrucciones. Es decir, se trata de papeles que dan “luz verde” para realizar transacciones comerciales.
Documentos de respaldo	Hojas de factura, certificados de aceptación, órdenes de recibo de efectivo: son los que confirman el hecho de una transacción comercial. Los datos ingresados ​​en estos documentos están sujetos a inscripción obligatoria en registros contables.
Documentos contables	Se utilizan en ausencia de formularios unificados estándar, para el procesamiento combinado de documentos justificativos y administrativos. Por ejemplo, una orden de gasto se considera un documento administrativo y de respaldo. La nómina indica simultáneamente la necesidad de pago según la lista y confirma el pago.

Y otro invento exitoso del servicio de contabilidad es el cronograma de flujo de documentos. Tenga en cuenta: la forma del gráfico debe reflejarse en política contable organizaciones.

Calendario de flujo de documentos

Los datos de movimiento se reflejan en las filas y columnas correspondientes. documentos de informes. Una gran ventaja de este cronograma es que todos los documentos emitidos están bajo control. Lo principal es no olvidarse de realizar las entradas correspondientes.

Completar según las reglas.

Para empezar, es necesario comprobar los datos primarios presentados al departamento de contabilidad. Qué comprobar:

1. Cantidad de relleno (se completan todas las líneas y secciones necesarias).
2. Corrección del llenado (los datos ingresados ​​​​deben corresponder al lugar de ingreso, las contradicciones en los datos son inaceptables).
3. Fiabilidad de la información (comprobación de operaciones matemáticas, conciliación con los documentos adjuntos).

El documento verificado deberá ser inscrito en los registros contables.

Consejo: para evitar el error de reflejar repetidamente un documento en contabilidad, debes hacer lo siguiente. El reverso del formulario indica la fecha y el número de inscripción en el registro.

Cómo completar documentos contables primarios en 2017

• Todos los asientos realizados en los documentos contables primarios deben tener una vida útil prolongada.
• Se permite utilizar documentos en papel junto con documentos electrónicos, los cuales deben estar firmados con firma digital ( la ley federal 402-FZ de 6 de diciembre de 2011).
• El uso de sello es obligatorio en aquellos documentos en los que se prevé espacio para ello.

A partir del 07/04/2015 recibieron el derecho a trabajar sin sello redondo. sociedades anónimas y sociedades de responsabilidad limitada (Ley Federal 82-FZ del 06/04/2015). Consulta lo escrito en la Carta sobre el uso del sello. Si la empresa continúa utilizando el sello, no se requieren cambios en los Estatutos. La ley no especifica el plazo para realizar dichos cambios en los estatutos de la empresa. Pero no se deben retrasar los cambios para no introducir muchas contradicciones en los documentos financieros.

• Comparación de indicadores monetarios y naturales. No es necesario indicar ambos a la vez, uno es suficiente (Ley Federal 402-FZ). Sucede que es más conveniente indicar cualquier indicador (por ejemplo, cuando se mueven materiales dentro de una empresa, se utiliza un indicador natural). En el certificado de aceptación del servicio, es más conveniente indicar solo información sobre costos, pero para evitar malentendidos, se enumeran adicionalmente los tipos de servicios.
• Firma del responsable. La ley de la Federación de Rusia no dice nada sobre las firmas facsímil en documentos primarios. La carta del Servicio Federal de Impuestos de la Federación de Rusia No. 3–1.11.469 del 23 de septiembre de 2008 examina la posición del servicio fiscal con respecto a los facsímiles de documentos.
• La moneda en la que está redactado el documento. Principal unidad monetaria- rublo. Incluso cuando los términos del contrato dicen unidades convencionales. Porque todas las transacciones en contabilidad se valoran en rublos (Ley Federal 402-FZ del 6 de diciembre de 2011). Nadie prohíbe agregar columnas adicionales que indiquen montos en moneda extranjera, pero debe estar presente una columna que indique el monto en rublos. De lo contrario, se corre el riesgo de deducir gastos y deducciones del IVA.

Lista de documentos primarios

Acuerdo

El concepto de “acuerdo” está regulado por el art. 420 Código Civil de la Federación de Rusia. Un contrato es un acuerdo sobre el surgimiento (cambio) o terminación de derechos y obligaciones entre las partes. Cada parte está obligada a leer atentamente los términos del acuerdo. Previo acuerdo se coloca la firma y el sello de cada parte. El contrato como documento principal tiene plena vigencia. fuerza legal, cada parte debe tener una copia firmada. Todos los puntos previstos en el contenido deben ser cumplidos por las partes del acuerdo de acuerdo con sus obligaciones. Las disputas se resuelven pacíficamente o mediante procedimientos judiciales.

Y un momento. No en todas las situaciones la celebración de un acuerdo supone el reconocimiento de derechos y obligaciones mutuos. Un recibo recibido al comprar un producto o servicio se reconoce como el mismo acuerdo.

Controlar

Una factura de pago recibida del vendedor de un producto o servicio se considera un documento contable primario. En base al importe indicado en la factura, el comprador realiza el pago. En los documentos de pago, es deseable tener un enlace a este documento (por ejemplo, el documento de pago contiene la frase “pago en factura No. 35/7 del 31 de enero de 2017”). Puede haber situaciones en las que será difícil demostrar que el pago se realizó específicamente para una factura específica.

Para el comprador de un producto (servicio), la factura presentada es una especie de garantía de que el vendedor no cambiará el precio fijo dentro de un período determinado (de 1 a 5 días). El período de validez de la factura de pago lo especifica el vendedor. El comprador realiza el pago dentro del plazo especificado.

Una factura para el pago

Si el pago no es posible por varias razones (por ejemplo, problemas con la red informática contable, problemas financieros), es aconsejable notificar al vendedor sobre la situación actual, preferiblemente con anticipación. Es posible que se cambie la fecha de la factura, pero las condiciones de compra seguirán siendo las mismas.

Documentos de pago

Este tipo documentos contables incluye: cheques de pago (mercancías, efectivo), órdenes de pago, requisitos de pago.

Al comprar bienes (servicios) por dinero en efectivo en la caja registradora de la organización, definitivamente debe conservar el recibo de caja y transferirlo al departamento de contabilidad.

Recibo de caja

Si el recibo no indica qué pago se realiza en efectivo, entonces obligatorio Se adjunta un recibo de compra al recibo de caja registradora. Contiene un inventario de los bienes (servicios) adquiridos, indicando en qué cantidad y a qué precio se realizó el pago. El recibo de compra lleva el sello del vendedor y la firma del responsable de la venta de bienes (servicios).

Recibo de venta sin recibo de caja se reconoce como un documento primario, ya que un empresario individual tiene derecho a trabajar sin caja registradora (con requisito previo emitir un recibo de compra).

Recibo de venta emitido por un empresario individual sin el uso de caja registradora

Esto se especifica en la ley de la Federación de Rusia 54-FZ "Sobre el uso de equipos de caja registradora al realizar pagos en efectivo y liquidaciones utilizando tarjetas de pago"(vigente en 2017).

Al pagar por un producto (servicio) entre entidades legales Se emite una carta de porte a través de la cuenta corriente.

Lista de embalaje

Cada parte se redacta según la muestra (se requieren firmas de los responsables y sello). Los importes indicados en el albarán de entrega y en la factura deberán coincidir. En algunos casos es conveniente utilizar una firma facsímil, este hecho definitivamente debe constar en el contrato de suministro de bienes (servicios).

Al pagar una factura de un producto (servicio) a través de una cuenta corriente, se emite una orden de pago.

Orden de pago

Este es un formulario de documento unificado, que generalmente se completa con tecnología informática. El pago preparado para el pago se puede enviar al banco en papel o mediante el programa bancario especial "Clint-Bank" (que es mucho más rápido). Antes de enviar, debes verificar todos los datos del destinatario del pago para evitar malentendidos, especialmente si estás trabajando con una contraparte por primera vez. Complete cuidadosamente la información sobre lo que está pagando. Sería útil una descripción detallada, con la indicación obligatoria de los detalles de la cuenta (fecha, número).

Una solicitud de pago es un documento primario en el que el acreedor exige que el deudor pague la deuda a través del banco.

Solicitud de pago

Existe un requisito sin aceptación: en este caso, el dinero se carga automáticamente en la cuenta del deudor. Una demanda de aceptación implica la presencia de aceptación por parte del deudor. Sin embargo, el contrato puede estipular las condiciones para la devolución de la deuda resultante, en este caso la devolución de la deuda a través del banco se realiza sin aceptación.

El formulario de factura se utiliza en los casos en que se registra el IVA.

Factura

Están preparados para facturas y actos. El pago de un anticipo en virtud de un contrato también es un motivo para emitir una factura. El IVA se deduce sobre la base de facturas y facturas. Cabe mencionar que todos los contribuyentes del IVA están obligados a emitir facturas. Es mucho más conveniente completar formularios utilizando programas automatizados.

Haciendo cambios

En cajas registradoras y documentos bancarios Está estrictamente prohibido realizar cambios (artículo 9 de la Ley federal de la Federación de Rusia "sobre contabilidad").

Se permiten modificaciones a otros documentos primarios, pero siempre que todos los participantes en la transacción comercial estén al tanto de las modificaciones que se realizan. El conocimiento de las modificaciones entre los participantes se confirma mediante sus firmas que indican la fecha de los cambios.

La corrección se realiza de la siguiente manera: la entrada incorrecta en el documento se tacha cuidadosamente con una línea fina. Al mismo tiempo, lo que está tachado es claramente legible. La entrada correcta se ingresa arriba o al lado de la corrección. Junto a la línea tachada, o donde hay suficiente espacio libre, está escrita la inscripción "Cree en los corregidos". Debe indicarse el nombre completo. la persona que realizó los cambios, fecha y firma.

¿Cuántos años se deben conservar los documentos contables?

Almacenamiento

El lugar óptimo para almacenar materiales primarios es el archivo. Es importante preparar adecuadamente los documentos para archivarlos en el archivo:

• Ordenar en orden cronológico.
• Equipos por tipo.
• Encuadernación y archivado de documentos en carpetas.
• Elaboración del certificado de acompañamiento.

Es importante garantizar la seguridad. registros contables de correcciones no autorizadas. La corrección de errores sólo podrá realizarse de manera oficial, con la firma de quien realizó la modificación. Para su información, es en los registros donde se acumula la información sobre los documentos primarios aceptados para contabilidad.

Aquí también hay un secreto comercial: el contenido de los registros es precisamente eso. La divulgación de información sobre el contenido está penada por la ley rusa.

Duración del almacenamiento

La Ley Federal de Contabilidad de la Federación de Rusia (artículo 17), así como la legislación sobre archivos (Orden del Ministerio de Cultura de la Federación de Rusia de 25 de agosto de 2010 No. 558) establecen el período de almacenamiento de los documentos de la empresa. Para documentos contables primarios, este período es de al menos 5 años.

El plazo de conservación comienza a contar a partir del 1 de enero del año siguiente a aquel en que el documento fue colocado en el archivo.

Si una organización viola el período de almacenamiento de materiales primarios, las autoridades de inspección tienen derecho a imponer sanciones (artículo 120 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). La multa oscila entre 10.000 y 40.000 rublos, según el grado de infracción.

Por cierto, sólo los documentos que tengan tres años de antigüedad serán relevantes para la inspección por parte de las autoridades fiscales. Por la ausencia de un informe primario de un período anterior, los inspectores no tienen derecho a multar en virtud del artículo 120 del Código Fiscal de la Federación de Rusia.

El servicio de contabilidad de la empresa está obligado no sólo a mantener registros adecuados de los documentos primarios, sino también a garantizar su seguridad. Sólo en este caso afirma servicios de impuestos resultará infundada.

documento contable primario

Los documentos primarios forman la base de toda contabilidad. Las actividades financieras y económicas de una organización van acompañadas de numerosas operaciones. Para ello, se utiliza un elemento del método contable: la documentación. La documentación es el principal método de seguimiento contable de las actividades económicas de una organización, su control principal. Documento - Se trata de una prueba escrita de una transacción comercial completada que da fuerza legal a los datos contables. La documentación sirve como base para posteriores registros contables y asegura la exactitud, confiabilidad e indiscutibilidad de los indicadores contables, así como la capacidad de controlarlos.

Los documentos deben tener fuerza legal, es decir contener una serie de detalles obligatorios (indicadores):

• - Título del documento;
• - fecha de;
• - nombre de la organización en nombre de la cual se redactó el documento;
• - Contenido de la operación;
• - medidas cuantitativas y de costos;
• - el nombre y cargo de las personas responsables de su implementación y de la corrección de su ejecución;
• - firmas personales de estas personas y sus transcripciones;
• - sellos de organización, estampillas.

Los documentos deben redactarse utilizando medios que garanticen su conservación durante mucho tiempo (tinta, bolígrafo, máquina de escribir, impresora). Los documentos primarios deben redactarse en el momento de la transacción (efectivo, banco) o inmediatamente después de su finalización. Quienes redactaron y firmaron el documento son responsables de su elaboración oportuna y de alta calidad, de la exactitud de los datos y de su transferencia dentro del plazo establecido para su inscripción en los registros contables.

Los documentos incluyen:

• - primario (facturas, facturas, órdenes de efectivo entrantes y salientes, hojas de valla, etc.);
• - registros contables (informes de caja, diarios de pedidos, libro mayor, informes de productos, etc.);
• - informes (balance y anexos al mismo).

Todos los registros contables se mantienen sobre la base de documentos primarios, luego la información de ellos se transfiere a los registros contables, donde se sistematizan, es decir, se registran en cuentas contables. Al final del período del informe, los informes de la empresa se completan de acuerdo con los registros contables.

La documentación primaria da lugar al movimiento de información contable, proporciona a la contabilidad la información necesaria para un reflejo continuo y continuo de las actividades económicas de la empresa.

Según su finalidad, todos los documentos primarios se dividen en: documentos organizativos y administrativos, documentos justificativos, documentos contables y documentos combinados.

• - organizativos y administrativos (órdenes, instrucciones, instrucciones, poderes) permiten operaciones, y la información contenida en ellas no se refleja en los registros contables;
• - los documentos de justificación (facturas, reclamaciones, órdenes de recibo, etc.) reflejan el hecho de la transacción, la información contenida en ellos se registra en los registros contables. Hay una serie de documentos que combinan el carácter permisivo y exculpatorio (órdenes de caja de gastos, nóminas de pago salarios), los datos contenidos en ellos se inscriben en registros contables;
• - los documentos contables se elaboran en el departamento de contabilidad sobre la base de documentos administrativos o de respaldo para resumir los registros contables, dichos documentos son certificados contables, cálculos de costos generales, tablas de desarrollo.
• - Los documentos combinados realizan simultáneamente las funciones de documentos administrativos y justificativos y contables. Por ejemplo, una factura para la liberación de activos materiales contiene una orden para la liberación de materiales del almacén al taller, así como el registro de su salida real, etc.

Según el método de registro de transacciones, los documentos se dividen en únicos y acumulativos.

Los documentos únicos se utilizan solo una vez para reflejar una sola transacción o varias transacciones realizadas simultáneamente. Después del registro, el documento único va al departamento de contabilidad y sirve como base para la reflexión en contabilidad. Por ejemplo, órdenes de efectivo entrantes y salientes, extractos de nómina, etc.

Los documentos acumulativos se compilan dentro cierto periodo(semana, década, mes) para reflejar operaciones repetitivas homogéneas que se registran en ellos a medida que ocurren. Al final del período se calculan los totales de los indicadores utilizados para las cuentas. A documentos acumulativos incluir tarjetas de límite, pedidos quincenales o mensuales, etc.

Dependiendo del lugar donde se redactan, los documentos pueden ser internos o externos.

Doméstico Los documentos se redactan en la empresa para reflejar. operaciones internas. Por ejemplo, recibos de efectivo y órdenes de gastos, facturas, actas, nóminas, etc.

Externo Los documentos se completan fuera de los límites de la empresa en cuestión y llegan en forma formalizada. Por ejemplo, facturas, extractos bancarios, cartas de porte, etc.

Según el orden en que se redactan los documentos, se distinguen documentos primarios y resumidos.

Primario Los documentos se redactan para cada transacción individual en el momento de su finalización. Por ejemplo, los ingresos orden en efectivo, órdenes de pago, actos de castigo de inmovilizado, etc.

Resumen Los documentos se redactan sobre la base de documentos primarios previamente compilados. Su uso facilita el control de operaciones homogéneas. Pueden ser ejecutivos, contables o combinados. Por ejemplo, informes de anticipos y efectivo, estados de agrupación y acumulativos. En particular, el informe anticipado, al ser combinado, cumple las funciones de documento justificativo y contable. Proporciona una descripción completa de las liquidaciones con los responsables: el saldo o sobregasto del anticipo anterior, el tamaño de este anticipo, el monto gastado, el saldo y la fecha de su entrada en caja o el sobregasto y la fecha de su reembolso por parte de la empresa. Además, el estado de cuenta anticipado proporciona una descripción de los gastos de producción en las cuentas después de la verificación y aprobación del informe. En el reverso del informe hay una lista gastos individuales y sus documentos justificativos.

Según el orden en que se cumplimentan, los documentos se pueden clasificar en elaborados manualmente y mediante tecnología informática.

Documentos redactados a mano, rellenado manualmente o a máquina de escribir.

Documentos ejecutados usando tecnologia computacional, registrar automáticamente información sobre las operaciones de producción en el momento de su finalización.

Aceptación, verificación y tramitación contable de documentos. Los documentos recibidos por el departamento de contabilidad se procesan para prepararlos para las inscripciones en los registros contables. El escenario principal procesamiento contable documentos en una organización es verificar los documentos recibidos en esencia, forma y aritméticamente.

Al verificar los documentos en cuanto a sus méritos, es necesario establecer la legalidad, corrección y conveniencia de la transacción comercial completada. De acuerdo con el procedimiento contable actual, no se deben aceptar para su ejecución documentos primarios sobre transacciones comerciales que contradigan la ley y el procedimiento establecido para recibir, almacenar y gastar fondos, inventarios y otros objetos de valor. Si dichos documentos primarios son recibidos por el departamento de contabilidad. Contador jefe debe notificar al jefe de la organización sobre la ilegalidad de una transacción comercial específica.

El control preliminar lo lleva a cabo el departamento de contabilidad al preparar los documentos. También es importante porque la mayoría de los documentos consisten en información financiera. personas responsables, no empleados contables.

Verificar el formulario le permite asegurarse de que se utilizó un formulario apropiado para completar una transacción comercial específica, que todos los números estén claramente ingresados, que se reflejen el contenido de la transacción y todos los detalles.

Después de eso, el contador realiza una verificación aritmética, que se reduce a verificar la exactitud de los cálculos y cálculos aritméticos y la tributación de los documentos. La tributación se realiza multiplicando la cantidad por el precio. La verificación aritmética le permite controlar los cálculos aritméticos de los totales, la exactitud del reflejo de los indicadores cuantitativos y de costos.

Después de la verificación, el contador procesa los documentos. La imputación de documentos consiste en determinar las cuentas en las que se deben registrar como débitos y créditos las operaciones comerciales registradas en los documentos.

Las principales direcciones para mejorar la documentación son la unificación y la estandarización. .

Primario documentos contables se aceptan para contabilidad si se compilan de acuerdo con el formulario contenido en el álbum de formularios unificados de documentación contable primaria.

La unificación de formas de documentación contable primaria es de gran importancia para mejorar la contabilidad, ya que establece y consolida requisitos uniformes para documentar las actividades económicas de las organizaciones, sistematiza la contabilidad, excluye obsoletos y formularios libres, contribuye a la organización racional de la contabilidad.

Documentos unificados- se trata de documentos estándar aprobados en la forma prescrita y destinados al registro de transacciones homogéneas en organizaciones con diferentes formas de propiedad y diferentes características industriales.

Estandarización - establecer tamaños estándar idénticos para documentos estándar, lo que reduce el consumo de papel para la producción de documentos, simplifica su procesamiento y almacenamiento.