Regras para a realização de transações em dinheiro. Documentos de caixa: tipos, registro, armazenamento, correções

O artigo destacará questões relacionadas ao preenchimento documentação primária na caixa registradora. Que tipo de documentos são estes, como elaborá-los corretamente, que funções desempenham - mais adiante.

As transações financeiras devem ser comprovadas por documentos. Devem ser preenchidos corretamente, de acordo com os requisitos e regras estabelecidos em lei.

Pontos importantes

Quando os documentos são recebidos pelo departamento de contabilidade, devem ser verificados:

Muitas vezes, os contadores cometem erros durante o registro. O mais comum:

  • usando um lápis simples;
  • falta de detalhes necessários;
  • disponibilidade de correções;
  • uso de formulários não aprovados;
  • não há travessão nas linhas vazias;
  • assinaturas de pessoas que não têm o direito de fazê-lo.

Para evitar erros, você precisa se familiarizar com as regras de cadastro. Se não foi possível evitar as manchas, é importante saber como corrigi-las:

Se houver um erro em dinheiro ou documentos bancários Eles são cancelados e recriados
Se um documento de dinheiro estiver danificado, não há necessidade de destruí-lo. Deve ser anexado ao relatório
Outros tipos de documentos Corrigido somente após acordo com as contrapartes
Uma entrada incorreta está riscada De forma que o corrigido possa ser desmontado. Geralmente riscado com uma linha fina
Se um dígito for escrito incorretamente O valor total está riscado
Acima riscado Escreva a entrada correta
O campo está marcado como “corrigido” A assinatura do responsável é aposta
Se houver várias cópias do documento Todo mundo precisa ser corrigido

Se as alterações forem feitas incorretamente, elas não serão reconhecidas e serão consideradas inválidas. Qualquer organização deve armazenar documentos primários.

Duração: não inferior a 5 anos. Esses documentos registram o fato das operações na instituição.

O que é isso

Documentos contábeis primários Dinheiro no caixa - são documentos que comprovam a execução de ações ou operações no empreendimento.

Qual é o seu papel

Usando documentos primários, você pode confirmar o fato de uma transação em uma organização e saber a data de sua execução.

Além disso, com base neles, é realizado o controle do trabalho tanto da unidade estrutural quanto dos funcionários individualmente. Com base nas informações contidas nos documentos, são realizadas verificações.

Eles também desempenham um papel na preservação da propriedade da organização e permitem utilizá-la de forma otimizada. Eles têm documentos primários e significado jurídico.

Uma vez que servem como prova escrita de transações, são utilizados por um juiz ao considerar disputas contábeis.

Regulamentação legal

Entrada ordem de pagamento deverá ser preenchido da seguinte forma:

  • o nome da organização que emitiu o pedido é indicado e subdivisão estrutural(na presença de);
  • é fornecido o número de série do PKO;
  • são inseridos a data de recebimento do dinheiro no caixa e o valor (em números);
  • o número da conta contábil é inserido;
  • débito e crédito são indicados;
  • é inserido o código para efeito de utilização dos fundos da caixa registradora;
  • são indicados o nome da empresa e os dados pessoais da pessoa de quem o dinheiro foi recebido;
  • está escrito o objetivo da operação, por exemplo, pagamento mediante acordo;
  • o valor é anotado;
  • os rublos são escritos em letras, os copeques em números;
  • se houver documentos primários disponíveis, seus detalhes serão indicados.

Para empreendedores individuais, não pode ser emitido recibo. Se um empresário individual elaborar um PKO e for responsável pela disciplina de caixa, o documento deverá ser assinado.

É elaborado em uma única via quando a receita do empresário individual é apresentada ao caixa. Os recursos poderão ser recebidos nos seguintes casos:

  • como pagamento por um serviço;
  • pelo imóvel vendido;
  • como retorno de fundos não utilizados;
  • durante a reposição de capital;
  • dos funcionários da organização - empréstimos, indenizações;
  • de uma conta bancária.

A ordem de recebimento de dinheiro é mantida por pelo menos 5 anos. Documentos recebidos:

  • de pessoas jurídicas - anúncio de contribuição em dinheiro;
  • dos físicos - pedidos.

Operações básicas da freguesia:

  • receitas em dinheiro;
  • recibos do banco;
  • devolução de salários excedentes;
  • compensação por danos;
  • recebimento de dinheiro dos fundadores;
  • devoluções de fornecedores.

Descartável

A contabilidade é responsável pela emissão do dinheiro, e o recibo em dinheiro ajuda nisso. É preenchido dependendo da ordem das operações. .

O formulário é emitido por um contador. Descrição do preenchimento de um pedido de despesas na caixa registradora:

A ordem é lavrada no dia da emissão do financiamento. Após o registro, ele deve ser registrado.

O contador-chefe da organização e o gestor assinam, após o que o formulário é entregue ao caixa.

A ordem de recebimento de dinheiro não é emitida ao funcionário, ela fica guardada na caixa registradora. Relacionar:

O dinheiro pode ser emitido no dia da lavratura dos documentos. Transações de despesas:

  • entrega de finanças ao banco;
  • emissão de salários aos funcionários;
  • emissão de dinheiro contábil;
  • acordos com fornecedores.

Livro caixa

Qualquer instituição é obrigada a manter um livro caixa em uma via. O formulário padrão é . Pode ser mantido nas versões eletrônica e em papel.

A primeira opção é possível se a segurança dos dados for garantida. Para tal, no início de cada jornada de trabalho são elaboradas 2 mensagens automáticas - “Inserir folha” e “Relatório de caixa”. O relatório está guardado desde o início do ano.

No caso de manutenção em formato de papel, o livro caixa é aberto em certo período tempo. Depende do número de operações. Você pode preencher o livro de várias maneiras – horizontal e verticalmente.

Quando posicionados verticalmente, os dados da transação ficam localizados em uma planilha. O relatório é a próxima página ou encarte (em branco).

Os registros são mantidos em caneta ou tinta. As informações podem ser duplicadas usando papel carbono inserido entre as páginas.

Ao escolher um layout horizontal, o livro contém 2 partes - um encarte e um relatório. A primeira parte possui régua horizontal, a segunda não.

É preenchido com copiadora. A numeração para ambas as partes é a mesma. Não é permitido interromper o relatório até o término do turno.

No livro caixa, são indicados primeiro os documentos recebidos e depois os documentos de despesas. Ao final da jornada de trabalho, o caixa deve resumir a movimentação do dinheiro na caixa registradora e entregar uma folha destacável ao contador.

Sobre folha de rosto os livros devem conter dados:

  • código da organização;
  • dados de um empresário individual;
  • período do relatório;
  • nome da unidade estrutural.

Assim, os documentos primários servem de base para a condução das operações na instituição. Devem ser elaborados com base nos requisitos estabelecidos em lei.

Os principais documentos primários são pedidos, livro caixa, pedidos diversos e outros.Antes de enviar documentos, é necessário verificá-los.

Isso é feito pelo contador da empresa. Após verificação, a documentação é entregue ao caixa. Os documentos em dinheiro não são emitidos pessoalmente.

As organizações (IEs) determinam de forma independente medidas para garantir a segurança do dinheiro ao manter transações em dinheiro, armazenamento, transporte, bem como o procedimento e o momento de audições internas dinheiro (cláusula 7 da Diretiva nº 3210-U do Banco da Rússia de 11 de março de 2014). O procedimento para a realização de transações em dinheiro em geral na Federação Russa foi estabelecido Banco Central Rússia.

É importante que as organizações e empreendedores individuais sigam o procedimento para a realização de transações em dinheiro. Afinal, a violação desta ordem resultará em uma multa significativa (Parte 1 do Artigo 15.1 do Código de Ofensas Administrativas da Federação Russa):

  • para uma organização - de 40 mil rublos. até 50 mil rublos;
  • para seus funcionários e empreendedores individuais - de 4 mil rublos. até 5 mil rublos

O procedimento para realização de transações em dinheiro em 2019: limite de dinheiro

A organização deve ter um limite de caixa.

Limite de caixa é a quantidade permitida de dinheiro que pode permanecer no caixa da organização ao final do dia útil. Exceder os valores limite deve ser depositado no banco.

A organização determina esse limite de forma independente com base na natureza de suas atividades, bem como levando em consideração o volume de recebimentos e desembolsos de caixa.

As fórmulas para cálculo do limite de caixa podem ser encontradas nas nossas.

É importante notar que as organizações relacionadas com as pequenas empresas (SMB), bem como os empresários individuais, têm o direito de não estabelecer um limite de caixa e armazenar tanto dinheiro na caixa registadora quanto necessário (cláusula 2 da Directiva).

Você pode verificar se sua empresa pertence ao SMP no site da Receita Federal.

Transações em dinheiro em 2019: limite de dinheiro para divisões separadas

Nas agências distintas (OPs) que depositam dinheiro no banco, também deve ser estabelecido um limite de dinheiro. Além disso, a organização-mãe, caso possua um PO, é obrigada a definir o seu próprio limite tendo em conta os limites desses PO (cláusula 2 da Diretiva).

O documento que estabelece o limite de caixa para um determinado OP deve ser transferido pela organização controladora para esta divisão.

Realização de transações em dinheiro em 2019: ultrapassando o limite de dinheiro

Valores em excesso limite estabelecido deve ser entregue ao banco.

É verdade que a franquia é permitida nos dias de vencimento/outros pagamentos, incluindo o dia do recebimento do dinheiro do banco para esses fins, bem como nos finais de semana/dias não úteis feriados(se a empresa realizar transações em dinheiro nesses dias). Nesse caso, a empresa e seus dirigentes não sofrerão nenhuma penalidade.

Transações em dinheiro: limite de pagamento em dinheiro

Além do mais limite de dinheiro, existe também um limite para pagamentos em dinheiro entre organizações/empresários individuais. Este limite é de 100 mil rublos. no âmbito de um contrato (). Isto é, por exemplo, se uma organização comprar bens no valor de 150 mil rublos de outra entidade legal sob o mesmo contrato. e planeja fazer pagamentos parcelados, então o valor de todos os pagamentos em dinheiro não deve exceder um total de 100 mil rublos, o valor restante deve ser transferido ao vendedor por transferência bancária.

Organizações/empreendedores individuais podem trocar dinheiro com físicos (recebimento/emissão) sem quaisquer restrições (cláusula 6 da Diretiva nº 3.073-U do Banco da Rússia, de 7 de outubro de 2013).

Regras de dinheiro

É claro que documentar cada transação em dinheiro também é de considerável importância. Afinal, uma transação não registrada pode fazer com que o dinheiro “no papel” não coincida com o seu valor real. E isso, novamente, acarreta uma multa.

Regras para a realização de transações em dinheiro: quem realiza transações em dinheiro

As transações em dinheiro devem ser realizadas por um caixa ou outro funcionário nomeado pelo chefe da organização/empresário individual.

O caixa deve estar familiarizado com as suas funções mediante assinatura (cláusula 4 da Diretiva).

Se uma organização/empresário individual tiver vários caixas, a um deles deverá ser atribuída a função de caixa sénior.

A propósito, o próprio gestor/empreendedor individual pode assumir a gestão das transações em dinheiro.

Documentação de transações em dinheiro

Os documentos de caixa (PKO, RKO) são elaborados pelo contador-chefe ou outra pessoa cujas responsabilidades, por ordem do gestor/empresário individual, incluam a execução desses documentos. Documentos em dinheiro também podem ser emitidos oficial empresas ou pessoas singulares com quem tenham sido celebrados contratos de prestação de serviços de contabilidade (cláusula 4.3 das Instruções).

Os empresários individuais, independentemente do regime de tributação aplicado, não podem emitir documentos de caixa, mas desde que mantenham registos de receitas e despesas/indicadores físicos (cláusula 4.1 da Directiva, cláusula 2 da Carta do Serviço Fiscal Federal da Rússia datada 09/07/2014 N ED-4-2 /13338).

Transações em dinheiro: quem assina documentos

Paralelamente, ao registar documentos de caixa em papel, o caixa recebe um selo ou carimbo (por exemplo, um selo com o nome da empresa, o seu número de identificação fiscal e a palavra “Recebido”). Ao colocar um selo/carimbo nos documentos de dinheiro, o caixa confirma a transação em dinheiro.

Se o próprio gerente estiver envolvido na condução de transações em dinheiro e na preparação de documentos em dinheiro, então, portanto, somente ele deverá assinar os documentos em dinheiro.

Aceitação de dinheiro

Como observamos acima, o dinheiro é aceito no caixa de acordo com o PKO.

Após o recebimento de uma ordem de recebimento de dinheiro, os cheques bancários (cláusula 5.1 das Instruções):

  • presença da assinatura do contador-chefe ou contador (se ausente, assinatura do gestor) e verifica esta assinatura com a amostra disponível;
  • conformidade do valor em dinheiro indicado em algarismos com o valor indicado por extenso;
  • disponibilidade de documentos comprovativos nomeados no PKO.

O caixa aceita dinheiro por folha, peça por peça. Neste caso, quem deposita dinheiro na caixa registradora deve ter a oportunidade de observar as ações do caixa.

Após a contagem do dinheiro, o caixa verifica o valor do PKO com o valor efetivamente recebido e, se os valores coincidirem, o caixa assina o PKO, coloca um selo/carimbo no recibo do PKO e entrega esse recibo à pessoa que depositou o dinheiro.

Ao efetuar pagamentos usando caixa registradora ou sistema de caixa registradora, uma ordem de recebimento de dinheiro pode ser emitida para o valor total de dinheiro recebido após a conclusão da transação em dinheiro. Esse PQR é preenchido com base na fita de controle CCT, formulários de stubs relatórios rigorosos(BSO), igual a recibo de dinheiro, etc.

A posterior movimentação do PKO dentro da organização e seu armazenamento depende das regras estabelecidas pelo chefe da empresa. Os PKOs devem ser armazenados por 5 anos (cláusula 362 da Lista, aprovada pela Ordem do Ministério da Cultura da Rússia de 25 de agosto de 2010 N 558).

Retirada de dinheiro

Ao retirar dinheiro da caixa registradora, você precisa registrar uma caixa registradora. Recebidos, os cheques bancários (cláusula 6.1 das Instruções):

  • presença da assinatura do contador-chefe/contador (se ausente, assinatura do gestor) e sua conformidade com a amostra;
  • conformidade dos valores indicados em algarismos com os valores indicados por extenso.

Ao emitir dinheiro, o caixa deve verificar a disponibilidade dos documentos comprovativos constantes da caixa registadora.

Antes de emitir dinheiro, o caixa deve identificar o destinatário por meio de passaporte (outro documento de identificação). É proibida a emissão de dinheiro para pessoa não especificada no RKO.

Tendo preparado a quantidade necessária, o caixa passa a caixa registradora ao destinatário para assinatura. O caixa deve então contar o valor preparado de forma que o destinatário possa observar esse processo. A emissão de dinheiro é feita por folha, peça por peça, no valor indicado na caixa registradora. Após a emissão do dinheiro, o caixa assina a caixa registradora.

Assim como os PKOs, os RKOs são armazenados por 5 anos de acordo com as regras estabelecidas pelo chefe da organização.

Saque de dinheiro para pagamento de salário

O pagamento dos salários é realizado de acordo com os extratos da folha de pagamento (Formulário nº T-49, aprovado pela Resolução do Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa de 01/05/2004 N 1) / extratos da folha de pagamento (Formulário nº T-53, aprovado pela Resolução do Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa datada de 01/05/2004 N 1) com a elaboração de uma única liquidação em dinheiro (para o valor efetivamente pago) no último dia de pagamento de salário ou antes, se todos os funcionários receberam seus salário antes do prazo. Além disso, em tal RKO você não precisa indicar seu nome completo. destinatário ou detalhes de um documento de identidade.

O prazo para emissão do dinheiro do salário é determinado pelo gestor e deve ser indicado no extrato. Mas por favor note que determinado período não pode exceder 5 dias úteis, incluindo o dia do recebimento do dinheiro do banco (cláusula 6.5 das Instruções).

O funcionário deve assinar a declaração.

Se no último dia de pagamento do salário um dos funcionários não o recebeu, o caixa coloca um selo (carimbo) ao lado do seu sobrenome e iniciais na folha de pagamento/folha de pagamento ou faz o lançamento “depositado”. Então o caixa:

  • calcula o valor efetivamente dado aos funcionários e o valor a ser depositado;
  • registra esses valores nas linhas apropriadas do extrato;
  • concilia esses valores com o valor total indicado no extrato;
  • assina e entrega o pedido para assinatura ao contador-chefe/contador (na sua ausência, ao gerente).

Se estamos falando sobre sobre algum pagamento único (por exemplo, pagamento de salário a um funcionário que se demitiu), então não faz sentido preencher um requerimento - você pode emitir o dinheiro imediatamente por meio de liquidação em dinheiro em como sempre.

Emissão de dinheiro para um contador

Neste caso, o RKO é emitido com base no escrito em forma livre, ou documento administrativo da organização/empresário individual (cláusula 6.3 das Orientações). Este requerimento deve conter informações sobre o valor do dinheiro, o prazo de emissão do dinheiro, a assinatura do gestor e a data.

O fato de o contador ter dívidas sobre valores anteriormente recebidos em conta não impede a próxima liberação de recursos para ele.

Receber dinheiro do OP e emitir dinheiro para uma unidade separada

Quando a organização controladora recebe dinheiro de seu OP, uma ordem de entrada de dinheiro também é emitida e, quando emitida, uma ordem de saída de dinheiro é emitida. Além disso, cada organização determina o procedimento de emissão de dinheiro para o seu OP de forma independente (cláusula 6.4 das Instruções).

Realização de transações em dinheiro: emissão de dinheiro por procuração

O dinheiro destinado a um destinatário pode ser entregue a outra pessoa por procuração (por exemplo, recebendo o salário de um parente doente). Neste caso, o caixa deve verificar (cláusula 6.1 Instruções):

  • correspondência do nome completo do destinatário indicado no RKO com o nome completo do mandante indicado na procuração;
  • conformidade do nome completo da pessoa autorizada indicada no RKO e da procuração com os dados do documento de identificação apresentado.

No extrato da folha de pagamento/folha de pagamento, antes da assinatura do destinatário do dinheiro, é feito o lançamento “por procuração”.

A procuração é anexada ao recibo de liquidação/recibo de pagamento/folha de pagamento.

Se o dinheiro for emitido por meio de procuração emitida para diversos pagamentos ou para recebimento de dinheiro de diferentes pessoas jurídicas/empresários individuais, é feita cópia dessa procuração. Esta cópia é autenticada na forma estabelecida pela organização/empresário individual e fica anexada ao RKO.

Na situação em que o destinatário tenha direito a vários pagamentos de uma pessoa jurídica/empresário individual, o original da procuração fica com o caixa a cada pagamento, sendo uma cópia da procuração anexada à liquidação em dinheiro/folha de pagamento/; folha de pagamento, e com o último pagamento, o original.

Livro de contabilização de dinheiro aceito e emitido

Se uma empresa ou empresário individual possuir várias caixas registradoras, as transações que envolvem a transferência de dinheiro durante a jornada de trabalho entre o caixa sênior e os caixas são registradas pelo caixa sênior no livro de fundos aceitos e emitidos pelo caixa (Formulário No. KO -5, aprovado pela Resolução do Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa de 18.08.1998 N 88).

Livro caixa

Uma cópia da folha livro caixa O OP o envia para a organização pai. O procedimento para tal encaminhamento é estabelecido pela própria organização, tendo em conta o prazo de elaboração das demonstrações contabilísticas/financeiras.

Método de registro de documentos e livros de caixa

Podem ser redigidos em papel ou em em formato eletrônico(cláusula 4.7 Instruções).

Os documentos em papel são redigidos à mão ou por meios técnicos, como o computador, e assinados com assinaturas manuscritas.

Podem ser feitas correções em documentos lavrados em papel (exceto PKO e RKO). As pessoas que fizeram correções deverão indicar a data da correção, bem como indicar sobrenome, iniciais e assinatura.

Os documentos emitidos eletronicamente devem ser protegidos contra acesso não autorizado, distorção e perda de informações.

Documentos eletrônicos assinado com assinaturas eletrônicas.

É proibido fazer correções em documentos emitidos eletronicamente.

Para entender o conceito de “disciplina de caixa”, primeiro você precisa entender a diferença entre os termos “Caixa registradora” e “Caixa”:

Caixa registradora (KKM, KKT)é um dispositivo necessário para recebendo fundos de seus clientes. Pode haver qualquer número desses dispositivos e cada um deles deve ter seus próprios documentos de relatório.

Caixa corporativo (caixa operacional)é uma coleção todas as transações em dinheiro(recepção, armazenamento, entrega). A caixa registradora recebe as receitas recebidas, inclusive da caixa registradora. Todas as despesas de caixa relacionadas às atividades do empreendimento são feitas no caixa e o dinheiro é entregue aos cobradores para posterior transferência ao banco. A caixa registradora pode ser uma sala separada, um cofre na sala ou até mesmo uma gaveta na mesa.

Assim, todas as transações em dinheiro devem ser acompanhadas da execução de documentos em dinheiro, o que geralmente significa conformidade disciplina de caixa.

Disciplina de dinheiro– trata-se de um conjunto de regras que devem ser seguidas na realização de operações relacionadas ao recebimento, emissão e armazenamento de numerário (transações em numerário).

As regras básicas da disciplina de caixa são:

Quem deve cumprir

A necessidade de manter a disciplina de caixa não depende da presença de caixa registradora ou do sistema tributário escolhido.

Como é calculado o limite de saldo de caixa?

O procedimento para calcular o limite de saldo de caixa é apresentado no apêndice da Diretiva do Banco da Rússia datada de 11 de março de 2014 nº 3210-U.

Segundo ele, em 2019 o limite de saldo de caixa pode ser calculado de duas formas:

Opção 1. Cálculo com base no volume de recebimentos de caixa no caixa

L = V / P x N c

eu

V– o volume de recebimentos de caixa por mercadorias vendidas, trabalho executado, serviços prestados para período de pagamento em rublos (empreendedores individuais e organizações recém-criados indicam o valor esperado da receita).

P– o período de cálculo para o qual o volume de recebimentos de caixa é levado em consideração (ao determiná-lo, pode-se considerar qualquer período de tempo, por exemplo, o mês em que ocorreram os picos de recebimentos de caixa). O período de faturamento deve ser não mais que 92 dias úteis

Nc– o período de tempo entre o dia em que o dinheiro foi recebido e o dia em que o dinheiro foi depositado no banco. Este prazo não deverá ultrapassar 7 dias úteis, e na ausência de banco em localidade– 14 dias úteis. Por exemplo, se o dinheiro for depositado no banco uma vez a cada 3 dias úteis, então N c = 3. Ao determinar N c, a localização pode ser levada em consideração, estrutura organizacional, especificidades da atividade (sazonalidade, horário de trabalho, etc.).

Exemplo de cálculo. LLC "Empresa" está envolvida em Comercio de varejo. A direção da organização decidiu definir um limite de saldo de caixa para 2019, tomando dezembro de 2018 como período de faturamento. Em dezembro, a empresa trabalhou 21 dias e recebeu receitas em dinheiro no valor de 357.000 rublos. Ao mesmo tempo, o caixa da organização entregava o produto ao banco uma vez a cada 2 dias. O limite de saldo de caixa neste caso será igual a: 34.000 rublos.(RUB 357.000 / 21 dias x 2 dias).

Opção 2. Cálculo com base no volume de dinheiro dispensado da caixa registradora

Este método Via de regra, são utilizados por empreendedores individuais e organizações que não recebem dinheiro no exercício de suas atividades, mas sacam dinheiro periodicamente do banco (por exemplo, para liquidações com seus fornecedores).

Neste caso, a fórmula se aplica:

L = R / P x N n

eu– limite de saldo de caixa em rublos;

R– o volume de dinheiro emitido para o período de faturamento em rublos (com exceção dos valores destinados ao pagamento de salários, bolsas de estudo e outras transferências aos funcionários). Empreendedores individuais e organizações recém-criados indicam o volume esperado de desembolsos de dinheiro;

P– o período de faturação para o qual é considerado o volume de levantamentos de dinheiro (na sua determinação pode-se considerar qualquer período de tempo, por exemplo, o mês em que ocorreram os maiores volumes de levantamentos de dinheiro). O período de faturamento deve ser não mais que 92 dias úteis, e seu valor mínimo pode ser qualquer.

Nn– o intervalo de tempo entre os dias de recebimento do dinheiro do banco (com exceção dos valores destinados ao pagamento de salários, bolsas de estudo e outros pagamentos aos funcionários). Este prazo não deve ultrapassar 7 dias úteis, e na ausência de banco na localidade - 14 dias úteis. Por exemplo, se o dinheiro for retirado de um banco uma vez a cada 3 dias úteis, então N n = 3.

Exemplo de cálculo. LLC "Empresa" atua no comércio varejista. A empresa não aceita rendimentos em dinheiro; os compradores pagam através do banco. Porém, de tempos em tempos a empresa retira dinheiro do banco para pagar fornecedores. A direção da organização decidiu definir um limite de saldo de caixa para 2019, tomando dezembro de 2018 como período de faturamento.

Em dezembro, a empresa trabalhou 21 dias e recebeu dinheiro do banco no valor de 455.700 rublos. Ao mesmo tempo, o caixa da organização recebia dinheiro do banco uma vez a cada 4 dias. Os salários não foram emitidos na caixa registradora. O limite de saldo neste caso será igual a: 86.800 rublos.(RUB 455.700 / 21 dias x 4 dias).

Ordem para definir um limite de dinheiro

Após calcular o limite de saldo de caixa da caixa registradora, você deverá emitir uma ordem interna aprovando o valor do limite. No pedido, você pode indicar o prazo de validade do limite, por exemplo, 2019 (pedido de amostra).

A lei não prevê a obrigação de zerar o limite todos os anos, portanto, caso o prazo de validade não esteja especificado no despacho, os indicadores estabelecidos poderão ser aplicados tanto em 2019 quanto posteriormente até a emissão de um novo despacho.

Procedimento simplificado

A partir de 1º de junho de 2014 - empreendedores individuais e pequenas empresas (número de funcionários não superior a 100 pessoas e receita não superior a 800 milhões de rublos por ano) mais não é preciso definir um limite saldo de caixa na caixa registradora.

Para cancelar o limite de caixa é necessária a emissão de um pedido especial. Deve basear-se na Diretiva do Banco da Rússia datada de 11 de março de 2014 nº 3210-U e deve conter a seguinte redação: “Mantenha o dinheiro na caixa registradora sem definir limite de saldo na caixa registradora”(pedido de amostra).

Emissão de dinheiro para pessoas responsáveis

Dinheiro responsável é o dinheiro dado a pessoas responsáveis ​​(funcionários) para viagens de negócios, despesas de entretenimento e necessidades comerciais.

O dinheiro pode ser emitido por conta apenas com base declarações de um funcionário. Nele, ele deve indicar: o valor do dinheiro, a finalidade do recebimento e o prazo para o qual é retirado. O pedido é redigido em qualquer formato e deve ser assinado pelo gestor (IP).

Se um funcionário gastou seu dinheiro pessoal, ele precisa compensá-lo; neste caso, também é feito um extrato, mas com uma redação diferente (amostras de extratos).

Observação: É desejável que a instrução contenha a linha: “O funcionário não tem dívidas sobre adiantamentos emitidos anteriormente”(já que por lei é impossível emitir dinheiro por conta para funcionários que não tenham informado adiantamentos anteriores).

Durante 3 dias úteis após o término do período para o qual os recursos foram emitidos (ou a partir da data de retorno ao trabalho), o funcionário deverá apresentar ao contador (gerente) relatório de despesas com documentos comprovativos das despesas incorridas ( Verificações KKM, recibos de vendas, etc.).

Caso contrário, os fundos emitidos ao empregado não poderão ser contabilizados como despesas e o imposto poderá ser reduzido em conformidade. Além disso, se não houver documentos comprovativos, será necessário reter o imposto de renda pessoa física e pagar prêmios de seguro sobre o valor emitido.

Limitação de pagamentos em dinheiro

Mais um regra importante disciplina de caixa é o cumprimento das restrições sobre pagamentos em dinheiro entre entidades atividade empreendedora(Empreendedores individuais e organizações) dentro de um contrato quantia não mais que 100 mil rublos.

Documentos de caixa são os documentos que o caixa é obrigado a emitir em relação à movimentação de dinheiro na caixa registradora. Neste artigo você aprenderá quais documentos de caixa existem e suas principais características.

Os documentos de dinheiro incluem o seguinte:

  • Ordem de recebimento;
  • Guia de saque;
  • Diário de registro de papéis de receitas e despesas;
  • Livro caixa;
  • Livro que registra o dinheiro emitido e recebido pelo caixa;
  • Relatórios antecipados;
  • Folha de pagamento;
  • Relatórios de caixa-operadora;
  • Dados sobre leituras de contadores de caixa registradora para lucro;
  • Um diário mantido por um operador de caixa.

Vejamos cada um deles com mais detalhes.

Ordens de dinheiro

Existem dois tipos de pedidos: de recebimentos e de despesas. Como você pode imaginar pelo nome, os recibos são usados ​​quando o dinheiro é recebido e as despesas são usadas quando o dinheiro é emitido. O pedido é lavrado em uma via por um contador e assinado pelo contador-chefe ou por um funcionário autorizado.

Ao recibo é anexado um cheque, que deve ser assinado pelo caixa e pelo contador. Além disso, deve ser afixado o selo da organização. É emitido para a pessoa que depositou o dinheiro na caixa registradora.

Leia mais sobre o pedido de recebimento em.

Mais detalhes sobre ordem de despesas leia.

Cadastro de documentos

As receitas e despesas de caixa devem ser registradas em diário especial. Regista tanto as encomendas como os documentos que as substituem (recibos de vencimento, pedidos de emissão de fundos, etc.). O formulário do diário pode ser encontrado em.

Livro caixa

Este livro é necessário para levar em consideração a emissão de dinheiro e seu recebimento. Todas as páginas do livro devem ser numeradas, e o próprio livro deve ser amarrado e carimbado. A última página registra o número total de folhas do livro.

Cada página é dividida em duas partes. Um, que possui uma linha horizontal, é preenchido como primeira via e o outro como segunda. Ambas as cópias têm o mesmo número. O primeiro permanece no livro, e o segundo é destacável, é um documento de caixa contábil.

O registro das transações em dinheiro começa na frente da parte permanente, após a coluna “saldo no início do dia”. Primeiramente, a folha é dobrada ao longo da linha de corte, colocando a folha destacável sob a folha que permanece no livro.

Leia mais sobre como manter um livro caixa em.

Livro caixa

Este livro mantém registros de dinheiro emitido e recebido. Também é usado para contabilização de títulos de caixa.

Relatórios antecipados

Este relatório é necessário para levar em consideração o dinheiro emitido para despesas comerciais. Este documento é elaborado pelo contador e pelo relator em uma via.

O verso do relatório deve incluir uma lista de documentos que possam confirmar que as despesas foram incorridas. Podem ser vários recibos, bilhetes de transporte e assim por diante. Além disso, esses documentos devem ser anexados ao relatório e numerados na sequência em que são listados no relatório.

Folha de pagamento

Este extrato é elaborado no momento do pagamento de salários aos funcionários da empresa. É compilado pelos contadores em uma única via. Funcionários são acumulados remunerações de acordo com as informações especificadas em documentos primários para o tempo de gravação trabalhado.

Relatório do caixa

Este relatório é preparado pelo operador de caixa. Ele insere informações sobre as leituras da caixa registradora e a receita do dia. Os caixas devem preparar esse relatório todos os dias. Após a elaboração do relatório, ele é assinado e, juntamente com todo o valor arrecadado, é entregue ao gestor da empresa.

Se a empresa for pequena, os caixas entregam o dinheiro aos cobradores. Ao transferir fundos, devem ser elaborados os documentos bancários apropriados.

Mais informação completa sobre o relatório do caixa pode ser encontrado em.

Informações sobre leituras do contador KKM

Esta informação é necessária para gerar relatórios resumidos sobre as leituras do medidor KKM. Esse relatório resumido deve ser preparado todos os dias e será um apêndice ao relatório do certificado do caixa. É compilado pelo caixa sênior e transferido para o departamento de contabilidade da empresa junto com um relatório de certificado e pedidos.

Diário do caixa

Este diário registra recebimentos e transações de despesas para cada caixa registradora. Em uma revista, cada página deve ser numerada, e a revista em si deve estar totalmente caprichada. Somente operadores de caixa podem fazer lançamentos nesse diário. As inscrições deverão ser feitas em ordem cronológica com caneta esferográfica e sem correções.

  1. Caso o valor deva ser indicado por extenso, deverá ser feito em letras maiúsculas. Kopecks são escritos em números.
  2. Os documentos podem ser preenchidos no computador ou manualmente.
  3. As informações preenchidas incorretamente nos papéis da caixa registradora podem ser corrigidas. É assim que se faz. Uma entrada incorreta é riscada com uma linha nítida. A entrada correta é feita acima ou ao lado dela. Aqui eles escrevem “acredite no que é corrigido”. O gerente da empresa e Contador chefe.
  4. Se um documento contiver manchas, erros administrativos ou correções de revisor, ele será considerado inválido.

Por quanto tempo você deve manter os documentos de dinheiro?

Na legislação contábil e tributária existem opiniões divergentes quanto ao prazo de armazenamento dos documentos de caixa.

Conforme legislação tributária, os papéis de caixa devem ser mantidos nos arquivos da empresa por quatro anos. A legislação contábil estabelece que tais papéis devem ser guardados por pelo menos cinco anos. O Ministério da Cultura também estabeleceu um prazo de armazenamento de documentos de cinco anos.

Assim, focando termos máximos, os títulos de caixa devem ser armazenados nos arquivos por pelo menos cinco anos. Vale considerar que os documentos só poderão ser destruídos caso tenha sido realizada auditoria nesses cinco anos. Se não estivesse lá, os papéis não poderiam ser destruídos mesmo depois de cinco anos.

Os prazos de armazenamento dos documentos de caixa devem ser observados, pois pela sua violação estão previstas as seguintes multas:

  • Para funcionários responsáveis ​​​​pelo armazenamento – de dois a três mil rublos;
  • Para os cidadãos - de duzentos a trezentos rublos.

Documentos de dinheiro— são eles que processam o fluxo de caixa. Ao mesmo tempo, o procedimento de preparação de documentos de caixa é estritamente regulamentado. Falaremos sobre isso neste artigo.

Preparação de documentos de caixa primários

No entanto, isto não se aplica aos documentos de caixa primários, que continuam a ser compilados de acordo com formulários unificados aprovados (ver informações do Ministério das Finanças da Rússia nº PZ-10/2012).

Atualmente, o procedimento para processamento de documentos em dinheiro é regulamentado por:

  1. Diretiva do Banco da Rússia “Sobre o procedimento para a realização de transações em dinheiro entidades legais e procedimento simplificado para a realização de transações em dinheiro empreendedores individuais e pequenas empresas" datada de 11 de março de 2014 nº 3210-U (doravante denominada instrução nº 3210-U).
  2. Instruções de uso e preenchimento de formulários primários documentação contábil para contabilização de transações em dinheiro, aprovado. Resolução do Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa datada de 18 de agosto de 1998 nº 88.

Preenchendo documentos de dinheiro

O funcionário encarregado desta responsabilidade elabora e preenche os documentos de caixa. Pode ser um contador, contador-chefe, caixa. Se não houver contadores no quadro de funcionários, isso é feito pelo próprio gestor ou pelo empresário individual.

Você pode preencher documentos de caixa de diversas maneiras (cláusula 4.7 da instrução nº 3210-U):

  1. À mão.
  2. Em um computador seguido de impressão em papel.
  3. Eletrônico. Neste caso, devem ser protegidos contra acesso não autorizado, distorção e perda de informações. Tais documentos de caixa são assinados com assinaturas eletrônicas de acordo com os requisitos da Lei “Sobre Assinaturas Eletrônicas” de 06/04/2011 nº 63-FZ.

Nos 2 primeiros casos, os documentos são assinados com assinaturas manuscritas de pessoas autorizadas. Um documento eletrônico pode ser assinado com assinatura eletrônica não só por quem o gerou, mas também pelo destinatário dos recursos - no caso de emissão de ordem de pagamento de despesas. E se um funcionário gerar um pedido eletrônico de recebimento de dinheiro, um recibo desse documento poderá ser enviado ao depositante de fundos por meio de e-mail(cláusula 5.1 da instrução nº 3210-U).

Você pode ler sobre todas as inovações na área de regulamentação da disciplina de caixa.

Regras para numeração de documentos monetários

Os regulamentos que regem a preparação de documentos de caixa não contêm requisitos especiais quanto à ordem da sua numeração. Portanto, você mesmo pode desenvolver regras para atribuição de números, indicando-os na lei local de fluxo de documentos.

Neste caso, é permitida a utilização de numeração fracionária, índices digitais, alfabéticos ou combinados e outras opções convenientes - o principal é que a sequência cronológica seja mantida. Aliás, você também pode escolher sua própria ordem de retomada da cronologia. Por exemplo, se você tiver um grande número de documentos, poderá começar a numerar todos os dias a partir do primeiro número. Se houver poucos pedidos, a numeração contínua é possível ao longo do ano. Fixe a ordem escolhida de numeração dos documentos de caixa nos regulamentos da caixa registradora ou nas políticas contábeis.

Impressão em documentos de dinheiro

Como detalhes necessários A estampagem é fornecida em documentos de dinheiro como:

  • (neste caso, o carimbo é colocado no recibo entregue ao depositante, desde que o documento seja assinado em papel);
  • (aqui o selo é certificado pela inscrição “Este livro tem _______ folhas numeradas e entrelaçadas”, que é feita na última página da versão em papel).

Como o selo contém formulários padronizados desses documentos, de uso obrigatório, é aconselhável afixá-lo mesmo que você o tenha recusado oficialmente. Isso irá protegê-lo de possíveis reclamações durante a verificação. No entanto, não precisa ser um selo redondo da organização; pode ser facilmente substituído por um selo para documentos monetários ou um carimbo especial.

Nas demais caixas registradoras primárias, incluindo a ordem de despesas, o Diário de registro de entrada e saída de documentos de caixa e o Livro de contabilização de fundos aceitos e emitidos pelo caixa, a impressão não é necessária.

Resultados

O preenchimento de documentos em dinheiro é um procedimento estritamente regulamentado. Os documentos de dinheiro podem ser em papel ou gerados eletronicamente, mas devem ser assinados com assinatura eletrônica.