Списание литературы в библиотеке после учета. Списание библиотечного фонда

Начиная с 02.06.2013 вступил в силу Порядок учета документов, входящих в библиотечный фонд, утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 08.10.2012 № 1077 (далее -

Порядок № 1077). В статье рассмотрим основные положения по учету в библиотеке поступления и выбытия объектов библиотечного фонда, а также порядок отражения этих операций в бюджетном учете.

Существует два вида учета библиотечного фонда: внутрибиблиотечный и бухгалтерский (бюджетный). В казенных учреждениях одновременно ведется и внутрибиблиотечный, и бухгалтерский учет.

Непосредственно в библиотеке обеспечивается учет, комплектование, хранение и использование документов, входящих в состав библиотечных фондов, в установленном Минкультуры порядке(п. 6 ст. 12 Федерального закона от 29.12.1994 № 78‑ФЗ «О библиотечном деле ). Как было указано выше, в настоящее время действует Порядок № 1077.

Бухгалтерская служба учитывает библиотечный фонд как объекты основных средств на основании первичных учетных регистров, оформленных при поступлении документов в фонд либо их выбытии, в соответствии с инструкциями № 157н и 162н .

Порядок учета документов в библиотеке

К документам библиотечного фонда относятся (разд. III Порядка № 1077 ):

печатные и неопубликованные издания (книги, брошюры, периодические издания, нотные издания и пр.);
аудиовизуальные документы (фонодокументы, видеодокументы, кинодокументы, фотодокументы);
документы на микроформах (микрофильмы и микрофиши);
электронные документы (документы, размещенные на жестком диске компьютера, на внешних технических средствах).

Основными единицами учета документов библиотечного фонда являются экземпляр и название, для газет - годовой комплект и название. Также применяются и дополнительные единицы учета, например метрополка, подшивка, единица памяти данных (для электронных документов).

Учет документов в библиотеке осуществляется в регистрах суммарного и индивидуального учета.

Регистры индивидуального учета - это регистрационная книга, карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов. Допускается также регистрами индивидуального учета считать топографическую опись (каталог), учетный каталог, учетный файл с выходными формами, формируемыми в порядке инвентарных или иных идентификационных номеров документов. Регистры индивидуального учета документов библиотечного фонда содержат реквизиты, идентифицирующие каждый документ с указанием сведений о поступлении документа и о его выбытии из библиотечного фонда (п. 1.5.1 Порядка № 1077 ).

Регистры суммарного учета - это книга суммарного учета библиотечного фонда, листы суммарного учета библиотечного фонда, журнал. Допускаются различные модификации книги суммарного учета. Независимо от вида учетного документа регистры суммарного учета содержат три взаимосвязанные части:

- «Поступление документов в библиотечный фонд»;

- «Выбытие документов из библиотечного фонда»;

- «Итоги движения библиотечного фонда: итоговые данные на конец отчетного периода».

Обобщенные данные отражаются в каждой части регистра суммарного учета. В электронной системе учета эти части интегрируются в единый учетный файл (п. 1.5.2 Порядка № 1077 ).

Необходимо отметить, что формы регистров в Порядке № 1077 не приводятся, а следовательно, их разрабатывают сами учреждения. При этом, напомним, образцы форм есть в утратившей силу Инструкции об учете библиотечного фонда , утвержденной Приказом Минкультуры РФ от 02.12.1998 № 590 . Их можно взять за основу при разработке и утверждении своих внутренних первичных учетных документов (регистров индивидуального и суммарного учета, а также других первичных документов для учета библиотечного фонда).

Поступление документов в библиотеку осуществляется путем покупки, подписки, дарения, пожертвования, поставки обязательного экземпляра и т. д. Документы принимаются к учету на основании первичных учетных документов (накладной от поставщика, акта о приеме документов). Если документы поступают на безвозмездной основе (в результате передачи обязательных экземпляров и т. п.), оформляется акт о приеме документов. Документы, поступающие от читателей взамен утерянных и признанные равноценными утраченным, оформляются актом о приеме документов взамен утерянных.

Прием документов в библиотеку, поступающих в виде дара от юридических и физических лиц с указанием назначения - для пополнения библиотечного фонда, оформляется договором пожертвования в соответствии со ст. 574 , 582 ГК РФ .

Документы, поступающие в библиотеку, сначала подлежат суммарному учету (фиксируются в книге суммарного учета или другом регистре согласно п. 1.5.2 Порядка № 1077 ). В регистр вписываются данные о поступившей партии документов: дата и порядковый номер записи (порядковый номер записи ежегодно начинается с № 1), источник поступления, номер и дата первичного учетного документа, количество поступивших документов и стоимость.

Что касается электронных документов, необходимо отметить следующее. Согласно п. 4.3.2 , 4.3.3 Порядка № 1077 суммарный учет поступления электронных сетевых локальных документов ведется в электронном реестре с указанием даты загрузки поступлений в систему. Учет поступления электронных сетевых удаленных документов ведется в электронном реестре с отражением следующих показателей: даты и порядкового номера записи, реквизитов лицензионного договора (названия и номера документа, срока его действия, стоимости), количества баз данных (пакетов) и включенных в них названий. При подсчете суммарного количества названий исключаются дублирующиеся названия в пакетах на одной платформе.

Далее осуществляется индивидуальный учет документов - путем присвоения каждому экземпляру документа регистрационного номера, иного знака (системного номера компьютерной программы, штрихкода и других) (п. 4.4.1 Порядка № 1077 ). Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки. При этом регистрационные номера исключенных из фонда документов не присваиваются вновь принятым документам.

Регистрационные номера проставляются непосредственно на документах и отражаются в регистре индивидуального учета документов, принятом в библиотеке согласно п. 4.4 Порядка № 1077 .

Индивидуальный учет периодических изданий ведется в регистрационной картотеке периодических изданий, предназначенной для учета каждого названия и каждого экземпляра, или в автоматизированной базе данных.

Все документы, включаемые в фонд библиотеки, маркируются. Для этого могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные штриховые коды, другие виды маркировки. Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке документов, - обозначение принадлежности, эстетика, долговечность маркировочного знака, сохранность текста или другой знаковой информации. На документах, являющихся приложением к основному носителю и его неотъемлемой частью, проставляются те же реквизиты, что и на основном документе.

Электронные сетевые локальные документы и электронные сетевые удаленные документы идентифицируются специальными программными средствами.

Выбытие документов из библиотеки отражается в учете в связи с физической утратой либо утратой потребительских свойств (по причине ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, непрофильности). Сразу отметим, что непрофильность документов определяется на основании профиля комплектования фонда или иного документа, утверждаемого руководителем библиотеки.

Исключение документов по причине устарелости по содержанию, непрофильности, ветхости, дефектности не допускается по отношению к единственным экземплярам документов постоянного (бессрочного) хранения. Исключение документов, отнесенных к книжным памятникам, допускается только по причине утраты при условии отражения информации о книжном памятнике в реестре книжных памятников (п. 5.1.1 , 5.1.2. Порядка № 1077 ).

При выбытии документов из библиотеки оформляется акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144) (далее - акт о списании), к которому прилагается список исключаемых объектов библиотечного фонда. В акте о списании отражаются сведения о количестве и общей стоимости исключаемых документов, а также причина списания и направление документов после выбытия с учета. В прилагаемом к акту списке указываются:

Регистрационный номер и шифр хранения документов;

Краткое библиографическое описание;

Стоимость, зафиксированная в регистре индивидуального учета документов;

Коэффициент переоценки, стоимость после переоценки;

Общая стоимость исключаемых документов.

При этом следует заметить, что для печатных документов временного хранения допускается замена списка книжными формулярами, а для документов, обработанных групповым способом, вместо списка дается перечень регистрационных номеров, вид исключаемых документов, их количество.

Кроме того, в случае утраты печатных документов к акту о списании и списку прилагаются документы, подтверждающие утрату. Это может быть пояснительная записка, в случае кражи или хищения - заключение уполномоченных органов, а при возмещении ущерба - документ о возмещении.

Возмещение читателями ущерба допускается в форме замены утерянного документа равноценным либо в форме денежной компенсации. Размер ущерба определяется экспертной комиссией по оценке документов, назначенной приказом руководителя. При приеме денег от читателей взамен утерянных книг или других документов составляется приходный ордер и читателю выдается квитанция установленного образца (п. 5.4 , 5.5 Порядка № 1077 ).

Подготовленный акт о списании подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения. После чего в соответствии с п. 5.7.1 , 5.7.2 Порядка № 1077 проводятся следующие мероприятия:

Документы, исключенные по причине непрофильности, передаются по актам в обменный фонд в целях дальнейшей передачи на безвозмездной основе библиотекам или в целях реализации физическим и юридическим лицам;

Документы, исключенные по причине ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, направляются в пункты вторичного сырья;

Исключенные из фондов микроформы на галогенидосеребряной пленке подлежат сдаче как серебросодержащие отходы согласно законодательству РФ.

При отсутствии пунктов вторсырья или в случаях, когда сдача документов на переработку экономически нецелесообразна, библиотеки уничтожают исключенные документы на месте в присутствии лиц, которые составляют акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда(п. 5.7.1 Порядка № 1077 ).

Документ, подтверждающий факт сдачи списанных объектов в пункт вторичного сырья, или акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда прилагается к акту о списании. При этом номер и дата такого документа также фиксируются в акте.

После завершения мероприятий, предусмотренных актом о списании, один экземпляр акта со списком и документом, подтверждающим выбытие, передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается в подразделении, осуществляющем учет библиотечного фонда, для отражения акта в регистрах суммарного и индивидуального учета.

Кроме того, исключаемые из фонда библиотеки документы (книги, журналы, другие виды документов) должны быть соответствующим образом оформлены: необходимо специальным штемпелем погасить штампы библиотеки.

Что касается электронных документов, то сетевые локальные документы удаляются из электронной библиотеки на основании акта о списании с указанием причины исключения. Наименование, номер и дата акта вводятся в базу данных в качестве метаинформации к соответствующему документу. На основании введенных сведений формируется перечень актов о списании (реестр суммарного учета выбытия сетевых локальных документов) и перечень списанных объектов электронной библиотеки (реестр индивидуального учета выбытия сетевых локальных документов).

Выбытие электронных сетевых удаленных документов не оформляется специальным документом. Подтверждением выбытия является истечение срока действия документа (договора, контракта, лицензионного соглашения), оформленного на право доступа к определенной базе данных (пакету) сетевых документов, и отсутствие договора, контракта, лицензионного соглашения на новый срок.

Бюджетный учет библиотечного фонда

Как уже было отмечено выше, объекты, составляющие библиотечный фонд учреждения, за исключением периодических изданий, независимо от срока их полезного использования принимаются к бухгалтерскому учету в качестве основных средств (п. 38 Инструкции № 157н ) на основании первичных документов, переданных из библиотеки (товарных накладных, актов передачи и т. п.). В этих целях используется счет 0 101 37 000 «Библиотечный фонд - иное движимое имущество учреждения».

Объекты библиотечного фонда принимаются к бухгалтерскому учету по их первоначальной (фактической) стоимости. Первоначальной стоимостью приобретенных объектов признается сумма фактических вложений в их приобретение с учетом сумм НДС, предъявленных учреждению поставщиками. Объекты, полученные по договору дарения, принимаются к учету по рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету.

Текущая рыночная стоимость объекта основных средств определяется исходя из цены, действующей на дату принятия к учету (оприходования) имущества, полученного безвозмездно, на данный или аналогичный вид имущества. Сведения о действующей цене должны быть подтверждены документально, а при невозможности документального подтверждения - экспертным путем (п. 25 Инструкции № 157н ).

В бюджетном учете объектам библиотечного фонда инвентарные номера не присваиваются, инвентарные списки библиотечных фондов не ведутся (п. 46 , 54 Инструкции № 157н ). Инвентарный учет с присвоением регистрационных номеров единицам учета библиотечного фонда осуществляется непосредственно в библиотеке при индивидуальном учете документов.

Также обращаем ваше внимание на то, что в целях бюджетного учета при поступлении объектов библиотечных фондов оформляется инвентарная карточка группового учета основных средств

(ф. 0504032) (п. 54 Инструкции № 157н ). На весь фонд открывается одна карточка, и учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой (Методические указания по применению форм первичных учетных государственными (муниципальными) учреждениями ).

При этом объекты библиотечного фонда, стоимость которых превышает 40 000 руб., целесообразно учитывать обособленно, так как в силу п. 92 Инструкции № 157н по ним начисляется амортизация в соответствии с рассчитанными в установленном порядке нормами (исходя из срока полезного использования).

Согласно указанному пункту на объекты библиотечного фонда, учитываемые в составе основных средств, амортизация начисляется следующим образом:

На объекты стоимостью до 40 000 руб. включительно - в размере 100% балансовой стоимости при выдаче их в эксплуатацию;

На объекты стоимостью свыше 40 000 руб. - в соответствии с рассчитанными в установленном порядке нормами амортизации.

В казенное учреждение поступили книги, приобретенные по договору поставки на сумму 30 000 руб., а также книги, полученные от физического лица по договору пожертвования, рыночная стоимость которых составила 1 000 руб.

В бюджетном учете отражены следующие операции.

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Отражено поступление книг от поставщика	1 106 31 310	1 302 31 730	30 000
Приняты к учету объекты библиотечного фонда	1 101 37 310	1 106 31 310	30 000
	1 401 20 271	1 104 37 410	30 000
Приняты к учету книги, поступившие по договору пожертвования	1 101 37 310	1 401 10 180	1 000
Начислена амортизация в размере 100% балансовой стоимости	1 401 20 271	1 104 37 410	1 000

Выбытие объектов библиотечного фонда отражается в бюджетном учете на основании утвержденного акта о списании, полученного из библиотеки. При списании (выбытии) объектов библиотечного фонда одновременно с их стоимостью подлежит списанию с балансового учета сумма накопленных амортизационных отчислений по этим объектам.

В таблице представлены типовые корреспонденции счетов по выбытию объектов библиотечного фонда в соответствии с п. 10 Инструкции № 162н .

Содержание операции	Дебет*	Кредит
Списаны объекты библиотечного фонда по причине ветхости (физического износа), дефектности, устарелости по содержанию (морального износа), непрофильности и т. п.	1 401 10 172	1 101 37 410
Списаны объекты библиотечного фонда по причине утери читателями, хищения
Выбыли объекты библиотечного фонда в результате их продажи
Списаны объекты библиотечного фонда по причине утраты в результате бедствий стихийного и техногенного характера	1 401 20 273	1 101 37 410
Выбыли объекты библиотечного фонда расчетов между головным учреждением, обособленными подразделениями (филиалами)	1 304 04 310	1 101 37 410
Выбыли объекты библиотечного фонда при их безвозмездной передаче:
- органу власти, государственному (муниципальному) учреждению (в рамках движения объектов между учреждениями, подведомственными разным главным распорядителям бюджетных средств одного уровня бюджета)	1 401 20 241	1 101 37 410
- организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций	1 401 20 242	1 101 37 410
- органу власти, государственному (муниципальному) учреждению (в рамках движения объектов между учреждениями разных бюджетов)	1 401 20 251	1 101 37 410
- наднациональным организациям и правительствам иностранных государств	1 401 20 252	1 101 37 410
- международным организациям	1 401 20 253	1 101 37 410

Вместо символов «хх» ставятся соответствующие группа и код вида синтетического счета.

Периодические издания (газеты, журналы и т. п.), приобретаемые казенным учреждением для комплектации библиотечного фонда, учитываются на забалансовом счете 23 «Периодические издания для пользования» в условной оценке: один объект (номер журнала, годовой комплект газеты) - один рубль. Аналитический учет по счету ведется по объектам учета в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (п. 377 , 378 Инструкции № 157н ). Выбытие периодических изданий по любой причине также отражается на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов, оформленного первичным учетным документом (актом приема-передачи, актом о списании, иным актом).

Порядок отражения операций по возмещению ущерба в натуральной форме (при утере читателями книг) рассмотрим на примере.

Исходя из документов, поступивших из библиотеки в бухгалтерию, стоимость утерянной книги на дату принятия ее к учету составляла 500 руб. Рыночная стоимость данной книги на момент утраты составила 700 руб. Читатель вернул взамен утерянной новую, равноценную книгу.

В бюджетном учете отражены следующие записи.

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Списана утерянная книга (на основании решения комиссии, оформленной актом о списании (ф. 0504144))	1 401 10 172	1 101 37 410	500
Принята к учету сумма выявленной недостачи (по рыночной стоимости)	1 209 71 560	1 401 10 172	700
Принята к учету книга, поступившая в возмещение ущерба	1 101 37 310	1 401 10 172	700
Начислена амортизация в размере 100% балансовой стоимости	1 401 20 271	1 104 37 410	700
Одновременно сумма возмещенного ущерба списана с виновного лица	1 401 10 172	1 209 71 660	700

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного само-управления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.

Методические указания по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, утв. Приказом Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н.

В соответствии с п. 38 , п. 53 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных учреждений), утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее - Инструкция № 157н) объекты библиотечного фонда принимаются к учету в качестве основных средств независимо от срока их полезного использования и отражаются на счете 0 101 37 000 "Библиотечный фонд - иное движимое имущество учреждения", 0 101 27 000 "Библиотечный фонд - особо ценное движимое имущество учреждения".

Списание книг, входящих в состав библиотечного фонда, следует осуществлять в соответствии с положениями следующих документов: Инструкции № 157н, Инструкции утвержденной приказом Минфина России от 16 декабря 2010 г. № 174н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению" (далее - Инструкция № 174н) и Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, утвержденного приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077 (далее - Порядок № 1077).

Согласно п. 5.1. Порядка № 1077 исключение документов из библиотечного фонда допускается по следующим причинам: утрата, ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, непрофильность.

В бухгалтерском учете выбытие объектов библиотечного фонда осуществляется на основании утвержденного руководителем Акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144) (далее - акт) форма которого утверждена приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению" (с приложением списка исключаемых объектов библиотечного фонда)). Акт составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов при оформлении решения о списании объектов библиотечных фондов и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия указанных объектов учета.

Примечание: Если в соответствии с законодательством РФ решение о списании имущества требует согласования с собственником имущества (с уполномоченным им органом власти), акт принимается к учету только при наличии указанного согласования. В сформированном комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов акте указываются причины, послужившие основанием для принятия решения о списании объектов библиотечных фондов, и перечень мероприятий по исполнению решения о списании, отметка о результатах проведенных мероприятий (оформляется на основании утвержденного акта и документов, подтверждающих их утилизацию в качестве вторичного сырья, передачу, уничтожение и т.п.), в том числе перечень имущества, подлежащего постановке на учет по результатам проведенных мероприятий, указанных в акте, с целью дальнейшего их использования. Решение о списании может быть принято по результатам инвентаризации библиотечного фонда. Общие правила проведения инвентаризации установлены приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств". Государственными и муниципальными учреждениями сроки проведения инвентаризации библиотечных фондов, ценность фондов должны определяться по согласованию с учредителем и предусматриваться учетной политикой. При этом, приказом руководителя учреждения может быть создана специальная комиссия, на которую будут возложены обязанности по контролю за устаревшими по содержанию и пришедшими в негодность по различным причинам объектам библиотечных фондов, или в плане работы школьной библиотеке могут быть утверждены периоды (месяцы) в течении которых планируется проводить работу по списанию учебного фонда с учетом ветхости и смены учебных программ.

В библиотеках образовательных учреждений

Организация учета библиотечного фонда в библиотеках образовательных учреждений

Общие правила учета библиотечного фонда для государственных и муниципальных библиотек независимо от их статуса, структуры фонда, организационно-технологических особенностей утверждены Приказом Минкультуры России от 01.01.2001 N 590 "Об утверждении Инструкции об учете библиотечного фонда" (далее - Приказ N 590).

Но в библиотеках учреждений образования учет библиотечного фонда имеет ряд особенностей, которые отражены в Приказе Минобразования России от 01.01.2001 N 2488 "Об учете библиотечного фонда библиотек образовательных учреждений" (далее - Приказ N 2488) и заключаются в следующем:

Библиотеки образовательных учреждений входят в общую структуру образовательного учреждения и не являются самостоятельными юридическими лицами
;

Библиотеки приобретают учебные издания в больших количествах экземпляров одного названия, учет которых осуществляется безынвентарным методом, при котором предусматривается суммарная запись многоэкземплярных документов по названиям. Многоэкземплярными документами считаются документы, приобретенные в количестве свыше 10 экземпляров.

Кроме того, Приказ N 2488 содержит Методические рекомендации по применению Приказа N 590 библиотеками образовательных учреждений.

Причины выбытия литературы из библиотечного фонда

Следует указать, вследствие чего учебная литература подлежит списанию из библиотечного фонда. Одной из причин является исключение из фонда библиотек образовательных учреждений литературы, устаревшей по содержанию, причем списание должно производиться не реже одного раза в два года. Ранее рекомендуемые сроки использования учебников и учебных пособий в пределах четырех лет считаются ориентировочными (п. 9.8 Приказа N 2488).

Также подлежит списанию литература, выбывшая в результате пропажи из фондов открытого доступа, утери читателями, хищения, бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причинам (недостача).

В соответствии с п. 5.1.2 Приказа N 590 библиотекам разрешено распоряжаться списанными из фонда документами, кроме случаев, предусмотренных законодательством. Таким образом, списанные книги можно реализовать как макулатуру. Порядок сдачи макулатуры должен быть предусмотрен положением или уставом библиотеки (п. 9.10 Приказа N 590).

Обязанность согласования списания учебной литературы с вышестоящей организацией

Далее рассмотрим, как отражается выбытие библиотечного фонда по причине морального и физического износа и вследствие недостачи.

Списание по причине морального и физического износа

Бухучет списания библиотечного фонда в государственных образовательных учреждениях ведется в соответствии с Инструкцией N 25н Приказ Минфина России от 01.01.2001 N 25н "Об утверждении Инструкции по бюджетному учету". Выбытие литературы из библиотечного фонда, согласно п. 21 названной Инструкции, осуществляется на основании утвержденного руководителем учреждения Акта о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144) с приложением ее списков. В библиотеках образовательных учреждений акты на списание утверждаются ректором, проректором, директором учебного заведения (п. 9.8 Приказа N 2488). При этом в Акте указывается одна из перечисленных выше причин списания.

Согласно п. 22 Инструкции N 25н учет выбытия библиотечных фондов осуществляется на счете "Библиотечный фонд", так как их относят к объектам основных средств. Учет ведется в рублях и копейках. В соответствии с п. 43 Инструкции N 25н библиотечные фонды не являются амортизируемым имуществом.

Рассмотрим на примере бухгалтерский учет операций по выбытию библиотечных фондов.

Пример 1. Школьная библиотека, на основании утвержденного директором школы Акта о списании материальных запасов, списала учебники на суммуруб. Из них:

Руб. - по причине морального износа содержания;

4590 руб. - по причине физического износа.

Оприходована макулатура, полученная от списания учебников, по рыночной цене - 8000 руб.

Для библиотек высших учебных заведений (Приложение 1 к Приказу N 2488);

Для библиотек средних специальных учебных заведений (Приложение 2 к Приказу N 2488);

Для библиотек общеобразовательных учреждений (Приложение 3 к Приказу N 2488).

Книги, в которых фиксируется литература, утерянная читателями и принятая взамен, следует хранить 3 года, акты на списание книг и периодических изданий, учетные карточки, книжные формуляры списанных изданий - 10 лет (п. 11 Приказа N 2488).

Отражение в учете операций по сдаче макулатуры

В соответствии со ст. 321.1 НК РФ бюджетные учреждения, финансируемые за счет средств бюджетов всех уровней, признаются плательщиками налога на прибыль . За исключением доходов, не подлежащих налогообложению согласно ст. 251 НК РФ, налогом облагаются доходы, полученные от иных , то есть доходы от реализации товаров, работ, услуг юридическим и физическим лицам . В целях налогообложения бюджетные организации обязаны вести раздельный учет доходов и расходов, полученных в рамках целевого финансирования и за счет коммерческой деятельности. Таким образом, полученные средства от реализации макулатуры учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

Для образовательных учреждений, в том числе дополнительного образования , освобождение от уплаты НДС предусмотрено пп. 4, 5, 10, 14 п. 2 ст. 149 НК РФ. В этот перечень включены услуги, освобождаемые от налогообложения, а реализация товаров, работ, услуг, как собственного производства, так и приобретенных на стороне, подлежит налогообложению, даже если доход от этой реализации направляется на развитие и совершенствование образовательного процесса. Таким образом, если учреждение не получило освобождение от уплаты НДС на основании ст. 145 НК РФ, то доходы от продажи макулатуры облагаются НДС.

Пример 3. Дополним условия примера 1. Макулатура реализована на сумму 9000 руб., в том числе НДС - 1372 руб. 88 коп.

В бухгалтерском учете операции отразятся следующим образом:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Начислен доход от реализации макулатуры

Списана макулатура при ее реализации

Получены в кассу учреждения
денежные средства от сдачи макулатуры

Сданы в Госбанк денежные средства

Начислен налог на прибыль <*> (9,8руб.

Начислен НДС

Перечислен налог на прибыль в бюджет

Перечислен НДС в бюджет

<*> При исчислении налога на прибыль учреждение не может уменьшить налогооблагаемую базу на всю стоимость макулатуры, полученную при списании учебников, а только на сумму налога на прибыль с дохода, исчисленную в соответствии с п. 13 ст. 250 НК РФ (8000 руб. x 24% = 1920 руб.).

В статье рассмотрим понятие библиотечный фонд , особенности учета библиотечного фонда, порядок проведения инвентаризации, особенности амортизации и списания информационной продукции, а также комплектование, передача и переоценка фонда библиотеки

Современная библиотека представляет собой учреждение, предоставляющее посетителям культурные, образовательные и информационные услуги, а также имеющее организованный фонд документов, которые могут выдаваться на временное пользование как физическим, так и юридическим лицам.

Главное в статье:

Основной целью формирования библиотечного фонда является хранение документов и предоставления их посетителям учреждения культуры на определенное время. Осуществление учета фонда библиотеки имеет свои особенности.

Изменения в порядке списания библиотечного фонда -

Учет библиофонда

В Законе №78 «О библиотечном деле» означено, что одной из обязанностей библиотеки является комплектование, учет, хранение и использование библиофонда.

Все данные, которые касаются его величины, а также состава фонда по тематике, видам и иным признакам, ежегодно передаются в Главный информационно-вычислительный центр Министерства культуры РФ в срок до 15 января.

Ответственным за предоставление достоверной информации о библиотечном фонде является руководитель учреждения культуры.

Во избежание каких-либо неурядиц во время подготовки данных для ГИВЦ стоит уделить особое внимание организации правильного учета фонда библиотеки.

Такой учет представляет собой целый перечень правил и процедур, которые необходимы при осуществлении регистрации и обобщения всех сведений, касающихся таких показателей, как:

Величина.
Состав.
Движение.
Стоимость.

Учет библиофонда состоит из двух частей - учета документов, поступивших в учреждение, и учета их выбывания.

Разработка Правил

Работа по организации учета, как правило, начинается с разработки Правил, в которых отражается специфика учреждения, например:

статус библиотеки;
организация и структура библиофонда;
используемые для выполнения учета технологии;
сроки постановки документов на учет;
порядок выбытия документов из фонда.

Разработанная инструкция об учете библиотечного фонда в обязательном порядке должна быть согласована с учредителем.

Не стоит забывать и о том, что показатели учета в Правилах и показатели в форме библиотечной статистики должны быть одинаковыми. Поэтому руководителю библиотеки нужно проконтролировать, чтобы данное требование было выполнено.

Правила выполнения учета должны включать:

Цель и задачи учета.
Способ контроля достоверности и полноты данных.
Порядок учета фонда именно своей библиотек.
Сроки постановки поступлений на учет.
Регистры ведения индивидуального и суммированного учета документов библиофонда.
Форму ведения учета.
Составляющие первичной обработки поступлений.
Способы маркировки и режим ее хранения, а также многое другое.

Что не подлежит учету

Библиотека обязана учитывать любое поступление и выбытие. При этом ни вид носителя, ни сроки хранения не имеют никакого значения.

Исключением являются только те материалы, которые никак не связаны с формированием фонда, например:

секретные документы;
материалы, созданные учреждением на собственном оборудовании;
управленческие документы;
документы личного характера и многие другие.

Если говорить об учете документов, которые оформлены драгоценными камнями и металлами, то он осуществляется в отдельной инвентарной книге.

Занимаясь организацией учета, с самого начала необходимо уделить внимание определению документооборота для учета поступлений в фонд библиотеки. Для этого к Инструкции о библиотечном фонде стоит приложить примеры таких документов, как акт на прием изданий и акт на те издания, которые поступают как пожертвования или не имеют сопроводительных документов.

Кроме этого, нужно назначить сотрудников, в чьи обязанности будет входить подписание актов. Также нужно описать в Правилах и другие моменты:

экземплярность составленных актов;
их дальнейшее движение в подразделения библиотеки;
порядок приема документов, поступающих в библиотечный фонд;
порядок их деления по срокам хранения;
процедуру учета документов временного и постоянного хранения и так далее.

Правилами должны быть определены причины выбытия документов из фонда. Чаще всего в качестве таких причин выступает износ изданий, появление различных дефектов, старение содержания, пропажа, непригодность для использования документов на электронных носителях и другие. Все причины должны быть подтверждены актом, разработанным отдельно для каждой из них.

Учреждение самостоятельно определяет количество изданий, которые включаются в акт об исключении. Что касается величины норматива списания документов по их недостаче, то она в обязательном порядке согласовывается с учредителем.

Особое внимание необходимо уделить установлению процедуры решения спорных вопросов, для осуществления которой создается специальная комиссия.

В некоторых случаях (это также стоит указать в Правилах) в состав комиссии могут входить эксперты. Основными причинами споров чаще всего являются ситуации, возникающие во время переоценки библиотечного фонда или при определении стоимости редкостных изданий.

Кем осуществляется учет

Учет библиотечного фонда выполняют работники отдела комплектования фондов. Ответственность за достоверность и полноту информации, как правило, возлагается на руководителя этого же отдела.

В случае, если в библиотеке отсутствует данный отдел, выполнением учета занимаются высококвалифицированные сотрудники учреждения.

Что касается стоимостного и бухгалтерского учета, то он поручается работникам бухгалтерии

Согласно законодательству библиотеки самостоятельно проводят учет, комплектование, хранение и использование документов, которые включены в состав библиотечных фондов. Порядок выполнения данных процедур устанавливается органом исполнительной власти в сфере культуры федерального уровня.

Состав библиофонда библиотеки

Обязательным условием формирования библиотечного фонда является его универсальность. Это вызвано потребностью удовлетворения информационных запросов посетителей библиотек.

Каждое из учреждений культуры должно иметь как можно большее разнообразие изданий, которые относятся к разным сферам знаний. При этом количество художественной литературы должно составлять не меньше 50 процентов.

В состав должны быть включены документы, предоставляющие пользователям различную социально важную информацию, например, правовую, деловую и так далее.

Все документы, состоящие в фонде библиотеки, различают и в зависимости от видового аспекта их комплектования:

печатные издания;
электронные издания;
аудиовизуальные издания.

Основу фонда библиотеки представляют справочники, базовые учебники, относящиеся к разным областям знаний, а также классическая литература.

Списание библиотечного фонда

Согласно Порядку учета библиотечного фонда списание документов может производится по разным причинам, среди которых наиболее распространенными являются:

Невостребованность документов пользователями.
Несоответствие электронных документов программному или техническому обеспечению учреждения.
Наличие различных дефектов.
Устарелость содержания изданий и так далее.

Правила списания библиотечного фонда

Приказ Минкультуры России от 02.02.2017 № 115 вносит изменения в Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, утвержденный приказом Минкульта России от 8 октября 2012 г. № 1077

Что меняется:

1. Пункт 5.2 изложить в следующей редакции:

"5.2. Выбытие документов из библиотечного фонда оформляется Актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда (далее - Акт о списании) по форме (код по ОКУД 0504144), утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30 марта 2015 г. № 52н, с изменениями, внесёнными приказом Министерства финансов Российской Федерации от 16 ноября 2016 г. № 209н.

2. Подпункты 5.7.1 и 5.7.2 изложить в следующей редакции:

"5.7.1. Списанные объекты, исключенные из библиотечного фонда по причинам ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, могут передаваться на безвозмездной основе юридическим и физическим лицам. Невостребованные в течение шести месяцев с даты списания документы могут направляться в пункты вторичного сырья.

5.7.2. Списанные объекты, исключенные из библиотечного фонда по причине непрофильности, передаются по решению библиотеки в обменный фонд в целях дальнейшей передачи на безвозмездной основе некоммерческим, а также государственным коммерческим организациям или для реализации юридическим и физическим лицам. Невостребованные или нереализованные в течение шести месяцев с даты списания документы могут передаваться на безвозмездной основе юридическим и физическим лицам либо направляться в пункты вторичного сырья.

3. Дополнить пунктом 5.7.3 следующего содержания:

"5.7.3. При отсутствии пунктов вторичного сырья или в случаях, когда сдача документов на переработку экономически нецелесообразна, сотрудники библиотеки уничтожают исключенные из библиотечного фонда документы в специально отведенном для этих целей месте в присутствии уполномоченных учредителем лиц, которые составляют акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда.

В Акте о списании отражаются наименование, номер и дата документа, подтверждающего решение библиотеки о передаче списанных объектов библиотечного фонда в обменный фонд, документа, подтверждающего решение библиотеки о реализации списанных объектов библиотечного фонда юридическим и физическим лицам, документа, подтверждающего решение библиотеки о передаче на безвозмездной основе списанных объектов библиотечного фонда юридическим и физическим лицам, документа, подтверждающего факт сдачи списанных объектов библиотечного фонда в пункт вторичного сырья, или акта об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда. Вышеуказанные документы прилагаются к Акту о списании со списком объектов, исключенных из библиотечного фонда.

Исключенные из библиотечных фондов микроформы на галогенидосеребряной пленке подлежат сдаче как серебросодержащие отходы в соответствии с законодательством Российской Федерации.".

Процедура списания изданий осуществляется в несколько этапов:

Подготовка изданий, которые подлежат исключению

Создание комиссии, осуществляющей списание документов;

Ознакомление членов комиссии с изданиями, предназначенными для исключения

Подготовка списков документов, которые предназначены для списания, и составление Акта о списании;

Подготовка документов, подтверждающих утрату книг и документов, предназначенных для исключения из фонда библиотеки;

Утверждение Акта о списании документов;

Передача первого экземпляра Акта о списании в бухгалтерию;

Регистрация Акта о списании;

Оформление исключаемых изданий

Внесение изменений в соответствующие учетные документы;

Организация мероприятий по перераспределению и реализации списанных объектов;

Доведение информации об изменении состава особо ценного движимого имущества до учредителя.

Прежде чем исключить те или иные издания, необходимо провести длительную работу, касающуюся изучения его состава и использования. Полученные данные могут стать основанием для принятия решения об исключении документа из состава фонда.

Комиссия по списанию включает в себя квалифицированных работников учреждения и руководителей отделов. Роль председателя, как правило, отведена директору данного учреждения культуры.

После того как все члены комиссии будут ознакомлены с документами, подлежащими исключению из фонда библиотеки, они принимают решение либо списать издание, либо оставить его для дальнейшей эксплуатации и хранения.

На этапе подготовки документов особое внимание стоит уделить составлению Акта о списании, включающего данные о стоимости подлежащих исключению документов и причинах списания.

В списке, который прилагается к Акту, указываются такие сведения об объекте, как краткое библиографическое описание, шифр хранения документа, номер его регистрации, зафиксированная в регистре индивидуального учета цена, а также коэффициент переоценки и цена после ее выполнения.

Также в Акту прилагают и другие, не менее важные документы, а именно:

пояснительную записку;
протокол или заключение уполномоченных органов (если документ списывается по причине хищения);
финансовый документ о возмещении ущерба (в случае возмещения нанесенного ущерба).

После оформления Акта о списании его должны подписать председатель и члены комиссии, после чего документ должен быть утвержден директором библиотеки.

Утвержденный Акт передается в отдел бухгалтерии, а его второй экземпляр остается в отделе, который выполняет учет. Не стоит забывать, что Акт о списании в обязательном порядке необходимо зарегистрировать в книге суммарного учета библиотечного фонда.

Получив Акт, отдел бухгалтерии вносит изменения в соответствующие документы. На всех подлежащих списанию изданиях ставится специальный штамп, который должен быть погашенным.

Те документы, причиной списания которых является наличие дефектов, физическое старение или устарелость по содержанию, сдаются на предприятия, занимающиеся переработкой вторсырья.

После выполнения всех необходимых действий, связанных с исключением изданий из библиотечного фонда, данные об их осуществлении должны быть предоставлены учредителю. В соответствии с нормативными документами учреждения предоставляют эти документы ежеквартально.

Сегодня одним из наиболее актуальных вопросов любого учреждения культуры, включая библиотеки, является поиск дополнительных источников финансирования.

Поэтому для формировании привлекаются как традиционные, так и внебюджетные финансовые источники.

Основными задачами политики комплектования являются:

увеличение количества источников формирования;
возможности осознанного и самостоятельного выбора этих источников;
использование других, отличающихся методикой от предыдущих, способов приобретения печатных и иных изданий;
внесение изменений по отношению к интенсивности потока поступающей продукции, а также дополнительных финансовых источников.

Для выполнения поставленных задач в первую очередь необходимо выполнить анализ эффективности существующей структуры и востребованности предоставляемых услуг. Также немаловажное значение имеет изучение инфраструктуры данной территории и информационных запросов проживающего здесь населения.

Способы пополнения библиотечного фонда делятся на основные и вспомогательные. К основным относятся покупка и подписка, а в качестве вспомогательных выступают дар и документообмен.

Инновационные функции, которые выполняют современные библиотеки, выдвигают новые требования к комплектованию фонда библиотеки, в основе которых лежат следующие принципы:

учет запросов населения, а также приоритетных направлений социокультурной политики федерального и регионального уровней для обеспечения полноты библиотечного фонда и выборочности его формирования;
деятельность различных библиотек на основе кооперации.

Формы спонсорской поддержки

На сегодняшний день чаще всего в качестве форм спонсорской поддержки выступают:

Целевые субсидии.
Возвратные платежи.
Гонорары.
Целевые закупки и прочее.

Чтобы начать сотрудничество со спонсорами, необходимо быть полностью уверенным, что обе стороны проявляют взаимную глубокую заинтересованность в реализации совместных проектов.

Сегодня муниципальные библиотеки имеют возможность участвовать в проектах, предлагаемых различными фондами на конкурсной основе.

Благодаря чему, можно получить дополнительную финансовую поддержку в виде гранта. Участие в таких проектах позволяет учреждениям культуры самостоятельно распоряжаться финансовыми средствами, полученными из дополнительных источников.

Довольно распространенным способом комплектования фонда библиотеки является получение пожертвований от учреждений и частных лиц, выступающих в роли дарителей. Не менее популярны и благотворительные акции, которые проводятся в поддержку данных учреждений.

Достаточно часто спонсорами и дарителями являются организации и предприятия, действующие на территории поселения, где расположена библиотека.

В этом случае учреждения культуры чаще всего обращаются за помощью, необходимо для укрепления своей материально-технической базы. Однако в практике муниципальных библиотек отмечены случаи, когда бизнесмены оказывали поддержку в приобретении новых объектов библиотечного фонда.

Проверка библиотечного фонда

Обязательной процедурой, которая периодически должна выполняться в библиотеках, является проверка библиотечного фонда. Ее основное предназначение заключается в обеспечении сохранности документов и изданий фонда библиотеки.

Любая проверка, будь то текущая, плановая или внеочередная, осуществляется поэтапно. Если говорить о плановой проверке, то стоит заметить, что основными показателями, от которых она зависит, являются величина и ценность библиотечного фонда, например:

Ежегодно

Один раз в пять лет

Один раз в семь лет

Один раз в десять лет

Один раз в 15 лет

Один раз в 20 лет

Документы, содержащие в своем оформлении драгоценные металлы и камни

Фонды редких и ценных книг

Фонд от 50 до 200 тысяч учетных единиц

Фонд от 200 тысяч до одного миллиона учетных единиц

Фонд от одного до 10 миллионов учетных единиц

Фонд от 10 до 20 миллионов учетных единиц

Фонды свыше 20 миллионов учетных единиц -

по одному миллиону экземпляров

Фонды до 50 тысяч учетных единиц

Основаниями для осуществления внеплановой проверки выступают случаи злоупотребления или хищения, порча документов, чрезвычайная ситуация, а также реорганизация или ликвидация учреждения.

При организации этих двух видов проверки издается локальный акт, которым утверждается состав комиссии. Как правило, ее членами становятся штатные сотрудники, в том числе представитель бухгалтерии. Иногда в состав комиссии могут быть включены временные работники.

Проведение проверки осуществляется в пошаговом порядке. С самого начала членами комиссии проводится проверка таких учетных документов, как книги суммарного учета, инвентарные книги, акты списания документов в период между проверками, акты предыдущих проверок и другие.

Что касается актов списания изданий, то они проверяется только выборочно. В ходе проверки учетных документов сверяется соответствие данных об объектах библиотечного фонда в документах и инвентарных книгах. При выявлении ошибок в обязательном порядке вносятся их исправления.

Следующим шагом является выбор наиболее подходящего способа проверки, который зависит от таких показателей, как:

Объем библиотечного фонда.
Особенности его размещения в помещении учреждения культуры.
Опыта сотрудников библиотеки.

Проверка библиотечного фонда может проводиться по контрольным талонам, по инвентарным книгам, а также комбинированным и автоматизированным способом. Чаще всего проверку осуществляют по контрольным талонам и инвентарным книгам.

Случается, что в ходе проверки не обнаруживаются некоторые издания. Во избежание ошибки проверки необходимо направить все усилия на розыск данных документов.

Как правило, это осуществляется на протяжении одного месяца. Если же издания так и не будут найдены, комиссией составляется список документов, необнаруженных по неустановленным причинам. При этом недостача и убытки списываются.

На основе полученных результатов комиссия составляет акт проверки, к которому прикрепляется объяснительная записка и список недостающих экземпляров. Также оформляется протокол. В нем необходимо излагаются предложения, касающиеся возмещения убытков, и даются определенные рекомендации.

Все документы должны быть подписаны председателем комиссии и ее членами, а также утверждены руководителем библиотеки. Для сохранности документов о проверке фонда определяются специальные сроки:

для Актов о списании - 10 лет;
для Актов о результатах проверки - до следующей проверки.

Списание изданий, входящих в состав библиофонда бюджетного учреждения, осуществляется в соответствии с нормативно-правовыми документами, среди которых стоит выделить:

утвержденную приказом Минфин РФ Инструкции №174;
Порядок учета документов, которые входят в состав библиотечного фонда;
Инструкцию №157.

Причины, по которым документы подлежат списанию из библиофонда бюджетного учреждения, практически те же, что и для других учреждений, то есть ветхость, наличие дефектов, старение содержания, утрата и другие.

Руководитель бюджетного учреждения культуры утверждает Акт о списании определенных изданий, который составляется специально созданной комиссией. На основе данного документа бухгалтерия производит учет выбытия объектов библиофонда.

В некоторых случаях решение об исключении документов из библиотечного фонда в бюджетном учреждении может быть принято только при согласовании с собственником имущества. Бухгалтерский отдел может принять Акт к учету только при наличии данного документа.

Чаще всего решение о списании принимается по результатам инвентаризации библиофонда, сроки которой для государственных и муниципальных учреждений обязательно должны согласовываться с учредителем и предусматриваться учетной политикой.

Руководитель учреждения издает локальный акт о создании специальной комиссии, которая будет осуществлять контроль изданиями, пришедшими в негодность по разным причинам.

Если говорить о школьных библиотеках, то их планы работы могут включать периоды, которые отведены для выполнения работы по исключению объектов учебного фонда. Главными причинами в данном случае являются ветхость или смена учебных программ.

Самым сложным и трудоемким процессом в работе библиотеки является комплектование библиотечного фонда.

К основным задачам комплектатора относятся:

Отбор необходимых для фонда изданий.
Нахождение рациональных и наиболее выгодных с экономической точки зрения путей приобретения документов.

Как правило, издания в библиотеки поступают из двух основных источников - книготорговых организаций и издательств.

Однако в некоторых случаях в качестве таких источников могут выступать организации и физические лица, которые передают литературу на основании договора безвозмездной передачи.

Работа по комплектованию библиотечного фонда имеет различные направления. Так, например, в первую очередь необходимо проанализировать запросы пользователей и оценить состояние и объем имеющегося фонда.

Также нужно выполнить анализ внешнего документного потока и оценить объем финансирования на текущий период. Комплексный анализ всех факторов станет основанием для осуществления отбора изданий.

После отбора необходимо провести процедуру приобретения и включить приобретенные издания в библиотечный фонд.

Не стоит забывать о таком важном моменте, как составление тематико-типологического плана комплектования фонда, который должен соответствовать профилю комплектования и обуславливаться структурой фонда каждой конкретной библиотеки.

Корректировка такого плана зависит от поступающих пользовательских запросов и происходит не реже одного раза в год. Составление тематико-типологического плана входит в компетенцию отдела комплектования.

В некоторых случаях могут наблюдаться небольшие отклонения от данного плана. Это может быть вызвано различными причинами, например:

в случае ограниченного тиража заказываемого издания;
при недостаточном объеме финансирования;
если литература заказана у издательства, которое по определенным причинам не может выступать в качестве поставщика.

На сегодняшний день, кроме книготоргующих организаций, издательств и типографий, в качестве каналов комплектования библиотечных фондов выступают интернет, система «Книга - почтой», редакции газет и журналов, книгообмен.

Все из означенных каналов являются вполне приемлемыми для современных муниципальных библиотек, поэтому должны быть использованы в комплексе. Ведь каждый из каналов имеет свои особенности.

Одни из них, к примеру, являются более экономичными, другие являются надежными поставщиками изданий, третьи предоставляют возможность ведения целенаправленного отбора документов по теме, профилю и так далее.

Разумное сочетание всех способов комплектования позволяют обеспечить высокое качество документального фонда библиотеки, в основе которого лежит рациональное использование финансовых ресурсов.

Передача библиотечных фондов

В соответствии с гражданским законодательством имущество библиотеки вправе осуществлять оперативное управление имеющимся в учреждении имуществом. Если за учреждением закреплено право оперативного управления, то оно может владеть и использовать данное имущество в рамках, установленных законодательством.

При этом использование имущества должно соответствовать своему назначению, а также целям деятельности учреждения. Распоряжаться же им можно только с согласия собственника, если нормативными документами не устанавливается иное.

Если говорить о казенных учреждениях, то они могут распоряжаться имуществом только в том случае, если собственник предоставит свое согласие.

Согласно законодательству бюджетные и автономные библиотеки вправе по своему усмотрению распоряжаться (в том числе выполнять списание) изданиями, которые включены в состав библиотечного фонда,. При этом данные документы не должны относится к особо ценному движимому имуществу.

При оформлении списания изданий, а также при передаче библиотечного фонда другим учреждениям культуры, существуют определенные ограничения. Несмотря на то что государственные и муниципальные библиотеки вправе самостоятельно распоряжаться своим имуществом, проведение крупной сделки они должны согласовать с собственником или учредителем и получить от него одобрение.

Порядок согласования определяется органами, которые занимаются управлением имуществом, а также другими органами публично-правовых образований. К примеру, в обязанности учредителя может входить издание распоряжения, касающегося утверждения актов списания библиотечных фондов.

Стоит обратить внимание и на такой момент. В Порядке учета документов, который утвержден Министерством культуры России, главными причинами списания изданий выступают их физическая утрата, а также ветхость, наличие дефектов, устарелость содержания и непрофильность.

Вместе с тем, Методические указания, утвержденные Министерством финансов РФ, в качестве оснований для списания имущества выдвигают его неиспользование в основной деятельности учреждения культуры.

После списания изданий библиотечного фонда бюджетного учреждения необходимо сообщить об этом органу, который утверждает перечень особо ценного движимого имущества библиотеки. После этого документы будут исключены этим органом из перечня.

Амортизация библиотечного фонда: переоценка

Библиотечный фонд является одним из основных средств учреждения культуры. Как и другие средства, он имеет определенную балансовую стоимость, на основе которой производится расчет размера налога на имущество учреждения и отчислений на амортизацию.

В связи с эти все сведения, которые касаются балансовой стоимости, должны отвечать определенным требованиям, среди которых особое место занимает их достоверность и соответствие современным условиям ценообразования.

Обеспечить это можно только в результате проведения периодической переоценки стоимости основных средств, включая библиотечные фонды. При этом в обязательном порядке производится учет инфляционных процессов, а также денежных реформ и иных изменений, которые касаются ценовой политики государства.

Амортизация библиотечного фонда в бюджетных учреждениях - процесс довольно непростой. Его основная сложность заключается в комплексном характере, выступающим в качестве его главного отличия от других объектов бухучета. Например, каждое из изданий, которые входят в состав библиотечного фонда, имеет самостоятельное значение.

У каждого из них свой срок хранения и эксплуатации, свои особенности в оценке культурной и исторической ценности и так далее. Однако при этом совокупность составляющих библиотечного фонда имеет общею балансовую стоимость.

Стоит отметить и тот факт, что стоимость библиотечного фонда является непостоянной. Ее изменение происходит практически каждый день, поскольку фонд пополняется новыми изданиями, из него исключаются устаревшие, ветхие и другие документы.

Все это делает переоценку довольно сложным процессом.

Поэтому ее проведение осуществляется на двух уровнях:

Первый уровень - переоценка отдельного издания.
Второй уровень - переоценка всего фонда библиотеки как единого объекта, осуществляющаяся с учетом переоценки списанных документов.

Переоценка первого уровня выполняется в том случае, если издание списывается из библиотечного фонда. При этом обязательно учитывается факт прохождения фондом переоценки. При проведении такой переоценки первоначальная цена конкретного издания умножается на коэффициент, который утвержден Росстатом.

На втором уровне переоценка библиотечного фонда проводится при утверждении Росстатом новых коэффициентов. С этой целью выполняется индексация балансовой стоимости фонда библиотеки на ту дату, когда была выполнена последняя переоценка.

Также индексируется и стоимость литературы, которая была приобретена. При этом учитывается дата ее приобретения. Стоимость исключенных из библиотечного фонда изданий, прошедших переоценку, вычитают из полученной суммы.

Проведение и того, и другого вида переоценки выполняется по единой методике. Что касается коэффициентов, то они одинаковы как при переоценке одного издания, так и при переоценке целой группы.

Кроме того, они соответствуют тем коэффициентам, которые используются при изменении балансовой стоимости соответствующих частей библиотечного фонда.

Как правило, переоценка изданий фонда библиотеки проводится на начало текущего года и соответствует общим правилам переоценки основных средств учреждения. В процессе ее осуществления производят перерасчет балансовой стоимости изданий и начисленной суммы амортизации. Сроки проведения переоценки, а также ее порядок устанавливаются Правительством Российской Федерации.

Однако бытуют различные мнения по поводу выполнения данной нормы. Некоторые руководители библиотек считают, что такая процедура должна проводиться только на основании Постановления правительства и в соответствии с установленными сроками. По мнению других ее необходимо проводить ежегодно по собственной инициативе. А по предположению третьих - это вообще дело добровольное.

Причина такого разночтения заключается в недопонимании порядка переоценки, в котором означено, что переоценка выполняется тогда, когда уровень роста цен производителей в строительстве достигнет так называемого «порога».

В качестве «порогового» значения считается 35-процентный рост цент производителей в сфере строительства с момента предшествующей переоценки основных средств бюджетных учреждений.

Как правило, переоценка нематериальных активов и основных средств осуществляется на первое января того года, который следует за годом в котором рост цен в строительстве достиг «порога».

Порядок и сроки проведения очередной переоценки принимается такими структурами, как Министерство экономики и развития РФ, Министерство финансов и Росстат.

Выполнение переоценки изданий библиотечного фонда является компетенцией библиотекаря и бухгалтера. При списании документов сотрудник библиотеки составляет акт о списании, к которому прикрепляет список изданий с указанием даты поступления каждого из них и первоначальной стоимости. Цена уточняется по данным, имеющимся в инвентарной книге или другом реестре учета документов.

С самого начала переоценки проводят сверку сведений и упорядочивание Книги суммарного учета, ведением которого занимается библиотекарь, с данными бухучета.

Закупки книг библиотеками

С целью пополнения библиотечного фонда производится закупка книг библиотеками, при осуществлении которой используется Классификация товаров, работ и услуг. Оптимальным вариантом закупки книг и подписки на периодические издания является закупка у единственного поставщика.

Такой способ закупки подразумевает заключение контракта между заказчиком и конкретным физическим или юридическим лицом. При этом заказчиком не проводится формальная процедура выбора поставщика, то есть аукционы, конкурсы и так далее.

Согласно законодательству такой вид закупки может осуществляться учреждением, выступающим в роли заказчика, при выполнении закупки печатных или электронных изданий того или иного автора у издателей этих изданий. При этом указанные издатели должны обладать исключительным правом на использование таких изданий.

Закупка у единого поставщика имеет свои особенности, которые в обязательном порядке нужно учитывать заказчику, например:

при осуществлении данного вида закупки книг и периодических изданий библиотеками заказчик обязан разместить ЕИС извещение о выполнении закупки в пятидневный срок до даты заключения контракта с поставщиком;
в контракт, заключаемый между заказчиком и поставщиком, необходимо включить расчет цены контракта и обоснования для ее определения.

Помимо этого, заказчик должен предоставить документально оформленный отчет о невозможности или нецелесообразности применения других способов определения поставщика.

Маркировка в библиотеках

В Федеральном законе №436-ФЗ изложены требования к выполнению маркировки в библиотеках информационной продукции, к которой относятся:

Печатная продукция.
Аудиовизуальная продукция, размещенная на любых носителях.
Базы данных.
Продукция средств массовой информации.

В соответствие с данным нормативным документом для всех изданий библиотечного фонда, независимо от даты их включения в состав фонда, должна быть произведена возрастная маркировка. Исключением является только та печатная продукция, которая была выпущена в оборот до того как данный Закон вступил в действие.

Стоит заметить, что согласно этому Закону разрешается не размещать маркировочную метку на подобной продукции. Однако, не смотря на представленное разрешение, документы должны выдаваться из фонда учреждения только в соответствии с их возрастом.

Поэтому оптимальным вариантом для библиотекарей все же остается именно маркировка. В ином случае им придется искать новые способы преодоления правовых барьеров.

Как правило, сотрудники библиотеки выполняют маркировку изданий библиотечного фонда по возрастным категориям, например:

на изданиях для детей дошкольного возраста ставится маркировочная метка 0+;
на тех изданиях, которые предназначены для детей младшего школьного возраста ставят метку 6+;
издания для школьников от 12 до 15 лет обозначаются меткой 12+;
на изданиях, предназначенных для старшего школьного возраста, ставят маркировочную метку 16+.

После проведения маркировки документов, входящих в состав библиотечного фонда, сотрудникам библиотеки стоит разместить на кафедрах выдачи литературы в читальном зале и абонементе информацию о введении возрастной классификации изданий.

Библиотечные фонды есть во многих государственных и муниципальных образовательных учреждениях. Бухгалтерский учет таких фондов относительно прост. Однако и при отражении операций с данным объектом учета следует быть внимательным.

Нормативно-правовая основа

Учет библиотечных фондов осуществляется не только по правилам бухгалтерского учета: операции с книгами - это целая наука!

Нормативно-правовая основа учета библиотечных фондов осуществляется на основе следующих документов:

Инструкции об учете библиотечного фонда, утвержденной Приказом Минкультуры России от 02.12.1998 N 590 (далее - Инструкция N 590);

Методических рекомендаций по применению Инструкции об учете библиотечного фонда в библиотеках образовательных учреждений (утв. Приказом Минобразования России от 24.08.2000 N 2488; далее - Методические рекомендации, Инструкция N 2488);

Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению (утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н; далее - Инструкция N 157н).

Кроме того, государственным (муниципальным) учреждениям разных типов следует учитывать особенности бухгалтерского учета, установленные:

Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н "Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению";

Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению" (далее - Инструкция N 174н);

Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений и Инструкции по его применению" (далее - Инструкция N 183н).

Организация библиотечного учета

Согласно п. 1.3 Инструкции N 590 библиотечный фонд - это упорядоченная совокупность документов, формируемая библиотекой для хранения и предоставления во временное пользование читателям и абонентам.

Учет библиотечного фонда - это комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда по правилам, установленным законодательством. На его основе формируется отчетность библиотеки, в том числе для государственного статистического учета, планирование деятельности, обеспечение сохранности фонда, контроль за наличием и движением документов.

Основной особенностью организации библиотечной работы в образовательных учреждениях является то, что для обеспечения учебного процесса ими приобретаются учебные издания одного вида (названия) в больших количествах экземпляров.

Согласно положениям п. 8 Инструкции N 2488 учет многоэкземплярных документов (учебников, учебных пособий, справочников, словарей и других изданий), предназначенных для использования обучающимися в учебном процессе, осуществляется безынвентарным способом. При таком методе учета предусматривается суммарная запись документов по названиям, стоимость их относится на баланс библиотеки.

Многоэкземплярными документами считаются документы, поступающие в количестве свыше десяти единиц. Если количество поступивших экземпляров менее десяти, то они записываются в инвентарные книги на общих основаниях. Конкретное количество документов, подлежащих записям в инвентарные книги и учету безынвентарным методом, определяется библиотекой.

При безынвентарном методе учета оформляются учетная карточка документа (издания) и регистрационная книга учетных карточек (Приложения N N 4, 5 к Инструкции N 2488).

Учетная карточка составляется на каждое впервые поступившее в библиотеку название в количестве свыше десяти экземпляров. Она содержит следующие сведения: автор, заглавие, выходные данные, цена, дата записи, номер записи в книге суммарного учета, количество экземпляров - поступивших, выбывших, состоящих на учете, - и отражает движение каждого отдельного названия документа (издания), прошедшего безынвентарный учет. В карточке отражаются все последующие поступления данного названия независимо от цены. Учетные карточки записываются в регистрационной книге, для которой может быть использована инвентарная книга.

В регистрационной книге заполняются все графы, как при индивидуальном учете, каждое название записывается на отдельной строке. Регистрационный номер переносится на учетную карточку. На документе (издании), учтенном безынвентарным методом, номер регистрационной карточки не проставляется.

Порядок учета поступлений документов в библиотечный фонд определен положениями разд. 6 Инструкции N 590.

Прежде всего, при поступлении документов в библиотечный фонд осуществляется их разделение на документы постоянного, длительного и временного хранения.

Учету для постоянного хранения с присвоением инвентарного номера подлежит один экземпляр отечественных документов, поступающих в библиотеки с функциями постоянного хранения бесплатного обязательного экземпляра, а также принимаемых на депозитарное хранение документов.

Учету для длительного хранения с присвоением инвентарного номера подлежат документы, предназначенные для удовлетворения текущего и прогнозируемого читательского спроса, независимо от вида документа, его объема, тематики и других формальных признаков.

Документам для постоянного и длительного хранения присваиваются инвентарные номера и осуществляется их маркирование. При этом могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные машиночитаемые штриховые коды. Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке документов: обозначение принадлежности, долговечность маркировочного знака, эстетика, сохранность текста или другой знаковой информации. Документы, являющиеся приложением к основному носителю, также маркируются с указанием тех же реквизитов, что и на основном документе.

Документы для временного хранения (содержащие информацию краткосрочного значения) исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный период времени. Их учет в библиотеке осуществляется без присвоения инвентарных номеров.

Обратите внимание! Не подлежат учету и не включаются в фонд материалы служебного назначения (программные продукты, являющиеся рабочим инструментом библиотечных работников и программистов, и материалы, приобретаемые для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием библиотечного фонда).

Индивидуальный учет

Согласно указаниям п. 8.1 Инструкции N 590 индивидуальный учет каждого экземпляра документа или каждого названия документа производится с помощью методов инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера или регистрации без присвоения инвентарного номера. Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.

Формами индивидуального учета документов являются книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога), листовая (лист актового учета), регистрационная карточки на определенный вид издания (в том числе электронного). Они должны содержать следующие показатели: дата записи, номер записи в Книге суммарного учета библиотечного фонда, инвентарный номер, автор и заглавие, год издания, цену, отметку о проверке, номер акта выбытия. Если у документа имеются приложения, то это указывается в примечании.

Там же указываются отличительные черты особо ценных и редких изданий, определяющие их ценность (наличие уникального переплета, автографа, раскрашенных от руки иллюстраций и т.п.).

Суммарный учет

Суммарный учет всех видов документов, поступающих или выбывающих из фонда библиотеки, производится партиями по одному сопроводительному документу (лист государственной регистрации, накладная, реестр, счет-фактура, акт). Если такой документ отсутствует, то составляется акт приема.

Формой суммарного учета является книга, в трех частях которой (поступление, выбытие, итоги) фиксируется движение фонда.

Сведения о документах отражаются в следующих показателях: дата и номер записи, источник поступления, реквизиты сопроводительного документа, количество поступивших документов (всего, в том числе по видам, содержанию и языку коренной национальности), стоимость приобретенных документов.

Бухгалтерский учет

В настоящее время бухгалтерский учет библиотечного фонда государственного (муниципального) учреждения осуществляется согласно Инструкции N 157н и положениям соответствующей инструкции для каждого типа учреждения (казенных - Инструкции N 162н, бюджетных - Инструкции N 174н, автономных - Инструкции N 183н).

Объектом библиотечного фонда, подлежащего бухгалтерскому учету, может являться как отдельная книга, так и издания, состоящие из нескольких томов, являющихся логическим продолжением друг друга.

Положениями Общероссийского классификатора основных фондов ОК 013-94 (утв. Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 359) определено, что фонды библиотек соответствуют коду ОКОФ 19 0001000 и входят в седьмую группу - имущество со сроком полезного использования свыше 15 лет до 20 лет включительно. К данной группе относятся книги и брошюры, издания периодические, издания продолжающиеся, издания нотные, издания картографические, издания листовые текстовые, виды специальной научно-технической литературы и документации, материалы неопубликованные, рукописи, рукописи и издания редкие и уникальные, киноматериалы и документы в форме видеозаписи, фотодокументы, фонодокументы (звукозаписи), кинофотофонодокументы редкие и уникальные.

Примечание. Учреждение вправе самостоятельно установить срок полезного использования библиотечного фонда, например 15 лет. Именно исходя из этого срока рекомендуется начислять амортизацию на объекты библиотечного фонда с 2009 г. в соответствии с п. 2.4 Методических указаний, приведенных в Письме Минфина России от 10.04.2009 N 02-06-07/1505.

В соответствии с положениями п. 38 Инструкции N 157н материальные объекты имущества, составляющие библиотечный фонд учреждения, за исключением периодических изданий, принимаются к учету в качестве основных средств независимо от срока их полезного использования и учитываются на счете 0 10107 000 "Библиотечный фонд". При этом в рабочем плане счетов учреждения, являющемся составной частью его учетной политики, могут содержаться следующие счета аналитического учета :

Номер счета	Название счета
	Библиотечный фонд - особо ценное движимое имущество учреждения
	Увеличение стоимости библиотечного фонда - особо ценного движимого имущества
	Уменьшение стоимости библиотечного фонда - особо ценного движимого имущества
	Библиотечный фонд - иное движимое имущество учреждения
	Увеличение стоимости библиотечного фонда - иного движимого имущества
	Уменьшение стоимости библиотечного фонда - иного движимого имущества
	Библиотечный фонд - предметы лизинга
	Увеличение стоимости библиотечного фонда - предметов лизинга
	Уменьшение стоимости библиотечного фонда - предметов лизинга

В то же время объектам библиотечного фонда независимо от их стоимости уникальный инвентарный порядковый номер не присваивается (п. 46 Инструкции N 157н).

Для их учета открывается Инвентарная карточка группового учета основных средств (ф. 0504032), которая регистрируется в Описи инвентарных карточек по учету основных средств (п. 54 Инструкции N 157н).

Обратите внимание! Книжная (иная печатная) продукция, не предназначенная для библиотечного фонда, учитывается в составе прочих материальных запасов (п. 99 Инструкции N 157н).

Периодические издания, приобретаемые учреждением для комплектации библиотечного фонда, подлежат учету на забалансовом счете 23 "Периодические издания для пользования" в условной оценке: один объект (номер журнала, годовой комплект газеты) - один рубль. Аналитический учет по счету ведется по объектам учета в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (п. п. 377, 378 Инструкции N 157н).

Согласно п. 92 Инструкции N 157н на объекты библиотечного фонда стоимостью до 40 000 руб. включительно амортизация начисляется в размере 100% балансовой стоимости при выдаче объекта в эксплуатацию. На объекты библиотечного фонда стоимостью свыше 40 000 руб. амортизация начисляется линейным способом из расчета 1/12 годовой суммы амортизации с учетом срока полезного использования объектов библиотечного фонда.

Принятие к учету

Расходы на приобретение объектов библиотечного фонда относятся на статью 310 "Увеличение стоимости основных средств", а расходы по подписке на периодические издания - на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.

Объекты библиотечного фонда принимаются к учету по их первоначальной стоимости, то есть в сумме фактических вложений в их приобретение с учетом сумм НДС, предъявленных поставщиками и подрядчиками (кроме их приобретения, сооружения и изготовления в рамках деятельности, облагаемой НДС) (п. 47 Инструкции N 157н).

Первоначальной стоимостью библиотечных фондов, полученных по договору дарения, признаются их рыночная стоимость на дату принятия к бюджетному учету, а также стоимость услуг, связанных с их доставкой, регистрацией и приведением в состояние, пригодное для использования (п. 25 Инструкции N 157н).

В целях принятия к бухгалтерскому учету объекта библиотечного фонда его текущая рыночная стоимость определяется на основе цены, действующей на дату принятия к учету имущества, полученного безвозмездно, на этот или аналогичный вид имущества, а также может определяться комиссией по поступлению и выбытию объектов, созданной в учреждении на постоянной основе.

При определении текущей рыночной стоимости объекта библиотечного фонда могут быть использованы:

Данные о ценах на аналогичные материальные ценности, полученные в письменной форме от организаций-изготовителей;

Сведения об уровне цен, имеющиеся у органов государственной статистики, торговых инспекций, а также в средствах массовой информации и специальной литературе;

Экспертные заключения (в том числе экспертов, привлеченных на добровольных началах к работе в комиссии по поступлению и выбытию активов) о стоимости отдельных (аналогичных) объектов библиотечных фондов.

Поступление и внутреннее перемещение библиотечного фонда оформляются следующими первичными документами:

Актом о приеме-передаче групп объектов основных средств (ф. 0306031);

Накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. 0306032);

Требованием-накладной (ф. 0315006).

Бухгалтерские записи операций по поступлению (принятию) библиотечного фонда:

Формирование первоначальной стоимости объектов библиотечного фонда на основании Актов выполненных работ (при приобретении и последующем учете в составе ОС):

Дебет 0 106XX 310 "Увеличение вложений в нефинансовые активы"

Кредит 0 30231 730 "Увеличение кредиторской задолженности по приобретению основных средств";

Принятие к бухгалтерскому учету объектов библиотечного фонда по первоначальной стоимости, сформированной при их приобретении, отражается на основании первичных учетных документов - Акта о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031):

Кредит 0 106XX 410 "Уменьшение вложений в нефинансовые активы";

Принятие к бухгалтерскому учету объектов основных средств в результате перевода готовой продукции в целях ее использования для нужд учреждения отражается по фактической себестоимости готовой продукции на основании первичного учетного документа - Требования-накладной (ф. 0315006):