(БСО) является документом, который подтверждает получение оплаты денежных средств. Фактически БСО заменяет собой кассовый чек.
В случае оказания услуг населению, на бланках строгой отчетности оформляются: проездные документы, талоны, квитанции, билеты, путевки, абонементы и другие документы.
В нашей сегодняшней публикации мы расскажем о том, как ведется учет бланков строгой отчетности. А в нижней части страницы размещена книга учета бланков строгой отчетности, которую можно скачать.
Реквизиты и особенности бланков строгой отчетности
Обязательными реквизитами бланков строгой отчетности являются:
- наименование документа (с указанием шестизначного номера и серии);
- наименование организации (с указанием организационно-правовой формы);
- фамилия, имя, отчество — для индивидуального предпринимателя;
- место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица;
- вид и стоимость услуги (в денежном выражении);
- сумма оплаты;
- дата составления документа (осуществления денежного расчета);
- фамилия, имя, отчество и должность лица, совершающего операцию с его подписью (печатью);
- иные реквизиты (по желанию ИП).
БСО может быть изготовлен двумя способами:
- Типографским.
- При помощи автоматизированной системы.
Типографский документ БСО обязательно должен содержать информацию об изготовителе: сокращенное наименование, место нахождения, ИНН, номер заказа, тираж и год выполнения.
На каждом бланке строгой отчетности, изготовленном типографским способом, проставляется серия и номер документа.
Учет бланков строгой отчетности
Индивидуальный предприниматель (или руководитель организации) заключает договор о материальной ответственности с работником, который будет заниматься получением, хранением, учетом и выдачей бланков документов и приемом от населения наличных денежных средств.
Поступившие бланки документов должны приниматься ответственным работником в присутствии комиссии, образованной индивидуальным предпринимателем (руководителем организации).
Проверке подлежит соответствие количества, номеров и серий бланков данным, указанным в сопроводительных документах.
После этого составляется акт приемки. Он утверждается ИП (руководителем организации) и является основанием для принятия документов на учет.
Сведения о полученных бланках БСО следует внести в специальную «Книгу учета бланков строгой отчетности».
Обратите внимание, что унифицированной книги учета БСО не существует и поэтому ИП (организация) составляет журнал учета бланков строгой отчетности на свое усмотрение.
Все страницы книги учета бланков строгой отчетности необходимо прошнуровать и пронумеровать.
Работник, ответственный за ведение книги, а также бухгалтер и руководитель организации, ставят свою подпись на документе (и печать — при наличии).
В книге учета бланков строгой отчетности отражаются все движения бланков:
- поступление;
- выбытие;
- списание.
Вышеперечисленная процедура учета БСО актуальна для бланков строгой отчетности, напечатанных типографским способом. Если БСО были изготовлены при помощи автоматизированной системы самой организацией (ИП), то журнал учета бланков строгой отчетности вести нет необходимости. Система сама все фиксирует и учитывает.
Бухгалтерский учет бланков строгой отчетности
В бухгалтерском учете БСО принимаются на забалансовый счет — 006 (приходуются в дебет). По мере выдачи бланков строгой отчетности населению, их списывают с кредита 006.
В бухгалтерском учете затраты на изготовление БСО отражаются так:
- Если бланки были распечатаны типографским способом, то затраты списывают проводкой Д20 (44) К60. Стоимость БСО в данном случае является расходами.
- Если бланки были распечатаны с помощью автоматизированная системы организации, то проводка по списанию затрат на БСО аналогична проводке бланков типографским способом. В качестве затрат выступает бумага, стоимость чернил (для ККМ) и амортизация.
Ведение книги (журнала) учета бланков строгой отчетности
Как уже упоминалось ранее, если бланки строгой отчетности были распечатаны типографским способом, то вести книгу учета БСО является обязательным.
ИП или организация, в соответствии с действующим законодательством вправе самостоятельно разработать удобную для себя модель книги учета БСО. Журнал нужно прошить и не забыть пронумеровать. Ответственный работник, руководитель и бухгалтер организации подписывают документ и скрепляют его печатью.
Учет в книге БСО ведется по наименованию, серии и номеру бланка. Также указывается дата поступления бланков (их количество и реквизиты).
Регламент ведения книги (журнала) учета бланков строгой отчетности закрепляется на локальном уровне путем издания соответствующего акта (с указанием ответственного лица за ведение журнала).
Руководитель и работник подписывают договор о материальной ответственности. ИП (руководитель) обязуются создать условия для сохранности БСО.
БСО, выпускаемые при помощи автоматизированных систем не требуют ведения книги учета. Доступ к системе должен быть ограничен. В этом случае каждый бланк должен иметь серию и номер.
Инвентаризация БСО
Ревизия БСО осуществляется в период инвентаризации наличных денежных средств, находящихся в кассе. Проверку наличия бланков строгой отчетности проводят по каждому месту хранения, с учетом начальных и конечных номеров БСО (в соответствии с Приказом Минфина от 13.06.1995 г. № 49 в редакции от 08.11.2010 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»).
Для инвентаризации используют форму ИНВ-16: «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности», утвержденную постановлением Госкомстата от 18.08.1998 г. № 88 в последней редакции от 03.05.2010 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».
Перед началом инвентаризации БСО, берется расписка с материально ответственных лиц (она включается в часть заголовка инвентаризационной описи).
Опись составляется в двух экземплярах.
Хранение БСО
Для хранения бланков строгой отчетности выделяется специально оборудованное помещение. Место хранения БСО по окончании рабочего дня опломбируется (опечатывается).
Лучше всего БСО хранить в сейфах или в специальных помещениях — это позволит избежать их кражи или порчи.
Каждый бланк должен иметь копию, которая хранится пять лет.
Оригиналы бланков строгой отчетности также хранятся не менее пяти лет.
Хранение БСО с помощью автоматизированных систем
При оформлении БСО с помощью автоматизированной системы необходимость во всех вышеперечисленных операциях при хранении обычных БСО отсутствует. Автоматизированная система БСО должна соответствовать критериям п 11. Постановления Правительства РФ № 359 от 06.05.2008 (последняя редакция от 15.04.2014).
К таким критериям относятся:
- возможность защиты системы от несанкционированного доступа;
- возможность идентификации и фиксации операций с БСО в течение 5 лет;
- возможность сохранения в памяти АС данные о БСО.
Однако распечатанные с помощью автоматизированной системы, но испорченные БСО должны по аналогии с типографскими БСО храниться в сейфе организации.
Уничтожение БСО
По истечении пятилетнего срока хранения бланков строгой отчетности, их следует уничтожить. Акт об уничтожении БСО является основанием для их уничтожения. Он составляется специальной комиссией, которая действует на основании приказа индивидуального предпринимателя (руководителя организации).
Бланки строгой отчетности уничтожаются в присутствии всех членов комиссии.
Актуальность БСО в 2019 году
До 1 июля 2019 года оформление БСО сохранится в том же порядке, который описан в этой статье. С 1 июля 2019 года бланки строгой отчетности необходимо будет оформлять так же, как и кассовые чеки. Реквизиты кассового чека и бланка СО будут идентичны.
Следующее изменение для оформления БСО - это запрет на использование типографских бланков. С 1 июля БСО необходимо будет формировать посредством автоматической системы и с передачей данных через оператора в ИФНС. Т.е. отличий между кассовым чеком и БСО с 1 июля 2019 года не будет.
В связи с этим актуальным будет решение вопроса в выборе между онлайн ККТ и онлайн БСО . По нашему мнению предпочтительнее будет сделать выбор в пользу ККТ, так как вполне вероятно, что следующим изменением касательно денежных расчетов может стать запрет на применение БСО. Тем более в настоящее время производство аппаратов для оформления БСО и передачей данных БСО в ИФНС не налажено, т.е. купить такой аппарат в ближайшее время не представляется возможным.
Это быстро и бесплатно! Также вы можете проконсультироваться по телефонам: МСК +7 499 938 52 26. СБП +7 812 425 66 30, доб. 257. Регионы - 8 800 350 84 13 доб. 257
На предприятиях, применяющих бланки строгой отчетности, ведется Книга учета. Она готовится в виде журнала с пронумерованными страницами. Так как наличие печати для ИП не является обязательным, оттиск не требуется. Документ заверяется подписью предпринимателя. В конце статьи можно скачать Книги учета БСО образец заполнения для ИП.
Обязательная к применению форма журнала не предусмотрена. Предпринимателю нужно либо разработать собственный шаблон, либо воспользоваться ранее установленным образцом. Форма 0504045 была обязательной для бюджетных учреждений.
В первых строках Книги учета по данной форме указываются данные ИП, используемая форма строгой отчетности (квитанции, билеты и так далее) и условная цена единицы (в рублях).
Справа есть несколько полей. Вначале вносится дата открытия журнала. Как правило, она приходится на день поступления первой партии листков. Также требуется указывать дату закрытия регистра. Следующая строка - код по ОКПО. Этот код можно взять из письма Росстата. При его отсутствии следует поставить прочерк. Строка с номером счета актуальна только для организаций.
- Графы 1-3 отведены для даты постановки записи.
- Графа 4 содержит данные лица, от которого были получены бланки (либо которому они были выданы). При получении листков указывается наименование типографии. При выдаче - данные материально ответственного работника, получившего на руки бланки.
- Графа 5 - основание для отметки, которым может стать накладная, договор и прочее (вносится название, дата и номер документа).
- Графы 6 и 7 отражают информацию о приходе бланков. Указывается количество поступивших листков, их серия и номер.
- Графы 8-10 - расход или списание бланков. Поочередно вводится количество листков, их серия и номер. В графе 10 лицу, получившему бланки, нужно поставить свою подпись.
- Графы 11 и 12 содержат информацию об остатке бланков. Вписывается их количество, номер и серия.
В конце таблицы предусмотрена строчка «Итого», в которой по отдельности указывается сумма всех поступивших, израсходованных и оставшихся бланков.
Каким образом ведется учет БСО
Если предприниматель использует в своей деятельности бланки строгой отчетности, ему следует вести Книгу учета. Рекомендуется применять форму 0504045, образец которой был разобран выше. При необходимости предприниматель может дополнить эту таблицу другими столбцами.
В канцелярских магазинах можно приобрести готовый журнал учета. Некоторые изготавливают его самостоятельно. Для это нужно распечатать листы, пронумеровать их и сшить в виде брошюры. Прошивка заверяется подписью предпринимателя и печатью (при ее наличии).
В отношении ведения Книги учета даются следующие рекомендации:
- В документе не должно быть помарок, заполняют поля аккуратно.
- Вносят все бланки, принятые предприятием. Указывают их количество, серию и номер.
- Ошибочно заполненные листки перечеркивают и прикладывают к Книге учета.
Важно! Пометки в Книге учета может делать только назначенный сотрудник, подписавший соглашение материальной ответственности, либо сам предприниматель.
Книга учета ведется с целью отразить количество принятых бланков и их передачу лицу, осуществляющему работу с клиентами. Сумма оплаты по оказанным услугам в журнале не отражается. Для этого ведется отдельный регистр доходов и расходов.
Регистрация поступивших бланков в журнале
Большинство ИП заказывают бланки строгой отчетности в типографии. Когда они поступили, приемка осуществляется ответственным лицом. В это время должна присутствовать комиссия.
Приемка включает следующие этапы:
- сверка количества, номера и серии листков с данными в сопутствующей документации;
- составление акта приемки;
- постановка соответствующей пометки в Книге учета.
Как ответственное за заполнение журнала лицо, так и члены комиссии назначаются приказом предпринимателя.
Как хранить БСО и Книгу учета
При хранении квитанций и учетного журнала нужно обеспечить защиту документации от порчи или утери. Доступ к подобным бумагам есть только у уполномоченных лиц. По завершении рабочего дня место, где оставлена первичная документация, опечатывается и пломбируется.
Для хранения Книги учета и БСО для ИП подойдет:
- отдельный кабинет;
- сейф.
Существует специальный порядок хранения использованных листков и журналов. В соответствии с законодательством, бланки строгой отчетности хранятся минимум 5 лет. Следовательно, срок хранения Книги учета также составит 5 лет.
Переведенные в архив документы хранятся в специальных опечатанных мешках. Когда срок в 5 лет подходит к концу, бумаги подлежат уничтожению. Вначале готовится акт об их списании. Оформляется документ в присутствии назначенной комиссии. После уничтожения бланков запись о списании вносится в Книгу учета.
Кассовый аппарат или БСО: что лучше
Предприниматели, оказывающие услуги, могут делать выбор между применением кассовой техники и выдачей бланков строгой отчетности. Чаще всего выбор делается в пользу БСО.
На самом деле, бланки имеют некоторые преимущества.
- Их приобретение требует меньших материальных затрат, чем покупка и обслуживание кассового аппарата.
- Их не нужно регистрировать в налоговой инспекции.
- Они не нуждаются в специальном обслуживании, нужно лишь соблюдать правила хранения.
- Для их использования не требуется приобретать сопутствующие материалы.
- Они удобны при выездной работе.
Приобретение кассового аппарата требует гораздо больших затрат. Кроме того, его нужно регистрировать в налоговой инспекции, а также заключать договор об обслуживании. Учитывая эти нюансы, многие предприниматели отдают предпочтение выдаче квитанций. Ведите учетный журнал, и этого будет достаточно для отражения перемещения бланков.
Предприниматели и фирмы, реализующие продукцию или предоставляющие услуги, обязаны проводить наличные и безналичные платежи через кассу. Законодательством определен перечень ситуаций, когда кассу можно не использовать. Один из пунктов этого перечня – предоставление услуг гражданам. Предприниматели и фирмы могут при этом заполнять бланки строгой отчетности.
Некоторые из этих документов имеют утвержденные формы, в других случаях учреждение может составить свою форму с внесением обязательных реквизитов. Это не является единственным требованием. Бланк должен быть изготовлен в типографии на аппарате, делающем непрерывную нумерацию.
Фирмы и предприниматели должны вести учет типовых или самостоятельно разработанных форм. Для этих целей заводится специальная учетная книга.
Скачать бланк строгой отчетности в формате Word , вы можете
Предназначение учетной книги понятно из названия: она необходима для регистрации «строгих» бланков. Нормативно-правовыми актами не установлена определенная форма книги. Некоторые фирмы закупают готовые экземпляры, отпечатанные в типографии, но их не всегда можно найти в продаже. Учет можно вести в любой «амбарной книге» и даже в обычной школьной тетрадке.
Учетная книга позволяет зарегистрировать поступление и расходование бланков, подлежащих обязательной отчетности.
В левой части отображается прибытие бланков, которые заказываются в типографии, обязательно указываются их номера. В правой части отражается выдача бланков.
Бланки могут быть списаны не только ввиду их использования, но также и вследствие порчи. В последнем случае вносится соответствующая пометка. Допускается списывание неиспользованных бланков, которые по каким-либо причинам не будут более применяться.
Проверка книги БСО контролирующей организацией дает возможность выяснить цели использования каждого учтенного бланка.
Книга учета бланков строгой отчетности по форме 0504045 – пример заполнения:
Образец заполнения книги учета бланков строгой отчетности. Узнать в каком порядке ведется журнал приказов по основной деятельности предприятия и скачать его образец, вы можете
Кто ведет книгу учета БСО?
Порядок ведения и оформления книги устанавливается местным нормативно-правовым актом фирмы. В документе прописывается ФИО лица, ответственного за приемку, должное хранение, регистрацию и выдачу бланков . С таким сотрудником подписывается договор о материальной ответственности.
Данный сотрудник вносит в книгу учета записи по мере надобности, а именно – по мере прибытия и расходования бланков. Сроки хранения журнала ни в каких нормативно-правовых актах не отображены. Тем не менее, срок хранения корешков, порченых и списанных бланков составляет пять лет, следовательно, книгу нужно держать как минимум столько же, сколько и последние формы, сведения о которых в нее внесены.
Приказ о регистрации и расходовании бланков может устанавливать срок хранения книги в течение пяти лет с момента внесения последней отметки. По истечении данного периода книга вместе со всеми корешками и списанными формами должна быть уничтожена.
Нужно также учитывать, что книги нельзя уничтожать, если еще не истек месяц с момента последней инвентаризации.
Кто и в каком порядке осуществляет ведение журнала регистрации входящих документов по предприятию – читайте
Правила ведения книги учета бланков строгой отчетности
Дополнительную информацию об учетной книге можно найти в ряде нормативно-правовых актов :
- Положение №359 (пункт 13);
- Приказ Минфина от 15 декабря 2010 г. №173н (в разделе о бланке 0504045).
В этих источниках содержится достаточно мало информации. В законодательстве сделан упор на правила оформления, а также в общих чертах указано, что именно должен содержать документ. Четких рекомендаций касаемо формы для ведения книги хозяйствующими субъектами нет.
Следует также отметить, что некоторые фирмы используют такое наименование, как «журнал учета БСО», что вполне допускается. Однако в законодательстве речь идет именно о книге, форму которой организация может составить сама.
Важно соблюдать следующие условия, которые требует законодательство:
- Прошивка, скрепление печатью и росписями руководителя и главбуха (если такой числится в штате);
- Нумерация страниц.
Учетная книга заполняется только от руки. Заполнять документ в электронном формате (например, в Excel) категорически запрещается. Это объясняется тем, что при этом не будут выполняться предписанные указания.
Электронную книгу пронумеровать можно, но прошить ее не получится. К тому же электронный вариант можно с легкостью скорректировать, что категорически запрещено.
Книгу учета можно вести в любой тетради или журнале, которые уже есть в фирме. В таком случае в тетради придется делать колонки, также нужно будет потратить время на прошивку и проставление номеров.
Если этого делать не хочется, можно заказать журнал в типографии. При этом следует заблаговременно озвучить нужные колонки и графы, а также размеры и формат, учитывая потребности фирмы.
При самостоятельной разработке формы журнала можно ориентироваться на бланк , утвержденный для бюджетных учреждений Приказом Министерства финансов №173н.
Многие организации используют именно такую форму в качестве основы, после чего вносят в нее свои корректировки: добавляют дополнительные графы или удаляют лишние. Некоторые фирмы вообще ничего не изменяют в форме и используют ее в исходном виде.
Учетную книгу заводят непосредственно перед ее получением и ведут, пока не кончатся пошитые и пронумерованные страницы. Обновление книги не требуется.
Точные сроки хранения не определены, но Положение №359 устанавливает, что период хранения дубликатов и корешков составляет пять лет , поэтому и минимальный срок хранения журнала с даты внесения последней отметки также составляет пять лет.
Образец заполнения книги учета бланков строгой отчетности
В журнале отображаются все сведения, касающиеся «строгой» документации:
- Получение;
- Предоставление;
- Возврат;
- Списывание;
- Вывод оставшихся документов.
Пример заполнения книги учета БСО:
ООО «Айболит» предоставляет ветеринарные услуги. Фирма при осуществлении коммерческой деятельности выдает квитанции на оплату оказанных услуг. 1 апреля 2015 года в компанию поступила новая партия квитанций в количестве 50 штук.
Квитанции оприходованы бухгалтером и учтены по всем правилам. Далее квитанции приняло ответственное лицо, позже (4 и 7 апреля) они распределены между двумя работниками по 15 штук на каждого. Каждый из сотрудников, работающих с документами-аналогами чеков при оказании услуг гражданам, подписывает договор о материальной ответственности.
Поэтапное заполнение книги учета бланков строгой отчетности
Основные этапы заполнения:
- Поступление;
- Применение;
- Хранение.
Сначала необходимо указать данные, отображающие поступление. В учетной книге прописывается количество, выданное материально ответственному сотруднику.
Совет: Испорченные или неверно заполненные формы зачеркиваются и вкладываются в журнал в день, когда они заполнялись, но дополнительные записи касаемо возврата делать не надо. Тем не менее, отметку об аннулировании можно и сделать, это не будет считаться ошибкой. Если произошла порча документов, требуется полный комплект (т. е. две копии: оригинал и дубликат, либо оригинал с корешком).
Что касается прихода незадействованных документов, то при выдаче бланков подотчетным лицам нужно истребовать у них отчетность об использовании с определенной периодичностью. Если специально оснащенное место в офисе одно, возврат осуществляется по окончании рабочего дня. По возвращении незадействованных документов отображается их приход.
Совет: Как показывает практика, возврат незадействованных бланков от материально обязанного лица стоит требовать, только если в ближайшее время данный сотрудник не будет работать с ними (например, если направляется в командировку или уходит в отпуск).
В других случаях целесообразно выдавать следующую партию бланков с учетом незадействованных экземпляров , но только если имеется оборудованное соответствующим образом место для хранения (например, если есть несколько точек обслуживания или филиалов, а также, если офис оснащен сейфами, и у подотчетных лиц к ним имеется доступ).
Почему книга учета нужна не всем?
Книга учета необходима для контроля над использованием «строгой» документации, полученной налогоплательщиком у иных лиц. Законодательством предусмотрена вероятность использования таких бумаг не по назначению, т. е. с целью скрывания доходов. Хозяйствующий субъект учитывает каждый отдельно взятый задействованный или незадействованный бланк, и таким образом отображаются все сведения.
Следует обратить внимание на то, что пунктом 13 Положения №359 предусмотрено обязательное ведение учетной книги только для документов, изготовленных в типографии. Если в фирме используется автоматизированная система (например, Blanksomat), сведения о применении «строгой» документации фиксируются самой системой.
Доверенность на получение трудовой книжки при увольнении: в каких случаях потребуется и как составить в соответствии с требованиями закона – узнайте
Отображать при этом информацию в каких-либо журналах, представляющих собой бумажные носители, не нужно. Всегда можно вывести необходимые сведения и составить отчетность, поскольку в системе зафиксирован электронный журнал, который заполняется автоматически.
Использование автоматизированной системы ведения бланков предусмотрено законодательством и обозначено в Положении №359. Все требования касаемо данного ресурса перечислены в пунктах 11 и 12.
Выводы
Чтобы не возникало никаких сомнений касаемо ведения журнала учета бланков строгой отчетности, при его заполнении нужно обратить внимание на следующее:
- правильность оформления;
- заполнение от руки;
- внесение любых сведений, касающихся использования бланков (от оприходования до их выбытия);
- обязательное выведение оставшихся бланков по каждому конкретному виду.
Если все перечисленные требования соблюдены, значит, при заполнении проблем возникнуть не должно. При этом нужно не забывать, что учетный процесс всегда можно автоматизировать. Это не только существенно сократит документооборот, но высвободит дополнительное рабочее время у сотрудников.
Как вести учет бланков строгой отчетности в электронной форме, вы можете узнать в этом видео:
В случае того, если компания применяет в качестве наличных расчетов бланки строгой отчётности, то необходимо учитывать этот факт в специальной учетной книге. При этом имеется полное право на:
- Пользование специальной формой (ОКУД 0504045)
- Пользование собственно созданным бланком книги.
Где можно скачать типовой бланк формы?
Здесь можно найти и скачать бланк по ОКУД 0504045. Помимо этого здесь можно найти образец того, как заполнять учетную книгу БСО.
Что необходимо учитывать?
- Все лица, которые используют БСО, должны заполнять данную книгу.
- Отсутствие обязанности регистрации учетной книги БСО в налоговой службе.
- Ее ведение осуществляется вручную, при этом необходимо нумеровать и прошивать каждую страницу.
- Должна присутствовать печать компании, инициалы главного лица.
Этот и другие виды документации участвуют в образовании правильной системы документооборота, улучшая доступность и структуру.
Пример того, как необходимо заполнять книгу учета бланков строгой отчетности (БСО)
Что необходимо знать и учитывать (по ОКУД 0504045 )?
- В этой книге фиксируется информация о поступлении БСО в компанию, и производится печать на специальных станках, или создаются самостоятельно.
- Фиксация записи производится при каждой выдаче БСО человек, приобретающим.
- Таблица фиксирует дату вручения БСО или их выдачи. В обязательном порядке необходимо указать документацию на основе, которой производятся процедуры с БСО.
- Шестая и седьмая графа фиксирует количество врученных БСО, номерной знак и серия.
- Восьмая, девятая и десятая графа фиксирует данные по выдаче БСО, где указывается количество, номерной знак, серия и заверяется человеком, которому был вручен бланк.
- 11 и 12 графы фиксируют данные по остатку БСО.
Не знаете где скачать бланк формы по ОКУД 0504045?
Здесь можно найти и скачать соответствующие документы.
Наличие книги (или, как ее еще иногда называют, журнала) учета бланков строгой отчетности необходимо на тех предприятиях, которые осуществляют прием финансовых средств от клиентов без применения контрольно-кассовой техники. Этот документ является своего рода учетным регистром, который имеет хождение как в государственных учреждениях, так и на предприятиях коммерческого сектора.
ФАЙЛЫ
Кто имеет право вести работу без применения кассы
Законодательство ограничивает круг организаций, которые имеют право работать без применения контрольно-кассовой техники, но при этом он все равно достаточно широк. В частности, осуществлять деятельность без использования кассы могут:
- индивидуальные предприниматели,
- предприятия, предоставляющие услуги населению
- компании, организующие питание в школах, торговлю в киосках, прием стеклотары, продажу непродуктовых товаров на рынках, выставках, ярмарках и т.п.
Если организация воспользовалась правом работы без контрольно-кассовой техники, она должна пользоваться бланками строгой отчетности.
Что это такое бланки и для чего они нужны
Под бланками строгой отчетности подразумеваются квитанции, которые удостоверяют факт принятия денежных средств от физических лиц. Каждый бланк всегда имеет два экземпляра :
- один после заполнения отдается клиенту,
- второй остается в организации.
Бланки актуальны только при наличных расчетах, при безналичных перечислениях использование таких бланков невозможно, как в отношениях между юридическими лицами.
По своей сути бланки являются альтернативой кассовому чеку. При этом использование бланков наиболее интересно небольшим компаниям, поскольку они позволяют экономить средства, которые затрачиваются на покупку и обслуживание контрольно-кассовой техники.
Бланки обычно покупаются в специализированных магазинах, разрабатываются организациями самостоятельно или печатаются в типографиях определенными тиражами. Все бланки входят в тираж в определенной хронологии, нумеруются и регистрируются в книге учета.
Что нужно заносить в книгу
В данный документ вносят всю информацию, касающуюся бланков, в том числе их прихода (покупных или распечатанных) и расхода (использованных по назначению или испорченных, недостоверных, списанных).
Представители некоторых организаций ошибочно полагают, что в книгу учета бланков надо вносить информацию по поступлению и расходу денежных средств, в том числе конкретных суммы. Это не так.
Сюда вписываются только данные о перемещениях бланков (получение в типографии, регистрация распечатанных внутренних шаблонов, выдача материально-ответственным работникам и т.д.) и их количестве.
А все, что касается денег, полученных при их использовании, вносится в другой документ – книгу учета доходов и расходов.
С какой периодичностью нужно менять книгу
Обычно книга учета бланков строгой отчетности имеет ограниченный срок действия – например, она может использоваться в течение года или определенного налогового периода.
Норма о сроке действия устанавливается в индивидуальном порядке директором предприятия.
После того, как текущая книга будет закрыта, создается новый документ.
Что будет, если обойтись без книги
Если компания применяет бланки строгой отчетности, то она в обязательном порядке должна вести и книгу их учета. Отсутствие этого документа в случае проверки налоговыми инспекторами может привести к крупным штрафным санкциям в отношении предприятия и должностных лиц – директора и главного бухгалтера.
Составление книги учета
Единой, обязательной к применению, формы книги учета бланков строгой отчетности на сегодняшний день не существует. Организации вправе разрабатывать ее самостоятельно или пользоваться унифицированным шаблоном, ранее рекомендованным к использованию (форма 0504045). Второй вариант хорош тем, что не нужно ломать голову над структурой и содержанием книги – все необходимые данные в неё уже включены.
Заполнение книги учёта бланков строгой отчетности
- В документ по порядку вносятся:
- дата открытия книги и закрытия (в нужное время),
- наименование организации,
- ее код по ,
- название бланка (квитанция, товарный чек и т.п.),
- условная цена за единицу в рублях,
- номер счета, по которому проходят средства,
- код формы.
- Далее идет основная часть, в которой расположена таблица из нескольких столбцов и строк. В нее вписываются:
- дата внесения данных,
- от кого получены бланки или кому выданы (название организации или ФИО физического лица),
- название документа, послужившим основанием для их принятия или выдачи.
- Затем идут графы «приход» и «расход» — сюда вносится информация о бланках, поступивших в организацию, истраченных и списанных, а в завершение вписывается остаток.
- Также в книге должно поставить свою подпись лицо, передавшее бланки или получившее их на руки.
Оформление книги
Книга учета бланков обычно содержит большое количество листов. Их нужно скреплять степлером или прочной суровой нитью и пронумеровывать, таким образом, чтобы получился журнал или брошюра.
Заверять документ при помощи печати или штампа нужно только в том случае, если применение штемпельных изделий закреплено в локальных нормативно-правовых актах фирмы.
Допустимы ли ошибки и исправления
При внесении сведений о бланках в книгу учета не рекомендуется допускать ошибки и исправления, а уж тем более нельзя вносить в форму заведомо ложную или недостоверную информацию.
Если при заполнении книги всё же были допущены какие-то неточности, их следует аккуратно зачеркнуть, внести скорректированные данные, написать фразу «исправленному верить», поставить печать организации, дату и подпись ответственного за ведение книги сотрудника.
Как и сколько времени хранить документ
В период действия книга должна находиться под рукой специалиста отдела бухгалтерии. После того, как в нее будет внесена последняя запись, ее необходимо хранить не менее пяти лет или период, установленный внутренними нормативными актами компании (но не меньше законодательно установленного срока).