W artykule zostaną naświetlone zagadnienia związane z wypełnianiem dokumentacja podstawowa przy kasie. Jakie to dokumenty, jak je poprawnie sporządzić, jakie pełnią funkcje – dalej.
Transakcje finansowe muszą być poparte dokumentami. Niezbędne jest ich prawidłowe sporządzenie, zgodnie z wymogami i zasadami określonymi przez prawo.
Ważne punkty
Po otrzymaniu dokumentów w dziale księgowości należy je sprawdzić:
Bardzo często księgowi popełniają błędy w rejestracji. Najpopularniejszy:
- za pomocą prostego ołówka;
- brak niezbędnych szczegółów;
- dostępność poprawek;
- korzystanie z niezatwierdzonych formularzy;
- w pustych wierszach nie ma myślnika;
- podpisy osób, które nie mają do tego prawa.
Aby uniknąć błędów, musisz zapoznać się z zasadami rejestracji. Jeśli nie udało się uniknąć plam, ważne jest, aby wiedzieć, jak je naprawić:
| Jeśli błąd w kasie lub dokumentach bankowych | Są anulowane i ponownie tworzone. |
| W przypadku uszkodzenia dokumentu kasowego nie ma konieczności jego niszczenia. | Musi być dołączony do raportu. |
| Inne typy dokumentów | Poprawione dopiero po uzgodnieniu z wykonawcami |
| Błędny wpis jest przekreślony | Aby skorygowane można było przeanalizować. Zwykle przekreślony cienką linią |
| Jeśli jedna cyfra jest wpisana niepoprawnie | Kwota jest przekreślona w całości |
| Na szczycie przekreślenia | Napisz poprawny wpis |
| Pole jest oznaczone jako „poprawiona” | Osoba odpowiedzialna podpisana |
| Jeśli istnieje wiele wystąpień dokumentu | Każdy musi to naprawić |
Jeżeli poprawki zostaną dokonane nieprawidłowo, nie są one uznawane i są uważane za nieważne. Każda organizacja powinna przechowywać podstawowe dokumenty.
Kadencja nie jest krótsza niż 5 lat. Dokumenty te rejestrują fakt działania w instytucji.
Co to jest
Podstawowe dokumenty księgowe Pieniądze w kasie – są to dokumenty potwierdzające realizację działań lub operacji w przedsiębiorstwie.
Jaka jest ich rola
Za pomocą podstawowych dokumentów możesz potwierdzić fakt transakcji w organizacji, poznać datę jej realizacji.
Również na ich podstawie prowadzona jest kontrola pracy zarówno jednostki strukturalnej, jak i pracowników indywidualnie. Zgodnie z informacjami zawartymi w dokumentach przeprowadzane są kontrole.
Odgrywają również rolę w bezpieczeństwie mienia organizacji, umożliwiają jego optymalne wykorzystanie. Mają podstawowe dokumenty i znaczenie prawne.
Ponieważ służą jako pisemne dowody transakcji, są wykorzystywane przez sędziego przy rozpatrywaniu sporów księgowych.
Regulacje prawne
wejście nakaz pieniężny należy wypełnić w następujący sposób:
- nazwa organizacji, która wydała zamówienie i podział strukturalny(w obecności);
- umieszczany jest numer seryjny PKO;
- podana jest data wpływu pieniędzy do kasy oraz kwota (w liczbach);
- wpisany jest numer konta;
- wskazane są debet i kredyt;
- umieszcza się kod w celu korzystania z finansów z kasy;
- wskazano nazwę firmy oraz dane osobowe osoby, od której otrzymano pieniądze;
- cel operacji jest zapisany, na przykład płatność w drodze umowy;
- kwota jest napisana;
- ruble są pisane literami, kopiejki cyframi;
- jeśli istnieją dokumenty pierwotne, wskazane są ich szczegóły.
W przypadku przedsiębiorców indywidualnych nie można sporządzać rachunku zysków i strat. Jeżeli indywidualny przedsiębiorca sporządza PKO i odpowiada za dyscyplinę gotówkową, to dokument musi być podpisany.
Wydawany jest w jednym egzemplarzu w momencie przekazywania kasjerowi dochodów indywidualnego przedsiębiorcy. Fundusze można otrzymać w takich przypadkach:
- jako zapłata za usługę;
- za sprzedaną nieruchomość;
- jako zwrot niewykorzystanych środków;
- podczas uzupełniania kapitału;
- od pracowników organizacji - pożyczki, odszkodowania;
- z konta bankowego.
Zlecenie gotówkowe kredytowe jest przechowywane przez co najmniej 5 lat. Dokumenty przychodzące:
- od osób prawnych - zawiadomienie o wniesieniu wkładu pieniężnego;
- od fizycznych - zamówienia.
Podstawowe operacje przyjazdu:
- wpływy pieniężne;
- pokwitowania bankowe;
- zwrot nadwyżek płac;
- odszkodowanie za szkody;
- otrzymanie pieniędzy od założycieli;
- zwroty od dostawców.
Materiały eksploatacyjne
Dział księgowości zajmuje się emisją pieniędzy, pomaga w tym nakaz gotówki na konto. Wypełnia się go w zależności od kolejności operacji. .
Formularz wystawia księgowy. Opis realizacji zlecenia wychodzącego z kasy:
Zlecenie sporządzane jest w dniu wystawienia finansowania. Po rejestracji należy się zarejestrować.
Główny księgowy organizacji i szef składają podpisy, po czym formularz jest przekazywany do kasjera.
Nakaz pieniężny na konto nie jest wydawany pracownikowi, jest przechowywany w kasie. Odnosić się:
Pieniądze mogą być wydawane w dniu sporządzenia dokumentów. Operacje wydatkowe:
- dostarczenie finansów do banku;
- wypłata wynagrodzeń pracownikom;
- wydawanie pieniędzy księgowych;
- rozliczenia z dostawcami.
Książka gotówkowa
Każda instytucja jest zobowiązana do prowadzenia księgi kasowej w jednym egzemplarzu. Standardowy formularz to . Można to zrobić w formie elektronicznej i papierowej.
Pierwsza opcja jest możliwa w przypadku zapewnienia bezpieczeństwa danych. W tym celu na początku każdego dnia roboczego sporządzane są 2 maszynopisy - „Wstaw arkusz” i „Raport kasjera”. Raport biegnie od początku roku.
W przypadku zachowania formatu papierowego księga kasowa jest wprowadzana w dniu pewien okres czas. To zależy od liczby operacji. Książkę możesz wypełnić na kilka sposobów - poziomo i pionowo.
W układzie pionowym dane transakcyjne znajdują się na jednym arkuszu. Następna strona lub wkładka (pusta) to raport.
Wpisy są dokonywane długopisem lub atramentem. Informacje można powielić za pomocą kalki, którą wstawia się między stronami.
Przy wyborze układu poziomego książka zawiera 2 części - wkładkę i raport. Pierwsza część ma poziomą linijkę, druga nie.
Jest wypełniony kopiarką. Obie części są ponumerowane tak samo. Niedozwolone jest łamanie raportu do końca zmiany.
W księdze kasowej wskazane są przede wszystkim wpływy, a następnie - wydatki. Pod koniec dnia roboczego kasjer musi dokonać bilansu przepływu pieniędzy w kasie i przekazać arkusz odrywania księgowemu.
Strona tytułowa książki musi zawierać następujące informacje:
- kod organizacji;
- dane indywidualnego przedsiębiorcy;
- okres sprawozdawczy;
- nazwa jednostki strukturalnej.
Tym samym dokumenty pierwotne służą jako podstawa do prowadzenia działalności w instytucji. Muszą być sporządzone na podstawie wymagań określonych przez prawo.
Głównymi dokumentami podstawowymi są nakazy, księga kasowa, różne zamówienia i inne.Dokumenty należy sprawdzić przed złożeniem.
Robi to księgowy firmy. Po weryfikacji dokumentacja przekazywana jest kasjerowi. Nie wydaje się paragonów gotówkowych.
Organizacje (IE) niezależnie określają środki w celu zapewnienia bezpieczeństwa gotówki podczas utrzymywania transakcje gotówkowe, przechowywania, transportu, a także procedury i terminu audyty wewnętrzne gotówka (klauzula 7 Dyrektywy Banku Rosji nr 3210-U z dnia 11 marca 2014 r.). Ustanowiono procedurę przeprowadzania transakcji gotówkowych ogólnie w Federacji Rosyjskiej Bank centralny Rosja.
Dla organizacji i indywidualnych przedsiębiorców ważne jest przestrzeganie procedury przeprowadzania transakcji gotówkowych. Rzeczywiście, za naruszenie tego nakazu grozi niemała grzywna (część 1 artykułu 15.1 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej):
- dla organizacji - od 40 tysięcy rubli. do 50 tysięcy rubli;
- dla swoich urzędników i indywidualnych przedsiębiorców - od 4 tysięcy rubli. do 5 tysięcy rubli
Procedura przeprowadzania transakcji gotówkowych w 2019 roku: limit gotówkowy
Organizacja musi mieć limit gotówkowy.
Limit gotówkowy - dopuszczalna ilość gotówki, która może pozostać w kasie organizacji na koniec dnia roboczego. Kwoty overlimitów podlegają wpłacie w banku.
Organizacja określa ten limit niezależnie w oparciu o charakter swojej działalności, a także biorąc pod uwagę wielkość wpływów i wypłat gotówki.
Wzory na obliczanie limitu gotówkowego znajdziesz w naszym.
Należy zauważyć, że organizacje związane z małymi przedsiębiorstwami (MŚP), a także indywidualni przedsiębiorcy mają prawo nie ustalać limitu kasowego i przechowywać w kasie tyle gotówki, ile potrzeba (klauzula 2 Dyrektywy).
Możesz sprawdzić, czy Twoja firma należy do SMP na stronie Federalnej Służby Podatkowej.
Transakcje gotówkowe w 2019 roku: limit gotówkowy poszczególnych pionów
W odrębnych pododdziałach (OS), które deponują gotówkę w banku, należy również ustalić limit gotówkowy. Ponadto organizacja macierzysta, jeśli posiada PE, jest zobowiązana do ustalenia własnego limitu, biorąc pod uwagę limity tych PO (klauzula 2 Dyrektywy).
Dokument, który określa limit gotówkowy danego PO, organizacja macierzysta musi przekazać do tej jednostki.
Przeprowadzanie transakcji gotówkowych w 2019 roku: przekroczenie limitu gotówkowego
Kwoty przekraczające ustalony limit należy zdeponować w banku.
To prawda, że nadwyżka jest dozwolona w dniach wypłaty wynagrodzenia / innych płatności, w tym w dniu otrzymania gotówki z banku na te cele, a także w weekendy / wolne od pracy wakacje(jeśli w te dni firma prowadzi transakcje gotówkowe). W takim przypadku firmie i jej urzędnikom nie grożą żadne kary.
Transakcje gotówkowe: limit gotówkowy
Oprócz limit gotówkowy, istnieje również limit płatności gotówkowych pomiędzy organizacjami/indywidualnymi przedsiębiorcami. Limit ten wynosi 100 tysięcy rubli. w ramach jednej umowy (). Oznacza to na przykład, że organizacja kupuje towary o wartości 150 tysięcy rubli od innej osoby prawnej w ramach jednej umowy. i planuje dokonywać płatności w ratach, wówczas kwota wszystkich płatności gotówkowych nie powinna przekroczyć łącznie 100 tys. rubli, resztę kwoty należy przekazać sprzedawcy przelewem bankowym.
Z fizykami organizacje / indywidualni przedsiębiorcy mogą wymieniać gotówkę (odbiór / wydawanie) bez żadnych ograniczeń (klauzula 6 Dyrektywy Banku Rosji z dnia 07.10.2013 N 3073-U).
Zasady gotówkowe
Oczywiście nie bez znaczenia jest dokumentacja każdej transakcji gotówkowej. W końcu niezarejestrowana operacja może prowadzić do tego, że pieniądze „na papierze” nie będą pokrywać się z ich rzeczywistą kwotą. I znowu jest to obarczone grzywną.
Zasady przeprowadzania transakcji gotówkowych: kto przeprowadza transakcje gotówkowe
Transakcje gotówkowe muszą być przeprowadzane przez kasjera lub innego pracownika wyznaczonego przez kierownika organizacji / indywidualnego przedsiębiorcę.
Kasjer musi zostać zaznajomiony ze swoimi obowiązkami za podpisem (klauzula 4 Dyrektywy).
Jeśli w organizacji / dla indywidualnego przedsiębiorcy pracuje kilku kasjerów, jednemu z nich należy przypisać funkcję starszego kasjera.
Nawiasem mówiąc, szef/indywidualny przedsiębiorca może przejąć prowadzenie transakcji gotówkowych.
Dokumentacja transakcji gotówkowych
Dokumenty kasowe (PKO, RKO) sporządza główny księgowy lub inna osoba, do której obowiązków na zlecenie kierownika/przedsiębiorcy indywidualnego należy wykonanie tych dokumentów. Można również wystawiać dokumenty gotówkowe urzędnik firmy lub osoby fizyczne, z którymi zawarto umowy o świadczenie usług księgowych (pkt 4.3 Instrukcji).
Przedsiębiorcy indywidualni, niezależnie od stosowanego systemu podatkowego, nie mogą sporządzać dokumentów gotówkowych, ale pod warunkiem, że prowadzą ewidencję dochodów i wydatków / wskaźników fizycznych (klauzula 4.1 dyrektywy, klauzula 2 pisma Federalnej Służby Podatkowej Rosji z dn. 09.07.2014 N ED-4-2 /13338).
Transakcje gotówkowe: kto podpisuje dokumenty
Jednocześnie podczas rejestrowania dokumentów gotówkowych na papierze kasjer otrzymuje pieczęć lub pieczęć (na przykład pieczęć z nazwą firmy, jej NIP i słowem „Otrzymano”). Kasjer nakładając pieczęć/stempel na dokumenty kasowe potwierdza transakcję gotówkową.
Jeśli sam menedżer zajmuje się przeprowadzaniem transakcji gotówkowych i przetwarzaniem dokumentów gotówkowych, wówczas tylko on powinien podpisywać dokumenty gotówkowe.
Akceptacja gotówki
Jak wspomnieliśmy powyżej, gotówka w kasie realizowana jest według PKO.
Po otrzymaniu zlecenia odbioru gotówki kasjer sprawdza (pkt 5.1 dyrektywy):
- obecność podpisu głównego księgowego lub księgowego (pod ich nieobecność - podpis kierownika) i sprawdza ten podpis z istniejącą próbką;
- zgodność kwoty gotówki wskazanej cyframi z kwotą wskazaną słownie;
- dostępność dokumentów potwierdzających wymienionych w PKO.
Kasjer przyjmuje gotówkę po arkuszu, liczenie sztuk. W takim przypadku osoba deponująca gotówkę w kasie powinna mieć możliwość obserwowania działań kasjera.
Po przeliczeniu pieniędzy kasjer sprawdza kwotę w PKO z faktycznie otrzymaną kwotą, a jeśli kwoty się zgadzają, kasjer podpisuje PKO, umieszcza pieczęć na paragonie za PKO i wręcza ten paragon osobie, która zdeponował gotówkę.
Przy dokonywaniu płatności za pomocą CRE lub BSO można wystawić przychodzące zlecenie gotówkowe na łączną kwotę gotówki otrzymaną na koniec transakcji gotówkowej. Takie PKO wypełnia się na podstawie taśmy kontrolnej KPCh, grzbietów formularzy ścisła odpowiedzialność(BSO), równa się odbiór gotówki itp.
Dalsze przemieszczanie się PKO wewnątrz organizacji i jej przechowywanie zależy od zasad ustalonych przez szefa firmy. PKO należy przechowywać przez 5 lat (klauzula 362 Wykazu, zatwierdzona rozporządzeniem Ministerstwa Kultury Rosji z dnia 25 sierpnia 2010 r. N 558).
Wypłata gotówki
Wydając gotówkę z kasy, musisz wystawić kasę fiskalną. Po jego otrzymaniu czeki kasjerskie (klauzula 6.1 Dyrektywy):
- obecność podpisu głównego księgowego / księgowego (pod jego nieobecność - podpis kierownika) i jego zgodność z próbką;
- zgodność kwot wskazanych cyframi z kwotami wskazanymi słownie.
Przy wydawaniu gotówki kasjer musi sprawdzić dostępność dokumentów potwierdzających wymienionych w kasie.
Przed wydaniem pieniędzy kasjer musi zidentyfikować odbiorcę paszportem (inny dokument tożsamości). Wydawanie gotówki osobie nie określonej w kasie jest zabronione.
Po przygotowaniu wymagana ilość kasjer przekazuje kasę odbiorcy do podpisu. Następnie kasjer musi przeliczyć przygotowaną kwotę, aby odbiorca mógł obserwować ten proces. Wydawanie gotówki odbywa się arkuszowo, liczenie sztuk w kwocie wskazanej w RKO. Po wydaniu pieniędzy kasjer podpisuje RKO.
Podobnie jak PKO, RKO są przechowywane przez 5 lat na zasadach ustalonych przez kierownika organizacji.
Wypłata gotówki na listy płac
Wypłata wynagrodzeń odbywa się zgodnie z listą płac (formularz nr T-49, zatwierdzony dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 01.05.2004 N 1) / listy płac (formularz nr T-53, zatwierdzony dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 01.05.2004 r. N 1) przy sporządzeniu jednorazowego rozliczenia pieniężnego (na kwotę faktycznie wypłaconą) w ostatnim dniu wypłaty wynagrodzenia lub wcześniej, jeżeli wszyscy pracownicy otrzymali ich wynagrodzenie przed upływem terminu. Co więcej, w takiej kasie nie jest konieczne podawanie pełnej nazwy. odbiorcy, ani dane dowodu tożsamości.
Termin wydania gotówki z wynagrodzenia określa kierownik i musi być wskazany w oświadczeniu. Ale pamiętaj, że podany termin nie może przekroczyć 5 dni roboczych, łącznie z dniem otrzymania pieniędzy z banku (klauzula 6.5 Dyrektywy).
Pracownik musi podpisać oświadczenie.
Jeżeli w ostatnim dniu wypłaty wynagrodzenia jeden z pracowników jej nie otrzymał, to kasjer przed swoim nazwiskiem i inicjałami w liście płac/na liście płac umieszcza odcisk pieczęci (pieczątki) lub dokonuje wpisu „zdeponowany” . Następnie kasjer:
- oblicza kwotę faktycznie wydaną pracownikom oraz kwotę do zdeponowania;
- zapisuje te kwoty w odpowiednich wierszach wyciągu;
- uzgadnia te kwoty z łączną kwotą wskazaną na wyciągu;
- składa swój podpis i przekazuje oświadczenie do podpisu głównemu księgowemu/księgowemu (pod jego nieobecność – kierownikowi).
Jeśli mówimy o jakiejś jednorazowej wypłacie (na przykład wypłacie wynagrodzenia odchodzącemu pracownikowi), to nie ma sensu sporządzać wyciągu - możesz wydać pieniądze od razu zgodnie z rozliczeniem gotówkowym w w zwykły sposób.
Wydawanie gotówki księgowemu
W takim przypadku RKO wydawane jest na podstawie pisemnego dowolna forma lub dokument administracyjny organizacji/indywidualnego przedsiębiorcy (punkt 6.3 Instrukcji). Wniosek ten musi zawierać informacje o ilości gotówki, okresie, na jaki pieniądze są wydawane, podpis kierownika oraz datę.
Obecność zadłużenia księgowego na kwotach otrzymanych wcześniej na podstawie raportu nie stanowi przeszkody do kolejnego wydania mu środków.
Odbiór gotówki z PO i wypłata gotówki do wydzielonego działu
Gdy organizacja macierzysta otrzymuje pieniądze ze swojego OP, wydawane jest również przychodzące zlecenie gotówkowe, a po wydaniu wydawane jest wychodzące zlecenie gotówkowe. Ponadto każda organizacja samodzielnie określa procedurę wydawania gotówki do swojego OP (klauzula 6.4 Dyrektywy).
Przeprowadzanie transakcji gotówkowych: wydawanie gotówki przez pełnomocnika
Gotówkę przeznaczoną dla jednego odbiorcy można przekazać innej osobie przez pełnomocnika (np. otrzymywanie wynagrodzenia dla chorego krewnego). W takim przypadku kasjer musi sprawdzić (klauzula 6.1 Dyrektywy):
- zgodność z pełną nazwą odbiorcy określoną w RKO, pełną nazwą mocodawcy określoną w pełnomocnictwie;
- zgodność imienia i nazwiska osoby upoważnionej wskazanej w RKO oraz pełnomocnictwa z danymi z okazanego dokumentu tożsamości.
W liście płac / liście płac, przed podpisem osoby, której wydawane są pieniądze, dokonuje się wpisu „przez pełnomocnika”.
Pełnomocnictwo dołączone jest do kasy / listy płac / listy płac.
Jeżeli wypłata gotówki jest dokonywana na podstawie pełnomocnictwa wystawionego do kilku płatności lub do otrzymywania pieniędzy od różnych osób prawnych / przedsiębiorców indywidualnych, sporządzana jest kopia takiego pełnomocnictwa. Ta kopia jest poświadczona w sposób określony przez organizację / indywidualnego przedsiębiorcę i jest dołączona do kasy.
W sytuacji, gdy odbiorcy przysługuje kilka płatności od jednej osoby prawnej/indywidualnego przedsiębiorcy oryginał pełnomocnictwa przechowuje kasjer, przy każdej płatności kopia pełnomocnictwa jest dołączona do RKO/listy płac / lista płac, a przy ostatniej wpłacie - oryginał.
Księga rachunkowa przyjętych i wydanych środków pieniężnych
Jeżeli firma lub indywidualny przedsiębiorca ma kilka kas, wówczas operacje transferu gotówki w ciągu dnia roboczego między starszym kasjerem a kasjerami są rejestrowane przez starszego kasjera w księdze środków otrzymanych i wydanych przez kasjera (formularz nr KO-5, zatwierdzony dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 18 sierpnia 1998 r. N 88).
Książka gotówkowa
kopia arkusza księga kasowa OP kieruje do organizacji macierzystej. Procedurę takiego kierunku ustala sama organizacja, biorąc pod uwagę okres sporządzania sprawozdań księgowych / finansowych.
Sposób rejestracji dokumentów i ksiąg kasowych
Mogą być na papierze lub w formie elektronicznej(klauzula 4.7 dyrektywy).
Dokumenty papierowe są sporządzane odręcznie lub przy użyciu środków technicznych, takich jak komputer, i podpisywane własnoręcznymi podpisami.
Do dokumentów sporządzonych na papierze (za wyjątkiem PKO i RKO) można wprowadzać korekty. Osoby, które dokonały sprostowania, muszą umieścić datę tej korekty, a także podać swoje nazwisko i inicjały oraz podpis.
Dokumenty sporządzone w formie elektronicznej muszą być chronione przed nieuprawnionym dostępem, zniekształceniem i utratą informacji.
Dokumenty elektroniczne podpisane podpisami elektronicznymi.
Zabronione jest dokonywanie poprawek w dokumentach wystawionych w formie elektronicznej.
Aby zrozumieć pojęcie „dyscypliny gotówkowej”, musisz najpierw zrozumieć różnicę między terminami „kasa” i „kasjer”:
Kasa fiskalna (KKM, KKT) czy urządzenie jest wymagane do? otrzymujący pieniądze od Twoich klientów. Takich urządzeń może być dowolna liczba, a każde z nich musi mieć własne dokumenty sprawozdawcze.
Kasa przedsiębiorstwa (kasa operacyjna)- to kolekcja wszystkie transakcje gotówkowe(odbiór, magazynowanie, dostawa). Kasa otrzymuje otrzymane wpływy, w tym z kasy. Z kasy przeprowadzane są wszystkie wydatki gotówkowe związane z działalnością przedsiębiorstwa, a pieniądze są przekazywane inkasentom w celu dalszego przekazania do banku. Kasa może być oddzielnym pomieszczeniem, sejfem w pokoju, a nawet szufladą w biurku.
Tak więc wszystkim operacjom kasowym musi towarzyszyć wykonanie dokumentów kasowych, co zwykle oznacza zgodność dyscyplina gotówkowa.
Dyscyplina gotówkowa- jest to zbiór zasad, których należy przestrzegać podczas wykonywania operacji związanych z przyjmowaniem, wydawaniem i przechowywaniem gotówki (transakcje gotówkowe).
Główne zasady dyscypliny gotówkowej to:
Kto musi się podporządkować
Konieczność utrzymania dyscypliny kasowej nie zależy od dostępności kas fiskalnych czy wybranego systemu podatkowego.
Jak obliczany jest limit salda gotówkowego?
Procedurę obliczania limitu salda gotówkowego przedstawiono w załączniku do rozporządzenia Banku Rosji nr 3210-U z dnia 11 marca 2014 r.
Zgodnie z nim w 2019 roku limit salda gotówkowego można obliczyć na dwa sposoby:
Opcja 1. Obliczanie na podstawie ilości wpływów gotówkowych w kasie
L = V / P x N c
L
V- wielkość wpływów pieniężnych za sprzedane towary, wykonaną pracę, świadczone usługi; okres rozliczeniowy w rublach (nowo utworzeni indywidualni przedsiębiorcy i organizacje wskazują oczekiwaną kwotę dochodu).
P- okres rozliczeniowy, za który brana jest pod uwagę wielkość wpływów gotówkowych (przy jego ustalaniu można wziąć dowolny okres, na przykład miesiąc, w którym nastąpiły największe szczyty wpływów gotówkowych). Okres rozliczeniowy musi być nie więcej niż 92 dni robocze
Nc- okres czasu między dniem otrzymania gotówki a dniem zdeponowania pieniędzy w banku. Okres ten nie powinien przekroczyć 7 dni roboczych, a w przypadku braku banku w miejscowość– 14 dni roboczych. Na przykład jeśli pieniądze są wpłacane do banku raz na 3 dni robocze, to N c = 3. Przy ustalaniu N c można brać pod uwagę lokalizację, strukturę organizacyjną, specyfikę działalności (sezonowość, godziny pracy itp.).
Przykład obliczenia. LLC „Spółka” zajmuje się sprzedaż. Kierownictwo organizacji zdecydowało o wyznaczeniu limitu salda gotówkowego na 2019 rok, przyjmując za okres rozliczeniowy grudzień 2018. W grudniu firma przepracowała 21 dni i otrzymała wpływy gotówkowe w wysokości 357 000 rubli. Jednocześnie kasjer organizacji przekazywał wpływy do banku raz na 2 dni. Limit salda gotówkowego w tym przypadku będzie równy: 34 000 rubli.(357 000 rubli / 21 dni x 2 dni).
Opcja 2. Kalkulacja na podstawie wielkości wypłat gotówki z kasy
Ta metoda z reguły korzystają z nich indywidualni przedsiębiorcy i organizacje, które w toku swojej działalności nie otrzymują gotówki, ale okresowo wycofują pieniądze z banku (na przykład na rozliczenia z dostawcami).
W takim przypadku stosowana jest formuła:
L = R / P x N n
L– limit salda gotówkowego w rublach;
R- wielkość wypłat gotówki za okres rozliczeniowy w rublach (z wyjątkiem kwot przeznaczonych na wypłatę wynagrodzeń, stypendiów i innych przelewów na rzecz pracowników). Nowo utworzeni indywidualni przedsiębiorcy i organizacje wskazują oczekiwaną wielkość wypłat gotówki;
P- okres rozliczeniowy, za który uwzględniany jest wolumen wypłat gotówki (przy jego ustalaniu można wziąć dowolny okres, np. miesiąc, w którym wystąpiły szczytowe wolumeny wypłat gotówki). Okres rozliczeniowy musi być nie więcej niż 92 dni robocze, a jego minimalna wartość może być dowolna.
N n- okres między dniami otrzymania pieniędzy w banku (z wyjątkiem kwot przeznaczonych na wypłatę wynagrodzeń, stypendiów i innych płatności na rzecz pracowników). Termin ten nie powinien przekraczać 7 dni roboczych, aw przypadku braku banku w miejscowości - 14 dni roboczych. Na przykład, jeśli pieniądze są wypłacane z banku raz na 3 dni robocze, to N n = 3.
Przykład obliczenia. LLC „Firma” zajmuje się handlem detalicznym. Firma nie przyjmuje wpływów gotówkowych, kupujący płacą za pośrednictwem banku. Jednak co jakiś czas firma wypłaca z banku gotówkę na rozliczenia z dostawcami. Kierownictwo organizacji zdecydowało o wyznaczeniu limitu salda gotówkowego na 2019 rok, przyjmując za okres rozliczeniowy grudzień 2018.
W grudniu firma przepracowała 21 dni i otrzymała gotówkę z banku w wysokości 455 700 rubli. Jednocześnie kasjer organizacji otrzymywał gotówkę z banku raz na 4 dni. Płace nie były wydawane z kasy. Limit salda w tym przypadku będzie równy: 86.800 rubli(455 700 rubli / 21 dni x 4 dni).
Zlecenie ustalenia limitu gotówkowego
Po obliczeniu limitu salda gotówkowego w kasie należy wystawić zlecenie wewnętrzne, które zatwierdza wysokość limitu. W zamówieniu możesz określić okres ważności limitu, np. 2019 (zamówienie przykładowe).
Obowiązek corocznego resetowania limitu nie jest przewidziany prawem, więc jeśli w zamówieniu nie określono terminu ważności, to ustalone wskaźniki można stosować zarówno w 2019 r., jak i później do momentu wydania nowego zamówienia.
Uproszczony porządek
Od 1 czerwca 2014 r. - indywidualni przedsiębiorcy i małe firmy (liczba pracowników nie więcej niż 100 osób i przychody nie więcej niż 800 milionów rubli rocznie) więcej nie jest wymagane, aby ustawić limit saldo gotówki w kasie.
W celu anulowania limitu gotówkowego należy wydać specjalne zamówienie. Musi opierać się na Instrukcji Banku Rosji z dnia 11 marca 2014 r. nr 3210-U i musi zawierać sformułowanie: „Trzymaj gotówkę w kasie bez ustawiania limitu salda w kasie”(przykładowa kolejność).
Wydawanie gotówki osobom odpowiedzialnym
Pieniądze rozliczalne to pieniądze wydawane osobom odpowiedzialnym (pracownikom) na podróże służbowe, wydatki na rozrywkę i potrzeby gospodarstwa domowego.
Pieniądze w ramach raportu można wydawać tylko na podstawie oświadczenia pracownika. W nim musi wskazać: kwotę pieniędzy, cel ich otrzymania oraz okres, na jaki są pobierane. Wniosek jest napisany w dowolnej formie i musi być podpisany przez kierownika (IP).
Jeśli pracownik wydał swoje osobiste pieniądze, musi je zrekompensować, w tym przypadku jest również napisany wniosek, ale z innym sformułowaniem (przykładowe wnioski).
Notatka: pożądane jest, aby oświadczenie zawierało wiersz: „Pracownik nie ma zadłużenia z tytułu wystawionych wcześniej zaliczek”(ponieważ zgodnie z prawem nie ma możliwości wydawania pieniędzy na podstawie raportu pracownikom, którzy nie zgłosili wcześniejszych zaliczek).
W trakcie 3 dni robocze po upływie okresu, na który zostały wydane środki (lub od dnia wejścia do pracy), pracownik musi zgłosić się do księgowego (menedżera) raport z wyprzedzeniem wraz z załączeniem dokumentów potwierdzających poniesione wydatki ( Czeki KKM, paragony sprzedaży itp.).
W przeciwnym razie środki wydane pracownikowi nie mogą zostać zaliczone do wydatków, a podatek może zostać odpowiednio obniżony. Ponadto w przypadku braku dokumentów potwierdzających podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ubezpieczeniowe będą musiały zostać potrącone z wydanej kwoty.
Limit gotówkowy
jeszcze jeden ważna zasada dyscyplina gotówkowa to przestrzeganie ograniczeń w rozliczeniach pieniężnych pomiędzy podmiotami, działalność przedsiębiorcza(IP i organizacje) w ramach jednej umowy suma nie więcej niż 100 tysięcy rubli.
Dokumenty gotówkowe to dokumenty, które kasjer jest zobowiązany sporządzić w związku z przepływem gotówki w kasie. Z tego artykułu dowiesz się, jakie istnieją dokumenty kasowe i jakie są ich główne cechy.
Dokumenty gotówkowe obejmują:
- Zamówienie odbioru;
- Potwierdzenie wypłaty;
- Dziennik rejestracji dokumentów do odbioru i wydatków;
- Książka gotówkowa;
- Książka, która uwzględnia pieniądze wydane i otrzymane przez kasjera;
- raportowanie z wyprzedzeniem;
- Rozliczenia i płace;
- Raportowanie kasjera-operatora;
- Dane o odczytach liczników KKM dla zysku;
- Dziennik prowadzony przez kasjera-operatora.
Rozważmy każdy z nich bardziej szczegółowo.
Zamówienia gotówkowe
Zamówienia są dwojakiego rodzaju: na dochody i na wydatki. Jak nietrudno się domyślić z nazwy, dochód jest wykorzystywany przy otrzymywaniu pieniędzy, a wydatek przy wydawaniu. Zlecenie sporządza w jednym egzemplarzu pracownik działu księgowości, podpisany przez głównego księgowego lub upoważnionego pracownika.
Do parafian dołączony jest czek, który musi podpisać kasjer i księgowy. Musi również nosić pieczęć organizacji. Wydawany jest osobie, która wpłaciła pieniądze do kasjera.
Przeczytaj więcej o zleceniu kredytowym w.
Więcej szczegółów na temat notatka o wydatkach przeczytaj w .
Dziennik rejestracji dokumentów
Dokumenty kasowe dotyczące dochodów i wydatków muszą być rejestrowane w specjalnym dzienniku. Rejestruje zarówno zlecenia, jak i zastępujące je dokumenty (listy płac, wnioski o wydanie środków i inne). Szablon dziennika można znaleźć pod adresem .
Książka gotówkowa
Ta książka jest niezbędna, aby uwzględnić wydawanie pieniędzy i ich odbiór. Wszystkie strony księgi muszą być ponumerowane, a sama księga sznurowana i ostemplowana. Ostatnia strona rejestruje całkowitą liczbę arkuszy w księdze.
Każda strona podzielona jest na dwie części. Jedna z linijką poziomą jest wypełniona jako pierwsza, a druga jako druga. Oba egzemplarze noszą ten sam numer. Pierwsza pozostaje w księdze, a druga jest odrywana, jest to sprawozdawczy dokument kasowy.
Rekordowe transakcje gotówkowe rozpoczynają się na przedniej stronie nieodłącznej części po kolumnie „saldo na początku dnia”. Najpierw arkusz jest składany wzdłuż linii cięcia, umieszczając arkusz odrywany pod arkuszem, który pozostaje w książce.
Przeczytaj więcej o prowadzeniu księgi kasowej.
Książka gotówkowa
Ta księga prowadzi ewidencję wydanych i otrzymanych funduszy. Służy również do rozliczania dokumentów gotówkowych.
Raportowanie z wyprzedzeniem
To raportowanie jest potrzebne, aby uwzględnić pieniądze wydawane na wydatki biznesowe. Dokument ten sporządza pracownik księgowy i pracownik odpowiedzialny w jednym egzemplarzu.
Na odwrocie raportu musi znajdować się wykaz dokumentów, które mogą potwierdzić poniesienie wydatków. Mogą to być różne paragony, bilety transportowe i tak dalej. Dokumenty te należy również dołączyć do protokołu i ponumerować w kolejności, w jakiej zostały wskazane w zgłoszeniu.
Rozliczenia i płace
Oświadczenie to wydawane jest przy wypłacie wynagrodzeń pracownikom firmy. Składa się z księgowych w jednym egzemplarzu. Pracownicy są obciążani wynagrodzenie zgodnie z informacjami podanymi w dokumenty podstawowe według przepracowanych godzin.
Raport kasjera
Raport ten jest przygotowywany przez kasjera-operatora. Wpisuje tam informacje o zeznaniach kasy fiskalnej i przychodach dziennie. Kasjerzy muszą codziennie sporządzać taki raport. Po sporządzeniu raportu jest on podpisywany i wraz z całością wpływów przekazywany kierownikowi firmy.
Jeśli firma jest mała, kasjerzy przekazują pieniądze kolekcjonerom. Przy przekazywaniu środków należy sporządzić odpowiednie dokumenty bankowe.
Więcej pełna informacja o raporcie kasjera można znaleźć w.
Informacje o odczytach liczników KKM
Informacje te są niezbędne do tworzenia skonsolidowanych raportów z odczytów liczników KKM. Taki raport zbiorczy trzeba sporządzać codziennie, będzie to załącznik do raportu z certyfikatu kasjera. Jest on opracowywany przez starszego kasjera i przekazywany do działu księgowości firmy wraz z raportem certyfikatu i zamówieniami.
Dziennik kasjera
Ten dziennik śledzi rachunki i transakcje wydatkowe dla każdego KKM. W czasopiśmie każda strona musi być ponumerowana, a sam magazyn musi być w całości zasznurowany. Tylko kasjerzy-operatorzy mogą dokonywać zapisów w takim dzienniku. Zgłoszenia należy dokonywać w porządku chronologicznym długopisem i bez poprawek.
- Jeżeli kwota musi być podana słownie, należy to zrobić wielką literą. Grosze są napisane w liczbach.
- Dokumenty można wypełniać zarówno na komputerze, jak i ręcznie.
- Nieprawidłowo wypełnione informacje w dokumentach kasowych mogą zostać poprawione. Odbywa się to w ten sposób. Błędny wpis jest przekreślony ładną linią. Nad nim lub obok niego wprowadź poprawny wpis. Tutaj piszą „uwierzyć poprawionym”. Ten wpis musi być podpisany przez kierownika firmy i Główny księgowy.
- Jeżeli dokument zawiera kleksy, literówki i poprawki dokonane przez korektora, jest on unieważniany.
Jak długo trzeba przechowywać dokumenty gotówkowe
W ustawodawstwie księgowym i podatkowym istnieją różne opinie na temat warunków przechowywania dokumentów gotówkowych.
Zgodnie z ustawodawstwo podatkowe, dokumenty kasowe muszą być przechowywane w archiwum firmy przez cztery lata. Przepisy dotyczące rachunkowości stanowią, że takie dokumenty muszą być przechowywane przez co najmniej pięć lat. Ministerstwo Kultury ustaliło również pięcioletni okres przechowywania dokumentów.
Dlatego skupiając się na maksymalne warunki dokumenty kasowe muszą być archiwizowane przez co najmniej pięć lat. Jednocześnie warto wziąć pod uwagę, że możliwe jest zniszczenie dokumentów tylko pod warunkiem przeprowadzenia audytu w ciągu tych pięciu lat. Gdyby go tam nie było, dokumentów nie dałoby się zniszczyć nawet po pięciu latach.
Należy przestrzegać warunków przechowywania dokumentów gotówkowych, ponieważ za ich naruszenie przewidziane są następujące grzywny:
- Dla pracowników odpowiedzialnych za przechowywanie - od dwóch do trzech tysięcy rubli;
- Dla obywateli - od dwustu do trzystu rubli.
Dokumenty gotówkoweTo oni zarządzają przepływami pieniężnymi. Jednocześnie procedura wydawania dokumentów gotówkowych jest ściśle regulowana. Porozmawiamy o tym w tym artykule.
Przygotowanie podstawowych dokumentów kasowych
Nie dotyczy to jednak pierwotnych dokumentów gotówkowych, które nadal są sporządzane zgodnie z zatwierdzonymi ujednoliconymi formularzami (patrz informacje Ministerstwa Finansów Rosji nr PZ-10/2012).
Obecnie procedurę wystawiania dokumentów gotówkowych regulują:
- Instrukcja Banku Rosji „O procedurze przeprowadzania transakcji gotówkowych osoby prawne i uproszczoną procedurę przeprowadzania transakcji gotówkowych indywidualni przedsiębiorcy i małych przedsiębiorstw” z dnia 11 marca 2014 r. nr 3210-U (zwana dalej Instrukcją nr 3210-U).
- Instrukcja użytkowania i ukończenia podstawowego dokumentacja księgowa rozliczanie transakcji gotówkowych, zatwierdzone. Dekret Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z 18 sierpnia 1998 r. Nr 88.
Wypełnianie dokumentów kasowych
Pracownik, któremu powierzono tę odpowiedzialność, sporządza i wypełnia dokumenty kasowe. Może to być księgowy, główny księgowy, kasjer. Jeśli w państwie nie ma księgowych, robi to kierownik lub indywidualny przedsiębiorca.
Dokumenty gotówkowe można wypełniać na kilka sposobów (klauzula 4.7 dyrektywy nr 3210-U):
- Ręcznie.
- Na komputerze, a następnie wydruk na papierze.
- Elektroniczny. W takim przypadku muszą być chronione przed nieautoryzowanym dostępem, zniekształceniem i utratą informacji. Takie dokumenty gotówkowe są podpisywane podpisami elektronicznymi zgodnie z wymogami ustawy „O podpisie elektronicznym” z dnia 6 kwietnia 2011 r. Nr 63-FZ.
W pierwszych 2 przypadkach dokumenty są podpisywane własnoręcznymi podpisami osób upoważnionych. Dokument elektroniczny może być podpisany podpisem elektronicznym nie tylko przez tego, który go utworzył, ale także przez odbiorcę środków - w przypadku wystawienia nakazu gotówkowego na rachunek. A jeśli pracownik generuje elektroniczny przekaz gotówkowy przychodzący, to pokwitowanie takiego dokumentu może zostać przesłane do deponenta przez: e-mail(klauzula 5.1 Instrukcji Nr 3210-U).
Możesz przeczytać o wszystkich innowacjach w zakresie regulacji dyscypliny gotówkowej.
Zasady numeracji dokumentów kasowych
Akty normatywne regulujące wykonywanie dokumentów kasowych nie zawierają specjalnych wymagań dotyczących kolejności ich numeracji. Dlatego możesz samodzielnie opracować zasady przypisywania numerów, określając je w lokalnym akcie przepływu pracy.
W takim przypadku dozwolone jest stosowanie numeracji ułamkowej, indeksów cyfrowych, alfabetycznych lub połączonych oraz innych wygodnych opcji - najważniejsze jest przestrzeganie kolejności chronologicznej. Przy okazji możesz też wybrać własną kolejność wznawiania chronologii. Na przykład przy dużej liczbie dokumentów numeracja może rozpoczynać się codziennie od pierwszego numeru. W przypadku niewielkiej liczby zamówień możliwa jest ciągła numeracja przez cały rok. Ustal wybraną kolejność numeracji dokumentów kasowych w zapisie na kasie lub polityce księgowej.
Druk na dokumentach kasowych
Jak wymagane rekwizyty druk odbywa się na takich dokumentach kasowych jak:
- (w tym przypadku stempel umieszcza się na potwierdzeniu przekazanym deponentowi, pod warunkiem, że dokument jest sporządzony na papierze);
- (tu wpis „W tej księdze _______ kartki są ponumerowane i zasznurowane”, który na ostatniej stronie wersji papierowej jest poświadczony pieczęcią).
Ponieważ pieczęć zawiera ujednolicone formularze tych dokumentów, które są obowiązkowe do użytku, zaleca się umieszczenie jej, nawet jeśli oficjalnie jej odmówiłeś. To ochroni Cię przed ewentualnymi roszczeniami podczas weryfikacji. Nie musi to jednak być okrągła pieczęć organizacji, można ją zastąpić pieczęcią dokumentów gotówkowych lub specjalną pieczęcią.
W innej kasie podstawowej, w tym w zleceniu wychodzącym, Dzienniku ewidencji przychodzących i wychodzących dokumentów kasowych oraz Księdze księgowej dla środków otrzymanych i wydanych przez kasjera, drukowanie jest opcjonalne.
Wyniki
Wypełnianie dokumentów kasowych to ściśle uregulowana procedura. Dokumenty gotówkowe mogą być papierowe lub mogą być generowane elektronicznie, ale wtedy muszą być podpisane podpisem elektronicznym.