De acuerdo con el cronograma de flujo de documentos, los documentos contables primarios se envían al departamento de contabilidad, donde están sujetos a procesamiento posterior. En primer lugar, se comprueban los documentos. Si no hay quejas sobre la elaboración de los documentos, comienzan a agrupar la información contenida en ellos.
Los asientos de agrupación se realizan en documentos contables especiales llamados registros contables. Registros contabilidad- son portadores de información contable y económica obtenida sobre la base de documentos contables primarios o consolidados. Están diseñados para sistematizar y acumular información, para reflejarla en las cuentas contables y en los informes. Los registros contables son tablas especiales de cierta forma, construidas de acuerdo con la agrupación económica de datos sobre la propiedad de la organización, las fuentes de su formación, etc.
Utilizando registros contables se realiza lo siguiente:
· acumulación y agrupación de información sobre objetos de contabilidad económica;
· control sobre la seguridad de los documentos contables primarios y consolidados;
· análisis operativo del movimiento de bienes y obligaciones de la organización.
La peculiaridad de la acumulación de información en los registros contables es que los registros se realizan de forma secuencial e, incluso antes de que se obtenga el resultado general de las transacciones comerciales para el período del informe, se pueden determinar en ellos resultados provisionales, lo que técnicamente requiere mucha menos mano de obra que extrayendo resultados de varios documentos contables consolidados, y más aún, primarios. La homogeneidad de la agrupación de la información económica acumulada está asegurada por la estructura de registros específicamente diseñada a tal efecto.
La función de control se manifiesta a continuación. Los documentos primarios o resumidos procesados preparados para la agrupación se inscriben primero en los registros contables, después de lo cual ningún documento puede eliminarse silenciosamente. Se controla la numeración de los documentos y las fechas de su ejecución; un documento de fecha anterior a la última inscripción no puede reflejarse en el registro; no pueden aparecer dos documentos con el mismo número, etc.
Es posible un análisis rápido de la información, ya que después de agruparla se ven las direcciones del movimiento de bienes y pasivos, así como la estructura de este movimiento.
al formar política contable La organización decide de forma independiente qué registros contables son apropiados utilizar. Su elección depende del volumen. trabajo contable, el tamaño de la empresa, los tipos de transacciones comerciales, así como el nivel de mecanización de la contabilidad.
Clasificación de registros contables.
1. Según lo previsto registros contables Se dividen en cronológicos, sistemáticos y combinados.
Cronológico Son registros contables en los que se registran los hechos. actividad económica se registran a medida que surgen y ocurren secuencialmente, es decir, en orden cronológico. Estos incluyen un registro de transacciones comerciales, varios registros documentos primarios, libros de compras y ventas, registros, etc. En los registros cronológicos los documentos no se agrupan por cuentas. Registran los documentos a medida que se emiten o reciben.
A sistemático incluir registros diseñados para reflejar registros en el sistema de objetos contables: cuentas, subcuentas, códigos contabilidad analítica. Estos incluyen diarios de pedidos, extractos, etc. Se utilizan para registrar y obtener resultados para cuentas contables individuales. El registro contable sistemático de la contabilidad sintética es el Libro Mayor.
Conjunto Se llaman registros que combinan registros cronológicos y sistemáticos. En ellos las transacciones comerciales se registran en el tiempo y al mismo tiempo se sistematizan según cuentas. Dichos registros incluyen, por ejemplo, el libro mayor, etc.
Sintético se denominan registros diseñados para resumir registros en cuentas contables sintéticas, por ejemplo, diarios de pedidos, pedidos conmemorativos, etc. En estos registros, los indicadores de los procesos económicos se forman en términos monetarios (de valor). El uso de registros sintéticos específicos depende de la forma de contabilidad adoptada por la empresa.
Analítico Los registros están destinados a mantener registros de subcuentas y códigos de contabilidad analítica (productos, números de artículos de materiales, proveedores, clientes, etc.). Detallan las entradas de registro sintéticas. En este caso, los datos de los registros analíticos y sintéticos deben ser idénticos. Se trata de una variedad de tarjetas, estados de cuenta y libros.
Universal son registros que permiten combinar datos contables analíticos y sintéticos en un solo documento (orden de diario No. 6-APK).
3. Según su forma, los registros contables se dividen en libros, fichas y hojas en blanco (estados).
Libros(o revistas) son hojas de papel encuadernadas con un cierto grafito. Se utilizan principalmente en técnicas de contabilidad manual. Todas las páginas del libro deben estar numeradas. Si el volumen del libro es grande y se tiene en cuenta una cantidad significativa de objetos, se compila un índice para facilitar su uso. El nombre del registro, el año de uso, el nombre de la empresa y otros datos necesarios se indican en la portada del libro.
Tarjetas- Se trata de hojas gruesas de papel de pequeño tamaño, graficadas. de una manera especial. Las tarjetas son convenientes para mantener registros analíticos (por números de personal, números de nomenclatura de materiales y productos terminados y etc.). Cuando se abren las tarjetas, se registran en un registro especial, que garantiza el control de su seguridad.
Los más extendidos son tres tipos de tarjetas: contrato, material y multicolumna. Cada tipo de tarjeta tiene un propósito específico.
Las tarjetas de cuenta se utilizan para la contabilidad analítica de los pagos. Pueden ser acuerdos con varios deudores y acreedores, bancos, empleados de la empresa, etc.
Las tarjetas de materiales (contabilidad cuantitativa) están destinadas a la contabilidad. activos materiales y productos terminados en almacenes. Los completan personas financieramente responsables sobre la base de documentos primarios sobre el movimiento de material de un determinado tipo. Las tarjetas contienen columnas para recibos, gastos y saldo; sólo se mantienen registros cuantitativos; se abre una tarjeta separada para cada nombre de material. Después de cada entrada sobre la recepción o emisión de materiales, se calcula un nuevo saldo.
Para garantizar la seguridad, se inscriben en un registro especial mantenido en el departamento de contabilidad. Las propias tarjetas se encuentran en los lugares donde se utilizan (en los almacenes). Si se almacenan muchos materiales diferentes en el almacén, la cantidad de tarjetas será grande. Para facilitar su uso, se colocan en un archivador. El orden en que se organizan las tarjetas depende de las características específicas de los materiales que se tienen en cuenta: por lo general, las tarjetas de tipos (grados) homogéneos de materiales se colocan una al lado de la otra, pero al mismo tiempo, se colocan delimitadores en el índice de tarjetas para mostrar números de artículo. Esta disposición hace que sea mucho más fácil encontrar una tarjeta para un material específico.
Las tarjetas de varias columnas se utilizan para contabilizar los costos de producción de productos, realización de trabajos y prestación de servicios. La contabilidad en estas tarjetas se realiza por partidas de coste. Las tarjetas de varias columnas contienen varias columnas (gráfico). El número de columnas a completar corresponde al número de elementos de costo utilizados. Lo positivo de utilizar estas tarjetas es que recopilan gradualmente datos sobre cada elemento de coste, lo que resulta conveniente para realizar cálculos.
Vedomosti(hojas sueltas) son hojas individuales sin encuadernar de un determinado grafeno. Se utilizan para registrar y acumular información contable homogénea, por ejemplo nómina de sueldos Contiene únicamente información relacionada con la remuneración de los empleados. Los estados financieros son registros contables consolidados que acumulan mucha información homogénea.
Las hojas son esencialmente tarjetas, pero en un formato un poco más grande y con un papel menos denso. Se almacenan en carpetas de almacenamiento y, al finalizar, se grapan (en folletos) en libros o revistas.
Los maquinagramas son declaraciones obtenidas después del procesamiento de información por computadora. Pueden parecerse en apariencia a declaraciones estándar que reflejan transacciones comerciales similares, o pueden diferir. Es importante tener esto en cuenta si una empresa utiliza procesamiento de información tanto manual como automático, por ejemplo, en la oficina central y en una sucursal.
4. Según el método gráfico, los registros en papel se dividen en de una sola posición, de dos posiciones, de múltiples posiciones, lineales, de tablero de ajedrez, etc.
EN posición única Los registros (unilaterales), las columnas para reflejar transacciones comerciales, por ejemplo, ingresos y gastos, se encuentran en un lado. Los registros unidireccionales son varias tarjetas para registrar bienes materiales.
Dos posiciones(de dos caras) se denominan registros, y en los que las columnas para reflejar las transacciones comerciales se ubican en diferentes lados de la hoja desplegada, generalmente la parte de débito está en el lado izquierdo de la hoja y la parte de crédito, en el derecho. Estos registros contables se utilizan para registrar los bienes materiales.
multiposición(multigrafos) son registros en los que un lado (generalmente el lado del débito) contiene varias columnas, los datos se registran en forma detallada. En las tarjetas multigráficas, los costes se tienen en cuenta por artículo.
Ajedrez los registros están divididos en cuadrados que se asemejan a un tablero de ajedrez. Las entradas se realizan en la intersección de columnas y filas. por tanto, el asiento es simultáneamente débito y crédito. Muchos diarios de pedidos tienen esta estructura.
EN lineal En los registros, la información homogénea se escribe en una línea, es decir, en una línea. Por ejemplo, la contabilidad de las liquidaciones con los declarantes se lleva en un estado de cuenta en el que se asigna una línea para las liquidaciones con una parte declarante. Las columnas indican todos los pagos: emitidos, cancelados, devueltos, saldo, etc.
5. Según el método de llenado (los medios técnicos utilizados para el llenado), los registros contables se dividen en aquellos que se llenan manualmente, utilizando máquinas de escribir (o sus contrapartes) y dispositivos de impresión por computadora (el llenado se realiza automáticamente).
A mano Complete los registros con tinta, pasta para bolígrafos o un lápiz químico. Es aconsejable completar manualmente una serie de registros contables, por ejemplo tarjetas, registros de uso poco frecuente (tarjetas de inventario para la contabilidad de activos fijos).
Los dispositivos de impresión más simples son máquinas de escribir. Esto reduce el tiempo de llenado y garantiza registros limpios y ordenados.
Es más eficaz producir registros contables utilizando dispositivos de impresión por computadora. La información se transfiere a medios informáticos (legibles por máquina), lo que permite, si es necesario, repetir la impresión de registros, así como utilizar la información de estos medios como archivo. Con la ayuda de ordenadores personales es posible imprimir no sólo el contenido de los datos de los registros, sino también los propios formularios.
Formularios de contabilidad
Para recopilar, registrar y procesar información de la cuenta, utilizamos diferentes tipos registros contables. Una forma de contabilidad es un conjunto de registros contables y una técnica (método) para reflejar en ellos las transacciones comerciales.
Los formularios contables están en constante evolución y mejora. Sin embargo, solo se debe utilizar un formulario seleccionado durante el año del informe. Actualmente, las principales formas de contabilidad son: orden conmemorativa, orden de diario, diálogo automatizado.
Formulario de contabilidad de orden conmemorativa. Este formulario se recomienda para organizaciones con pequeños flujos de información. Su peculiaridad es que la contabilidad sintética se lleva en libros o extractos multigráficos, y para la contabilidad analítica se utilizan principalmente tarjetas, aunque también se pueden utilizar extractos y libros.
La esencia de esta forma de contabilidad es que para cada transacción comercial, es decir, para cada documento contable primario o grupo de transacciones comerciales combinados en documentos resumidos (estados acumulativos y agrupados), se emite un documento especial, que se llama Orden conmemorativa.
Este documento hace registros contables basado en primaria documentos contables en forma de alambres. En consecuencia, el auto memorial refleja la correspondencia de las cuentas, los montos y la fecha de los asientos.
Para acumular información se utilizan hojas acumulativas auxiliares. Al final del período contable, se elabora una orden conmemorativa sobre su base. Esta opción de grabación es la más racional, ya que reduce el número de órdenes conmemorativas emitidas.
Con esta forma de contabilidad, cada transacción comercial se registra en una sola orden conmemorativa. Por ejemplo, si una operación se refleja en la orden conmemorativa de “Efectivo”, entonces ya no se registra en la orden conmemorativa de “Cuenta Corriente”.
Una orden conmemorativa es un vínculo intermedio entre los documentos primarios y los registros contables.
Después del registro, las órdenes conmemorativas se registran en orden cronológico en el diario de registro, donde se les asignan números de serie. La exactitud de los asientos se confirma por la igualdad del monto total en el diario de registro y el volumen de negocios del período contable en cuentas sintéticas. Después de los asientos en el diario de registro, la información de las órdenes conmemorativas se transfiere al Libro Mayor, donde se agrupa para cada cuenta sintética, y por separado para el débito y crédito de las cuentas correspondientes. Al final del mes, según los datos del libro mayor, se elabora una hoja de facturación para las cuentas sintéticas. Sus resultados se utilizan para la elaboración del balance.
La contabilidad analítica en el formulario de pedido conmemorativo se realiza en tarjetas. Realizan entradas basadas en documentos primarios. A partir de los datos de las cuentas analíticas se elaboran hojas de facturación contable analítica. Para controlar la exactitud de los registros se realiza una conciliación de las hojas analíticas de facturación y la hoja de facturación de la cuenta sintética correspondiente. A continuación, se compara el volumen de negocios en los débitos y créditos de las cuentas sintéticas con el volumen de negocios en el registro de órdenes conmemorativas.
Después de conciliar los datos contables analíticos y sintéticos, se elabora un balance sobre la base del balance de facturación de las cuentas sintéticas.
El formulario de contabilidad de orden conmemorativa es simple y claro. Pero al mismo tiempo tiene una serie de desventajas que limitan su uso. Los principales son: múltiples registros de los mismos datos, un intervalo de tiempo entre la contabilidad sintética y analítica, la transferencia de la mayor parte de la carga de trabajo de los trabajadores a últimos días período contable, adaptabilidad insuficiente para la preparación de la contabilidad financiera y los informes de producción (de gestión).
Forma de contabilidad por orden de diario. La característica principal del formulario de orden de diario es la acumulación de información de los documentos contables primarios y su posterior sistematización en estados acumulativos y agrupados.
Primero, se lleva a cabo el registro de la información de la cuenta. Para ello, las transacciones comerciales homogéneas se registran en orden cronológico en estados acumulativos especiales, que se denominan diarios.
El asiento se realiza sobre la base de un documento contable primario o de un estado auxiliar previamente elaborado (si hay una gran cantidad de documentos primarios). Los asientos de diario finales son el volumen de negocios mensual de las correspondientes cuentas sintéticas. Los diarios sirven simultáneamente como pedidos, que contienen registros contables homogéneos para el mes en curso, por lo que los registros acumulativos se denominan diarios de pedidos y la forma contable es de orden de diario.
Con esta forma de contabilidad, un diario acumulativo y un registro cronológico se combinan en un solo registro. Se mantienen diarios de pedidos separados para varias cuentas sintéticas. Los diarios de órdenes grupales reflejan transacciones en varias cuentas económicamente homogéneas.
Los principales registros contables para esta forma de contabilidad son los diarios de pedidos y los extractos. Los diarios de pedidos se construyen sobre la base del haber, es decir, las transacciones comerciales se registran en el diario de pedidos según el crédito de una cuenta en una columna (vertical) en correspondencia con el débito de otra en una línea (horizontal). Los estados de cuenta se mantienen en forma de débito, es decir, las transacciones comerciales se registran en los estados de débito en correspondencia con el crédito de otra cuenta.
En los diarios y extractos de pedidos se indica con antelación la correspondencia de las cuentas, lo que agiliza el procedimiento de registro. transacción de negocios y permite controlar la exactitud de los asientos contables.
Varios diarios de pedidos combinan contabilidad sintética y analítica mediante el uso de registro lineal (posicional). Esta forma de reflejar las transacciones comerciales le permite reducir el tiempo para completar los registros y garantiza el cumplimiento de los datos contables analíticos y sintéticos.
Cuando se utiliza un formulario de orden de diario, no se lleva un diario de registro cronológico de transacciones comerciales. El registro cronológico y sistemático de las transacciones se realiza simultáneamente como un solo proceso.
Los asientos en los diarios se realizan dentro de un mes en orden cronológico a medida que se reciben los documentos primarios. Al final del mes, todos los diarios de pedidos se cierran y sus resultados se transfieren al Libro Mayor, que es un registro general de contabilidad sintética.
El libro mayor se mantiene sobre una base de débito. El orden de registro de datos de los diarios de pedidos es el siguiente. Hay una hoja de cálculo separada para cada cuenta en el Libro Mayor. El total del débito de la cuenta se cobra del crédito de varias cuentas de varios diarios de pedidos, y el total del crédito de esta cuenta se registra como un monto del diario de pedidos correspondiente para el mes del informe. En consecuencia, el volumen de negocios mensual en el débito de todas las cuentas registradas en el Libro Mayor debe ser igual al volumen de negocios total en el haber de estas cuentas, con base en la esencia de la partida doble.
La técnica de registro en el Libro Mayor controla la exactitud e integridad de la contabilización de información en las cuentas. La estructura del Libro Mayor permite abandonar la preparación de una hoja de facturación para cuentas sintéticas, que es típica de la forma de contabilidad de orden conmemorativa. El libro mayor se abre por un año y contiene los saldos iniciales y finales de cada cuenta y el volumen de negocios del mes. La información contenida en el Libro Mayor y en otros registros contables se utiliza posteriormente para compilar hoja de balance y otras formas de presentación de informes.
Las desventajas de la contabilidad por orden de diario incluyen la estructura diferente de los pedidos de diario y los estados y la orientación de este formulario hacia el método de contabilidad manual, aunque los principios básicos del formulario de orden de diario son consistentes con las capacidades de la tecnología informática y la automatización. del proceso contable.
El uso de computadoras en el proceso contable, que cubre todas las áreas del trabajo contable en contabilidad, conduce prácticamente al desarrollo de una nueva forma de contabilidad orientada a máquinas. Se llama forma de contabilidad automatizada por computadora o por diálogo.
Formularios contables automatizados puede basarse en el uso de máquinas de diferentes clases. EN últimos años La dirección más prometedora en el desarrollo de formas automatizadas de contabilidad fue el uso de computadoras personales en el proceso contable, computadoras directamente en los lugares de trabajo en contabilidad basadas en la creación estaciones de trabajo automatizadas - contadores equipados con computadoras.
Diferencia fundamental Esta dirección en el desarrollo de formas automatizadas de contabilidad es que la información no se procesa en una instalación informática, sino directamente del usuario, es decir, en la finca, y, por lo tanto, se eliminan todos los inconvenientes asociados con el procesamiento de información fuera de la finca. Debido al costo relativamente bajo de las computadoras, su confiabilidad técnica, su facilidad de operación y su producción en masa, su uso en los lugares de trabajo contables será bastante realista en los próximos años para un gran número de empresas agrícolas.
Los programas automatizados son sistemas operativos y contables complejos en una empresa, cuyos usuarios son empresas y organizaciones de diversas formas de propiedad y especializaciones.
Sistemas de software representan un sistema operativo y contable multiusuario y multidivisa totalmente funcional, organizado en un único espacio de información, con principio básico reposición de datos - "desde el documento principal".
La entrada de datos en una computadora se realiza a partir de documentos primarios compilados en departamentos y recibidos por el departamento de contabilidad, o ingresando información directamente en una computadora utilizando diseños de entrada especialmente diseñados, en este caso compilando a máquina e imprimiendo análogos de los documentos primarios. EN agricultura, donde la mayoría de las operaciones se llevan a cabo en unidades de producción, es preferible la primera vía.
La introducción de datos de documentos primarios en una computadora se puede realizar de diferentes formas.
primera manera- utilizando un diseño de documento de máquina. En este caso, se muestra una tabla en la pantalla en forma de diseño de un formulario de documento con los detalles que deben completarse. En esta tabla, para cada detalle del documento, ingrese Información necesaria. En este caso, los datos generales (código de empresa, fecha, etc.) se introducen una sola vez.
Segunda forma - sin utilizar un diseño de documento. En este caso, en lugar del diseño del documento, la pantalla muestra en una secuencia determinada los detalles que deben completarse al transferir información de los documentos. En este caso, los detalles del documento se colocan en la pantalla uno tras otro en forma de columna. A medida que se van completando, se mueven y se van mostrando gradualmente nuevos detalles sin completar. Los datos permanentes, como en el primer método, se rellenan sólo una vez en la primera entrada.
Tercera vía - conjunto. En este caso, como en el primero, se reproduce en pantalla la disposición del documento. A continuación se muestra un registro con los datos que deben introducirse y su significado. Los datos completados de acuerdo con el comando establecido (por ejemplo, "transferir al diseño") se transfieren al diseño del documento y se muestran en él en su lugar junto a los detalles correspondientes.
EN sistema automático La contabilidad analítica multinivel se mantiene con soporte para dos tipos de análisis, el primero de los cuales le permite controlar las liquidaciones con deudores y acreedores, y el segundo, organizado en subsistemas de contabilidad locales, le permite rastrear el movimiento de recursos materiales por grupos, nomenclatura, lugares de almacenamiento y personas materialmente responsables.
Actualmente, se han desarrollado y utilizado en el mercado de la tecnología informática los siguientes programas de automatización contable: “1C: Enterprise 8.0”, “Info-Accountant”, “Turbo-Accountant”, “Best”, “Galaktika”, etc.
En el sistema del programa 1C: Enterprise 8.0 hay configuraciones para empresas agrícolas y agricultores.
Debe comprobarse en forma y contenido. Verificar el formulario implica controlar la integridad y exactitud de la documentación, así como la exactitud de la cumplimentación de los datos. Verificación por contenido: la legalidad de las operaciones registradas, la relación lógica entre indicadores individuales. Posteriormente, los datos se registran y agrupan en cuentas sintéticas y analíticas: información sobre transacciones comerciales realizadas desde primaria o documentos resumidos transferidos a registros contables.
Registros contables Son tablas de conteo de forma estandarizada, formadas según el principio de agrupación económica de datos sobre la propiedad de una empresa y las fuentes de su aparición. Con la ayuda de registros, las transacciones financieras y económicas se reflejan en las cuentas contables.
Los registros contables se pueden clasificar según 3 criterios: objetivo; síntesis de datos; Por apariencia.
Según su finalidad, los registros contables son cronológicos; sistemático; conjunto(sincrónico). En los registros cronológicos, los registros de las operaciones realizadas se llevan a medida que se realizan las operaciones, sin el uso de sistematización adicional (revistas, registros, etc.). Los registros sistemáticos implican registrar transacciones basadas en el principio de cuentas. En este caso, es necesario asegurarse de que las entradas en los registros cronológico y sistemático se complementen, y la suma de las revoluciones de un tipo de registro siempre coincida con la suma de las revoluciones del otro. Si llevamos a cabo ambos tipos de registros en un registro, cronológico y sistemático, obtenemos un registro combinado (sincrónico). Un ejemplo clásico de registro combinado es "revista - inicio".
Según la generalización de los datos, los registros se pueden dividir. en integrados y diferenciados. Su diferencia es la siguiente: si la consideración del registro se realiza de forma inductiva, desde los documentos primarios hasta los informes, obtenemos un registro contable integrado; Si la consideración se realiza deductivamente, desde los informes generales hasta los documentos primarios, entonces estaremos ante un registro diferenciado.
Los registros contables se pueden dividir según su apariencia. en, tarjetas contables, hojas libres o ubicados en soporte digital.
Un registro en forma de libro es un documento presentado de forma específica, encuadernado, atado y firmado por el jefe de contabilidad.
Una tarjeta es un formulario diseñado en forma de mesa.
Una hoja libre es una tabla ubicada en un formulario sujeto a encuadernación. Se trata de una especie de “opción media” entre libros y tarjetas. En principio, las hojas de resumen pueden considerarse tarjetas, pero impresas en papel fino y de un tamaño mucho mayor que las tarjetas normales. Y si la tarjeta está en un fichero, las hojas libres se encuadernan y se almacenan en carpetas. Es necesario mantener registros adecuados (listas de estos documentos) de tarjetas y hojas libres.
El registro tiene como finalidad el control de la documentación contable. Esto evita la sustitución de la tarjeta e incluso si la tarjeta se pierde, puede determinar fácilmente cuál se perdió.
Las tarjetas utilizadas pueden tener diferentes apariencias. Pero los más populares son: contrato; inventario; multicolumnar.
Las cuentas contractuales se caracterizan por tener una forma unilateral, ya que las columnas de débito y crédito están ubicadas una al lado de la otra. Este posicionamiento de datos facilita el control. condición financiera empresas.
Las tarjetas de inventario se utilizan para registrar activos materiales. Han agregado una columna "Saldo", que muestra el saldo de un tipo específico de valor al completar una operación específica. Como resultado, tenemos 3 columnas: ingresos; consumo; resto. Cada uno de ellos se divide en 2 mitades más: cantidad y importe. El título de la tarjeta indica el límite de stock, como resultado de lo cual es claramente visible: si la empresa tiene más activos materiales específicos de los que necesita, o si hay escasez de cierta propiedad, esto se hará evidente de inmediato.
Las tarjetas de varias columnas para registrar transacciones comerciales implican resaltar ciertos indicadores en columnas. Cuando una transacción se registra en montos complejos, por ejemplo, pago de gastos.
Los medios de la máquina pueden diferir en la estructura técnica. La información, por supuesto, no se coloca en papel, sino en soportes magnéticos. El orden en que se coloca la información contable dependerá del tipo de medio.
Las personas que firmaron el informe contable son responsables de la exactitud de la información que figura en los registros contables.
El almacenamiento de los registros contables debe realizarse de tal forma que se excluya la posibilidad de corrección ilegal de datos. Si tales correcciones fueran requeridas, deberán estar respaldadas por la firma de quien realizó la corrección, indicando la fecha, de conformidad con el art. 10 Ley Federal "Sobre Contabilidad".
De acuerdo a esta ley, la información contenida en el registro contable se clasifica como secreto comercial y las personas que tienen acceso a esta información están obligadas a observar este secreto. De lo contrario, puede surgir responsabilidad de acuerdo con la legislación vigente de la Federación de Rusia.
Tipos de registros contables.
Consideremos con más detalle la elección de la forma de contabilidad en el contexto del uso de diversos medios de almacenamiento y el método para registrar los datos contables en ellos.
Para clasificar y acumular la información contable que se encuentra en los documentos contables primarios y posteriormente reflejarla en las cuentas de los estados contables, se utilizan registros contables.
Registros contables sintéticos- este es un tipo de registro donde las transacciones se muestran de forma generalizada en términos monetarios. Toda la información sobre las transacciones realizadas en dichos registros se indica en la perspectiva de cuentas sintéticas. Un ejemplo de tal registro es el Libro Mayor.
Registros contables analíticos implican mostrar información sobre cuentas analíticas individuales, al tiempo que se detallan los registros de cada cuenta sintética. Las entradas en dichos registros serán más detalladas que en los sintéticos, ya que los números van acompañados de explicaciones textuales, y junto al precio, si es necesario, se puede indicar el equivalente natural o laboral.
Recientemente, se han vuelto cada vez más populares. registros contables complejos, combinando los tipos de registros anteriores, así como 2 tipos de registros: cronológico y sistemático. Los registros complejos son relevantes en el formulario de contabilidad por orden de diario. Cuando se combina diferentes tipos Contable, se logra una coincidencia perfecta de los datos de las cuentas y desaparece automáticamente la necesidad de utilizar hojas de facturación para conciliar la información. El proceso de registrar transacciones financieras y económicas a partir de documentos primarios en registros contables se denomina contabilización de transacciones. Dichos asientos se realizan sobre la base de cotizaciones, es decir, indicando el débito y el crédito de la cuenta para las transacciones.
Para evitar la duplicación de la información registrada en el registro contable del mismo documento, se coloca una marca sobre la contabilización ya realizada en el documento en forma de icono >>; a veces, la página del registro donde se registra esta operación se realiza está indicado. Indicar marcas para contabilizar transacciones será importante para una mayor verificación de la exactitud de las entradas.
La práctica contable contiene diferentes variantes realizar asientos contables en los registros contables. Según una de las clasificaciones, dichos registros pueden ser simples y copiables. La copia de registros se lleva a cabo en los casos en que sea necesario una reimpresión o copia de un registro.
Además, la escritura en registros se puede realizar de forma lineal-posicional y de tablero de ajedrez.
Método posicional lineal es registrar el débito y el crédito en una sola línea. Esto es muy conveniente para contabilizar todo tipo de cálculos y también resulta conveniente controlar el reembolso de las cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Rasgo distintivo método posicional lineal: combinación de cuentas sintéticas y analíticas en los registros contables, gracias a lo cual el procedimiento contable se vuelve mucho más simple y confiable.
Principio del ajedrez El registro de transacciones en los registros contables se reduce al registro simultáneo del monto de las transacciones comerciales en el débito y el crédito de las cuentas correspondientes. Al mismo tiempo, aumenta la visibilidad y se muestran claramente los contenidos internos de las cuentas. El registro de ajedrez es muy adecuado para formar registros en la forma de contabilidad por orden de diario.
Documentación de transacciones comerciales.
En contabilidad, la documentación se utiliza como registro principal y registro legal de las transacciones en curso. En otras palabras, esta es una forma de mostrar la influencia de los hechos de actividad económica ocurridos en el estado de la empresa. En esta etapa todos los datos deben reflejarse de forma veraz y tener una base evidencial. El documento contable se redacta en el momento de la transacción, pero si dicha acción no se puede llevar a cabo, el documento contable debe redactarse después de la finalización de la transacción.
Clasificar documento contable Puede utilizar el formulario y los indicadores de los que dependerán las operaciones que se muestran en ellos. El indicador principal de un documento, que determina la esencia de las operaciones registradas en él, se llama detalles.
Accesorios- se trata de un determinado elemento de información que contiene una carga semántica (por ejemplo, tipo de material, unidad de medida, etc.). Los detalles se pueden dividir en cualitativos y significativos (también llamados atributos e indicadores, respectivamente). Los detalles cualitativos reflejan el objeto de la contabilidad (podrían ser materiales de construcción, etc.); Los detalles del contenido determinan las características del objeto contable (calidad, dimensiones de los materiales de construcción, etc.).
Los detalles del uso de los detalles estarán, por supuesto, determinados por la forma y el contenido del documento. Para facilitar el procesamiento de los documentos, se agrupan según características similares. Las principales características de la clasificación de la documentación son: finalidad; número de transacciones mostradas en el documento; método de aplicación del documento; lugar de compilación.
Según su finalidad, los documentos contables se clasifican en: administrativo; ejecutivo; fines contables; conjunto.
Documentos administrativos- un tipo de documento que incluye una orden, instrucción o prescripción para una transacción comercial específica. Por ejemplo, órdenes e instrucciones escritas del director de la empresa y divisiones estructurales; poder para recibir recursos materiales para organización; cheques por determinadas cantidades de dinero que deben cobrarse en un banco, etc. La peculiaridad de los documentos administrativos es que son solo la base para realizar una transacción comercial específica, pero no tienen confirmación de los hechos de las transacciones.
Documentos ejecutivos- servir como confirmación del hecho concreto de la operación. Esto incluye facturas de recepción y entrega de mercancías; recibir órdenes para procesar materiales en el almacén; recibos que confirmen el hecho de la recepción de bienes materiales, etc. Compilacion documentos ejecutivos Realizado en el momento de la transacción, este tipo de documento sirve como base para realizar una cuenta.
Documentación registro contable por sí solos no tienen significado. Se elaboran a partir de documentos administrativos y ejecutivos y sirven como herramienta auxiliar para la sistematización de los registros contables.
También se incluyen en esta categoría los documentos elaborados por un contador con el fin de crear y simplificar registros contables y su uso posterior en el proceso contable (estos pueden ser certificados contables, cálculos). Dichos documentos tendrán valor únicamente para el departamento de contabilidad de la empresa. El significado y la forma de los documentos contables están determinados por los medios técnicos utilizados en el trabajo, así como por la composición y relación de indicadores de la contabilidad sintética y analítica.
Documentos combinados contendrá características de varios documentos previamente especificados. Por ejemplo, signos de documentos administrativos (que prescriben la ejecución de una determinada transacción comercial, documentos ejecutivos) que confirman el hecho de la operación. Una orden de efectivo contiene las características de varios tipos de documentos: documentos administrativos, ejecutivos y contables. Los documentos combinados han encontrado una amplia aplicación en la práctica contable.
Según el volumen de transacciones comerciales reflejadas, documentos contables. dividido en primario y resumen.
Primario- el tipo de documentos que se redactan en el momento de una transacción financiera y comercial. Los documentos primarios representan el primer "eslabón" de la línea contable de las actividades de una empresa. Estos documentos sirven como base para la contabilidad primaria, ya que es en ellos donde se registra el hecho de una transacción comercial mediante observación y medición preliminar. Vale la pena señalar que la mayoría de los documentos contables caen en la categoría primaria (recibos/gastos pedidos en efectivo, facturas, actos de aceptación de mercancías, etc.)
Documentos resumidos contienen hechos de transacciones comerciales de varios documentos primarios. La necesidad de documentos resumidos surgió en relación con la necesidad de resumir información de documentos primarios y obtener indicadores integrados o datos auxiliares sobre la transacción comercial en estudio y su reflejo posterior en la contabilidad. Ejemplos típicos de documentos resumidos: informes de caja (o informes de caja), que incluyen datos resumidos sobre órdenes de efectivo entrantes y salientes, así como documentos adicionales; informes de productos generados sobre la base de documentos primarios de recibos/gastos, etc.
Los documentos primarios y resumidos pueden redactarse en papel normal o en soporte informático. En este último caso, también se requerirá una copia en papel del documento. Este requisito se mantiene incluso si el documento es solicitado por agencias reguladoras o encargadas de hacer cumplir la ley.
Por método de uso distinguir entre documentos únicos y acumulativos.
Una vez- estos son documentos que se utilizan únicamente para la visualización única de transacciones comerciales. Ejemplos: órdenes de recepción/gasto de bienes; requisito para el envío de materiales desde un almacén, etc.
Acumulativo- el tipo de documentos utilizados para mostrar repetidamente el mismo tipo de transacciones comerciales en todo el cierto periodo tiempo (semana, mes, trimestre, década, etc.). Esto incluye tarjetas de límite y límites emitidas cuando los materiales se envían desde un almacén para el mismo destinatario: un taller, un sitio; informes decenales sobre la producción, etc. Gracias a documentos acumulativos puede reducir significativamente la cantidad de documentación utilizada.
En el lugar de preparación de documentos. Se pueden clasificar en externos e internos.
Externo- documentos redactados fuera de la empresa, es decir, aquellos que provienen del exterior: requisitos de pago de los proveedores; judicial órdenes de ejecución; Estados de cuenta bancarios en cuentas corrientes, etc.
Doméstico- documentos redactados dentro de la empresa (independientemente de su finalidad).
A efectos contables sólo podrán utilizarse aquellos documentos que estén elaborados de forma unificada y correcta, de acuerdo con todos los requisitos de la legislación vigente.
Un documento contable que ha sido aprobado de la manera prescrita y se utiliza para mostrar el mismo tipo de transacciones comerciales para todas las entidades comerciales se considera unificado. actividades: órdenes de recibo/gasto; cuentas anticipadas; solicitudes de pago, etc. El uso de dicha documentación es obligatorio para todo tipo de empresas, independientemente del tipo de actividad.
Gracias a la unificación de documentos se consigue su ordenación. Al mismo tiempo, es necesario resolver la cuestión de la estandarización de documentos (desarrollo de formularios del mismo tamaño para un documento específico).
La unificación de la documentación primaria juega un papel importante en la mejora del proceso contable, ya que de esta manera se establecen y aprueban los requisitos estándar para documentar las transacciones comerciales. Las formas unificadas de documentos contables primarios se pueden redactar tanto en papel como en soportes de información informáticos. El Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia Nº 835 "Sobre documentos contables primarios" confía al Comité Estatal de Estadísticas de la Federación de Rusia las funciones de desarrollar, aprobar y posterior difusión de formas unificadas de contabilidad primaria. documentación contable, así como sus versiones electrónicas. Si un documento está redactado en soporte informático, su confirmación requiere la impresión de copias en papel seguidas de la firma de los funcionarios autorizados (determinada por la forma correspondiente del documento). Puede confirmar la legalidad de un documento que fue creado, almacenado o transmitido utilizando dispositivos de información y telecomunicaciones con firma digital electrónica, de acuerdo con la legislación vigente. Si el formulario de dicho documento no se encuentra en los álbumes de formularios unificados, pruébelo. fuerza legal posible usando detalles obligatorios, cuya lista está regulada por la Ley Federal "Sobre Contabilidad".
Al registrar cualquier transacción comercial, es necesario elaborar un documento justificativo de alta calidad, que contendrá una descripción real de la transacción realizada (plazos, volúmenes). La responsabilidad de la exactitud de los datos contenidos en dicho documento recae en las personas que lo firmaron.
Si el documento se completa manualmente, la letra debe ser clara y legible. Se prohíben las borraduras y los métodos inaceptables para corregir los datos ingresados. Si es necesario corregir un error, el carácter incorrecto se tacha con una línea (para que se pueda leer el tachado) y los datos correctos se escriben en la parte superior. La corrección deberá ser confirmada por las personas que firmaron previamente el documento, indicando la fecha de la corrección y volviendo a firmar.
Ciertos documentos (efectivo, banco) no permiten correcciones de ningún modo. El procedimiento para preparar dichos documentos específicos está regulado por el Procedimiento para realizar transacciones en efectivo en el territorio de la Federación de Rusia, aprobado por el Banco Central del país. Por ejemplo, según este Procedimiento en documentos contables para recepción y entrega. Dinero el monto debe registrarse no solo en números, sino también en letras mayúsculas, comenzando con la primera letra mayúscula (de esta manera se excluyen las posdatas). El mismo Procedimiento es obligatorio al momento de diligenciar la documentación para el envío de materiales.
Para establecer el control sobre una serie de documentos contables, se pueden completar matrices de cheques, recibos y declaraciones en copia carbón. Dicho control le permite evitar todo tipo de errores o transacciones ilegales, prevenir despilfarros inesperados, robos y cualquier abuso de cargo oficial.
Para evitar el doble uso del mismo documento, este documento necesariamente ser canjeados (poderes, órdenes de pago, etc.). Para canjearlos deberás poner el sello o inscripción correspondiente: “Recibido”, “Pagado”, etc., con la fecha fijada. La presencia de un sello de canje invalidará todos los documentos bancarios, así como los documentos según los cuales se calculan y pagan los salarios.
Los documentos contables debidamente redactados están sujetos a transferencia al departamento de contabilidad para su posterior procesamiento y contabilización de las transacciones indicadas en los documentos. Después de esto, los documentos contables se envían al archivo.
Flujo de documentos- es el proceso de traslado de los documentos contables desde el momento de su extracción (o elaboración, impresión), uso, procesamiento contable, inscripción en registros contables y hasta su depósito en el archivo.
El flujo de documentos implica la introducción de esquemas y cronogramas para el movimiento de documentos contables. Los anexos contendrán notas que indiquen: una lista de documentos; qué funcionario es responsable de redactar un documento específico; a quién se transfiere luego el documento; información sobre el procesamiento y distribución de documentos.
Inmediatamente después de su recepción por parte del departamento de contabilidad, se deben verificar los documentos contables para determinar la esencia de la transacción y el cumplimiento de los requisitos de registro.
La verificación del mérito de la transacción se reduce a comprobar el cumplimiento de la transacción realizada, que se indica en el documento, con los requisitos de la legislación vigente. Este tipo de verificación es uno de los factores más importantes control de la legalidad y conveniencia de la operación, realizado por los empleados contables.
Verificar la exactitud de la ejecución del documento plantea la tarea de averiguar: si el documento cumple con la forma aprobada por la ley; ¿Son fiables los detalles especificados en él? si los errores se corrigieron correctamente; si las firmas fueron realmente puestas por los funcionarios indicados, etc. Si se identifican violaciones en los puntos especificados, el documento debe devolverse para su posterior procesamiento.
Si el documento contable pasa las verificaciones, pasa al departamento de contabilidad para su procesamiento contable. Dicha tramitación preparará el documento para su inscripción en los registros contables. Volumen procesamiento contable Los documentos dependerán del número y la calidad de las operaciones especificadas en un documento específico. Por ejemplo, si no tienen un medidor monetario, primero se realizará una valoración o tributación (los indicadores cuantitativos se multiplican por el precio de una unidad). Si es necesario sistematizar y recopilar los datos contenidos en los documentos, estos se agrupan por esencia económica transacciones financieras y económicas designadas, utilizando estados agrupados y acumulativos.
Luego viene la siguiente etapa del procesamiento contable de los documentos contables: la asignación de cuentas (o marcado), durante la cual se indican las cuentas correspondientes para las cuales se llevaron a cabo las transacciones que llevaron a la emisión de estos documentos.
Moderno especializado software permite crear algún tipo de sistema de facturación comercial electrónico. En este caso, la colocación no se realiza en archivos y directorios, sino en carpetas electrónicas, armarios, estantes y secciones (como documentos ordinarios). y para encontrar documento requerido, se utiliza un sistema de búsqueda especial, en el que los puntos clave pueden ser: la fecha de creación del documento; ciertas frases; nombre de la organización y algunos otros parámetros.
Después de su uso, los documentos deben archivarse. Y los documentos almacenados en el archivo pueden actuar como confirmación durante las auditorías, auditorías; como prueba en una decisión problemas controverciales en un tribunal; en forma de certificados. Por lo tanto, el almacenamiento de documentos debe realizarse de forma que se garantice una seguridad fiable y una alta velocidad de recuperación.
Después del procesamiento completo por parte del departamento de contabilidad, los documentos se almacenan en el archivo contable y luego se trasladan al archivo empresarial. Antes de su envío al archivo, los documentos se agrupan en carpetas según la cronología de su aparición y por tipo de operación. El hecho de la transferencia de un documento al archivo de la empresa se registra en el libro de archivo.
El período de almacenamiento de los documentos contables en los archivos de una empresa lo determina el Servicio Federal de Archivos y es de al menos 5 años. Para especies individuales documentos, se establecen ciertos plazos: las cuentas personales de los empleados de la empresa deben conservarse durante 75 años; poder notarial para recibir dinero u otros bienes valiosos: 3 años, etc.
Al finalizar el período de almacenamiento, especialmente documentos importantes deben transferirse al Estado (en el lugar de la empresa) y otros tipos deben destruirse. En el caso de la transferencia de determinados documentos al Archivo del Estado, se realiza la entrada correspondiente en el libro de archivo y un enlace al documento que confirma la transferencia.
Pueden confiscar documentos primarios de una empresa: órganos de instrucción, instrucción, fiscalía, tribunal, oficina de impuestos de acuerdo con las decisiones de estos órganos y de conformidad con el Código de Procedimiento Penal vigente de la Federación de Rusia. Cuando se incautan documentos contables, se redacta un protocolo, el director y el director tienen derecho a recibir una copia del protocolo. Contador jefe empresas. También indicado funcionarios(u otras personas autorizadas) pueden hacer una fotocopia de los documentos incautados en presencia de representantes de las autoridades que llevan a cabo la incautación. Las copias están marcadas con la fecha y el motivo de la incautación.
Si un documento contable desaparece o se destruye ilegalmente, el director de la empresa nombra una comisión para investigar este hecho. Si es necesario, se podrá invitar a representantes de los organismos encargados de hacer cumplir la ley, agentes de seguridad o el Ministerio de Situaciones de Emergencia (como se especifica en la orden específica). Con base en los resultados de la inspección, la comisión redacta un acta aprobada por el director de la empresa.
Registros contables- Se trata de tablas de conteo de una determinada forma, construidas de acuerdo con la agrupación económica de datos sobre la propiedad y las fuentes de su formación. Sirven para reflejar transacciones comerciales en las cuentas contables.
Todos los registros disponibles se pueden dividir según tres criterios: finalidad, resumen de datos y apariencia.
A proposito
Cronológico: registros en los que se realiza el registro de los hechos de la vida económica a medida que surgen sin otra sistematización (libros de registro, registros, etc.).
Sistemático - registros en los que se realiza el registro en el contexto de características de agrupación - cuentas.
Las inscripciones en los registros cronológicos y sistemáticos deben complementarse entre sí, por lo que la suma de la facturación de los registros cronológicos es siempre igual a la suma de la facturación de débito o crédito de los registros sistemáticos.
Combinado (sincrónico): registros en los que se realizan registros tanto cronológicos como sistemáticos.
Al resumir los datos
Integrado
Diferenciado
Cada registro puede considerarse inductivamente, de lo particular a lo general, es decir. desde los documentos primarios hasta los informes, y/o deductivamente, de lo general a lo específico, es decir desde informes hasta documentos primarios. En el primer caso se produce la integración de datos, en el segundo, su diferenciación.
Por apariencia
Un libro es un registro contable presentado de cierta manera, encuadernado, atado y firmado por el jefe de contabilidad.
Tarjeta: un formulario impreso en forma de tabla.
Hoja libre: las mismas tarjetas, pero impresas en papel fino, su tamaño es mayor que el tamaño de las tarjetas. Si las tarjetas se almacenan en archivadores, las hojas libres se almacenan y encuadernan en carpetas. Las hojas gratuitas son un compromiso entre libros y tarjetas didácticas
Para tarjetas y hojas libres, es necesario mantener registros (listas de tarjetas abiertas y hojas libres). El punto principal del registro es que su presencia no permite reponer las tarjetas, y si alguna se pierde, siempre es fácil determinar qué tarjeta falta.
Los tres tipos más comunes son: contrato, inventario y multicolumna.
Cuentas contractuales: tienen una forma unilateral, ya que las columnas "Débito" y "Crédito" están ubicadas una al lado de la otra, la presencia de dos columnas paralelas le permite ver claramente el estado de los pagos de la empresa.
Inventario: para la contabilidad de activos materiales. Cada cuenta contiene tres columnas: ingresos, gastos y saldo. Cada columna se divide en dos columnas: cantidad, importe.
Varias columnas: diseñadas para registrar los hechos de la vida económica, resaltando sus componentes en columnas, por ejemplo, el pago de diversos gastos de la empresa.
Los medios informáticos se diferencian técnicamente y no colocan los datos en papel, sino, por regla general, en medios magnéticos; sus características dictan el orden de disposición de la información contable.
El correcto reflejo de las transacciones comerciales en los registros contables lo garantizan las personas que los redactaron y firmaron.
Al almacenar registros contables, deben protegerse de correcciones no autorizadas. La corrección de un error en el registro contable deberá estar justificada y confirmada mediante la firma de quien realizó la corrección, indicando la fecha de la corrección de conformidad con el art. 10 de la Ley Federal "Sobre Contabilidad".
16. Formularios contables.
Formulario de contabilidad - el proceso de procesamiento de información contable con diversas combinaciones de registros contables analíticos y sintéticos, su relación y la secuencia de entradas en ellos.
Diferencia entre formas BU:
Conjunto de registros contables.
Sistema de interacción registro contable.
Combinando formularios contables:
Confirmación de transacciones comerciales con documentos contables primarios.
Reflejado mediante el método de partida doble en las cuentas contables de acuerdo con el plan de cuentas.
La elección de la forma contable debe fijarse en el orden de la política contable de la empresa.
Se distinguen las siguientes formas de contabilidad:
- Revista-casa
Este formulario se utiliza en empresas con un número reducido de empleados y con un número reducido de operaciones. El libro puede ser mantenido por un contador.
Esquema contable según forma. Revista principal:
- orden conmemorativa
Surgió en 1928-1930. Basado en el mantenimiento separado de registros cronológicos y sistemáticos. El registro de asientos contables se lleva a cabo mediante documentos especiales: órdenes conmemorativas, que se redactan sobre la base de documentos primarios. Las órdenes conmemorativas se registran en un diario especial (asiento cronológico) y, sobre su base, se realizan asientos en las cuentas del libro mayor (asiento sistemático). A cada orden conmemorativa se le asigna un número permanente, lo que permite crear solo una orden por mes para cada grupo de transacciones similares. Para las transacciones que no pueden sistematizarse y para las transacciones de reversión, se redactan órdenes conmemorativas, las cuales se numeran para cada mes por separado.
Ventajas orden conmemorativa formas:
No limita el número de transacciones tomadas en cuenta;
Especifica cambios en los fondos en las cuentas;
Amplía las posibilidades de división del trabajo entre trabajadores contables y automatización contable;
Estricta coherencia del proceso contable;
Simplicidad y accesibilidad de los equipos contables;
Uso generalizado de formas estándar de registros analíticos;
Posibilidad de división trabajo contable entre trabajadores calificados y menos calificados.
Defectos orden conmemorativa formas:
Entradas múltiples y contabilidad que requiere mucha mano de obra;
Separación de la contabilidad analítica de la contabilidad sintética;
La complejidad de las técnicas para identificar entradas erróneas.
Esquema orden conmemorativa formularios contables:
- Orden del diario
Se basa en el uso del principio del ajedrez de registrar transacciones y acumularlas para cada mes.
Esquema: “documento – registro – formulario de informe”.
Ordenar diarios se construyen sobre una base crediticia, es decir Los registros de transacciones se realizan sobre el crédito de una cuenta específica en correspondencia con el débito de diferentes cuentas.
Ordenar diarios:
La base para construir una unidad unificada orden de diario El formulario se basa en los siguientes principios:
Los asientos en los diarios de orden se realizan en el orden de registro de las transacciones únicamente en el crédito de la cuenta en correspondencia con el débito de las cuentas;
combinación en sistema unificado registros contables sintéticos y analíticos;
Reflexión en la contabilidad de las transacciones comerciales en el contexto de los indicadores necesarios para el control y preparación de informes periódicos y anuales;
El uso de órdenes de diario para conjuntos económicamente relacionados entre sí;
Uso de registros con correspondencia de cuentas preespecificada, nomenclatura de partidas contables analíticas, indicadores necesarios para la presentación de informes;
orden de diario el formulario contable no tiene perspectivas, ya que está diseñado principalmente para trabajo manual.
- Simplificado
Utilizado para pequeñas empresas.
Proporciona dos formas de contabilidad:
Forma simple
Se utiliza en el caso en que una pequeña empresa realiza un pequeño número de transacciones comerciales y el contenido de la actividad económica no es el ámbito de la producción material. No se utiliza el método de partida doble, se lleva un libro de ingresos y gastos.
forma simplificada
Prevé el uso de declaraciones para registrar la propiedad de una empresa. Cada extracto se utiliza para registrar transacciones en una de las cuentas utilizadas.
Esquema forma simplificada contabilidad:
- Automatizado
Una forma de contabilidad que implica el uso de computadoras electrónicas.
Automatizado El formulario contable permite realizar un gran número de operaciones diferentes, en particular el cálculo de depreciaciones, salarios, cotizaciones sociales, distribución de costes, cierre de mes y otras operaciones.
Las principales ventajas de esta forma de contabilidad:
Introducción única de información primaria;
Proporcione rápidamente a los usuarios la información necesaria.
Aplicación de tecnología informática para recopilar, registrar y procesar información;
Posibilidad de operación interactiva con una computadora;
Posibilidad de emitir información previa solicitud;
Liberar tiempo del personal contable para funciones de control y análisis.
Los principios fundamentales de la forma automatizada de contabilidad son:
Entrada única de credenciales;
Creación automática de registros contables analíticos y sintéticos;
Adquisición automática de información sobre desviaciones de los estándares y normas establecidos;
Generación automática de todos los registros contables y formularios de declaración contable y fiscal.
Los documentos primarios recibidos por el departamento de contabilidad deben verificarse tanto en forma (integridad y exactitud de los documentos primarios, cumplimentación de detalles) como en contenido (legalidad de las transacciones documentadas, vinculación lógica de indicadores individuales). Luego se realiza el registro y agrupación económica de sus datos en un sistema de cuentas contables sintéticas y analíticas. A estos efectos, se facilitará información sobre restos de bienes, activos del hogar y las fuentes de su formación, así como los datos sobre transacciones comerciales de los documentos primarios o consolidados relevantes se registran en los registros contables.
- Se trata de tablas de conteo de una determinada forma, construidas de acuerdo con la agrupación económica de datos sobre la propiedad y las fuentes de su formación. Sirven para reflejar transacciones comerciales en las cuentas contables.
Todos los registros disponibles se pueden dividir según tres criterios: finalidad, resumen de datos y apariencia.
A proposito Los registros contables se pueden dividir en cronológicos, sistemáticos y sincrónicos combinados. Los registros cronológicos incluyen registros en los que se realiza el registro de los hechos de la vida económica a medida que se van presentando sin ninguna otra sistematización (diarios de registro, registros, etc.). En los registros sistemáticos, la inscripción se realiza en el contexto de características de agrupación: cuentas. Las inscripciones en los registros cronológicos y sistemáticos deben complementarse entre sí, por lo que la suma de la facturación de los registros cronológicos es siempre igual a la suma de la facturación de débito o crédito de los registros sistemáticos. Si un registro de agua realiza registros tanto cronológicos como sistemáticos, dicho registro será combinado (sincrónico). El ejemplo más típico de este tipo de registro es el "Journal-Home".
Al resumir los datos Los registros se dividen en integrados y diferenciados. Cada registro puede considerarse inductivamente, de lo particular a lo general, es decir. desde los documentos primarios hasta los informes, y/o deductivamente, de lo general a lo específico, es decir desde informes hasta documentos primarios. En el primer caso se produce la integración de datos, en el segundo, su diferenciación.
Por apariencia Todos los registros contables se presentan en forma de libro, tarjeta, hoja suelta o soporte informático.
Un libro es un registro contable presentado de cierta manera, encuadernado, atado y firmado por el jefe de contabilidad.
Una tarjeta es un formulario impreso en forma de tabla.
Una hoja libre es una tabla colocada sobre un formulario para encuadernar. Las hojas gratuitas son un compromiso entre libros y tarjetas didácticas. Las hojas libres son las mismas tarjetas, pero impresas en papel fino, su tamaño es mayor que el tamaño de las tarjetas. Si las tarjetas se almacenan en archivadores, las hojas libres se almacenan y encuadernan en carpetas. Para tarjetas y hojas libres, es necesario mantener registros (listas de tarjetas abiertas y hojas libres).
El punto principal del registro es que su presencia no permite reponer las tarjetas, y si alguna se pierde, siempre es fácil determinar qué tarjeta falta.
La apariencia de las tarjetas utilizadas en la práctica puede ser diferente, pero las más comunes son de tres tipos: cuenta, inventario y multicolumna.
Contractual las tarjetas tienen forma unilateral, ya que las columnas "Débito" y "Crédito" están ubicadas una al lado de la otra, la presencia de dos columnas paralelas le permite ver claramente el estado de los pagos de la empresa.
Inventario Las tarjetas se utilizan para registrar los bienes materiales. En este sentido, se introduce una nueva columna “Saldo”, que refleja el saldo de fondos de este tipo de valor después del registro del hecho de la vida económica, por lo que cada cuenta contiene tres columnas: ingresos, gastos y saldo. Cada columna se divide en dos columnas: cantidad, importe. El límite de stock (estándar) se indica en el encabezado de la tarjeta; la presencia de un estándar facilita saber si una empresa tiene más de estos fondos de los que necesita y, en caso contrario, en qué medida.
varias columnas Las tarjetas están diseñadas para registrar los hechos de la vida económica, destacando sus componentes en columnas. En particular, en los casos en que un hecho se refleja en cantidades complejas, es decir fijo, por ejemplo, pago de diversos gastos de la empresa.
Los medios informáticos se diferencian técnicamente y no colocan los datos en papel, sino, por regla general, en medios magnéticos; sus características dictan el orden de disposición de la información contable.
El correcto reflejo de las transacciones comerciales en los registros contables lo garantizan las personas que los redactaron y firmaron.
Al almacenar registros contables, deben protegerse de correcciones no autorizadas. La corrección de un error en el registro contable deberá estar justificada y confirmada mediante la firma de quien realizó la corrección, indicando la fecha de la corrección de conformidad con el art. 10 de la Ley Federal "Sobre Contabilidad".
Tipos de registros contables en contabilidad.
Por lo tanto, nos detendremos más solo en las características de un elemento como elegir una forma de contabilidad como conjunto de soportes de información utilizados (registros contables) y reflejo adecuado del proceso contable en ellos.
Los registros contables se utilizan para sistematizar y acumular información contable contenida en los documentos contables primarios aceptados para contabilidad y reflejarla en las cuentas contables de la FHZ.
Se trata de tablas de forma especial diseñadas para la contabilidad basada en documentos primarios. La práctica de organizar la contabilidad se basa en una combinación de varios registros contables. EN Ley Federal“Sobre Contabilidad” proporciona una lista tipos posibles registros contables en forma de soportes de almacenamiento en papel y en computadora, cuyo uso en las organizaciones está determinado por el volumen y los detalles de los objetos que se tienen en cuenta, la naturaleza masiva de las transacciones comerciales, el método de registro y procesamiento de la información, etc.
Para comprender la esencia de los registros contables, se suele clasificarlos según determinadas características, la principal de las cuales es la apariencia. Contenido y naturaleza de los registros.
En apariencia, los registros contables son libros de contabilidad, tarjetas, hojas sueltas y soportes informáticos.
libros de contabilidad
libros de contabilidad - se trata de tablas dispuestas de cierta manera para registrar los hechos de la vida económica (transacciones comerciales) en función de las particularidades de los objetos de observación contable, que deben estar numerados, entrelazados y encuadernados en una carpeta separada; en el reverso de la última página se indica el número de páginas del libro, luego se colocan las firmas del jefe de contabilidad y gerente y el sello de la organización. Los libros, por regla general, se utilizan como registros contables cuando la lista de objetos contables de una organización es insignificante. Sin embargo, para algunos objetos contables (por ejemplo, transacciones en efectivo) todas las organizaciones mantienen registros de las transacciones en libros ( libro de pago). La generalización del movimiento de todos los objetos contables se realiza en el Libro Mayor.
Tarjetas
Tarjetas - Estos son formularios impresos en forma de tabla. Las tarjetas se pueden clasificar fácilmente, son más visuales, cómodas y accesibles de usar que los libros. La apariencia de las tarjetas puede ser diferente, pero los tres tipos más comunes son: contrato, inventario, multicolumna.
Tarjetas de cuenta tienen una forma unilateral, ya que las columnas de débito y crédito están ubicadas una al lado de la otra. Estas tarjetas se utilizan para registrar acuerdos con entidades legales y individuos. La presencia de columnas paralelas de débito y crédito le permite ver claramente el estado de las liquidaciones, es decir. quién debe a quién, por qué y cuánto.
tarjetas de inventario se utilizan para contabilizar los activos materiales. En dichas tarjetas se ingresa la columna “Saldo”, donde se indica el saldo de este tipo de valor luego del registro del hecho de la vida económica (transacción comercial), según la recepción y gasto de este tipo de valor. Estas tarjetas deben contener tres columnas: recibo, gasto y saldo. En este caso, cada columna se divide en dos columnas: cantidad e importe. Contabilizar materiales, materias primas, etc. Dichas tarjetas indican el límite (estándar) de stock, lo que le permite controlar la provisión de estos valores por parte de la organización para un funcionamiento ininterrumpido.
Tarjetas de varias columnas están destinados a contabilizar los costos de producción artículo por artículo (según los elementos de costeo) asociados con la producción de productos, la ejecución de obras y servicios. La totalidad de los datos sobre estos rubros permite calcular el costo de tipos específicos de productos (obras, servicios), ya que estas tarjetas se mantienen para cada tipo de producto producido, trabajo realizado y servicios.
Durante todo el año del informe, las tarjetas se almacenan en cajas especiales. Un conjunto de cartas con propósitos similares se llama fichero. Las tarjetas del fichero están ordenadas según números de cuenta, alfabeto, números de artículos y otras características. El uso de separadores e indicadores especiales (placas de metal que indican las letras del alfabeto, designaciones de cuentas, etc.) facilita su búsqueda rápida. Las tarjetas se utilizan principalmente para el registro contable de cuentas analíticas. Para garantizar la seguridad de las tarjetas, se registran en registros especiales, donde se les asignan números de serie. Esto permite comprobar su presencia y así controlar su seguridad.
Hojas Gratis
sábanas gratis, Al igual que las tarjetas, son formularios con tablas impresas, pero de mayor tamaño y volumen de información reflejada en ellas. EN practica contable Se trata principalmente de declaraciones diversas. Dichos registros contables se utilizan para resumir información homogénea, por ejemplo, depreciación de activos fijos, declaraciones de envío (liberación) de productos, etc. Para controlar la seguridad de este tipo de registros contables, se almacenan en carpetas separadas. El uso de tarjetas y hojas libres como registros contables brinda grandes oportunidades para dividir el trabajo de los trabajadores contables y llenarlos con tecnología informática.
Medios de máquina
Medios de máquina cómo los registros contables colocan los datos no en papel, sino en soportes magnéticos (cintas magnéticas, discos magnéticos, disquetes, etc.). Las características de los medios de almacenamiento informático también dictan el orden de su disposición. Cuando se utilizan medios mecánicos como registros contables, la organización está obligada a realizar copias de dichos registros en papel (así como documentos primarios), incluso a solicitud de las autoridades que ejercen el control de conformidad con la ley. Federación Rusa, juzgados y fiscalías.
Según la naturaleza de los asientos, los registros contables se dividen en cronológicos, sistemáticos y combinados.
Cronológico se denominan registros contables en los que la información sobre transacciones comerciales se registra en el orden secuencial de recepción y procesamiento de los documentos primarios. No existe agrupación de datos registrados en estos registros. Ejemplos de registros cronológicos son un registro de transacciones, un libro de ventas y un libro de compras, donde se registran las facturas, respectivamente, de los productos enviados y los objetos de valor comprados.
Sistemático Se denominan registros contables en los que el registro de transacciones comerciales se agrupa de acuerdo con ciertos criterios (establecidos), por ejemplo, agrupando información directamente en cuentas de contabilidad sintética y analítica. Ejemplos de tales registros son una lista de materiales restantes en un almacén ( hoja de balance), el libro mayor, que resume los totales de todas las cuentas sintéticas.
Las inscripciones en los registros contables cronológicos y sistemáticos deben complementarse entre sí, por lo que la suma de las rotaciones de los registros cronológicos es siempre igual a la suma de las rotaciones de débito o crédito de los registros contables sistemáticos (la llamada regla de Mendes ):
Si se realizan entradas cronológicas y sistemáticas en un registro, dicho registro se denominará conjunto. Ejemplos típicos de este tipo de registros son "Magazine-Main" y muchos almacenes de pedidos. El uso de registros contables combinados le permite realizar Cuentas más visual, al tiempo que se reduce el número de cuentas.
Sintético Se denominan registros en los que todas las transacciones se reflejan de forma generalizada en una medida monetaria. La información sobre transacciones comerciales en estos registros contables se refleja en el contexto de las cuentas sintéticas. Un ejemplo de dicho registro contable es el Libro Principal.
Analítico Se denominan registros contables en los que la información se refleja en cuentas analíticas separadas que detallan el contenido de los registros de una cuenta sintética particular. Las entradas en los registros analíticos deben ser más detalladas que las entradas en los registros sintéticos: se proporciona un texto explicativo y, junto con los de costes, se indican las medidas naturales o laborales, si es necesario.
Actualmente se están generalizando complejo registros contables que combinan contabilidad sintética y analítica, así como registros cronológicos y sistemáticos. Se utilizan, por ejemplo, en la forma de contabilidad por orden de diario. La combinación de contabilidad sintética y analítica garantiza la comparación automática de los resultados de las cuentas sintéticas y analíticas y elimina la necesidad de preparar hojas de facturación para la conciliación de datos.
Generar información confiable y oportuna sobre las actividades de la empresa y brindarla a los usuarios. importante cuenta con una técnica de registro contable. El registro de transacciones comerciales en los registros contables apropiados basados en documentos se denomina contabilizar transacciones. Estos asientos se realizan sobre la base de una cotización (es decir, una indicación de las cuentas debitadas y acreditadas de una transacción comercial).
Para evitar la inscripción repetida de información en el registro contable para el mismo documento, en los documentos se hace una marca correspondiente en la contabilización de la transacción en forma de signo”. A menudo, el documento indica la página del registro contable donde se registró la transacción comercial presentada, documentada por este documento. También es importante colocar marcas en los documentos sobre las transacciones contables para la verificación posterior de la exactitud de las entradas realizadas.
En la práctica contable se utiliza varias maneras cuentas en registros contables. Las anotaciones en los registros contables pueden ser simples o copiadas. La copia de registros se utiliza en los casos en que es necesario tener una impresión o copia del registro.
Las entradas a los registros contables se pueden realizar mediante métodos lineal-posicional y de tablero de ajedrez.
Esencia notación posicional lineal La razón es que las rotaciones de débito y crédito se reflejan en una línea, lo cual es especialmente conveniente para mantener registros de varios tipos de cálculos. El uso de este método de contabilidad garantiza el seguimiento del pago oportuno de las cuentas por cobrar y por pagar.
La ventaja de utilizar el registro posicional lineal es que los registros contables, por regla general, combinan contabilidad sintética y analítica. Esto simplifica la técnica contable y aumenta su confiabilidad.
Principio del ajedrez asientos en los registros contables es que en un momento dado el monto de una transacción comercial se refleja en el registro contable en el débito y crédito de las cuentas correspondientes. Con este método de registro de datos contables, aumenta la visibilidad y se revela el contenido interno de la correspondencia contable. Este orden de registro se utiliza en la construcción de muchos registros (órdenes de revistas) en la forma de contabilidad de orden de diario.
Los registros contables son formularios o tablas de conteo de una determinada forma, destinados a agrupar y registrar datos contables sobre la disponibilidad de fondos y las transacciones realizadas con ellos. Se construyen de acuerdo con el principio de agrupación de datos contables y reflejan información sobre la propiedad de la empresa y las fuentes de su formación. Las empresas que pagan impuesto sobre la renta también deben mantener registros fiscales.
Los datos de estos documentos son necesarios para obtener información sobre la realización de las actividades comerciales de la empresa. Son los registros los que mejor facilitan esta tarea, ya que en ellos se agrupa por contenidos toda la información de carácter económico.
Los registros contables se distinguen por muchas características.
Según su apariencia, los registros contables se dividen en tarjetas (contabilización de fondos, inventario), libros (principal, caja registradora), extractos (contabilización de la depreciación de fondos), computadora y medios digitales (discos, disquetes).
Las tarjetas son formularios divididos en columnas; necesario para crear un índice de tarjetas. Son útiles para agrupar credenciales. Los hay contractuales (por ejemplo, sobre cuentas por cobrar), multigráfico (por ejemplo, costos de producción), inventario (contabilidad de activos fijos), cuantitativo-acumulativo (contabilidad de activos materiales),
Los extractos (u hojas libres) se utilizan para registrar todo tipo de registros, son la base de la contabilidad moderna.
Los libros de contabilidad están numerados y encuadernados en hojas de un solo formato con la firma del jefe de contabilidad. Tienen una estructura bidireccional (débito/crédito).
Según el volumen de información, son analíticas, en las que se llevan registros según cuentas, con breve descripción contenido de las transacciones (contabilidad de activos, tarjetas, extractos, libros); sintético, en el que la contabilidad se lleva en términos monetarios, sin explicarla en el texto (libro mayor); conjunto.
Por estructura, los registros contables se dividen en gráficos paralelos, gráficos secuenciales, diarios-órdenes), gráficos combinados (órdenes, diarios).
Según el orden de grabación, los documentos pueden ser manuales (tarjetas) y mecánicos (ordenador).
Según la naturaleza del registro, los registros contables se dividen en cronológicos (registra las transacciones según el momento en que se realizaron, sin agrupar por cuentas), sistemáticos (agrupados según un determinado sistema, reflejan operaciones de carácter homogéneo: libro mayor, balance de inventario) y combinado (diarios de pedidos).
Por estructura son unilaterales, bilaterales, multigráficos, de tablero de ajedrez y lineales. Las columnas unidireccionales combinan entradas de débito y crédito (tarjetas de cuenta). Los de doble cara tienen dos páginas desplegadas (a la izquierda - débito, a la derecha - crédito), se utilizan para la contabilidad en libros. Los registros multigráficos son necesarios para poder reflejar indicadores adicionales durante el mantenimiento (para la empresa en su conjunto, divisiones, etc.). Ajedrez: refleja el débito de una cuenta, el crédito de otra (revistas, libro mayor). Lineal: muestra cada cuenta analítica en una línea.
Los registros contables deben llevarse con exactitud, sin correcciones ni tachaduras. Los asientos realizados en ellos deben verificarse dos veces comparando datos de registros contables analíticos y sintéticos, ya que sobre ellos se elaboran informes.
La conciliación de datos se puede realizar mediante un método continuo o selectivo. Todos los errores identificados deben corregirse antes de elaborar el informe final. Estados financieros. Los errores detectados se pueden corregir de las siguientes formas: revisión, grabación adicional y números negativos. Se pueden realizar correcciones tanto antes como después del cálculo de los resultados; asegúrese de redactar certificados especiales con la entrada de datos en el Libro Mayor.