Predbežná správa o vyplnení vzorky rozpočtovej inštitúcie. Predbežná správa: čo je možné vziať do úvahy, vyplnenie vzorky, základné transakcie

Zobrazí sa predbežná správa predpokladom. Takto vynaložené výdavky musí zamestnanec včas vykázať.

Vzorová výplň predbežná správa 2019 zodpovedná osoba odkazuje na povinné hlásenie podnikov. Jeho hlavným cieľom je úplná kontrola finančné výdavky v rozpočtová organizácia. Pomocou vykazovania môžete nielen kontrolovať pohyb spotrebných prostriedkov vydaných na plnenie potrieb inštitúcie, ale aj odpisovať vynaložené výdavky.

Kto sa môže stať zodpovednou osobou

Zodpovedné prostriedky vydáva vedúci zamestnanca podniku na realizáciu režijných alebo všeobecných obchodných výdavkov. Vydané sumy musí zamestnanec nahlásiť včas prostredníctvom zálohovej správy. Preto sa zamestnanec, ktorý dostal finančné prostriedky na potreby podniku, nazýva zodpovedná osoba.

Od roku 2014 nielen priami zamestnanci podniku, ale aj zamestnanci na voľnej nohe, ktorí so zamestnávateľom uzavreli občianskoprávne zmluvy (bod 5 Smernice Centrálnej banky Ruskej federácie č. 3210-U z 3.11.2014 ) môže dostať zálohu.

Zodpovedné finančné prostriedky je možné previesť na zodpovedných úradníkov nielen v hotovosti, ale aj na banková karta bezhotovostným prevodom (List Ministerstva financií Ruskej federácie č. 03-11-11 / 42288 zo dňa 25. augusta 2014).

Okruh zodpovedných zamestnancov môže zamestnávateľ určiť aj osobitným príkazom. Zamestnanci zase musia s týmto menovaním súhlasiť. Vykonávací poriadok schvaľuje zoznam zodpovedných zamestnancov, ktorí môžu prijímať zúčtovateľné prostriedky.

Všetky zodpovedné osoby musia celkom určite správu o vynaložených výdavkoch s priložením podpornej dokumentácie a predloženie zálohovej správy účtovnému oddeleniu včas.

Konečný termín

Poďme sa baviť o načasovaní výpočtu. V aktuálnom fiškálny rok lehota na podanie zálohovej správy zodpovednou osobou, ako aj poradie plnenia zostalo rovnaké.

Ustanovenia bodu 6.3. inštrukcie Centrálna banka Rusko zo dňa 11. marca 2014 č. 3210-U právne schváliť lehoty na podanie zálohovej správy zodpovednou osobou. Dokumentácia musí byť predložená včas - výkaz musí byť vypracovaný a odovzdaný účtovnému oddeleniu do 3 dní po nástupe zamestnanca do práce.

Všeobecné pravidlá

Neexistuje jediná, právne upravená formálna forma. Účtovník môže vypracovať predbežný výkaz v jednotnom formulári č. AO-1 alebo vypracovať formulár osobného výkazu vystavením príslušnej objednávky.

Dokumentáciu je možné uchovávať v papierovej aj v elektronickom formáte. Ak je vyplnenie inštitúcie poskytnuté v elektronickej forme, potom JSC podpisuje elektronickým podpisom každý z účastníkov zodpovedného procesu.

Existuje niekoľko všeobecne uznávaných pravidiel plnenia (uznesenie Štátneho výboru pre štatistiku č. 55 z 8.1.2001):

Hlásenie sa vygeneruje v trojdňovej lehote od uplynutia doby, za ktorú boli zúčtovateľné prostriedky vystavené (musí byť určené príkazom alebo pokynom), návratu zamestnanca z pracovnej cesty alebo odchodu zamestnanca po pracovnej neschopnosti, ak že určený deň vrátenia posudku pripadol na čas práceneschopnosti.
V prípade porušenia lehoty na vrátenie zálohy môže zamestnávateľ uplatniť voči zamestnancovi sankcie, a to aj materiálne.
Účtovník poskytuje zodpovednej osobe plnú asistenciu pri vypĺňaní.
Dokument vyplnený a vykonaný v súlade so všetkými pravidlami podpisuje vedúci organizácie.
Primárna dokumentácia potvrdzujúca vynaložené výdavky (šeky, lístky, výpisy, faktúry) je priložená k výkazu.

Tlačivo hlásenia podľa jednotného tlačiva č. AO-1

Postup zostavovania

Musíte poskytnúť informácie:

informácie o inštitúcii, číslo a dátum vyhotovenia dokumentu;
o zamestnancovi, ktorý dostal preddavok;
vydané množstvo Peniaze a oni špeciálny účel;
skutočné výdavky (všetky podporné primárne dokumenty sú priložené).

Predná časť obsahuje aj údaje o pohybe a odpise zálohy a o analytických účtoch, ktoré odrážajú účtovanie prostriedkov v organizácii. Všetky vyplnené údaje sú potvrdené podpismi zodpovedného účtovníka, ktorý peniaze vydal a prijal vrátenie zúčtovateľných súm podľa predbežnej správy, ako aj hlavnému účtovníkovi a zamestnancovi, ktorý obdržal požadovanú sumu výkazu.

Účtovníčka vyplní odtrhový doklad potvrdzujúci overenie prvotných dokladov. Po registrácii a oddelení zostáva na zodpovednej osobe.

Na rubovú stranu zadá zamestnanec podrobný rozpis výdavkov podľa výkazu a zodpovedný účtovník uvedie sumu, ktorú treba zaúčtovať a účet, cez ktorý budú výdavky zaúčtované.

Predbežné hlásenie sa tvorí v jednom origináli. Keďže je súčasťou nomenklatúrneho toku interných dokumentov inštitúcie, nie je potrebné dávať pečať.

Opravy vylúčené! Ak urobíte škvrny a ešte viac chýb, budete musieť vypracovať nový formulár.

Pokyny krok za krokom

Vyplnenie predbežnej správy nebude ťažké. Musí ho včas vytvoriť zodpovedný zamestnanec a účtovník.

Zamestnanec, ktorý prijal peňažný účet, vyplní prednú stranu.

Musí poskytnúť nasledujúce informácie:

krátky, úplný názov organizácie, jej kód v súlade s klasifikáciou OKPO;
podrobnosti o správe - jej číslo a dátum;
potom je potrebné nechať miesto na schválenie hlásenia vedúcim spoločnosti - po skontrolovaní dokladu účtovníkom vedúci podpíše svoj podpis, dátum a slovne uvedie zúčtovateľnú sumu;
priezvisko, meno a priezvisko zodpovednej osoby, jej funkcia, osobné číslo a štruktúrna jednotka;
priradenie sumy vystavenej čiastkovej správy.

Po zadaní primárnych informácií musí zodpovedný zamestnanec vyplniť tabuľkovú časť správy.

Ak sa riadite formulárom AO-1, zamestnanec musí zadať informácie do ľavej a pravej tabuľky.

V ľavej tabuľke sú uvedené údaje o zálohových fondoch:

celková suma;
menová jednotka zálohová platba - rubeľ príp zahraničná mena;
zostatok alebo prekročenie (ak existuje).

Pravá tabuľka poskytuje účtovné informácie: účty a podúčty, na ktoré sa uskutoční zálohová platba s uvedením presnej výšky nákladov. Túto časť vypĺňa účtovník.

Na prednej strane dokumentu je priestor aj na uznesenie hlavného účtovníka. Po skontrolovaní informácií v tabuľke a včas predložených dokumentov hlavný účtovník zapíše číslami a slovami vykazovanú sumu.

Ak sa vytvorilo prečerpanie zálohy alebo naopak zostatku finančných prostriedkov, musí sa to prejaviť aj v účtovnej závierke. Uvádza sa aj príjem (výdavok). peňažný príkaz, na základe ktorej boli uskutočnené transakcie so zostatkami.

Po tabuľkovej časti výkazu sa podpíše účtovník, pokladník a hlavný účtovník.

V prvom rade tabuľka obsahuje detaily a názvy všetkých aplikácií - podporná dokumentácia (šeky, účty, lístky, účtenky). Je potrebné predpísať nielen ich počet a dátum, ale aj presnú účtovnú sumu a účty, podúčty, pre ktoré sa budú tieto operácie vykonávať. Tabuľkovú časť rubovej strany podpíše ten, kto zálohu prijal.

Na konci je vystavený účtovný doklad, ktorý sa odreže a prenesie na zamestnanca. Odrezaná časť potvrdzuje skutočnosť, že zamestnanec preddavok vyúčtoval a všetky poskytol Požadované dokumenty. Účtovník pod svoj podpis vyplní údaje: Celé meno zodpovedného zamestnanca, údaje o AO-1, výšku preddavku slovami, počet podkladov a dátum, ku ktorému sa zamestnanec hlásil. Účtovník podpisuje dokument len vtedy, ak je výkaz podaný včas.

Ako môže účtovník skontrolovať výkaz?

Ako už bolo spomenuté vyššie, zálohovú správu je potrebné odovzdať účtovnému oddeleniu včas. Spoločnosť má zároveň právo určiť si termín na predloženie správy, pričom tento štandard stanoví vo svojej miestnej správe právne úkony, ako aj v účtovná politika.

Po odovzdaní správy o vystavenej zálohovej platbe účtovnému oddeleniu je potrebné ju skontrolovať. Účtovník musí kontrolovať nielen správnosť vyplnenia dokumentácie, ale aj správnosť vyplatených súm a ich súlad s poskytnutými kontrolami a inými registrami potvrdení.

Účtovník po kontrole vyplní prednú stranu výkazu a odovzdá zodpovednému zamestnancovi odtrhový pokladničný blok potvrdzujúci podanie zálohového výkazu.

Termíny cestovných správ

V prípade, že zamestnanec vypĺňa v súvislosti s pracovnou cestou, postup pri prihlasovaní zostáva rovnaký. Hlásenie je potrebné poskytnúť aj do troch dní od návratu zamestnanca na pracovisko a ako podklad k základným dokladom pracovnej cesty budú slúžiť cestovné (letecké a železničné) lístky, účty za hotelové služby, šeky. Bez potvrdenia zostávajú iba denné dávky.

Je vyhotovený v jednom vyhotovení a podpísaný všetkými zodpovednými zamestnancami.

Predbežná správa pre individuálnych podnikateľov

Samostatná otázka - správy individuálnych podnikateľov a termíny odovzdania. Ak má napríklad individuálny podnikateľ možnosť viesť obchodné záznamy, nemusí vypĺňať predbežné správy. V prípade podnikového účtovníctva musí individuálny podnikateľ vyplniť knihu príjmov a výdavkov v súlade so stanovenými pravidlami. IP musí byť finančné správy pre daňový úrad za účelom správneho zdanenia. Je však potrebné pripomenúť, že ekonomickú evidenciu je možné viesť len vtedy, ak má podnikateľ vydaný zjednodušený systém zdaňovania. V takýchto prípadoch sa zostavy zostavujú na základe skutočne vynaložených výdavkov a dokončených zápisov.

Ak je individuálny podnikateľ zapojený do hlavného daňového systému, vypracuje zálohovú správu rovnakým spôsobom a v rovnakom časovom rámci ako spoločnosť. Podľa pokynov 3210-U je možné generovať výkazy aj v špecializovaných účtovných programoch.

Postup pri zostavovaní zálohovej správy pre individuálnych podnikateľov:

zodpovedná osoba napíše žiadosť o preddavok, potom sa naň vydá výdavkový pokladničný doklad;
zodpovedná osoba podáva správu o vzniknutých výdavkoch a prikladá všetky kontroly;
vygeneruje sa predbežná správa;
Údaje o nákladoch sa zapisujú do knihy príjmov a výdavkov.

Prítomnosť predbežnej správy zodpovednej osoby jednotlivého podnikateľa, ktorá sa nachádza v zjednodušenom daňovom systéme, teda nie je povinná. Legislatíva neupravuje regulačné dokumenty stanovujúce povinnosť a lehoty na predkladanie preddavkových výkazov pre individuálnych podnikateľov o zjednodušenom zdaňovaní.

Podobná situácia je aj u individuálnych podnikateľov na UTII. Všetky príjmy a výdavkových transakcií sa premietajú do účtovnej knihy o príjmoch a výdavkoch a potvrdzujú sa príkazmi na úhradu, resp. Všetka dokumentácia a hlásenia sú potvrdené podpisom jednotlivého podnikateľa. Požiadavky na úver a príkazy na vyplatenie sa zapisujú do účtovnej knihy podľa podmienok ich vyhotovenia.

Pri vydávaní účtovateľných súm peňazí v podniku musí zamestnanec vypracovať predbežnú správu.

Uvažujme, aký je postup pri vydávaní takéhoto dokladu v roku 2019, aby nedošlo k porušeniu zákona a nenarazili sme na nároky kontrolných štruktúr.

Povinnosťou zodpovedného zamestnanca je predložiť v ustanovenej lehote správu a doklady, ktorými možno odôvodniť vynaložené výdavky.

Pri príprave takýchto správ sa však oplatí dodržiavať jasné pravidlá, ktoré stanovuje nielen legislatíva Ruska, ale aj vedúci spoločnosti prostredníctvom schvaľovania miestnych dokumentov.

Všeobecné body

Predbežná správa je jedným z dokumentov vypracovaných v podniku, pri príprave ktorých sa oplatí dodržiavať zákony.

Poďme zistiť, ktoré normatívne dokumenty je uvedená definícia a o aké ustanovenia legislatívy sa treba oprieť účtovníkov a zodpovedných zamestnancov spoločnosti.

Čo to je?

Pod predbežnou správou sa rozumie typ účtovný doklad, ktorá je potrebná pre hlásenie zamestnanca firmy o vynaložení finančných prostriedkov na nákup tovarov, služieb, prác.

Takýto dokument by sa mal poskytnúť účtovníkovi spolu s dokumentáciou, ktorá potvrdí opodstatnenosť vynaložených nákladov.

Zálohové čiastky možno vydať len vtedy, ak publikácia obsahuje zoznam zodpovedných osôb, podmienky, účely, na ktoré možno peniaze vydať, a ich veľkosť.

Účel dokumentu

Zamestnanci spoločností pomocou predbežnej správy poskytujú potvrdenie o vynaložených sumách, ktoré boli predtým vydané na príkaz zamestnávateľa.

Ako vyplniť predbežnú správu?

Predbežné správy vypĺňajú zamestnanci, ktorým organizácia poskytla cielené finančné prostriedky. Vyplnený formulár sa odovzdá zamestnancovi účtovného oddelenia podniku, skontroluje a podpíše oprávnenými osobami.

Zodpovedný zamestnanec musí vrátiť všetky zvyšné finančné prostriedky do pokladne spoločnosti v súlade so schválenými pravidlami.

Sumu nad stanovený limit vydáva. Na základe predbežných správ sú peniaze vydané účtom odpísané.

Jednotná nová forma formulára (AO-1)

Použite regulovanú formu primárnej účtovná dokumentácia AO-1 (OKUD 0302001), ktorý bol schválený vládou (v súlade s).

Takýto formulár použijeme na účtovanie peňazí, ktoré sú vydané osobe, ktorá je považovaná za zodpovednú za obchodné alebo iné výdavky.

Po schválení pripraveného tlačiva zálohového výkazu ho účtovníčka odpíše a vedie v účtovníctve.

V prípade potreby sa vykoná náhrada výdavkov nad rámec limitov. Takýto dokument by mal byť vyhotovený v jednej kópii na papieri alebo v elektronickej forme.

Aby sme tomu zabránili, zistíme, kedy sa oplatí predložiť správu vedeniu a ako dlho by sa takéto formuláre mali v podniku uchovávať.

Podania do účtovníctva

Osoba, ktorá prijala zúčtovateľné peniaze, musí podať správu do 3 dní po uplynutí podmienok, v ktorých boli vydané. Všetky lehoty na poskytnutie dokumentácie stanovuje vedúci podniku.

Takéto vlastnosti sú uvedené v článku 11 pravidiel pre zachovanie všetkých hotovostné transakcie v Rusku, ktoré boli prijaté.

Predložená správa:

Skladovanie v organizácii

Obdobie, počas ktorého sa budú uchovávať predbežné správy, je stanovené právnymi predpismi Ruskej federácie.

Existuje jeden "Ale" - takéto pojmy sú 3. Dokumentáciu s informáciami o podmienkach uloženia možno rozdeliť do nasledujúcich skupín:

daň (pri výpočte platieb dane);
účtovníctvo.

Termíny sú stanovené v nasledujúcich termínoch:

Spoločnosť musí zabezpečiť bezpečnosť takýchto dokumentov, zabezpečiť bezpečné podmienky.

Pri zmene vedenia sa dokumenty musia previesť v súlade s pravidlami predpísanými v miestnych dokumentoch podniku ().

Hlavným zdrojom je miesto, kde sa uvádza, že správa sa musí uchovávať najmenej 5 rokov (pododsek 4 ods. 4 druhého oddielu).

Dostupnosť dokladov potvrdzujúcich výdavky

Ak potrebujete vyslať zamestnanca na pracovnú cestu, vydávajú sa tieto potvrdenia:

dokument, ktorý potvrdzuje smerovanie zamestnanca;
vo firmách.

Po predložení objednávky a vyhotovení výdavkového pokladničného dokladu dostane zodpovedná osoba peniaze z pokladne.

Ak takýto zamestnanec minie pridelené prostriedky, musí si zozbierať potvrdenia, ktoré výdavky potvrdzujú.

	Nepovažuje sa za druh. primárna dokumentácia, ale daňových pracovníkov pri kontrolách si ju môžu vyžiadať, keďže potvrdzuje skutočnú platbu. Šeky musia byť jasne vytlačené, všetky informácie musia byť čitateľné. Ak sa takýto doklad nepredloží, náklady môžu byť akceptované, ak existujú iné osvedčenia. To znamená, že v roku 2019 je povolené poskytnúť predbežnú správu bez pokladničného dokladu
Formulár prísna zodpovednosť	Pri kontrole takéhoto dokladu sa skontroluje, či je správne vyhotovený a či sa používa zavedený formulár. Mal by zobrazovať nasledujúce údaje: názov, séria a číslo tlačiva; názov spoločnosti, celé meno jednotlivého podnikateľa; umiestnenie právnickej osoby; služba; cena; platba; termíny postavenie osoby, ktorá doklad vystavila a pod.
	Ktorý nemá jednotnú formu. Ako zostaviť sumy výdavkov na šeky? Je povinné uviesť nasledujúce informácie: názov dokumentu; dátum vyhotovenia dokumentu; meno spoločnosti; prevádzka hostiteľa; sumy; údaje o osobe, ktorá vykonala kontrolu; podpis. Uvedenie čísla a pečate nie je povinná požiadavka
Nad hlavou
	—
Kontroly registračných pokladníc	—
Platobné doklady	Podľa pokladničných dokladov

Po návrate vyslaného pracovníka predložiť zálohovú správu a súvisiace doklady účtovnému oddeleniu.

Ak zamestnanec míňa viac peňazí a nie je to opodstatnené, nadmerné množstvo zo zálohového výkazu sa takémuto zamestnancovi zrazí zo zisku.

Všetky certifikáty sú vydávané v súlade s požiadavkami predpísanými v legislatívnych dokumentoch. Ak ich porušíte, očakáva sa, že si uplatníte nárok u zástupcov daňové štruktúry, pokuty.

Často kladené otázky

Existuje niekoľko nuancií, ktoré by si mali pamätať spoločnosti, ktoré praktizujú vydávanie zodpovedných finančných prostriedkov svojim zamestnancom.

Napríklad nie každý vie, ako sa vysporiadať s číslovaním predbežných správ, aké sú vlastnosti vypracovania dokumentu pre obchodné potreby. Začiatočníci robia chyby aj pri vypĺňaní formulára v programe 1C.

Ako vyrobiť AO pre potreby domácnosti?

Zamestnanec dostane v pokladni napríklad peniaze na domáce potreby. Podpíše .

Po splnení úlohy sa odovzdá akt vykonanej práce, ktorý podpíše komisia. Má dať učtáreň doklad, ktorý potvrdzuje uzatvorenie zálohy?

Aby však všetci zamestnanci dostali sumu na účet, musia napísať žiadosť, ktorá odzrkadľuje tieto údaje:

veľkosť sumy;
obdobie, za ktoré sa prijímajú finančné prostriedky;
dátum;
podpis vedenia.

Predtým riaditeľ dával dole na každú sumu a podmienky. V roku 2019 je možné takéto informácie zadať na osobnom počítači.

Hlava sa musí iba podpísať. Vzorová aplikácia:

Ak zamestnanec neoznámi finančné prostriedky, že výkaz bol vystavený skôr, nemá právo na získanie ďalšej sumy.

Právo na prevody zúčtovaných prostriedkov na zúčtovacie účty vzniklo po schválení.

Na prevod na kartu potrebujete:

Vložte značku účtovná dokumentácia poznámka, že hotovosť z registračnej pokladne sa prevádza na kartu zamestnanca.
Prijmite žiadosť od zamestnanca s rovnakou značkou a údajmi o účte.
by mala obsahovať poznámku, že finančné prostriedky sú zúčtovateľné.
V účtovnej politike účtovného oddelenia je vyvinutá a stanovená forma zálohových správ, kde bude položka, ktorá odráža peniaze prevedené na kartu.
Požiadajte zamestnanca, aby si lístok po zaplatení ponechal.

Hotovosť by sa teraz mala premietnuť aj do daní a účtovníctva:

Je povolené odrážať zúčtovateľné peniaze, ktoré sú uvedené na firemné karty. Žiadosť je napísaná vo voľnej forme, príkaz vydáva vedúci.

Nezabudnite, že zdaniteľné sumy dane z príjmov nemusíte odpisovať, kým zamestnanec nepredloží zálohový výkaz so všetkými potrebnými dokladmi.

Tiež nepočítajte poistné a zraziť daň z príjmu fyzických osôb. Na letenky môže byť zahrnutá DPH. V opačnom prípade stačí dodržiavať jednoduché pravidlá.

Zodpovedné osoby pomocou predbežnej správy potvrdia vynaložené sumy, ktoré im boli vopred vydané.

Vydávanie zálohových súm sa môže vykonávať iba na základe príkazu vedúceho, v ktorom je uvedený zoznam zodpovedných osôb, podmienky a účely, na ktoré sa prostriedky vydávajú, ako aj ich veľkosť. Pre vyslaných pracovníkov môže byť vydanie peňazí podľa správy uskutočnené na základe alebo schváleného vedúcim.

Tlačivo predbežného hlásenia je obojstranné jednotné tlačivo č. AO-1 a musí ho vyplniť v jednom vyhotovení zodpovedná osoba aj účtovník.

Vyplnenie predbežnej správy

1) Zodpovedná osoba.
Zodpovedná osoba začne vypĺňať predbežnú správu tak, že na prednej strane formulára č. AO-1 uvedie: názov organizácie, dátum vyhotovenia dokumentu, svoje priezvisko a iniciály, povolanie (funkciu), svoju osobné číslo, ako aj účel preddavku (ekonomické alebo reprezentatívne výdavky).

Doklady potvrdzujúce vynaložené výdavky zamestnanca musia byť uvedené na zadnej strane formulára v stĺpcoch 1-6 s uvedením výšky výdavkov na ne. Tieto dokumenty by mali byť očíslované v súlade s poradím, v akom sú uvedené v správe.

Zodpovedná osoba v stĺpci 1 uvedie poradové číslo priradené zdrojovému dokladu.

V stĺpcoch 2 a 3 je uvedený dátum vyhotovenia prijatého dokumentu a jeho číslo.

V stĺpci 4 sa uvádza druh vynaložených nákladov (napríklad kancelárske výdavky).

Výška vzniknutého výdavku je uvedená v stĺpci 5, ak bol výdavok uskutočnený v rubľoch, alebo v stĺpci 6, ak bol výdavok uskutočnený v cudzej mene.

Celková suma výdavkov zodpovednej osoby je uvedená v riadku „Celkom“ v stĺpci 5 alebo 6.

2) Účtovník.

Zamestnancom vyplnená zálohová správa spolu s podpornými dokladmi sa predkladá účtovnému oddeleniu. Pri preberaní tlačiva č. AO-1 od zodpovednej osoby účtovník podpíše prevzatie dokladu na overenie s uvedením jeho čísla a dátumu, celkovej sumy výdavkov a počtu priložených dokladov potvrdzujúcich vynaložené výdavky. Na konci potvrdenky je uvedený dátum podania hlásenia, po ktorom sa potvrdenka účtovníka prenesie na zodpovednú osobu.

Účtovník po skontrolovaní správnosti papierovania a vynakladaní finančných prostriedkov vyplní stĺpce 7-8 na zadnej strane formulára, v ktorých uvedie výšku výdavkov prijatých na účtovanie, a stĺpec 9, v ktorom uvedie počet účtovných účtov, ktoré sa účtujú na ťarchu výšku výdavkov.

Ďalej účtovník vyplní prednú stranu formulára AO-1, pričom uvedie: zostatok (prečerpanie) predchádzajúcej zálohy, výšku zálohy prijatú z pokladne organizácie, výšku vynaložených prostriedkov, zostatok. alebo prečerpanie súm záloh, účtovných záznamov o operáciách účtujúcich vynaložené výdavky.

Údaje pre vyplnenie tabuľky účtovných zápisov tvoria údaje v stĺpci 9 zadnej strany zálohového výkazu.

Po skontrolovaní správnosti aritmetických výpočtov, papierovania a vynaložených prostriedkov na zamýšľaný účel sa dokument odošle na schválenie vedúcemu organizácie.

Po schválení dokladu účtovné oddelenie odpíše zúčtovateľné prostriedky a vykoná konečné zúčtovanie so zúčtovateľom.

Ak sa záloha nevyčerpá v plnej výške, potom zostatok odovzdá zodpovedná osoba do pokladne organizácie za r.

Správa o výdavkoch - primárny dokument, ktorý sa zostavuje pre správu zamestnanca o vynaložení peňazí na nákup tovaru, služieb, prác. Vyplňme spolu výkaz výdavkov: zvážime celý reťazec operácií, výsledkom ktorých bude správne vypracovanie výkazu výdavkov. Formulár predbežnej správy si môžete stiahnuť na konci tohto článku.

Organizácia musí vypracovať a schváliť miestne predpisy upravujúce postup pri peňažnom obehu vrátane ich vydávania zodpovedným osobám. Takéto dokumenty sú:

nariadenie o vysporiadaní so zodpovednými osobami, vypracované s ohľadom na požiadavky vyhlášky Bank of Russia č. 3210-U zo dňa 11. marca 2014 (ďalej len postup č. 3210-U);
zoznam zamestnancov oprávnených prijímať zúčtovateľné prostriedky schválený vedúcim organizácie;
objednávky obchodných ciest;
žiadosť zamestnanca o vydanie zúčtovateľných súm (s uvedením účtu na prevod peňazí bezhotovostným spôsobom).

Čiastky záloh sa teda vydávajú iba v určitom poradí na základe príkazu riaditeľa spoločnosti a / alebo žiadosti zamestnanca.

Vydávanie zúčtovateľných súm

Všeobecný postup vydávania finančných prostriedkov podľa správy je stanovený v bode 6.3 postupu č. 3210-U. Preto môže účtovná jednotka vyplatiť zúčtovanú hotovosť nasledujúcimi spôsobmi:

hotovosť z pokladne;
bankovým prevodom na bankovú kartu (pozri List Ministerstva financií Ruskej federácie z 25. augusta 2014 č. 03-11-11 / 42288).

Zamestnancom, s ktorými ste uzavreli zmluvu, môžete vydať hotovosť pracovná zmluva alebo občianskoprávnu zmluvu (pozri list Centrálnej banky Ruskej federácie z 2. októbra 2014 č. 29-Р-Р-6/7859).

Bezprostredne pred vydaním finančných prostriedkov zamestnancovi účtovného oddelenia podniku je potrebné skontrolovať prítomnosť dlhov zamestnanca na predčasne vydané zálohy. Ak takéto informácie neexistujú (zamestnanec nenahlásil predtým vydané prostriedky), nemá právo na získanie iných zúčtovateľných čiastok (odsek 3 bod 6.3 postupu č. 3210-U).

Predbežná správa

Forma predbežnej správy za rok 2019 zostala nezmenená. Nezabudnite, že k predbežnej správe musia byť bezpodmienečne priložené podporné dokumenty.

Zákon nevyžaduje povinná aplikácia jednotné formy prvotných účtovných dokladov. Každá skutočnosť hospodárskeho života zároveň podlieha evidencii prvotným účtovným dokladom, ktorý určuje odsek 1 čl. 9 zákona č. 402-FZ. Organizácie majú právo vybrať si:

samostatne rozvíjať formy správ;
použite jednotný formulár č. AO-1 (schválený vyhláškou Štátneho výboru pre štatistiku Ruska zo dňa 1.8.2001 č. 55).

Formulár predbežného hlásenia vo formulári č. AO-1 vo formáte tabuľkového procesora Excel si môžete bezplatne stiahnuť na konci článku a príklad vyplnenia je na obrázku nižšie.

Všetky použité prvotné doklady musia byť schválené v účtovnej politike (zákon č. 402-FZ, paragraf 4 PBU 1/2008 „Účtovná politika organizácie“).

Zodpovedná osoba je povinná po obdržaní peňažných prostriedkov v lehote nepresahujúcej tri pracovné dni po uplynutí lehoty, na ktorú boli peňažné prostriedky na správu vydané, alebo odo dňa nástupu do práce odovzdať zálohovú správu s prílohou podporné dokumenty (odsek 6.3 smernice č. 3210-C) účtovníctvo. Ak predbežná správa nie je vypracovaná včas, ide o porušenie peňažná disciplína(článok 15.1 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie).

Vyplňovanie objednávky

Zvážte, ako vyplniť predbežnú správu (pozri nižšie ukážku vyplnenia za rok 2019). Vhodný je napríklad jednotný formulár AO-1 „Predbežná správa“.

Zodpovedná osoba zadá údaje do nasledujúcich polí.

Vyplnenie prednej strany formulára č. AO-1:

názov organizácie, ktorá vydala finančné prostriedky na správu;
Dátum prípravy;
štrukturálne členenie;
údaje zodpovednej osoby: celé meno, funkcia, tab. miestnosť;
určenie preddavku, napr.: cestovné náklady, domácnosti. potreby atď.;
v spodnej časti uveďte počet priložených potvrdzujúcich dokumentov.

Vyplnenie zadnej strany formulára č. AO-1:

všetky podrobnosti o podporných dokumentoch potvrdzujúcich vzniknuté výdavky;
výška vynaložených výdavkov sa premietne do stĺpca „Výška výdavkov na prehľade“.

Pracovník finančnej alebo účtovnej služby skontroluje polia vyplnené zodpovednou osobou a dodatočne vyplní tieto polia:

miestnosť;
informácie o vyplatených prostriedkoch v členení podľa súm: predchádzajúce zálohy (zostatok alebo prekročenie); vydané z pokladne bežné výdavky(pre referenciu s uvedením mien);
„vyčerpané“ – uveďte schválenú sumu;
"zostatok/nadmerné výdavky" - vypočíta sa výška zostávajúcich prostriedkov;
« účtovný zápis» - má obsahovať príspevky, ktoré budú zaúčtované po schválení správy.

Po kontrole správnosti vyplnenia dokladu, správnosti, ako aj zamýšľané použitie vydaných prostriedkov, formulár sa zasiela na schválenie vedúcemu organizácie.

Po schválení zálohovej správy sú na jej zadnej strane uvedené sumy v stĺpci „Suma nákladov prijatých do účtovníctva“ s uvedením účtov účtovníctvo, ku ktorému budú priradené náklady zodpovednej osoby. Predbežná správa, účtovania na nej musia zodpovedať zápisom vykonaným v účtovných evidenciách. Ďalej sa vykonajú konečné zúčtovania so zodpovednou osobou.

Odtrhnutá časť zálohovej správy sa vráti zamestnancovi. Tento útržok je dôkazom podávania správ o zodpovednosti.

Vzorová náplň AO-1

podporné dokumenty

Podporné dokumenty možno rozdeliť do dvoch skupín:

finančné - potvrdiť skutočnosť vyplatenia finančných prostriedkov a vynaloženia účtovných súm na zamýšľaný účel;
preprava - potvrdiť skutočnosť prijatia hmotný majetok.

Všetky podporné dokumenty musia obsahovať požadované podrobnosti: meno protistrany, dátum, obsah skutočnosti ekonomického života, množstvo, náklady, ako aj celé meno, funkcia a podpis osoby, ktorá správu pripravila.

Zvážte vlastnosti výplne rôzne druhy podporné dokumenty.

Pokladničný doklad a prísny formulár na podávanie správ

Pokladničný doklad alebo prísny oznamovací formulár (ďalej len "BSO") potvrdzuje skutočnú platbu (to znamená skutočnosť, že zodpovedná osoba minula prijaté peniaze). Formuláre musia obsahovať povinné náležitosti ustanovené v čl. 4,7 54-FZ.

Berúc do úvahy špecifiká svojich činností alebo osobitosti ich polohy, zmluvné strany uskutočňujú zúčtovanie bez použitia registračných pokladníc (odseky 2, 3, 5-7, článok 2 zákona č. 54-FZ).

Povinné náležitosti BSO sú:

titul;
séria;
BSO číslovanie;
dátum platby a dátum registrácie BSO;
názov poskytovateľa služieb s DIČ a adresou;
názov a náklady na služby;
pozícia, osobný podpis a celé meno zamestnanec dodávateľa;
tlač (ak existuje);
odtlačok tlačiarne, ktorá formulár vyrobila.

BSO by mal obsahovať informácie o tlačiarni (názov, adresa, DIČ); v osobitnom riadku je potrebné typografickým spôsobom vytlačiť sériu a číslo tlačiva.

Predajný doklad a faktúry

Predajný doklad nemá jednotnú formu. V súlade s tým má každá organizácia právo rozvíjať formuláre nezávisle. Platí to aj pre faktúry. Vo formulári je potrebné skontrolovať iba prítomnosť povinných údajov.

Je potrebné poznamenať, že tieto dokumenty sú prepravnými dokladmi a neobsahujú potvrdenie o platbe, respektíve neznižujú výšku zúčtovateľných súm, s výnimkou prípadov, keď sa nákup tovaru a materiálu vykonáva od platiteľov UTII, ktorí nepoužívajú hotovosť. registrov. V tomto prípade bude potvrdením o nákladoch doklad o predaji (pozri list Ministerstva financií Ruska z 19. januára 2010 č. 03-03-06 / 4/2, zo dňa 11. novembra 2009 č. 03-01- 15/10-492, zo dňa 01.09.2009 č. 03-01-15/9-436).

Faktúry a UPD

Faktúra je daňový doklad, ktorá v tomto prípade poskytuje možnosť prijať odpočítateľnú DPH z rozpočtu. Upozorňujeme, že faktúry jednotlivcov ktorí nakupujú tovar (práce, služby) za hotovosť, sa vydávajú iba vtedy, ak existuje splnomocnenie na prijatie tohto formulára (odsek 7 článku 168 daňového poriadku).

Univerzálny prevodný doklad je daňový aj prepravný doklad. Podľa UPD môžete súčasne prijímať tovar a materiál a zohľadňovať odpočítateľnú DPH z rozpočtu.

Faktúra a UPD nie sú doklady potvrdzujúce úhradu hmotného majetku, resp. neznižujú výšku zúčtovateľných súm.

V roku 2019 boli zavedené nové formuláre faktúr a UPD!

Podporné dokumenty pre jednotlivé transakcie

Objednávka si vyžaduje samostatné posúdenie. dokumentáciu cestovné a pohostinské výdavky. Nižšie uvádzame Kľúčové body pre tieto nákladové skupiny.

Cestovné náklady

Po nadobudnutí účinnosti zmien a doplnkov prijatých nariadením vlády č. 749 „O osobitostiach vysielania zamestnancov na pracovné cesty“ (ďalej len vyhláška č. 749) sú tlačivá na potvrdenie o pracovnej ceste, pracovné zaradenie a výkaz o vykonanej práci výlet nie je povinný. Organizácie majú právo zabezpečiť potrebu vyplnenia týchto formulárov v miestnom regulačnom akte.

Ak sa organizácia rozhodne nepoužiť cestovné listy, tak na potvrdenie dennej diéty je potrebné priložiť k zálohovému hláseniu o pracovnej ceste účtovný výkaz voľný tvar. Formulár osvedčenia by mal byť schválený ako súčasť účtovnej politiky.

Legislatíva neobmedzuje výšku platieb vo forme denných diét zamestnancom organizácie. Výška dennej platby by mala byť schválená objednávkou alebo uvedená v nariadení o cestovných výdavkoch. Denné diéty sú oslobodené od platenia poistného vo výške nepresahujúcej 700 rubľov za každý deň pracovnej cesty na území Ruskej federácie a najviac 2 500 rubľov za každý deň zahraničnej pracovnej cesty (doložka 2 článku 422 daňového poriadku). V rovnakej výške sa diéty nezahŕňajú do príjmu zamestnanca pri výpočte dane z príjmu fyzických osôb (odsek 3, článok 217 daňového poriadku Ruskej federácie).

Netreba zabúdať, že pri cestovaní do lokality, kde má zamestnanec možnosť vrátiť sa denne domov, alebo pri vyslaní zamestnanca na jednodňovú cestu, sa nevyplácajú denné diéty (bod 11 uznesenia č. 749).

E-lístok

Zálohovú správu o pracovnej ceste 2019 je potrebné vyplniť s prihliadnutím na stanovisko Ministerstva financií uvedené v liste č. 03-03-06/1/35214 zo dňa 06.06.2017. Tento list objasňuje, že ak je lístok zakúpený elektronicky, na účely dane z príjmu je listinným dôkazom účtenka elektronický lístok a palubný lístok.

Zároveň musí palubný lístok potvrdiť zodpovednej osobe skutočnosť, že letecká prepravná služba je. Touto náležitosťou je spravidla kontrolná pečiatka.

Ak na vytlačenom elektronickom palubnom lístku chýba kontrolná pečiatka, daňovník musí potvrdiť, že letecká prepravná služba bola zodpovednej osobe poskytnutá iným spôsobom.

Účtovanie služieb poskytovaných dopravcami

Veľmi často prémiová vstupenka zahŕňa náklady na služby (súprava potravín, základné a hygienické potreby vrátane posteľnej bielizne, tlačovín atď.).

Ministerstvo financií listom č. 03-03-РЗ/37488 zo dňa 16.06.2017 vysvetlilo, akým spôsobom sa zohľadňujú náklady na doplnkové služby.

Nepodlieha DPH doplnkové služby pri cestovaní v luxusných vozňoch (odsek 3, článok 217 daňového poriadku).

Na účely zdaňovania ziskov organizácií sa náklady na doplnkové služby zohľadňujú v plnej výške ako súčasť ostatných výdavkov (ods. 12 ods. 1 § 264 daňového poriadku).

Pokiaľ ide o DPH, názor je opačný: ak sa výška dodatočných poplatkov a služieb vytvorí s prihliadnutím na náklady na stravovacie služby, výška DPH nie je odpočítateľná (doložka 7, článok 171 daňového poriadku Ruskej federácie ).

Výdavky na reprezentáciu

Žiadny zo súčasných predpisov neobsahuje pokyny o výške a postupe evidencie výdavkov za pohostenie. Na základe toho musí organizácia samostatne vypracovať a schváliť v účtovnej politike alebo osobitnom regulačnom akte zoznam podporných dokumentov, ktoré potvrdzujú platnosť a obchodné účely výdavkov na pohostinstvo vynaložených zodpovednými osobami.

Aby sa správne odrážali náklady na prijímanie a obsluhu ruských a zahraničných delegácií, odporúčame vyplniť nasledujúce dokumenty(pozri listy Ministerstva financií č. 03-03-06/4/26 zo dňa 22. marca 2010 a č. 03-03-06/1/807 zo dňa 13. novembra 2007):

príkaz na vymenovanie komisie na overenie zákonnosti odpisov výdavkov na pohostenie;
celkový odhad prijať delegáciu podpísanú vedúcim organizácie s uvedením osoby zodpovednej za prijatie delegácie a zoznam výdavkov (podrobný);
dokument, v ktorom sa uvádza: účel príchodu delegácie (napríklad pozvánka), program stretnutia, zloženie delegácie s uvedením stanovísk pozvanej strany a organizácie;
certifikát o použitých suveníroch alebo vzorkách hotové výrobky označenie toho, čo, komu a koľko bolo odovzdaných;
výpočet vykonanej bufetovej služby: s uvedením druhu produktov, ceny, množstva a celkovej sumy, podpísaný zodpovednou osobou a osobou, ktorá stôl obsluhovala.

K výkazom musia byť priložené doklady potvrdzujúce nákup výrobkov, suvenírov a iných inventárnych predmetov.

Výdavky na pohostenie zahŕňajú výdavky najviac vo výške 4 % mzdových nákladov daňovníka za zdaňovacie obdobie. Nasledujúce výdavky sa neuznávajú ako výdavky na pohostinstvo:

výdavky na zábavu;
výdavky spojené s dovolenkou.

Dátum uznania výdavkov na reprezentáciu vystavený prostredníctvom zodpovednej osoby je dátumom schválenia zálohovej správy vedúcim organizácie.

Ukladanie predbežných správ

Na účely daňové účtovníctvo dokumenty sa musia uchovávať 4 roky (doložka 8 odsek 1 článok 23 daňového poriadku Ruskej federácie). Je potrebné poznamenať, že ak dôjde k strate, dokumenty potvrdzujúce výdavky sa musia uchovávať 10 rokov (odsek 4

Každý podnikateľský subjekt musí pravidelne vytvárať obchodné výdavky, aby zabezpečil fungovanie podniku. V zásade sa vykonávajú v hotovosti prostredníctvom účtovníkov, ktorých určuje osobitný príkaz vedúceho. V tomto prípade musia byť náklady vynaložené na účely, na ktoré boli peniaze vydané.

Výdavkový výkaz je dokument vypracovaný finančne zodpovedná osoba v prípade ním realizovanej výrobných alebo ekonomických nákladov, na ktoré boli predtým vydané peniaze spoločnosti z pokladne alebo prevodom.

Tento formulár je potrebné vyplniť, ak boli na účet pripísané prostriedky. Rosstat odporúča použiť formulár dokumentu AO-1.

Zoznam osôb podniku, ktoré môžu vydávať peniaze, je určený osobitným príkazom. Je žiaduce, aby sa v ňom odrážal zoznam mien účtovníkov, množstvo súm, ktoré im môžu byť vydané, a tiež stanoviť účely vynakladania týchto prostriedkov.

Zodpovedné môžu byť osoby pracujúce v podniku, ako aj ľudia zapojení do pracovných zmlúv.

Legislatíva vyžaduje, aby zamestnanci, ktorým boli vydané finančné prostriedky na výdavky, ich vykonávali na stanovené účely a vedúci po skontrolovaní všetkých dokladov predložených k vyúčtovaniu výdavkov tieto výdavky schválil.

Až potom, čo zálohová správa prejde schvaľovacím konaním, môžu byť tieto výdavky zahrnuté do nákladov podniku. Tento formulár je teda primárnym dokladom potvrdzujúcim hotové výdavky spoločnosti.

Pozor! Pri príprave a prijímaní predbežnej správy je potrebné pamätať na to, že počas overovania sa na ňu budú pozerať regulačné orgány, a ak je vypracovaná s nepresnosťami alebo priložené dokumenty nespĺňajú stanovené požiadavky, potom náklady na túto správu doklad bude vylúčený zo zdanenia.

V akom prípade sa uplatňuje predbežná správa?

Finančné prostriedky vydané zamestnancovi sa musia použiť výlučne na stanovené účely alebo sa musia vrátiť späť do pokladne podniku. Hlavným dokumentom na zaplatenie čiastok do čiastkovej správy je, na ktorom musí byť pripevnené vízum hlavy.

Miestne akty podniku stanovujú lehoty, počas ktorých musí zodpovedný zamestnanec nahlásiť alebo vrátiť predtým vydané peniaze. Ak im vznikli výdavky, musí sa vypracovať zálohová správa. Tento doklad umožňuje odpísať vydané sumy z účtovníka do nákladov.

Každý zamestnanec, ktorý sa vracia z pracovnej cesty, musí vyhotoviť zálohový protokol o pracovnej ceste. V tomto ohľade sa jeho úloha zvyšuje, keďže mnohé z dokumentov vypracovaných skôr sa stali nepovinnými. Predbežné hlásenie zostalo v skutočnosti jediným hlásením, ktoré pridelený jeho vedeniu predložil.

Vypracovanie predbežnej správy je povinné, toto pravidlo je zakotvené v Postupe vykonávania hotovostných transakcií. Vyňaté zo zostavovania tento dokument len podnikatelia, ktorí vedú evidenciu podľa zjednodušeného postupu.

buchproffi

Dôležité! Nemali by sme však zabúdať, že medzi organizáciami alebo jednotlivými podnikateľmi existuje limit hotovostných platieb vo výške 100 000 rubľov. Nad túto sumu by sa mali používať iba bezhotovostné platby, čo vylučuje zodpovednosť.

Čo možno vziať do úvahy

Každý účtovný špecialista aj samotný zamestnanec musí poznať zoznam dokladov, ktoré je možné priložiť ako doklad o výdavkoch k výkazu výdavkov.

Tie obsahujú:

Predajné doklady s priloženými šekmi KKT. Je povolené používať tieto dokumenty bez CCP, ak spoločnosť, ktorá ich vydala, pracuje na imputácii. Potvrdenie o predaji musí zároveň obsahovať všetky zákonom stanovené náležitosti umožňujúce identifikáciu dodávateľa.
Účtenky do spolu so šekmi. V tomto prípade je potrebná aj faktúra alebo úkon za prácu či službu. Zároveň musia byť vypracované posledné dokumenty pre organizáciu alebo jednotlivého podnikateľa, ktorý stlačil peniaze na účet pre svojho zamestnanca, a nie pre neho.
Potvrdenia, pracovné príkazy a iné BSO, ktoré potvrdzujú vynaloženie finančných prostriedkov spoločnosti.
Cestovné lístky a iné prepravné doklady vydané na prepravu osôb alebo tovaru. To tiež zahŕňa poistných zmlúv vydávané osobnými spoločnosťami a prepravcami.

Pozor! Zároveň je možné predložiť dokumenty Ďalšie požiadavky. Napríklad dokumenty vyhotovené v cudzom jazyku by mali byť preložené do ruštiny v časti, ktorá sa týka rozpisu výdavkov vynaložených zamestnancom. Dokumenty, ktoré boli vydané cez víkendy v podniku, sú podrobené dôkladnej kontrole.

Formulár predbežnej správy, vzor 2018 na stiahnutie

Ukážka vyplnenia zálohovej správy v roku 2018

Pozrime sa bližšie na príklad, ako vyplniť predbežnú správu.

Predná strana

Formulár predbežnej správy sa vypĺňa úplne v hornom riadku, kde sa zadáva názov spoločnosti alebo celé meno. podnikateľ. Na pravej strane musíte uviesť, či je pridelená.

Nižšie v poliach umiestnených vedľa názvu dokladu sa zadáva sériové číslo a dátum, kedy bol vystavený.

Blok na pravej strane začína frázou „Schvaľujem“. Musí ho vyplniť riaditeľ spoločnosti. Tam je suma napísaná slovom, celé meno. a názov funkcie riadiacej osoby, dátum schválenia. Riaditeľ musí podpísať svoj podpis, čím schvaľuje náklady a umožňuje ich zohľadnenie.

Nasledujúce polia musia byť vyplnené menom. konštrukčná jednotka kde účtovník pracuje, jeho celé meno, názov pozície a číslo podľa pracovného výkazu.

buchproffi

Dôležité! Predtým sa účel uvedený v zálohovom výkaze musel zhodovať s účelom zo žiadosti o vystavenie v podvýkaze. V súčasnosti nie je povolené vydávanie žiadostí, takže cieľ je stanovený na základe smeru vynaložených nákladov (napr celulárna komunikácia, nákup materiálu a pod.).

Dokument je potom rozdelený do dvoch tabuliek. Účtovník zadá informácie. Ľavá odráža pohyb zúčtovateľných prostriedkov pre zamestnanca - zostatok z predchádzajúceho vydania alebo prečerpania, vydaná suma, vynaložená suma, aktuálny zostatok.

Pozor! Od 19.8.2017 môže zamestnanec dostávať sumy na vyúčtovanie bez nahlásenia predchádzajúceho preddavku.

V tabuľke vpravo sú uvedené účtovné zápisy.

Nižšie musí účtovník zaznamenať počet dokumentov, ktoré zamestnanec poskytol, a koľko listov sa nachádzajú.

Po dokončení overenia musí účtovník podpísať a slovami uviesť schválenú sumu. Potom sa formulár odošle na posúdenie hlavnému účtovníkovi.

Ak zamestnanec po predložení správy zistil sumy peňazí, ktoré musí vrátiť, alebo naopak, je potrebné kompenzovať ich nadmerne vynaložené, potom sú podrobnosti o pokladničnom doklade uvedené nižšie.

Pozor! V čase kontroly zálohového výkazu je zamestnancovi vystavený doklad o jeho prevzatí. Stručne duplikuje informácie prijatého dokumentu.

Zadná strana

Na tejto strane je tabuľka, do ktorej účtovník zapisuje všetky priložené doklady. Pre každý formulár je jeden riadok.

Stĺpec 1 obsahuje poradové číslo riadku. V stĺpcoch 2 a 3 sa uvádza číslo a dátum vykazovaného dokumentu. Ak nie je žiadne číslo, vloží sa pomlčka alebo „B / N“.

Stĺpec 4 obsahuje názov dokumentu.

Stĺpce 5 a 6 sú vyhradené na označenie sumy dokladu. V stĺpci 5 sa uvádza v rubľoch a v stĺpci 6 - v cudzej mene (ak je v nej vydaná).

Všetky riadky, ktoré zostanú prázdne, musia byť prečiarknuté symbolom „Z“. Ďalej v poslednom riadku „Celkom“ sa spočíta celková suma za všetky dokumenty a pod ním sa podpíše účtovník.

Účtovníčka pri kontrole nahliadne do dokladov a platnosti výdajky a do stĺpca 7 a 8 zapíše pod doklad sumu prijatú na zaúčtovanie. V stĺpci 9 sa uvádza účtovný účet, ku ktorému sa náklady vzťahujú.

Všeobecné informácie z týchto troch stĺpcov sa po úplnej kontrole prenesú na prednú stranu dokumentu.

Čo ak neexistujú žiadne podporné dokumenty

Ak zamestnanec k výkazu výdavkov pripojil doklady so závažnými chybami (napríklad poškodené) alebo ich nepriložil vôbec ( bloček stratíte, nemôžete získať duplikát), neznamená to, že nemôžete prijať predbežnú správu.

Je potrebné mať na pamäti, že tovar alebo práce, za ktoré boli poskytnuté peniaze, môžu byť skutočne prijaté. V takejto situácii musí účtovník ešte skontrolovať predložený doklad a sám konateľ sa rozhodne, či ho schváli alebo nie.

Ak konateľ vydá kladné rozhodnutie a poverí zodpovednú osobu, aby vrátila vynaložené prostriedky bez podporných dokladov, treba pamätať na to, že všetky tieto náklady nie je možné zohľadniť pri výpočte dane za toto obdobie. Ak organizácia pracuje s DPH, potom nie je možné odpočítať ani daň na vstupe.

účtovné zápisy

Účty uskutočnené po vyplnení zálohovej správy závisia od účelu prijatia zálohy:

D08, 10, 41 - K71 - dobropisujú sa materiály zakúpené zodpovednou osobou

Ak zamestnanec zanechal zálohovú platbu bez toho, aby skutočne prijal tovar, zaúčtovanie sa uskutoční:

D60, 76 - K71 - platba vopred dodávateľovi

účtovné zápisy podľa výsledkov zájazdu:

D20 - K71 - boli odpísané výdavky na pracovnú cestu, ktorej účelom bol výkon práce na dohodu s objednávateľom;

D44 - K71 - výdavky na pracovnú cestu, ktoré boli spojené s reklamou alebo predajom tovaru spoločnosti;

D08 - K71 - výdavky na pracovnú cestu súvisiace s nákupom nového zariadenia, strojov a pod.

D28 - K71 - pracovná cesta bola spojená s vrátením manželstva dodávateľovi.

Ak sa prihlási spoločnosť bežný režim, potom s cestovné náklady je potrebné prideliť DPH:

D19 - K71 - zohľadňuje sa výška DPH pri výdavkoch na pracovnej ceste;

D68 - K19 - DPH pripísaná.

Ak má zamestnanec nevyčerpaný preddavok na pracovnú cestu, musí ho vrátiť:

D50 - K71 - nevyčerpaný preddavok na pracovnú cestu bol vrátený v hotovosti do pokladne prostredníctvom došlého peňažného príkazu;

D51 - K71 - nevyčerpaná zálohová platba prevedená na bežný účet

D70 - K71 - nevyčerpaný preddavok zrazený z časovo rozlíšenej mzdy