Oryginały podstawowych dokumentów księgowych. Przetwarzanie dokumentacji pierwotnej: wymagania, przykład

Cel: Kształtowanie wiedzy ucznia na temat głównych typów Dokumenty księgowe.

Warunkiem stosowania metody dokumentacyjnej jest odzwierciedlenie faktów działalność gospodarcza w dokumentach pierwotnych w momencie ich zlecenia. Dokumentacja księgowa nadaje moc prawną informacjom księgowym.

Do ciągłego odbicia obiektów księgowość Każdą transakcję biznesową należy rejestrować. W tym celu wykorzystuje się element metody rachunkowości – dokumentację.

Dokumentacja jest podstawą rachunkowości i polega na ciągłym, ciągłym odzwierciedlaniu wszystkiego transakcje biznesowe przeprowadzane przez organizację w dokumentach potwierdzających księgowość.

dokument księgowy stanowi pisemne zaświadczenie o faktycznym dokonaniu transakcji gospodarczej lub prawie do jej wykonania.

Dokumenty mają znaczenie prawne i kontrolne. W pierwszym przypadku służą one jako dowód w przypadku sporów między organizacjami i osoby. Prawidłowo i terminowo sporządzone dokumenty mają wartość dowodową w arbitrażu i sądach, stanowią podstawę do kryminalistycznych badań księgowych itp. w drugim przypadku dokumenty wykluczą przypadki kradzieży i będą podstawą do przeprowadzenia audyty, audyty dokumentów i analiza pracy organizacji.

Podstawowe wymagania dotyczące sporządzania dokumentów pierwotnych sformułowane są w art. 9 ustawy „O rachunkowości”, Regulaminu rachunkowości i sprawozdania finansowe w Federacji Rosyjskiej.

Podstawowy dokument księgowy musi zawierać pewne wskaźniki niezbędne do scharakteryzowania i potwierdzenia faktu transakcji biznesowej, które są tzw Detale.

Szczegóły dzielą się na: obowiązkowe i dodatkowe.

Obowiązkowe dane są dodawane do dokumentów księgowych moc prawna. Obejmują one:

Nazwa dokumentu (formularza), kod formularza;

Data sporządzenia dokumentu;

Nazwa firmy;

Pomiar transakcji biznesowych w kategoriach fizycznych i pieniężnych;

Nazwy stanowisk osób odpowiedzialnych za wykonanie transakcji biznesowej i prawidłowość jej wykonania;

Podpisy urzędników.

Dodatkowe Szczegóły zależy od cech odzwierciedlonych transakcji biznesowych i celu dokumentów.

W zależności od charakteru operacji i technologii przetwarzania informacji, w dokumentach podstawowych mogą znajdować się:

Numer dokumentu;

Podstawy przeprowadzenia transakcji gospodarczej;

Adres i numer telefonu organizacji;


Rachunki bieżące organizacji itp.

Podstawowe dokumenty księgowe są akceptowane do rachunkowości, jeżeli zostały sporządzone zgodnie z formą zawartą w albumach ujednoliconych (standardowych) formularzy podstawowej dokumentacji księgowej.

Aby sformalizować transakcje biznesowe, dla których nie przewidziano standardowych formularzy podstawowych dokumentów księgowych, organizacje mogą niezależnie opracowywać i zatwierdzać odpowiednie formularze podstawowych dokumentów pod warunkiem zgodności z ustalonymi wymaganiami.

Dokumenty należy sporządzić terminowo, co do zasady, w momencie zawarcia transakcji, jeżeli nie jest to możliwe, bezpośrednio po jej zakończeniu.

Dokumenty muszą zawierać wszystkie szczegóły odzwierciedlające wiarygodne dane.

Zapisy w dokumentach dokonuje się tuszem, pastą do długopisów, przy użyciu maszyn do pisania i innych środków zapewniających bezpieczeństwo tych akt przez okres ustalony na ich przechowywanie w archiwum. Niedopuszczalne jest sporządzanie notatek ołówkiem. Dokument musi być wypełniony wyraźnie, bez żadnych plam. Wolne linie należy przekreślić. Listę osób upoważnionych do podpisu zatwierdza kierownik organizacji w porozumieniu z głównym księgowym.

Dla prawidłowe użycie w procesie księgowym dokumenty są klasyfikowane według następujących jednorodnych cech: cel; miejsce kompilacji; sposób refleksji; objętość treści operacji.

Według celu dokumenty dzielą się na administracyjne, odciążające (wykonawcze), rejestracja księgowa i kombinacje.

Dokumenty administracyjne zawierać zlecenie (instrukcję) dokonania transakcji handlowej. Przykładowo polecenie przeprowadzenia inwentaryzacji, polecenie zapłaty banku do przelewu Pieniądze a inni nie prowadzą ewidencji księgowej na podstawie dokumentów administracyjnych, gdyż operacja nie została jeszcze zakończona.

Dokumenty pomocnicze (wykonawcze). potwierdzić fakt zawarcia transakcji handlowej. Mogą służyć jako: faktury potwierdzające poniesione wydatki, faktury za otrzymanie przedmiotów wartościowych. Te i podobne dokumenty są sporządzane w momencie transakcji i stanowią podstawę do odzwierciedlenia jej w rachunkach księgowych.

Dokumenty księgowe sporządzane przez pracowników księgowości i stanowią podstawę zapisów na kontach księgowych. Należą do nich: sprawozdania księgowe, różne rodzaje obliczenia ( opłaty amortyzacyjne według środków trwałych, wartości niematerialne i prawne itd.).

Połączone dokumenty- jednocześnie pełnić funkcje charakterystyczne dla dwóch lub więcej typów dokumentów opisanych powyżej. Przykładowo jeden dokument może łączyć funkcje dokumentu administracyjnego i pomocniczego lub funkcje dokumentacji uzupełniającej i księgowej. Połączone obejmują przychodzące i wychodzące zamówienia gotówkowe, wyciągi płacowe dla wynagrodzenie itp. ich zastosowanie zmniejsza ilość ewidencji i ułatwia księgowe przetwarzanie dokumentów.

Według miejsca kompilacji rozróżnia dokumenty wewnętrzne i zewnętrzne.

Domowy uważa się dokumenty sporządzane i służące do sformalizowania transakcji przeprowadzanych w ramach danej organizacji. Należą do nich faktury za wewnętrzne przemieszczanie zapasów, raporty wydatków osoby odpowiedzialne itp.

W drodze rejestrowania transakcji Dokumenty dzielą się na podstawowe i podsumowujące.

W dokumenty pierwotne rejestrują jedną lub więcej transakcji biznesowych bezpośrednio w momencie ich zakończenia lub bezpośrednio po ich zakończeniu. Przykładami dokumentów podstawowych są: czeki na otrzymanie pieniędzy z banku, faktury urlopowe aktywa materialne itd.

Dokumenty podsumowujące zestawiane są na podstawie kilku wcześniej przygotowanych jednolitych dokumentów pierwotnych poprzez grupowanie i podsumowanie ich wskaźników. Dokumentami zbiorczymi są np. raport kasowy (sporządzany na podstawie dokumentów potwierdzających otrzymanie i wydatkowanie pieniędzy), raport towarowy (sporządzany na podstawie dokumentów towarowych). Dokumenty skonsolidowane pozwalają znacząco ograniczyć ilość zapisów księgowych: zamiast zapisów dla każdego dokumentu z osobna, ogólne okablowanie na podstawie wyników zestawienia zbiorczego łączącego dane z dużej liczby dokumentów pierwotnych.

Według objętości treści operacji Dokumenty pierwotne dzielą się na dwie grupy: zbiorcze i jednorazowe.

Dokument jednorazowy sformalizować jedną transakcję w chwili jej zakończenia lub bezpośrednio po jej zakończeniu, np. fakturę za wydanie towaru.

Dokumenty zbiorcze odzwierciedlają jednorodne lub okresowo powtarzające się operacje pewien okres. Przykładem takich dokumentów są karty limitowe itp. W przeciwieństwie do jednorazowych, dokumenty zbiorcze są uwzględniane w księgowości dopiero po ich zaksięgowaniu ostatnia operacja i zsumowanie wszystkich rekordów. Aplikacja dokumenty zbiorcze pozwala ograniczyć ilość dokumentacji i czas jej przygotowania.

Czasami podczas księgowania transakcji pojawiają się błędy. Charakter błędów jest różnorodny: w dokumentach i księgach rachunkowych wpisano błędną treść lub niewłaściwą kwotę; wyniki są obliczane niepoprawnie; błędnie wskazują odpowiednie konta w zapisach księgowych itp.

Aby poprawnie i dokładnie odzwierciedlić wszystkie transakcje w organizacji, konieczne jest szybkie zidentyfikowanie i skorygowanie wszystkich popełnionych błędów konta błędy.

Przed zakończeniem raportowania należy poprawić błędy.

Naprawianie błędów konta przeprowadzane w następujący sposób: korekta, dodatkowe wpisy, „czerwone odwrócenie”.

Metodę korekcyjną stosuje się w następujących przypadkach:

Błąd nie dotyczy kont korespondencyjnych;

Błędy zostały szybko wykryte i nie miały wpływu na wyniki konta.

Stosowanie Ta metoda zakłada, że ​​błędny tekst lub kwota zostanie przekreślony, a nad przekreślonym wpisany zostanie prawidłowy tekst lub kwota. Poprawione błędy są wyszczególniane i potwierdzane: w dokumentach – podpisami osób, które podpisały dokument; w księgach rachunkowych – podpis osoby dokonującej korekty.

Sposób dodatkowych księgowań stosuje się w przypadkach, gdy rejestry księgowe lub zapisy księgowe wskazują na prawidłową zgodność rachunków, ale kwota transakcji gospodarczej jest zaniżona. Aby skorygować takie błędy, do różnicy między kwotami prawidłowymi i niedoszacowanymi doliczana jest dodatkowa kwota. Wpis księgowy. Księgowy organizacji wystawia zaświadczenie o wysokości popełnionego błędu, które w odniesieniu do dokumentu pierwotnego wskazuje, kiedy i jaki błąd został popełniony. Informacje księgowe służy jako dokument księgowy i podstawa do skorygowania błędu księgowego.

Metoda odwrócenia czerwonego (liczby ujemne) ma zastosowanie w przypadku, gdy zapisy księgowe wskazują na nieprawidłową korespondencję konta. Istota tej metody polega na tym, że początkowo błędne zaksięgowanie powtarza się w korespondencji na tym samym rachunku, ale wpis dokonywany jest czerwonym atramentem. Przy obliczaniu sum w rejestrach księgowych od sumy odejmowane są kwoty zapisane czerwonym atramentem. Tym samym nieprawidłowy wpis zostanie anulowany. Następnie sporządzany jest nowy wpis, odzwierciedlający prawidłową zgodność rachunków i zapisywany w księgach rachunkowych zwykłym atramentem.

Dokumentacja i rachunkowość pierwotna nie mogą zapewnić pełnego odzwierciedlenia w rachunkowości rzeczywisty ruch majątek i źródła jego powstania (możliwe są rozbieżności pomiędzy zapisami księgowymi a rzeczywistymi saldami środków i źródeł). Ponadto zmiany w rachunkowości przeprowadzone przez Ministerstwo Finansów Rosji zgodnie z Programem reform rachunkowości powodują szereg niekonwencjonalnych sytuacji, które pozwalają organizacjom na znaczne odchylenia w danych księgowych i rzeczywistym stanie majątku, co prowadzi do zniekształceń w informacjach księgowych o dostępności obiektów i ich opodatkowaniu. Rozwiązanie tych problemów ułatwia inwentaryzacja, będąca jednym z najważniejszych etapów przygotowania do kompilacji roczny raport potwierdzający prawidłowość danych zawartych w tym dokumencie.

Inwentarz to ustalenie faktycznej dostępności środków i ich źródeł poprzez przeliczenie sald w naturze lub rachunków bieżących. Słowo „inwentarz” pochodzi od łacińskiego „inwentarz” i oznacza sprawdzenie obecności i stanu przedmiotów wartościowych w naturze poprzez liczenie, ważenie, mierzenie itp.

Głównymi celami inwentaryzacji są: mienie faktycznie dostępne organizacji, porównanie faktycznej dostępności z danymi księgowymi i identyfikacja odchyleń, a także potwierdzenie prawidłowości rozliczenia zobowiązań dla wszystkich rodzajów należności, rachunki do zapłaty, inne rodzaje płatności.

Wytyczne dotyczące inwentaryzacji majątku i zobowiązania finansowe(zatwierdzony rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 13 czerwca 1995 r.) ustala procedurę przeprowadzania inwentaryzacji majątku i zobowiązań finansowych organizacji oraz rejestrowania jej wyników. Podczas przeprowadzania inwentaryzacji cały majątek będący własnością organizacji jest liczony i mierzony według jej lokalizacji i osób odpowiedzialnych finansowo. Ponadto wg Instrukcje metodyczne Zapasy podlegają majątkowi, który nie należy do organizacji, ale jest uwzględniony w księgach rachunkowych odpowiedzialne przechowywanie, otrzymane do przetworzenia, a także uwzględnione z jakiegokolwiek powodu.

Lista dokumentów podstawowych:

1. DZIEJE:

Odbiór (przekazanie) podstawowych dokumentów;

Spisanie podstawowych dokumentów;

Odbiór i dostawa obiektów po remoncie;

Odbiór materiałów;

O zidentyfikowanych wadach;

Spis;

Zamienić.

2. WYMAGANIA:

Ustawa-wniosek o wymianę materiałów;

Faktura;

Prośba o udostępnienie materiałów;

Żądanie zapłaty;

Zamówienie-zamówienie.

3. FAKTURY:

Faktura (wymaganie) za ruch wewnętrzny;

Faktura za urlop na boku.

4. STRÓJ:

Za wykonaną pracę;

Do pracy na akord.

5. ZAMÓWIENIA:

Zarządzenie o przyjęciu, przeniesieniu, rozwiązaniu umowy;

O udzieleniu urlopu;

Zamówienie do wysyłki.

6. ZAMÓWIENIA:

Potwierdzenie zamówienia gotówkowego;

Wydatki i zamówienie gotówkowe;

Zamówienie odbioru.

7. KARTY:

Karty liniowe;

Płaca.

8. SPRAWOZDANIA:

Aby otworzyć konto;

O rezygnacji z akcentu.

9. ZAMÓWIENIA:

Polecenie zapłaty;

Bezpłatne polecenie zapłaty;

Żądanie zapłaty-zamówienie.

10. KONTA:

Faktura;

Konto (sprzedawca);

Żądanie zapłaty za konto;

Konto osobiste.

11. PEŁNOMOCNICTWO.

12. RAPORTY:

Raport wstępny;

Raport materiałowy.

13. REJESTRUJE(listy, inwentarz):

Rejestr czeków;

Rejestr niewypłaconych wynagrodzeń;

Rejestr wniosków o płatność;

Rejestr zamówień przychodzących i wychodzących;

Lista zapasów;

Lista zapasów.

KLASYFIKACJA DOKUMENTACJI PODSTAWOWEJ

Według stopnia uogólnienia informacji Według liczby stanowisk księgowych Według czasu przetwarzania
Jeden raz Łączny Jednoliniowe Multilinia Podstawowy Wtórny
Harmonogram obiegu dokumentów
Rodzaje pracy z dokumentem Wykonawcy
Sklep Usługa marketingowa Magazyn V.T. Księgowość ---- Archiwum
1. Wyciąg 2. Wydanie pozwolenia 3. Wydanie materiału 4. Opodatkowanie 5. Weryfikacja dokumentów 6. Przechowywanie dokumentów

W prawo federalne 402-FZ „O rachunkowości” opisuje wszystkie dokumenty księgowe i podstawowe. Są potrzebne głównie do celów podatkowych – jako dokumenty potwierdzające poniesione wydatki i prawidłowość ustalenia podstawy opodatkowania.

Dokumenty źródłowe należy przechowywać przez 4 lata. W tym czasie urząd skarbowy może w każdej chwili zwrócić się do nich o sprawdzenie Ciebie lub Twoich kontrahentów. „Podstawowy” jest również używany w próby w sporach z kontrahentami.

Podstawowe dokumenty księgowe sporządzane są w momencie transakcji biznesowych i wskazują na ich zakończenie. Lista dokumentów towarzyszących konkretnej transakcji może się różnić w zależności od rodzaju transakcji. Przygotowanie wszystkich niezbędnych dokumentów podstawowych jest zwykle przeprowadzane przez dostawcę. Szczególną uwagę należy zwrócić na te dokumenty, które powstają w trakcie transakcji, w których jesteś kupującym, ponieważ są to Twoje wydatki, a zatem to Ty jesteś bardziej zainteresowany przestrzeganiem litery prawa niż Twój dostawca.

Podział dokumentów podstawowych według etapów biznesowych

Wszystkie transakcje można podzielić na 3 etapy:

Etap 1. Zgadzasz się na warunki umowy

Rezultatem będzie:

  • kontrakt;
  • fakturę do zapłaty.

Etap 2. Następuje płatność za transakcję

Potwierdź płatność:

    wyciąg z rachunku bieżącego, jeżeli płatność została dokonana przelewem, poprzez akwizycję lub za pośrednictwem systemów płatności, w których przekazywane są pieniądze z rachunku bieżącego;

  • wpływy pieniężne, paragony do zleceń odbioru gotówki, formularze ścisłe raportowanie- jeżeli płatność została dokonana gotówką. W większości przypadków z tej metody płatności korzystają Twoi pracownicy, gdy pobierają pieniądze na konto. Rozliczenia pomiędzy organizacjami rzadko mają formę gotówkową.

Etap 3. Odbiór towaru lub usługi

Niezbędne jest potwierdzenie faktycznego odbioru towaru i wykonania usługi. Bez tego urząd skarbowy nie pozwoli na zmniejszenie podatku od wydanych pieniędzy. Potwierdzenie odbioru:

  • list przewozowy – dla towarów;
  • dowód sprzedaży – wydawany zazwyczaj wraz z paragonem pieniężnym lub w przypadku sprzedaży produktu przez przedsiębiorcę indywidualnego;
  • zaświadczenie o wykonanej pracy/świadczonych usługach.

Obowiązkowe dokumenty podstawowe

Pomimo zmienności transakcji istnieje lista obowiązkowych dokumentów sporządzanych dla każdego rodzaju transakcji:

  • kontrakt;
  • sprawdzać;
  • ścisłe formularze raportowe, kasa fiskalna, paragon sprzedaży;
  • Faktura;
  • zaświadczenie o wykonanej pracy (wykonanych usługach).

Porozumienie

Podczas przeprowadzania transakcji zostaje zawarta z klientem umowa, która określa wszystkie szczegóły nadchodzących transakcji biznesowych: procedury płatności, wysyłkę towaru, terminy zakończenia pracy czy warunki świadczenia usług.

Umowa reguluje prawa i obowiązki stron. W idealnym przypadku do każdej transakcji powinna być dołączona osobna umowa na dostawę towarów lub świadczenie usług. Jednak przy długotrwałej współpracy i realizacji podobnych operacji można dojść do takiego wniosku ogólne porozumienie. Umowę sporządzono w dwóch egzemplarzach opatrzonych pieczęciami i podpisami każdej ze stron.

Nie jest wymagane w przypadku niektórych transakcji forma pisemna porozumienie. Przykładowo umowa sprzedaży zostaje zawarta z chwilą otrzymania przez kupującego gotówki lub dowodu sprzedaży.

Faktura do zapłaty

Faktura jest umową, na mocy której dostawca ustala cenę za swoje towary lub usługi.

Kupujący akceptuje warunki umowy dokonując stosownej płatności. Forma faktury do zapłaty nie jest ściśle uregulowana, dlatego każda firma ma prawo opracować własną formę tego dokumentu. Na fakturze możesz określić warunki transakcji: warunki, powiadomienie o wpłacie zaliczki, sposób płatności i dostawy itp.

Zgodnie z art. 9-FZ „O rachunkowości” w przypadku tego dokumentu nie jest wymagany podpis dyrektora lub głównego księgowego oraz pieczęć. Nie należy ich jednak zaniedbywać, aby uniknąć pytań ze strony kontrahentów i państwa. Faktura nie pozwala na stawianie żądań dostawcy, a jedynie ustala cenę produktu lub usługi. Jednocześnie kupujący zachowuje prawo do żądania zwrotu pieniędzy w przypadku bezpodstawnego wzbogacenia się dostawcy.

Dokumenty płatnicze: rachunki gotówkowe, ścisłe formularze sprawozdawcze (SSR)

Ta grupa podstawowych dokumentów pozwala potwierdzić fakt zapłaty za zakupiony towar lub usługę.

Dokumenty płatnicze obejmują rachunki sprzedaży i gotówki, sprawozdania finansowe, wnioski o płatność i zamówienia. Kupujący może otrzymać zamówienie z banku płacąc przelewem. W przypadku płatności gotówką kupujący otrzymuje od dostawcy gotówkę lub paragon za towar.

List przewozowy lub dowód sprzedaży

Dowody sprzedaży, jak powiedzieliśmy powyżej, wystawiane są w przypadku sprzedaży towarów osobom fizycznym lub przez same osoby fizyczne.

Faktury służą przede wszystkim osobom prawnym do rejestracji wydania/sprzedaży towarów lub pozycji magazynowych i ich dalszego odbioru przez klienta.

Fakturę należy sporządzić w dwóch egzemplarzach. Pierwszy pozostaje u dostawcy jako dokument potwierdzający fakt przekazania towaru, natomiast drugi egzemplarz przekazywany jest kupującemu.

Dane na fakturze muszą zgadzać się z numerami na fakturze.

Osoba upoważniona odpowiedzialna za wydanie towaru musi złożyć swój podpis i pieczęć organizacji na fakturze. Odbiorca towaru ma także obowiązek podpisać go i poświadczyć pieczęcią na dowodzie dostawy. Dopuszczalne jest użycie podpisu faksowego, jednak musi to zostać odnotowane w umowie.

Certyfikat wykonanych usług (wykonanej pracy)

to dwustronny dokument podstawowy potwierdzający fakt transakcji, koszt i termin wykonania usług lub robót.

Ustawę wystawia wykonawca swojemu klientowi na podstawie wyników świadczenia usług lub wykonanej pracy. Ten podstawowy dokument potwierdza zgodność świadczonych usług (wykonanych prac) z warunkami zawartej umowy.

Faktura

Faktura jest dokumentem niezbędnym wyłącznie do kontroli przepływu podatku VAT. Faktury wystawiane są zwykle w połączeniu z dowodami dostawy lub kwitami. Istnieją faktury za zaliczki.

Ten podstawowy dokument jest ściśle regulowany. Zawiera:

  • informacja o wysokości środków;
  • część tekstury.

Faktura stanowi podstawę do przyjęcia do odliczenia przedstawionych kwot podatku VAT. Każdy przedsiębiorca płacący podatek VAT ma obowiązek go wypisać.

W ostatnim czasie popularnością cieszy się uniwersalny dokument przelewu (UPD). Dokument ten zastępuje parę faktura + faktura lub ustawa + faktura.

Prowadź działalność w wygodnym serwisie internetowym do obliczania wynagrodzeń i wysyłania raportów do Federalnej Służby Podatkowej, Funduszu Emerytalnego i Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Usługa automatycznie generuje dokumenty podstawowe i UPD.

Podstawowe dokumenty księgowe posiadają ważny nie tylko w kwestiach księgowych, ale także dot ustawodawstwo podatkowe, w szczególności ustalenia zakresu obowiązków. Zatem osoba odpowiedzialna za kompilację dokumentacja pierwotna Niezwykle ważne jest poznanie wszystkich niuansów rachunkowości, a ponadto zrozumienie ich klasyfikacji, aby uprościć pracę.

Co to są podstawowe dokumenty księgowe

Za dokumenty pierwotne uważa się te, które rejestrują pewne działania gospodarcze, już wdrożone. Możesz pozostawić wpis w księgowości i wprowadzić go do rejestru tylko wtedy, gdy posiadasz pierwotną dokumentację księgową. Jest uważany za integralną część systemu zarządzania przedsiębiorstwem. Na tej podstawie można śmiało stwierdzić, że pierwotne dokumenty księgowe są dokumentacją potwierdzającą dokonane transakcje, związane z działalnością gospodarczą podmiotu, które przyniosły skutek gospodarczy.

Klasyfikacja

Wszystkie punkty mające wpływ na kwestię dotyczącą przedmiotu podstawowego podlegają przepisom i normom 402-FZ. Przepisy wskazują, że certyfikaty te są potrzebne podczas interakcji struktury podatkowe jako potwierdzenie poprawności obliczeń. Oznacza to, że organy podatkowe nie będą miały żadnych skarg dotyczących procesu ustalania podstawy opodatkowania.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami dokumentacja pierwotna podlega obowiązkowemu przechowywaniu przez 4 lata. W tym okresie organy podatkowe mogą w dowolnym momencie zażądać dokumentów do zbadania i weryfikacji. Ponadto dokumentacja pierwotna często pełni rolę dowodu w postępowaniu sądowym.

Warto zauważyć, że na poziom legislacyjny Konkretne formy dokumentacji pierwotnej nie są ustalone. W tej kwestii podmiot gospodarczy ma możliwość wyboru opcji, która zaspokoi jego potrzeby i będzie dobrą pomocą w dalszej pracy.

Podstawowe dokumenty księgowe: lista

Z reguły pełna lista certyfikatów pełniących podstawowe funkcje pozostaje niezmieniona i jest zatwierdzana na najwyższym poziomie. Obecnie do tej kategorii zaliczają się:

  1. Porozumienie. Określają szczegółowe warunki transakcji, obowiązki stron oraz kwestie finansowe. Ogólnie rzecz biorąc, wskazane są tutaj wszystkie warunki, które są w ten czy inny sposób związane z transakcją. Należy pamiętać, że w przypadku niektórych transakcji pisemna umowa nie jest wymagana. Tym samym od chwili otrzymania przez Kupującego dowodu zakupu transakcję uważa się za zawartą.
  2. Konta. Za pomocą tego typu dokumentów kupujący potwierdza chęć zapłaty za towar (usługi) sprzedającego. Dodatkowo faktury mogą zawierać dodatkowe warunki transakcji i ustalonych konkretnych cen, które sprzedawca ustala dla swoich produktów i usług. Jeżeli z jakiegoś powodu kupujący nie jest zadowolony z przedstawionego mu produktu (usługi), ma on prawo żądać zwrotu środków na podstawie faktury.
  3. Lista rzeczy do spakowania. To pokazuje pełna lista wszystkie przekazywane towary lub materiały. Fakturę należy wystawić w kilku wersjach w zależności od ilości uczestników transakcji.
  4. Akt przyjęcia i przekazania. Jest on sporządzany na podstawie wyników świadczenia usługi jako potwierdzenie, że wynik pracy spełnia wcześniej określone kryteria i jest w pełni zatwierdzony przez stronę otrzymującą.
  5. Paski wypłat. Wyświetlają wszelkie kwestie związane z rozliczeniami płacowymi z zatrudnionym personelem. Ponadto powinny się tu znaleźć wszelkie informacje dotyczące premii, dopłat i innych mechanizmów zachęt finansowych dla pracowników.
  6. Świadectwa odbioru i przekazania nr OS-1. Dokumentacja tego typu służy do ewidencji wszelkich czynności związanych z wejściem lub wyjściem środków trwałych.
  7. Dokumenty gotówkowe, które obejmują przychodzące i wychodzące zlecenia gotówkowe, a ponadto książeczka kasowa. Zawierają informacje dotyczące transakcji finansowych dokonanych w ramach sprzedaży.

Klasyfikacja

Rodzaje dokumentów podstawowych w rachunkowości są dość zróżnicowane i zależą przede wszystkim od konkretnego celu wykorzystania dokumentu w dającej się przewidzieć przyszłości. Jednak najpopularniejszą cechą klasyfikacyjną jest podział dokumentacji pierwotnej na wewnętrzną i zewnętrzną.

Dokument wewnętrzny jest własnością firmy i jest przez nią wydawany w celu rozwiązania określonych kwestii. Jest on opracowany przez specjalistów firmy i ma zastosowanie wyłącznie na obszarze jurysdykcji tej firmy. Do tej kategorii zaliczają się zatem te dokumenty, które są niezbędne do efektywnego prowadzenia działalności gospodarczej w ramach jednej firmy. Jednocześnie, jeśli dokument zostanie otrzymany przez firmę z zewnątrz lub zostanie opracowany przez specjalistów firmy, a następnie przekazany innym osobom prawnym ( Organy podatkowe, klienci itp.), wówczas zostanie uznane za zewnętrzne.

Z kolei dokumenty wewnętrzne również mają swoje własne cechy klasyfikacyjne, które pozwalają na pogrupowanie ich w trzy kategorie:

  1. Administracyjny (organizacyjny). Wskazują informacje, które muszą zostać przekazane do wiedzy pracowników firmy, podziały strukturalne i oddziałów oraz ich menadżerów. Z ich pomocą firma wydaje określone zamówienia, których należy dokładnie przestrzegać. W tej grupie znajdują się różnorodne zamówienia, instrukcje i wiele więcej.
  2. Wykonawczy (odciążający), które początkowo przedstawiają fakty potwierdzające przeprowadzenie określonych operacji gospodarczych i ich zakończenie.
  3. Dokumenty księgowe. Kategoria ta ma charakter ogólny i jest potrzebna do usystematyzowania informacji zawartych w innych opracowaniach i ich dalszego zebrania w jeden dokument.

W pewnych okolicznościach dokumentację można również łączyć. Do tej grupy zaliczają się te dokumenty, które mogą jednocześnie zawierać kluczowe cechy dokumentacji organizacyjnej i pomocniczej. Najbardziej uderzającymi przykładami są różne zamówienia gotówkowe, wymagania, raportowanie z wyprzedzeniem i wiele innych.

Rejestry księgowe i ich klasyfikacja

Dokonując jakiejkolwiek transakcji, przygotowywana jest pierwotna dokumentacja. Po jego całkowitym wypełnieniu wszystkie informacje w nim określone należy powielić w odpowiednim miejscu rejestr księgowy. I jest to swego rodzaju nośnik, który gromadzi podstawowe informacje o transakcji. W oparciu o istotę rejestru można wyróżnić kilka kryteriów klasyfikacyjnych. Na przykład z wyglądu rejestry pojawiają się użytkownikom w postaci książek, prostych arkuszy i kart indeksowych.

W oparciu o mechanizmy prowadzenia rejestru można wyróżnić jeszcze trzy grupy:

  1. Chronologiczny, w którym wszystkie zdarzenia, które miały miejsce, są wskazane ze ścisłym zachowaniem ram czasowych. Oznacza to, że najpierw musisz wskazać te operacje, które miały miejsce wcześniej i tak dalej. Takie rejestry są najbardziej złożone, ponieważ zawierają ogromną ilość informacji i często można pominąć pewne działania.
  2. Systematyczny, w którym początkowo w formularzu wprowadzane są wszystkie transakcje wskaźniki ekonomiczne. Rejestry tego typu odzwierciedlają zatem efekt ekonomiczny dokonanych transakcji gospodarczych oraz analizują wskaźniki wydatków i dochodów. Najbardziej uderzającym przykładem systematycznego rejestru jest księga kasowa.
  3. Łączny, które mają podstawowe cechy zarówno rejestrów systematycznych, jak i chronologicznych.

Treść dokumentacji podstawowej

Wielu użytkowników ma pytania dotyczące tego, co stanowi podstawowe dokumenty księgowe i jakie wymagania się do nich odnoszą. Na poziomie legislacyjnym zapisano kilka przepisów, które stanowią, że w dokumentach pierwszej pary w obowiązkowy pewne informacje muszą być obecne. W szczególności, zgodnie z art. 9 ust. 2 ustawy federalnej nr 402, podstawowa dokumentacja musi zawierać następujące informacje:

  • Tytuł dokumentu;
  • Data przygotowania;
  • informacje o osobie, która sporządziła określony dokument (pełna nazwa przedsiębiorstwa);
  • istotę działalności gospodarczej związanej z tym dokumentem;
  • kalkulacje finansowe dotyczące transakcji;
  • podpisy urzędników odpowiedzialnych za transakcję oraz ich inicjały.

Przykładowy podstawowy dokument księgowy

Zasady sporządzania dokumentów

Ustawodawca ustanawia pewne zasady sporządzania podstawowych dokumentów księgowych. Dlatego jednym z kluczowych wymagań jest dokładność oraz brak błędów gramatycznych, interpunkcyjnych i literówek. Jeśli obsługa podatkowa znajdzie pewne niedociągnięcia, sprawca naruszenia będzie musiał przerobić dokument, a jeśli naruszenie się powtórzy, możesz zostać ukarany karami. Ogólnie rzecz biorąc, w tej kwestii należy zwrócić szczególną uwagę na następujące zalecenia:

  1. Dozwolone jest używanie długopisów i długopisów, specjalnego sprzętu komputerowego i komputerów.
  2. Kompilację można rozpocząć, gdy planowane jest przeprowadzenie określonych transakcji biznesowych, które należy wyświetlić. Jednocześnie w wyjątkowych sytuacjach istnieje możliwość sporządzenia dokumentu już po zakończeniu transakcji.
  3. Wszystkie dane obliczeniowe muszą być przedstawione zarówno w formie numerycznej, jak i pisemnej. Dlatego obok każdego numeru powinien znajdować się podpis.
  4. Niezwykle ważne jest wypełnienie wszystkich danych wskazanych w formularzu. Jeśli z jakiegoś powodu nie ma informacji, nie możesz zostawić pustej linii. Powinna pojawić się w nim myślnik.

Jeśli nie zastosujesz się do tych zaleceń, możesz napotkać znaczne trudności. Tym samym, jeśli podczas kontroli służba podatkowa uzna dokument za nieprawidłowy, pojawią się wątpliwości co do prawidłowości dokonanych obliczeń i ustalenia podstawy opodatkowania.

Jeśli z jakiegoś powodu konieczne jest dokonanie pewnych korekt, pod żadnym pozorem nie należy stosować korektorów i cieniowania, ponieważ są one niedopuszczalne. Korekty można dokonać w następujący sposób:

  1. Korekcja konturu. Jeżeli wskazano nieprawidłowe informacje, należy je przekreślić cienką linią, a obok należy podać prawidłowe informacje. Jednocześnie w miejscu każdej takiej korekty musi znajdować się przypis. „Poprawiona wiara” ze wskazaniem daty korekty i podpisu urzędnik, który dokonał edycji. Zwracamy jednak uwagę, że w przypadku dokumentów wykazujących otrzymanie i wydatkowanie środków, metoda ta będzie niewłaściwa.
  2. Dodatkowy wpis. Metodę tę stosuje się w sytuacjach, gdy łączne wartości transakcji realizowane są przy znacznie obniżonych wskaźnikach. Aby nie komponować dokumentu w nowy sposób, możesz to zrobić dodatkowe wpisy za brakujące kwoty w okresie bieżącym lub następnym.
  3. Odwrócenie. Błędny wpis korygowany jest za pomocą wartości ujemnych. Wszystkie nieprawidłowe informacje są powtórzone czerwonym atramentem, a obok nich wskazano prawidłowe wpisy.

Raport pierwotny można sporządzić zarówno w formie pisemnej, jak i elektronicznej. Ostatnio wiele firm powiela informacje i kompiluje zarówno papierowe, jak i wersje elektroniczne. Te pierwsze są następnie wykorzystywane do celów wewnętrznych, ale kopie elektroniczne są na żądanie przekazywane do weryfikacji Federalnej Służbie Podatkowej.

Można wyciągnąć kilka wniosków. Państwo nie zatwierdza żadnych obowiązkowych formularzy dokumentacji pierwotnej, co daje podmiotom gospodarczym prawo do samodzielnego określenia formy dokumentu, który będzie w przyszłości stosowany w praktyce. Niezwłocznie po rejestracji dokumentu wszystkie dane z niego muszą zostać przekazane do rejestru księgowego.

Rachunkowość to naukowo zorganizowany system przeznaczony do gromadzenia, przetwarzania, rejestrowania i analizowania informacji wykorzystywanych w działalności finansowej i gospodarczej. Rachunkowość odzwierciedla transakcje biznesowe wyrażone w kategoriach pieniężnych.

Krótko o rachunkowości możemy powiedzieć: „Wszystko ma swoją cenę!” Wszelkie transakcje zakupu i sprzedaży towarów i usług, stosunek umowny między partnerami, dostawcami i klientami, stosunki pracy związane z godzinami pracy i płacami - wszystko można sprowadzić do pieniężnego „mianownika”.

Za pomocą rachunkowości odzwierciedla się realizację różnych transakcji biznesowych, co odzwierciedla działalność każdego przedsiębiorstwa, niezależnie od formy własności i rodzaju działalności.

Całość danych księgowych pozwala nam określić ostateczny wynik wyniki finansowe pracy, przeprowadzić analizę i określić perspektywy dalszej pracy w celu poprawy wskaźników wydajności.

Podstawowa dokumentacja w rachunkowości: co to jest?

Podstawową dokumentacją w rachunkowości jest podstawa rachunkowości. Jeśli wizualnie wyobrażasz sobie system księgowy jako rozłożyste drzewo o gęstych liściach, wówczas liście są głównymi dokumentami księgowymi.

Liście zbiera się w „gałęzie” - rejestry, z których powstaje potężna „korona” drzewa - syntetyczne rozliczanie rachunków księgowych, a potężna zielona korona jest kluczem do kwitnącego drzewa, te. prawidłowe i pełne prowadzenie księgowości przedsiębiorstwa.

W jakiej kolejności się to odbywa, dowiesz się w naszej nowej publikacji pod linkiem.


Próbka podstawowego dokumentu księgowego - karta czasu pracy.

Co jest podstawowym dokumentem w rachunkowości?

Podstawowym dokumentem jest standardowy formularz określonej próby, wypełniony zgodnie z wymogami rachunkowości, zalecenia metodologiczne organy statystyczne, podatkowe, ubezpieczeniowe, bankowe i inne.

Zatwierdzone są standardowe formularze dokumentów pierwotnych organy rządowe Statystyka. Ministerstwa i departamenty zatwierdzają różne wąsko ukierunkowane dokumenty według rodzaju działalności.

Dokumenty podstawowe są niezbędne do rejestracji transakcji biznesowych; potwierdzają realizację transakcji kupna-sprzedaży, najmu, otrzymania i wydania pieniędzy, płatności na rzecz dostawców. Podstawowe dokumenty są podstawą rachunkowości w organizacji.

Korekty w dokumentach pierwotnych

1. Jeżeli nie jest to ścisły formularz sprawozdawczy, dokument należy przepisać poprawnie, a uszkodzony dokument zniszczyć.

2. Przekreśl formularz ścisłego raportowania czerwoną ukośną linią od jednego rogu arkusza do drugiego i zaznacz wpis jako „anulowany”. Nie niszcz uszkodzonej formy.

Dokumenty są punktem wyjścia księgowości.

Dokumentacja księgowa jest częścią systemu dokumentacji zarządczej organizacji zgodnie z Ogólnorosyjskim Klasyfikatorem Dokumentacji Zarządczej (OKUD), zatwierdzonym dekretem Państwowego Standardu Rosji z dnia 30 grudnia 1993 r. Nr 299.

Dokumenty księgowe można podzielić na trzy poziomy: podstawową dokumentację księgową, rejestry księgowe i sprawozdawczą dokumentację księgową.

Skupmy się na podstawowej dokumentacji księgowej. Są to dokumenty rejestrujące fakty dotyczące transakcji biznesowej. Podstawowy dokument księgowy musi zostać sporządzony w momencie zawarcia transakcji, a jeżeli nie jest to możliwe, niezwłocznie po jej zakończeniu.

Przykładowe formularze dokumentów są zatwierdzane przez agencje rządowe. Takie formy dokumentów nazywane są standardowymi lub ujednoliconymi.

Dokumenty księgowe są klasyfikowane według kilku kryteriów:

    Według celu:

    Administracyjny. Na przykład: Zamówienia na polityka rachunkowości

    , o udzielenie urlopu, o dokonanie inwentaryzacji itp.

    Odciążający (wykonawczy). Na przykład: przychodzące i wychodzące zamówienia gotówkowe, faktury za towary i transport, faktury, akty, faktury itp. Faktura stanowi załącznik do listu przewozowego. Zestawione w interesie urzędu skarbowego

    Dokumenty księgowe. Na przykład: odcinki wypłat, kalkulacja wynagrodzenia urlopowego, kalkulacja czasowych rent inwalidzkich, kalkulacja amortyzacji i inne.

    Dokumenty łączone – zawierają oba elementy. Na przykład wpływy gotówkowe.

    Według miejsca kompilacji:

    wewnętrzny.

    Np. faktura za ruch wewnętrzny, PKO, RKO, akty.

    podstawowy. Np.: PKO, RKO, TTN, akty, faktury.

    streszczenie. Na przykład: raport kasowy, raport towarowy, raport zaliczkowy, raport materiałowy.

    Według kolejności użycia;

    jeden raz Np.: PKO, RKO, ustawy.

    łączny.

Na przykład: arkusz codziennych odbiorów, karta limitu odbiorów.

2.2. Szczegóły dokumentów księgowych

Dokumenty składają się z poszczególnych wskaźników, które nazywane są szczegółami (od łacińskiego słowa „wymagany, konieczny”).

Zbiór szczegółów dokumentu określa jego formę.

Aby dokument spełniał swoją funkcję, musi być sporządzony według wzoru przyjętego dla tej kategorii dokumentów.

    W każdym razie dokument musi zawierać następujące obowiązkowe dane:

    Nazwa dokumentu (formularz)

    Kod formularza

    Data przygotowania

    Nazwa organizacji, która sporządziła dokument

    Liczniki transakcji biznesowych Nazwiska i stanowiska Odpowiedzialne osoby

, ich osobiste podpisy.

Jeżeli dokument jest dokumentem zewnętrznym, oprócz podpisów osobistych na dokumencie należy umieścić okrągłą pieczęć organizacji. Dokument elektroniczny zawiera te same informacje, co dokument papierowy. Treść dokumentu elektronicznego można przeglądać na ekranie komputera. Dokument elektroniczny

można wydrukować na papierze. Dokument elektroniczny można zreprodukować w ogromnej liczbie całkowicie identycznych kopii i można go błyskawicznie przesłać na inny komputer w dowolne miejsce na świecie za pomocą poczty elektronicznej.

Ale dokument elektroniczny jest łatwiejszy do sfałszowania niż papierowy, chyba że zastosujesz specjalne środki bezpieczeństwa.

Można rozwiązać problemy ochrony przed fałszowaniem dokumentów elektronicznych. W Rosji, podobnie jak w wielu innych krajach świata, przyjęto ustawę o podpisach elektronicznych, mającą na celu rozwiązanie tego problemu.

Dokumenty elektroniczne są już powszechnie stosowane w komunikacji przedsiębiorstw z bankami i organami podatkowymi.

Wszystkie dokumenty w dziale księgowości są dokładnie sprawdzane z trzech stron: prawnej, rejestracyjnej i arytmetycznej.

Zweryfikowane dokumenty są rejestrowane w dzienniku rejestracji dokumentów. Dokonywanie korekt kas fiskalnych i dokumenty bankowe

Obecnie szczególną uwagę zwraca się na ujednolicenie i standaryzację dokumentów. Ujednolicenie dokumentów polega na opracowaniu ujednoliconej formy rosyjskich dokumentów do rejestracji jednorodnych transakcji biznesowych w różnych organizacjach. W Rosji ujednolicono formy dokumentów gotówkowych, dokumentów bankowych itp.

Są obowiązkowe we wszystkich obszarach działalności. Oprócz ujednolicenia ważna jest standaryzacja dokumentów. Standaryzacja polega na ustaleniu identycznych standardowych rozmiarów standardowych formularzy dokumentów. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych ważne jest zapewnienie racjonalnego obiegu dokumentów, tj. optymalny system generowania dokumentów księgowych, przyjmowania ich do rozliczeń, przemieszczania po przedsiębiorstwie, ich bieżącego przechowywania i przekazywania do archiwum. Zapewnia to wysoki stopień wiarygodności księgowości przy minimalnych nakładach czasu i pieniędzy.