Инкассация - это услуга по сбору и перевозке денежных средств, предоставляемая банком или специализированной организацией. Инкассация выполняется лицами с соответствующей профессиональной подготовкой, занимающими должность инкассатора. В роли заказчиков услуги инкассации выступают юридические лица - банки, магазины, заведения общественного питания и сферы обслуживания, и другие организации, ведущие кассовый учет и имеющие дневную выручку. В России существует государственная компания «Росинкас», которая относится к ЦБ РФ и оказывает инкассаторские услуги банкам и финучреждениям.
Инкассация денежных средств
Использование услуг инкассаторов позволяет обеспечить безопасность при передаче наличных денежных средств и иных ценностей в банк. Однако для многих организаций создание собственной инкассаторской службы не рентабельно, поэтому в большинстве случаев договор на инкассаторское обслуживание заключается с банком или специализированной лицензированной инкассаторской службой. Также инкассаторские услуги могут оказывать службы по перевозке ценных грузов с соответствующей лицензией. Инкассация денежных средств накладывает на инкассаторскую бригаду материальную ответственность, степень которой определяется в договоре о материальной ответственности.
Инкассация в банке
Инкассационное обслуживание или инкассация в банке - это услуга, которая позволяет просто, быстро и безопасно сдавать выручку в банк. В рамках данной услуги банковские инкассаторы забирают наличность, пересчитывают ее, привозят в банк и зачисляют на расчетный счет организации-заказчика. Кроме забора выручки из кассы инкассаторы также могут осуществлять кассовое и техническое обслуживание терминалов и банкоматов. В рамках инкассационного обслуживания банковские инкассаторы могут также доставлять необходимые суммы наличности в организацию - например, для выдачи заработной платы.
Услуги инкассации
Договор на услуги инкассации может подразумевать не только перевозку непосредственно наличных денежных средств из организации клиента (офиса, магазина) в банк. Инкассаторы могут выполнять также следующие операции:
- перевозка материальных ценностей в банк (драгметаллы, драгоценные камни, банковские , ценные бумаги);
- перевозка важных документов, наличности и материальных ценностей между структурными подразделениями;
- перевозка и единовременный обмен наличности на банкноты/монеты другого номинала;
- доставка наличных денежных средств в кассу организации;
- прием и зачисление денежных средств на счет клиента.
Организация инкассации
Перед началом оказания инкассационных услуг организация и компания, предоставляющая услуги, заключают договор, в котором прописывается ответственность сторон. На данном этапе также составляется и согласовывается график проведения и условия организации инкассации. По договору компания-заказчик обязана обеспечить свободный, безопасный и освещенный доступ в помещение, в котором проводится изъятие денег и ценностей. Перед началом процедуры инкассатор в обязательном порядке должен предъявить свое служебное удостоверение. Перевозка осуществляется в специальных опломбированных сумках на бронированных служебных автомобилях.
Инкассация денежных средств - что это такое? Наверное, многие задаются этим вопросом. Данная статья поможет во всем разобраться. Для начала следует дать определение представленного термина. Итак, это процедура сбора и последующего перевоза наличной валюты как между различными организациями, так и между подразделениями одной. Помимо этого, инкассация денежных средств подразумевает перемещение любых ценностей. Например, важных документов, драгоценных металлов, и многого другого.
Порядок проведения
Поскольку инкассация векселей, платежных и расчетных документов, так же как и прочие банковские процедуры, является то предварительно необходимо оформление некоторых бумаг. Для начала заключается договор между организацией, предоставляющей инкассаторские услуги, и фирмой, которой они необходимы. Однако не стоит ограничиваться только юридическими лицами, поскольку существуют ситуации, в которых инкассация денежных средств для физических лиц также востребована.
Важно помнить, что организации по предоставлению подобных услуг тесно сотрудничают с банками, которые, в свою очередь, ежемесячно оформляют номерные явочные карточки. В них подробно указываются: наименование, контактные данные, адрес и время работы организации, номера закрепленных за ними сумок, а также время и периодичность заезда инкассаторов. Конечно же, последние из перечисленных данных определяются в соответствии с объемом перевозимых ассигнаций. Каждой порожней сумке, участвующей в описываемом процессе, присваивается собственный номер. Затем руководитель инкассаторской службы согласует с обслуживаемой организацией время прибытия специализированных машин.
Все необходимое
Конечно же, процесс под названием «инкассация денежных средств» требует соблюдения многих правил, одним из которых является не только получение порожней сумки, но и оформление сопутствующих документов. Итак, список всего необходимого, выдаваемого сотруднику перед выездом, выглядит следующим образом: специализированная емкость, обозначенная индивидуальным номером, ключи, штамп, явочные карточки, а также доверенности на перевозку валютных средств или иных ценностей.
Действия по прибытии
Нормативными актами прописана последовательность действий, которые обязан произвести уполномоченный сотрудник, доставленный на место оказания искомых услуг. Для начала кассир обязан проверить документы, удостоверяющие личность прибывшего лица, доверенность на перевозку, явочную карту, а также принять новую порожнюю сумку, закрепленную за данной компанией. И, в свою очередь, предоставить образец пломбы и заполненную ассигнациями сумку, не забыть при этом приложить соответствующую накладную и квитанцию. Помимо этого, в входит составление документа, где указываются все проведенные операции. Затем ведомость и заполненный реестр проверяются на соответствие заявленных сумм, и бумаги вкладываются в сумку с наличностью. Следующим пунктом, который включает процесс под названием «инкассация денежных средств», можно считать процедуру опломбирования. В присутствии кассира необходимо проверить целостность как поставленной пломбы, так и сумки, а также недоступность к находящемуся внутри содержимому. Сотрудник обслуживаемой организации заполняет явочную карточку, после чего уполномоченное лицо сверяет номера на ней, в квитанции и в накладной. В том случае, если при заполнении явочной карточки кассиром была допущена ошибка, то ее необходимо сразу же исправить на верную запись. Это действие должно быть совершено одним и тем же сотрудником. Правильность новой отметки заверяется подписью кассира.
Важные условия
В процессе приема сумки с денежными средствами и всеми сопутствующими документами инкассатор подписывает квитанцию, заверяет ее штампом организации и прописывает дату, после чего возвращает ее кассиру. Однако возможны случаи, когда работник обслуживающего учреждения находит различные нарушения. Важно отметить, что отступлением от предписанных правил являются не только дефекты сумки и опломбирования, но и неверное составление препроводительной ведомости к ней. Сразу возникает вопрос: что же делать в такой ситуации? Инкассация денежных средств будет успешно завершена, если найденные дефекты можно устранить в присутствии уполномоченного лица, не нарушая при этом графика его работы. В том случае, если произвести действия по устранению нарушений в кратчайшие сроки не представляется возможным, то прием сумки не производится. Следовательно, инкассация денежных средств (в магазине, например) осуществляется при последующем посещении обслуживающей организации. Конечно же, необходимо не забыть поставить соответствующую отметку в графе «повторные заезды» явочного листа.
Прием сумки в банке
Данная процедура имеет некоторые характерные отличия и считается более сложной, чем получение денежных ассигнаций и прочих материальных ценностей инкассаторской службой. Для начала необходимо отметить порядок действий, производимых структуры. Он обязан проверить соответствие внесенных записей во всех прилагаемых документах: накладной, явочной карточке или квитанции, а также внимательно осмотреть сумку на наличие повреждений (таких как заплатки, разрывы ткани, наружные швы, разрывы обвязки или появление там узелков), выявить дефективность пломб и замков. После этого следует произвести сверку номеров, указанных на сумке и на сопутствующих документах.
Нарушения на данном этапе
Если сотрудником банковской службы выявляются несоответствия в сопроводительных бумагах, то делается пометка в графе примечаний журнала проверки, который в дальнейшем визируется как принимающей, так и сдающей стороной. В том случае, если на сумке обнаруживаются какие-либо следы повреждений, то она подлежит вскрытию с последующим пересчетом содержимого (поштучного или полистного). Выявление недостачи или излишка фиксируется в акте вскрытия. Туда также заносятся наименование и реквизиты организации, дата и причина вскрытия, а также должности, фамилии и инициалы работников, производивших вскрытие и присутствовавших при нем, сведения о помещении, где была проведена данная процедура.
Инкассация денежных средств: проводки
Поскольку вышеописанная процедура подпадает под категорию бухгалтерского учета, то необходимо оформить где будет использован счет 57 «Переводы в пути». Это считается удобным как для организаций, так и для самих инкассаторов. Рассмотрим следующий пример. Организации необходимо передать сумму в 700 тыс. у. е. в банк для последующего зачисления на некоторый Комиссия составляет 0,2% от полученной величины.
Таким образом, инкассация денежных средств наглядно представлена в вышеизложенной таблице.
Сегодня уже никого не удивляют на улицах автомобили с зелеными полосами. Все прекрасно знают, что это — инкассаторские автомобили, в которых перевозят деньги и различные материальные ценности.
Необходимость в перевозке, доставке денежных средств до места хранения возникла одновременно с появлением денежных знаков. На Руси зародки инкассации появились в конце IX века, когда князь и бояре выделяли вооруженную охрану из своей рати для торговых караванов, которые обеспечивали защиту от грабителей.
С ростом экономики и различных учреждений появились необходимость сбора наличных денежных средств и их перевозка. Так возникли специфические функции – инкассация, а вмести с ними и профессия инкассатора. Инкассация в дословном переводе с итальянского языка (incassare) – класть в ящик. В данное время под термином инкассация подразумевается сбор, доставка денежной массы и других материальных ценностей в отделения банков и в места их хранения. На просторах бывшего Советского Союза инкассация возникла как самостоятельный орган в 1 августа 1939 года при госбанке СССР.
Сегодня, в наиболее распространенном понимании, инкассация подразумевает под собою упорядоченную в соответствии с законами и нормативными актами государства сдачу и прием денежной массы различными предприятиями, организациями, их структурными подразделениями и финансовыми учреждениями. Инкассация так же обеспечивает транспортировку и доставку валютных ценностей, ценных бумаг, выемку наличности с платежных терминалов, загрузку и выгрузку банкоматов, перевозку любых, всевозможных материальных ценностей.
Инкассатор – это человек, который соответствует требованиям и критериям профессионального отбора. Так инкассатором может стать гражданин, который достиг 21 года. Образование не ниже среднего, имеет прекрасную физическую форму и стойкую уравновешенную психику, не имеет судимостей.
Инкассация — это довольно сложный комплекс мероприятий, связанных с организацией мероприятий, которые разрабатывается самостоятельно подразделением инкассации с учетом требований клиентов, внутренних инструкций и законодательством. Основным требованием является сохранность перевозимых материальных средств и безопасность проведения всех мероприятий связанных с инкассацией.
Услуги инкассации осуществляются на платной основе, согласно договору. Главным, обязательным субъектом инкассации выступает банк или другое финансовое учреждение. Банк может самостоятельно организовывать все виды инкассаторских услуг с помощью своего самостоятельного подразделения – инкассации, а также пользоваться этими услугам других банков.
Инкассация наличных денежных средств является самой распространенной услугой. Инкассация проходит несколько этапов, таких как подготовка денежных средств к инкассации, подготовка сопроводительных документов, сдача наличности уполномоченному лицу, органу. Транспортировка в банковское учреждение, прием наличности банком, зачисление сданной сумы на определенный банковский счет. Банк осуществляет пересчет денежных средств, осуществляет контроль и проверку с соответствием с сопроводительными документами, а так же проверяет подлинность банкнот, монет и их платежеспособность.
Как проходит инкассация?
Перед тем как начать инкассацию субъекты заключают между собою договор, в котором прорисуется все ответственности сторон и материальное вознаграждение за проведенные операции, так же в договоре указывается график заезда инкассации. Инкассатор приезжает на инкассируемый объект в установленное время. Перед входом в кассовый узел или другое закрытое отдельное помещение, специально предусмотренное для проведения инкассации, инкассатор предъявляет кассиру свое служебное удостоверение. Данные удостоверения сверяют со списком инкассаторов и только после этого предоставляют доступ в специально предусмотренное помещение. Уполномоченное лицо предоставляет инкассатору сопроводительные документы в опломбированной инкассаторской сумке в двух экземплярах, третий экземпляр сопроводительного документа находится в инкассаторской сумке. Инкассатор на документах проставляет свои реквизиты и ставит подпись и печать подразделения инкассации. Инкассатор так же дает кассиру явочную карту, в которой кассир ставит число, время, сумму инкассируемых средств и подпись.
Принимая опломбированную инкассаторскую сумку или мешок, инкассатор проверяет ее целостность пломбу и оттиск пломбиратор сверяет его с образцом оттисков пломбиратором. Образцы оттисков пломбиратором должны находиться в кассе субъекта инкассации. Про инкассирование средства передаются в кассу финансового учреждения, где так же проверяют целостность сумок и пломб, составляют журнал (акт) принятых сумок от инкассаторов.
Сегодня все чаше начинают использовать одноразовые инкассаторские пакеты, которые имеют повышенную защиту от несанкционированного открытия, а также в практику начинают входить сканирующие устройства, которые считывают информацию с инкассаторского пакета и передают ее на отдел инкассации и кассы банка.
Как перевозятся материальные ценности?
Перевозка материальных ценностей осуществляется согласно нормативно-правовых актов, договора между субъектом и подразделением инкассации.
На основании договора отдел (сектор, подразделение) инкассации принимает заявку на перевозку материальных ценностей. Отделом инкассации выписывается доверенность на старшего бригады инкассации, на основании которой бригада инкассации получает материальные ценности. В доверенности прописывается личные данные инкассаторов бригады, вид материальных ценностей, начальный и конечный пункт доставки. По прибытию в пункт получения материальных ценностей инкассация сдает доверенность в кассу субъекта, получает описи материальных ценностей в трех экземплярах, согласно которых проверяют и пересчитывают полученные ценности. Материальные средства упаковываются в инкассаторские мешки, на описях проставляются подписи членов бригады инкассации, которые подтверждают получение ценностей, и первый экземпляр описи остается в кассе субъекта, который передает ценности инкассаторам. Второй и третий экземпляр забирают инкассаторы.
Доставив ценности в кассу назначения, инкассаторы передают описи и материальные ценности материально ответственным лицам, где их проверяют согласно описи. Описи заполняются кассирами, получившими ценности. Инкассаторы проставляют свои подписи, которые подтверждают сдачу материальных средств в пункт назначения. Материально ответственные лица за принятие ценностей проставляют свои подписи и личные данные в подтверждения принятия ценностей в полном объеме. Если есть нарушения или недостача доставляемых материальных ценностей, то составляется акт при всех материально ответственных лицах, на место вызывается служба безопасности учреждения и правоохранительные органы. Которые согласно закону имеют право проводить следственные действия.
Во время перевозки материальных ценностей и инкассации в последнее время используются только бронированные специальные автомобили, которые гарантируют безопасность жизни и здоровью инкассаторов и сохранность материальных средств при нападении.
Все предприятия, независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности, обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. Такое правило установлено Порядком ведения кассовых операций в РФ №40 . В своих кассах наличные средства можно хранить только в пределах лимитов, установленных по согласованию с обслуживающим банком. Заключение договора на инкассацию является одним из способов своевременного зачисления денег на расчетный счет предприятия.
Нахождение в кассе сверхлимитной денежной наличности является основанием для привлечения предприятия к административной ответственности в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ и для наложения штрафа:
- - на должностных лиц - от 4 000 до 5 000 руб.;
- - на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.
Согласно п. 2.4 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ № 14-П порядок и сроки сдачи наличности устанавливаются по согласованию с обслуживающим банком. При этом могут определяться следующие сроки для предприятий:
- - расположенных в населенном пункте, где имеются учреждения банков или отделения связи, - ежедневно в день поступления денег в кассы;
- - которые из-за специфики своей деятельности и режима работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы у учреждения банка не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства в банк или отделения связи, - на следующий день;
- - расположенных в населенном пункте, где нет учреждений банков или отделений связи, а также находящихся от них на отдаленном расстоянии, - 1 раз в несколько дней.
Большинство предприятий торговли заканчивают работу ближе к полуночи, когда банки и отделения связи уже не работают. Порядок, согласно которому выручка сдается на следующий день, не выход. Так как в связи с тем, что деньги остаются в кассе на ночь, существует риск их кражи. Да и доставка денег в банк собственными силами связана с большими затратами, в том числе и временными. Поэтому положительную роль играет заключение с банком договора на инкассацию.
Порядок инкассации денежных средств регулируется Положением № 318-П. При этом все необходимые условия, которые должны выполнять банк и предприятия торговли, прописываются в договоре. Как правило, банки выдвигают требование обеспечить наличие свободных и освещенных подъездных путей, входов, изолированного и запираемого изнутри помещения для приема ценностей инкассаторами. Также для банка желательно, чтобы было обеспечено визуальное наблюдение за инкассаторами (или их сопровождение) при следовании с сумками от помещения, где деньги были ими получены, до момента посадки в автомобиль.
В кредитное учреждение необходимо представить для заверения образцы оттисков пломб, которыми будут опломбироваться сумки с ценностями. Банк, в свою очередь, закрепляет за своим клиентом необходимое количество инкассаторских сумок, каждой из которых присваивается индивидуальный номер (п. 9.2 Положения № 318-П). Данные сумки являются собственностью банка и при расторжении договора подлежат возврату. Ежемесячно на каждую инкассируемую организацию оформляются явочные карточки по форме 0402303 (п. 9.1 Положения № 318-П).
Обязанностью предприятия торговли являются своевременная (до приезда инкассатора) упаковка денег в сумки и правильное оформление сопроводительных документов к ней. Инкассатор, прибывший за деньгами, должен предъявить кассовому работнику предприятия торговли документы, удостоверяющие его личность, доверенности на перевозку наличных денег и их инкассацию, порожнюю сумку и явочную карточку (п. 9.5, 9.6 Положения № 318-П). Сумку с деньгами, подлежащую передаче инкассатору, кассир формирует и опломбирует таким образом, чтобы ее нельзя было вскрыть без видимых следов нарушения целости сумки и пломбы (п. 4.2 Положения № 318-П). На сумку с деньгами кассир составляет препроводительную ведомость к сумке (по форме 0402300), которая вкладывается им в сумку, накладную к сумке (форма 0402300) и квитанцию к сумке (форма 0402300). Далее кассир предъявляет инкассатору образец пломбы, передает сумку с деньгами, а также накладную и квитанцию к сумке (п. 9.6 Положения № 318-П).
Инкассатор в присутствии кассира проверяет целость сумки и пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной и квитанции. После проверки кассир заполняет явочную карточку. Инкассатор сверяет данную запись с теми, которые указаны в накладной и квитанции (на соответствие сумм денег и номера сумки в этих документах), подписывает квитанцию к сумке, проставляет оттиск штампа, дату приема сумки с деньгами и возвращает ее кассиру (п. 9.7 Положения № 318-П). Если в явочной карточке запись будет внесена неправильно, кассиру следует ее зачеркнуть, сделать новую и заверить своей подписью (п. 9.8 Положения № 318-П). Инкассатор сам в явочной карточке не должен делать никаких записей.
При выявлении нарушения целости сумки или пломбы, неправильного составления накладной сумка не принимается. Эти дефекты и ошибки можно устранить в присутствии инкассатора, если это не нарушит график его работы. В остальных случаях прием сумок с деньгами осуществляется инкассатором при повторном заезде в удобное для него время, о чем в разделе "Повторные заезды" явочной карточки делается соответствующая запись (п. 9.9 Положения № 318-П). Если кассир предприятия торговли отказывается от сдачи сумки с деньгами, в явочной карточке им делается запись "Отказ", указывается причина отказа и заверяется его подписью.
Согласно Инструкции по применению Плана счетов выручка предприятия торговли, внесенная в кассу банка для зачисления на расчетный счет предприятия, но еще не зачисленная по назначению, отражается по дебету счета 57 "Переводы в пути" в корреспонденции с кредитом счета 50 "Касса". Данная запись делается согласно расходному кассовому ордеру (форма КО-2), который, в свою очередь, оформляется на основании квитанции к сумке по форме 0402300 (п. 9.6, 9.7 Положения № 318-П). После получения выписки банка отражается зачисление денег на расчетный счет записью Дебет 51 "Расчетные счета" Кредит 57.
Расходы, связанные с оплатой услуг, оказываемых кредитными организациями, в том числе инкассаторских услуг, учитываются в составе прочих расходов и отражаются на счете 91, субсчет 91-2 "Прочие расходы" (п. 11 ПБУ 10/99 "Расходы организации"). Сумму НДС, предъявленную банком, предприятие принимает к вычету в общеустановленном порядке (п.п. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). В налоговом учете вознаграждение банка за услуги инкассации учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Если кассир банка при пересчете денег в сумке выявит излишек, недостачу денег, в произвольной форме составляется акт пересчета денег в трех экземплярах (п. 4.6 Положения № 318-П). Первый экземпляр акта передается заведующему кассой банка, второй направляется организации, третий - инкассаторским работникам. Заметим, что при обнаружении недостачи в исправной инкассаторской сумке банки ответственности не несут, поскольку осматриваются и вскрываются сумки кассиром банка в соответствии с Положением № 318-П в присутствии контролера. Однако, если инкассатор примет дефектную сумку или произойдет ее утрата, банк несет перед своим клиентом материальную ответственность согласно действующему законодательству в размере суммы утраченных денежных средств.
Выявленную банком сумму недостачи на основании акта пересчета со счета 57 списывают в дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". Кассир, в силу п. 32, 33 Порядка ведения кассовых операций, является материально ответственным лицом и несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за причиненный своими действиями предприятию ущерб. Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не допустима. Данная сумма признается недостачей и взыскивается с кассира (п. 27 Порядка ведения кассовых операций). При этом деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.
Согласно п. 2, 3 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете № 129-ФЗ , п. 27, 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ №34н при выявлении фактов хищения или злоупотребления в кассе необходимо провести ревизию. Недостача взыскивается с виновных лиц в установленном порядке, а излишки денег приходуются и зачисляются на результаты хозяйственной деятельности. При отнесении недостачи на виновных лиц данную сумму со счета 94 списывают в дебет счета 73, субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба". Если деньги вносятся в кассу, операция отражается следующим образом: Дебет 50 Кредит 73-2, если удерживаются из заработной платы кассира - Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 73-2. В соответствии со ст. 248 ТК РФ по распоряжению работодателя с виновного работника можно взыскать сумму причиненного ущерба, не превышающую размер среднего месячного заработка. Это распоряжение может быть сделано не позднее месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. При этом в силу ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%.
В ситуации, когда виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, недостача со счета 94 списывается на финансовые результаты организации - в дебет счета 91, субсчет 91-2 "Прочие расходы". В налоговом учете недостача в целях налогообложения прибыли не учитывается на основании п. 49 ст. 270 НК РФ как иные расходы, не соответствующие критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ.
При выявлении излишков, зачисленных на расчетный счет, делается запись: Дебет 57 Кредит 91, субсчет 91-1 "Прочие доходы". В налоговом учете выявленный излишек наличных денежных средств учитывается в составе внереализационных доходов (п. 20 ст. 250 НК РФ).
Выводы по ГЛАВЕ 1. Денежный оборот складывается из наличных и безналичных денег. Наличные же денежные средства, поступающие в кассы организаций, подлежат сдаче в учреждения банков для последующего зачисления на счета этих организаций. Бухгалтерский учет денежных средств должен осуществляться в строгом соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации с целью обеспечения информацией о наличии и движении денежных средств и денежных документов всех заинтересованных пользователей. Порядок ведения бухгалтерского учета денежных средств действующим законодательством очень подробно регламентирован.
Все предприятия, независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности, обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. В своих кассах наличные средства можно хранить только в пределах лимитов, установленных по согласованию с обслуживающим банком. В результате суммы ежедневной выручки и суммы сверх лимита должны быть сданы в банк на расчетный счет. Заключенный договора на инкассацию является одним из способов своевременного зачисления денег на расчетный счет предприятия.
Проводить инкассирование торговых точек имеют право специализированные службы, банковские охранные подразделения и определенные отделы на предприятиях. С каждой из указанных служб заключается договор на оказание услуг по сбору и транспортировке денежной массы и материальных ценностей.
Инкассаторы не только собирают наличность и транспортируют ее в различные инстанции. Они также имеют право перевозить культурные ценности, ювелирные изделия, секретные документы и драгоценности. Каждый из таких служащих выполняет сбор денежной массы или ценностей, как того требует инструкция проведения инкассации. Наказание за нарушение предписаний очень строгое, начиная от увольнения или большого штрафа и заканчивая уголовной ответственностью. Все зависит от того, какие последствия повлекло нарушение.
При заключении договора со специальной службой или банковской вооруженной охраной, порядок проведения инкассации регулируется действующими нормативами и внутренним распорядком этих учреждений и служб. Уполномоченные подразделения имеют право обслуживать торговые точки клиентов и транспортировать наличность из них в соответствии с регламентными нормами, закрепленными фактическим договором.
Иногда крупными предприятиями допускается самостоятельная организация инкассации денежных средств на своих филиалах и у партнеров, реализующих их продукцию. Для этого создается собственная служба, занимающаяся сбором и транспортировкой наличности. Деятельность на остальных торговых точках, не относящихся к этой организации, запрещается.
Порядок проведения операций инкассации
Процедура сбора наличности начинается с того, что подразделение, выполняющее инкассацию, готовит специальную вместе с частично заполненной препроводительной ведомостью. Затем материалы развозят по предприятиям, согласно маршрутному листу и заключенным договорам.
В указанное время служба инкассации снова посещает торговую точку. Если это небольшой магазин, его работа временно приостанавливается. При инкассации супермаркета прекращать работу нет необходимости, поскольку для подсчета и передачи наличности существует специальное помещение.
Как предписывают правила инкассации денежных средств, в присутствии представителя торговой точки и инкассатора выполняется пересчет и проверка денежной массы на подлинность. После этого сумму фиксируют в препроводительной ведомости, и отправитель предоставляет бланк, уже заполненный к моменту приезда службы. Затем документ визируется подписями и печатью.
Заполненная ведомость вкладывается в инкассаторскую сумку, которая закрывается и опечатывается представителями службы и торговой точки. Все материалы транспортируются в банковское или другое финансовое учреждение.
Как требует инструкция по инкассации денежных средств, представители службы в обязательном порядке должны:
- четко соблюдать график и маршрут передвижения;
- при сборе наличности убедиться в том, что сумма денежной массы соответствует прописанной в ведомости;
- проконтролировать корректное заполнение бланка;
- обеспечить опечатывание инкассаторской сумки с последующей доставкой к месту хранения.
При инкассировании внутренней службой предприятия, процедура отличается от стандартной. На торговой точке наличность не всегда передается по препроводительной ведомости, иногда просто заполняется акт передачи денежных средств. Кроме того, руководство предприятия часто экономит на инкассаторских мешках, и денежную массу транспортируют в мини-сейфах или металлических контейнерах.
Требования к проведению инкассации
Проведение инкассации нередко сопряжено с риском для жизни и здоровья. Поэтому строгое соблюдение всех предписаний иногда спасает от возможного разбойного нападения. Специальные службы не раскрывают всех требований, которые должны выполнять инкассаторы, поскольку эти сведения относятся к разряду служебной информации, недоступной для посторонних.
Существующие требования к инкассации денежных средств распространяются также и на отправителей. Они должны обеспечить:
- свободный подъезд к дверям торговой точки или запасного выхода;
- хорошее освещение у входа, а также внутри, по ходу следования инкассатора;
- отдельное помещение для инкассирования, которое должно запираться изнутри, либо временное прекращение работы магазина, если нет отдельного помещения для кассы;
- свободное продвижение сотрудников службы внутри в сопровождении уполномоченного персонала или представителя службы охраны объекта.
Если вышеперечисленные пункты не выполняются, инкассаторы имеют право отказать в сборе и транспортировке ценностей.
Правила инкассации не регулируются на правительственном уровне. Описанные нормативы основываются на действующем законодательстве, поэтому соблюдение инструкций помогает не только сохранять денежные средства или материальные активы, но жизнь и здоровье работников службы.