Пунктом 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (Утверждено Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н) установлено, что составлению годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности в РФ в обязательном порядке должна предшествовать инвентаризация всех активов и обязательств.
Правила проведения инвентаризации регулируются Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (далее - Указания).
Согласно п. 1.2 Методических указаний относится к имуществу организации, а и резервы - к финансовым обязательствам.
Инвентаризация проводится путем проверки сумм, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учета на конец года, а также выявляется дебиторская и кредиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности.
Согласно п. 3.44 Методических указаний инвентаризация расчетов заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. Проверке должны быть подвергнуты счета:
Документальное оформление инвентаризации
Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия (п. 2.2 Указаний).
Результаты инвентаризации оформляются документально.
Первичные документы по отражению результатов инвентаризации разрабатываются организацией самостоятельно - за основу берутся, как правило, формы документов, приведенные в Приложениях 1 - 18 Указаний, а также содержащиеся в альбомах унифицированных форм.
Результаты годовой инвентаризации должны быть отражены в бухгалтерской (финансовой) отчетности, а это значит, что выявленные несоответствия должны быть своевременно учтены на счетах бухгалтерского учета (не позднее 31 декабря отчетного года).
Инвентаризация расчетов с поставщиками и покупателями
Инвентаризация расчетов с поставщиками, покупателями, разными дебиторами и кредиторами подразумевает проверку обоснованности числящихся на балансе сумм дебиторской и кредиторской задолженностей.
Достоверно оценить правильность отражения сумм задолженности помогает сверка расчетов с названными лицами.
При инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками, с поставщиками и подрядчиками, а также с прочими дебиторами и кредиторами организации проводят сверки взаимных расчетов со своими контрагентами по состоянию на 31 декабря отчетного года, которые оформляются актами.
Акт сверки взаиморасчетов
Акт сверки составляется отдельно по каждому дебитору и кредитору в двух экземплярах.
Акт сверки позволяет не только выявить ошибки в ведении бухучета, но и избежать разногласий с контрагентами. Если дебитор организации подписывает документ, то он соглашается с состоянием расчетов и выражает готовность оплатить долг.
Акт сверки служит основанием для списания безнадежных долгов после окончания срока их исковой давности.
Акт сверки необходим также при обращении организации в суд с целью взыскания с контрагента долга за поставленные товары или оказанные услуги.
Форму акта сверки взаиморасчетов организации разрабатывают самостоятельно. В законодательстве не предусмотрено унифицированной формы данного документа (Письмо Минфина России от 18.02.2005 N 07-05-04/2).
В начале документа по центру следует написать наименование документа акт сверки, под ним перечислите наименования сторон;
Нужно указать договор или договоры между организациями, по которому составлен акт сверки расчетов. Претензии могут рассматриваться только в рамках действующих договоров;
В табличной части для каждой из сторон-контрагентов должно быть отведено собственное поле для заполнения данных по общим позициям. Представьте ссылки на первичные документы (накладные, акты приема-передачи результатов выполненных работ/оказанных услуг, платежные поручения, кассовые ордера и т.д.). В конце таблицы подводят итоги по данным каждой из сторон для определения наличия или отсутствия задолженности, которая будет определена после сверки расчетов;
В конце документа указывается итоговая сумма задолженности (конечное сальдо в денежном выражении) по результатам взаиморасчетов между организациями, по данным каждой из сторон-контрагентов. Определяется место для подписи сторон и Ф.И.О. уполномоченных лиц, подписавших акт. Он может быть подписан в качестве уполномоченных лиц единоличным исполнительным органом организации (генеральным директором, директором, президентом и т.д.) либо представителем, действующим на основании выданной таким органом доверенности.
Чтобы акт сверки стал правомерным, он должен быть подписан с обеих сторон уполномоченными лицами.
Основной частью акта сверки, которая несет в себе информацию о проведенных контрагентами хозяйственных операциях, является табличная часть, которая состоит из двух частей. В левой отражаются, как правило, факты хозяйственной деятельности организации - составителя документа. Она включает четыре столбца. В первом из них указывается порядковый номер записи, во втором - краткое содержание хозяйственной операции, в третьем и четвертом - ее денежное выражение по дебету или кредиту. Правая часть таблицы остается незаполненной; данные туда записываются контрагентом при проведении им сверки.
Таким образом, в рассматриваемый акт вносятся в хронологическом порядке записи обо всех проведенных организацией с участием конкретного контрагента операциях за определенный период. После чего подсчитываются обороты по дебету и кредиту и определяется конечное сальдо на нужную дату.
Если проблем и ошибок не возникло, то суммы, полученные после заполнения первой и второй вкладки, будут выглядеть зеркально в таблице.
Один экземпляр акта остается в бухгалтерии организации, второй направляется в организацию, с которой проводится сверка.
Контрагент, получивший этот акт, должен проверить все содержащиеся в нем данные и внести собственные.
Выявленные расхождения он также должен зафиксировать в этом акте.
После отражения всех необходимых сведений контрагент возвращает этот акт организации.
Исправление ошибок
В случае выявления несоответствий, образовавшихся в результате ошибочных действий бухгалтера, в учете должны быть составлены корректировочные записи в порядке, установленном п. 5 ПБУ 22/2010 "Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности", утвержденного Приказом Минфина России от 28.06.2010 N 63н.
Так, например ошибка отчетного года, выявленная до окончания этого года, исправляется записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного года, в котором выявлена ошибка.
Инвентаризационные разницы, выявленные в ходе инвентаризации, могут быть отражены следующим образом.
|
Исправлена ошибка, выявленная в результате инвентаризации расчетов с поставщиками, выразившаяся в неполном отражении в учете стоимости приобретенных товаров |
||
|
Списана кредиторская задолженность перед поставщиком (покупателем), по которой истек срок исковой давности |
||
|
Списана дебиторская задолженность перед поставщиком (покупателем), по которой истек срок исковой давности |
||
|
Сумма списанной дебиторской задолженности учтена за балансом |
Инвентаризация резервов по сомнительным долгам
Создавать резервы по сомнительным долгам организация обязана по всей "дебиторке", в том числе по задолженности поставщиков и подрядчиков по выданным им авансам, задолженности работников и третьих лиц по предоставленным им займам.
Резерв создается в случае признания задолженности сомнительной.
Критерии, при наступлении которых задолженность считается сомнительной, устанавливаются предприятием самостоятельно (отражаются в учетной политике). Бухгалтер, который ведет счета учета расчетов, должен четко знать данные критерии и своевременно создавать резервы.
Если дебиторская задолженность отвечает понятию "сомнительная", бухгалтером должна оцениваться вероятность погашения долга и в соответствии с оценкой определяться величина резерва - чем выше эта вероятность, тем меньше размер резерва по сомнительному долгу, и наоборот - чем ниже вероятность того, что должник вернет долг, тем больше размер резерва.
Таким образом, в ходе инвентаризации резервов по сомнительным долгам инвентаризационной комиссией анализируется каждая сумма, отраженная на счете на предмет соответствия ее утвержденным критериям и на ее соразмерность.
Отметим, что суммы резерва по сомнительным долгам на конец отчетного года (по результатам инвентаризации) учитываются способом, принятым в организации:
Либо с присоединением неизрасходованных сумм резерва (созданного годом раньше) к финансовым результатам и одновременным созданием нового резерва (этот способ учета прямо предусмотрен п. 70 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ);
Либо с пересмотром величины резерва, то есть с проверкой обоснованности сумм, которые числятся на счете , а при необходимости - с осуществлением соответствующих корректировок (данный способ продиктован нормами ПБУ 21/2008 "Изменения оценочных значений", утвержденного Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н).
Пример
На конец года в учете организации числилась неизрасходованная сумма резерва по сомнительному долгу - 500 000 руб. В ходе инвентаризации было установлено, что вероятность погашения долга снизилась, поэтому указанный резерв было решено увеличить до 700 000 руб.
Оформление результатов инвентаризации
Результаты инвентаризации расчетов оформляются следующим образом.
Сначала итоги проверки каждого дебитора и кредитора заносятся в справку, являющуюся приложением к акту по форме N ИНВ-17.
В этой справке указываются:
Реквизиты каждого дебитора и кредитора организации;
Дата и причина возникновения задолженности;
Сумма задолженности.
Затем на основании этой справки составляется акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме N ИНВ-17 в двух экземплярах, который подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии.
Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй остается в комиссии.
В акте указываются:
1) наименование организации, проводящей инвентаризацию;
2) подразделение, в котором проводится инвентаризация;
4) порядковый номер и дата составления документа;
5) дата проверки состояния дебиторской и кредиторской задолженности;
6) наименования организаций-дебиторов; номер счета бухгалтерского учета, на котором учитываются дебиторские задолженности; полная сумма дебиторской задолженности по каждому контрагенту; сумма задолженности, которую дебитор не подтвердил и по которой истек срок исковой давности;
7) наименования организаций-кредиторов; номер счета бухгалтерского учета, на котором учитывается кредиторская задолженность;
8) полная сумма кредиторской задолженности по каждому контрагенту;
9) сумма задолженности, которую кредитор не подтвердил и по которой истек срок исковой давности;
10) итоговая сумма по каждому виду задолженности.
Получив результаты инвентаризации, руководство организации утверждает их и выносит решения о создании резервов по сомнительным долгам, списании безнадежной задолженности, списании задолженности с истекшим сроком исковой давности.
Обработка формирует проводки и движения специализированных регистров, связанные с погашением долга и зачетом аванса по расчетам с поставщиками и покупателями.
По расчетам в иностранной валюте обработка выполняет корректировку сумм поступления и реализации при зачете авансов по другому курсу, а также выполняет переоценку остатков по всем валютным счетам и формирует проводки по курсовым разницам в бухгалтерском и налоговом учете.
Важно! Восстановление последовательностей расчетов и переоценка валютных остатков - обязательные этапы регламентной процедуры по закрытию месяца.
В шапке документа выбираются действия, которые необходимо выполнить ("Восстановление последовательности расчетов по приобретению ", "Восстановление последовательности расчетов по реализации ", "Переоценка валютных остатков "). В табличной части флажками отмечаются организации , по которым будут выполняться выбранные действия.
При выполнении переоценки валютных остатков обработка создает и проводит документы "Переоценка валютных средств" за те дни, в которые были проводки по валютным счетам бухгалтерского учета, а также за последний день каждого месяца периода переоценки. Период переоценки начинается с даты начала переоценки , указанной в табличной части, и заканчивается выбранной в шапке датой актуального состояния расчетов . Даты начала и окончания периода переоценки могут быть изменены.
Нередко компании сталкиваются с ситуациями, когда приходится восстанавливать бухгалтерский учет. Если этого не сделать, организацию ждут серьезные неприятности, вплоть до ареста счетов. Это крайне трудоемкий процесс, поэтому мы составили пошаговую инструкцию для восстановления бухгалтерского учета, чтобы вам было проще ориентироваться: с чего начать, куда обращаться за восстановлением документов, как упорядочить эту работу.
Что понимается под восстановлением бухгалтерского учета
Восстановление бухгалтерского учета - достаточно трудоемкий процесс, направленный на восстановление и приведение первичных документов в соответствие с данными бухучета, как того требует Российское законодательство, упорядочивание бухучета в компании путем отражения всех хозяйственно-денежных операций в учете, создание жизнеспособный системы бухучета для последующей деятельности организации. Кроме того, при восстановлении бухгалтерского учета часто требуется комплексный анализ всех налоговых платежей и деклараций к ним.
Зачем и в каких случаях нужно восстанавливать бухгалтерский учет
Восстанавливать бухучет необходимо в следующих случаях:
- Организация не вела бухучет или делала это время от времени;
- По тем или иным причинам произошла утрата бухгалтерской документации;
- В компании работал неквалифицированный бухгалтер, действия которого привели к несоответствию показателей учета с фактическим состоянием фирмы и с данными документов;
- Имел место злой умысел, когда данные бухучета были намеренно искажены.
Восстановить бухучет организация должна в обязательном порядке, иначе ее ждут крупные неприятности, самое страшное из которых - арест счетов органами ФНС. Такое наказание будет грозить в том случае, если вы не только не ведете учет, но и не сдаете бухгалтерскую и налоговую отчетность.
Также фирма может столкнуться со следующими проблемами:
- высокие штрафы за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета;
- кражи, злоупотребления и хищения, так как нет строгого учета движения ТМЦ;
- осложнение отношений с контрагентами при отсутствии нужных документов;
- невозможность доказать свою правоту в случае претензий налоговой инспекции, либо судебного разбирательства.
С чего начать восстановление бухгалтерского учета
В первую очередь необходимо помнить, что восстановление бухгалтерской отчетности - это длительный и кропотливый процесс, который в итоге повлечет за собой доначисление или корректировку, ранее начисленных и уплаченных, налогов. Если же вы решились на это без привлечения специалистов со стороны, то начинать нужно с инвентаризации имущества и денежных средств компании.
В случае, когда в организации вообще не велся бухучет, тогда в первую очередь требуется восстановить количественный учет полностью или выборочно, а затем уже проводить инвентаризацию.
Пошаговая инструкция восстановления бухгалтерского учета
Ниже мы составили для вас небольшую схему - инструкцию, которая подскажет с чего начать и как максимально продуктивно провести восстановление бухгалтерского учета.
- Проводится инвентаризация, в ходе которой выясняется фактическое наличие имущества, денег, оборудования, средств производства в компании. Также инвентаризируются расчеты с контрагентами. Эти данные сличаются с данными бухучета.
- Разбираем первичную документацию - что есть, чего не достает. На основании имеющихся документов проверяем, сделаны ли по ним проводки, разносим по счетам недостающие. Сверяем все с оборотно-сальдовой ведомостью, если такова не велась, то нужно будет ее заполнить. По ней уже можно будет воссоздать регистры бухгалтерского и налогового учета.
- Сверив данные бухучета и первичной документации, выявляем отсутствующие документы строгой отчетности - счета-фактуры, приходно-расходный кассовый ордер, накладные, платежные поручения, акты приема-передачи и т.д. Все, что отсутствует, нужно восстановить, как это сделать, если в компании не сохранились копии документов, смотрите таблицу.
Куда можно обратиться для восстановления документов |
Что нужно сделать |
Какие документы можно будет получить |
|---|---|---|
|
Написать на имя управляющего письмо с просьбой предоставить вам копии выписок по счету с приложенными документами |
Платежные поручения |
|
|
Поставщики и покупатели |
Написать письмо с просьбой прислать вам акты сверок |
Документы, подтверждающие дебиторскую и кредиторскую задолженность |
|
Написать письмо с просьбой предоставить акт сверки расчетов с бюджетом |
Акт сверки расчетов налогоплательщика по налогам, сборам и взносам |
|
|
Подать заявление о выдаче справки |
Справка о состоянии расчетов с бюджетом или об отсутствии задолженности по налогам и сборам |
|
|
Пенсионный фонд и ФСС |
Написать письмо о выдаче копии расчетов |
Копии расчетов по ЕСН, страховым взносам |
|
На сайте Росстата заполнить уведомление |
Коды видов деятельности по ОКВЭД |
- Все цифры и суммы восстановленных документов сверяем с бухучетом и делаем нужные поправки.
- На этом этапе выявляем несданную отчетность в различные инстанции, в первую очередь в налоговую службу. Составляем и сдаем нужные отчеты (годовой баланс, отчет о движении денежных средств, декларации по НДС, ЕСН, налогу на прибыль и пр.), в случае необходимости подаем уточненные декларации.
- Необходимо будет провести окончательную аудиторскую проверку, причем аудитором должен быть человек, не принимавший участие в восстановление бухгалтерского учета.
Будьте внимательны! При сверке с ФНС расчеты с бюджетом по налогам и сборам, суммы, отраженные налоговыми органами в карточке лицевого счета и суммы налога, начисленные в бухгалтерском учете на дату составления акта сверки, могут не совпадать. Это связано с тем, что в бухучете и налоговом учете существуют разные временные рамки.
Прямого ответа на этот вопрос нет в действующем законодательстве, тем не менее исходя из самой практики можно назвать сразу несколько причин, почему бухгалтеру не стоит пренебрегать указанным мероприятием. Предлагаем начать с сущности активов и обязательств, по которым проводится сверка с контрагентами, после чего перейти к самому мероприятию и его последствиям для бухгалтерского и налогового учета.
Несколько слов о «дебиторке» и «кредиторке» с позиции права
Любая задолженность при осуществлении предпринимательской деятельности связана с принятием лицами определенных обязательств: совершить какое‑то действие либо воздержаться от него. Заключая договор, каждая из сторон выступает не только в качестве должника, но и в роли кредитора, который имеет право требовать встречного действия от другой стороны. Обязательства могут возникнуть как из договора, так и по иным основаниям, например, вследствие причинения вреда (п. 2 ст. 307 ГК РФ).Дебиторская задолженность дает право требования организации к третьим лицам по не исполненным ими обязательствам, а кредиторская, наоборот, вменяет ей обязанности по выполнению собственных обязательств. В таблице на стр. представлены примеры «дебиторки» и «кредиторки», которая может быть в балансе автономных учреждений.
По общему правилу возникшие обязательства прекращаются их исполнением. Если это не представляется возможным, прекратить обязательство можно:
по соглашению сторон - исполнением отступного, заменой другим обязательством (новация);
- по решению одной стороны - прощением долга, зачетом встречного однородного требования;
- по не зависящим от сторон обстоятельствам - вследствие невозможности исполнения обязательства, на основании акта государственного органа и в силу ликвидации юридического лица.
| Виды задолженности АУ | |||
| Дебиторская | Кредиторская | ||
|
- выданные поставщикам и подрядчикам авансы; Задолженность персонала компании по подотчетным суммам, полученным ссудам (займам); Не погашенные виновными лицами суммы потерь и недостач; Суммы переплаты по налогам и сборам |
- долги перед поставщиками и подрядчиками; Полученные авансы от покупателей; Обязательства по расчетам с бюджетом и фондами по налогам и сборам; Задолженность перед персоналом по оплате труда; Долги перед другими контрагентами |
||
Кроме того, задолженность может быть продана или переведена на другое лицо при согласии последнего. Бухгалтеру нужно обратить внимание на все случаи, в каждом из которых прекращение обязательства является основанием для списания его с учета.
Если ни один из этих случаев не наступил, а обязательство не исполнено, то задолженность может быть списана по истечении срока исковой давности, который установлен Гражданским кодексом и составляет три года. Его начало определено сроком исполнения обязательств, который указывается при заключении договора (п. 2 ст. 200 ГК РФ). Если дата исполнения обязательств в договоре не прописана, необходимо исходить из разумного срока, по истечении которого должнику даются семь дней для исполнения предъявленного кредитором требования (ст. 314 ГК РФ).
Ошибкой будет считать, что после истечения срока исковой давности кредитор не может потребовать исполнения обязательства (ведь срок исковой давности его не прекращает). Такое право у кредитора есть, но реализовать его можно только во внесудебном порядке. В этом случае шансов взыскать задолженность значительно меньше. А потому кредитору нужно принять меры по взысканию задолженности до истечения срока исковой давности.
Должнику могут быть направлены претензия, акт сверки расчетов и иные документы. Если после этого должник уплачивает долг полностью или частично, направляет письмо об отсрочке платежа или совершает иные действия, свидетельствующие о признании долга, то срок исковой давности прерывается, а затем начинается заново (ст. 203 ГК РФ). То же самое можно сказать о подписании нерадивым должником акта сверки. После его подписания срок исковой давности начинает течь заново, а время, прошедшее до указанного перерыва, в новый исковой срок не засчитывается.
Исходя из всего перечисленного на основании истечения срока исковой давности бухгалтер имеет право списать сумму дебиторской задолженности в бухгалтерском и налоговом учете не ранее чем по прошествии трех лет с даты последней сверки по этой задолженности (Письмо Минфина РФ от 10.07.2015 № 03‑03‑06/39756). Аналогичный вывод справедлив также и в части кредиторской задолженности, которую налоговые органы могут потребовать включить в состав прочих доходов. Между тем в отсутствие актов сверки и первичных документов невозможно сделать вывод о периоде возникновения задолженности и дате начала течения срока исковой давности (Постановление ФАС УО от 25.11.2010 № Ф09-7954/10‑С2). Отметим: вывод сделан в целях применения бухгалтерского и налогового законодательства в основном исходя из положений гражданского права.
Как провести сверку расчетов?
К сожалению, в нормативных актах по данному мероприятию мало указаний. Мы бы выделили проведение сверки в рамках инвентаризации, что регламентировано Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (далее - Методические указания). Из них следует, что основной целью инвентаризации расчетов является подтверждение достоверности учета задолженности и обязательств, установление сроков их возникновения и погашения. Для этого проверяется обоснованность сумм задолженности по расчетам с поставщиками и заказчиками, бюджетом и внебюджетным фондами, работниками и подотчетными лицами, другими дебиторами и кредиторами. Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженностей, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженностей, по которым истекли сроки исковой давности.В ходе инвентаризации наличие кредиторской и дебиторской задолженностей должно быть подтверждено документами, например:
договором с поставщиком или заказчиком;
- актом приемки-передачи выполненных работ, оказанных услуг, накладной на отгрузку материальных ценностей;
- иными, в частности, платежными документами на перечисление аванса поставщику, не выполнившему своих обязательств, актом сверки задолженности.
Является ли акт сверки первичным документом?
За ответом обратимся к Инструкции № 157н . В документе сказано, что к бухгалтерскому учету принимаются первичные учетные документы, поступившие по результатам внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета. То есть «первичка» подтверждает совершение операции, которая приводит к изменению данных об активах и обязательствах, доходах и расходах учреждения. Сам по себе акт сверки расчетов не свидетельствует о совершении подобной операции, изменяющей финансовое положение проводящих сверку сторон. Поэтому у бухгалтера не возникает обязательств по отражению на его основании бухгалтерских проводок. Отсутствие принадлежности акта сверки расчетов к первичным документам подтверждается еще и перечнем обязательных реквизитов таких документов, приведенным в п. 7 Инструкции № 157н.Содержание факта хозяйственной жизни и величину его натурального и (или) денежного измерения (с указанием единиц измерения) для акта сверки проблематично установить, поскольку в нем отражаются расчеты по нескольким хозяйственным операциям, которые должны подтверждаться своей отдельной «первичкой». Акт сверки по своей сути больше напоминает обобщающий учетный регистр, составляемый двумя сторонами. Неспроста в перечне форм учетной документации, применяемой государственными и муниципальными учреждениями (Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н), отсутствует акт сверки расчетов, что лишь подтверждает выраженную нами позицию.
В силу положений ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» акт сверки взаимных расчетов не является документом первичного учета и не относится к документам бухгалтерской отчетности (Письмо Росприроднадзора от 17.02.2015 № ОД-06‑01‑26/2389).
Приведем примеры из арбитражной практики. В Постановлении АС ВВО от 18.07.2016 № Ф01-2768/2016 рассматривался спор о взыскании задолженности за проданный товар. Однако материалы дела не подтвердили возникновение такой задолженности. Товарные накладные ответчиком не подписаны (и, как следствие, не являются надлежаще оформленными); каких‑либо иных документов, свидетельствующих о поставке (перемещении) товара по указанным накладным, не представлено. Составленный в одностороннем порядке акт сверки взаимных расчетов без первичных документов, подтверждающих поставку товара, не доказывает получение этого товара.
Аналогичные выводы сделаны в Постановлении Четвертого арбитражного апелляционного суда от 14.01.2013 № А19-11729/2012. Из акта инвентаризации расчетов с покупателями, справки о кредиторской задолженности, книг продаж, расшифровок дебиторской и кредиторской задолженности невозможно установить даты возникновения обязательств. Ссылки на счета-фактуры (являющиеся документами, необходимыми для налогового учета при исчислении НДС) в отсутствие первичных документов не подтверждают даты фактической реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг).
Значит, рассматриваемый документ не является первичным, служащим основанием для отражения хозяйственной операции в учете автономного учреждения. Тем не менее это та бумага, которая служит для проведения «бухгалтерской» процедуры, в ходе которой обнаруживаются неучтенные или неправильно отраженные поставки (оплаты). На них составляются (исправляются) первичные подтверждающие их документы, в то время как акт сверки лишь выявил недочеты по отправлению и оформлению операций.
Как выглядит акт сверки?
В связи с тем, что акт сверки расчетов с контрагентами не относится к первичным документам, бухгалтер вправе составить его в произвольной форме с удобными для себя реквизитами. Как правило, их набор минимален, что доказывают предусмотренные во многих программно-прикладных продуктах готовые документы - акты сверки. Они включают данные о контрагенте, с которым проводится сверка, а также даты, номера первичных документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций, включая суммы, на которые они были осуществлены при совершении сторонами сделки.Ниже покажем один из вариантов оформления акта сверки расчетов:
Акт сверки
взаимных расчетов
за период с 01.08.2016 по 31.08.2016
между АУ «Центр социальных услуг»
и ООО «Коммерческое предприятие»
по договору от 01.02.2016 № 10
Автономное учреждение «Центр социальных услуг», именуемое в дальнейшем Покупатель, в лице руководителя Иванова А. С., действующего на основании Устава, и общество с ограниченной ответственностью «Коммерческое предприятие», именуемое в дальнейшем Поставщик, в лице директора Петрова М. В., действующего на основании Устава, составили настоящий акт сверки расчетов к договору поставки от 01.02.2016 № 10 о нижеследующем.
По данным Покупателя, руб. | По данным Поставщика, руб. |
||||||
Дата | Документ | Дебет | Кредит | Дата | Документ | Дебет | Кредит |
Сальдо начальное | Сальдо начальное | ||||||
Платежное поручение | |||||||
Платежное поручение | Платежное поручение | ||||||
Накладная | |||||||
Сальдо конечное | Сальдо конечное | ||||||
Есть расхождение между учетными данными Поставщика и Покупателя. Сумма задолженности по договору, имеющаяся на 01.09.2016 и равная 80 000 руб. (восемьдесят тысяч рублей), подтверждена только ООО «Коммерческое предприятие».
В представленном примере мы намеренно отразили расхождение данных поставщика и покупателя, чтобы разобраться с дальнейшим порядком действий сторон.
Каковы действия после подписания акта сверки?
Очевидно, ответ зависит от того, насколько «точно» сверились партнеры. Если расхождений нет, то обеим сторонам можно ничего не делать и забыть о сверке до проведения ее в следующий раз. Если же данные сторон не сходятся, нужно найти причину и того, кто допустил ошибку. Обратимся к представленному выше акту сверки: с большой вероятностью расхождение допущено по вине АУ, причем не бухгалтера, а лиц, которые получили товары поставщика, но не передали в бухгалтерию документы. Без них хозяйственная операция (отгрузка) не может быть отражена, в связи с чем не показано и корреспондирующее с отгрузкой обязательство по оплате поставленных товаров.В такой ситуации бухгалтеру АУ нужно получить от коллеги из ООО не дошедшие ранее документы на состоявшуюся отгрузку товаров и отразить на их основании данную хозяйственную операцию в бухгалтерском учете. После этого следует сформировать в программе новый акт сверки и отправить его на согласование партнеру. При отсутствии расхождений сверку можно считать законченной, а обязательства - сверенными. Но не исключено, что АУ может не подтвердить отгрузку и оприходование товаров, если, например, они оказались некачественными. Тогда акт подписывается с разногласиями, которые решаются в претензионном порядке (до суда или в суде). После разрешения разногласий проигравшая спор сторона вносит у себя изменения в учет, исходя из тех данных, которые подтверждены и обоснованы выигравшей спор стороной.
Где еще может пригодиться акт сверки?
Оказывается, он может помочь не только восстановить расчеты с контрагентом, но и обосновать и правильно насчитать штрафные санкции в случае неисполнения партнером своих обязательств. Напомним: согласно п. 1 ст. 330 ГК РФ неустойкой (штрафом, пеней) признается определенная законом или договором денежная сумма, которую должник обязан уплатить кредитору в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательства, в частности в случае просрочки исполнения.Датой получения доходов в виде штрафов, пеней и (или) иных санкций за нарушение договорных или долговых обязательств, а также в виде сумм возмещения убытков (ущерба) является дата признания их должником либо дата вступления в законную силу решения суда. Если кредитор учитывает данные суммы на дату их признания заемщиком, документом, свидетельствующим о признании должником обязанности по уплате кредитору в полном объеме либо в меньшем размере штрафов, пеней, иных санкций за нарушение договорных обязательств, может являться двусторонний акт, подписанный сторонами (соглашение о расторжении договора, акт сверки и т. п.) (письма ФНС РФ от 10.01.2014 № ГД-4-3/108@, Минфина РФ от 30.10.2014 № 03‑03‑06/1/54946).
При отсутствии подписанного акта сверки или же полной либо частичной фактической уплаты кредитору сумм санкций, свидетельствующих о признании должником обязанности по уплате штрафов, пеней, иных санкций, основания для признания соответствующих сумм в составе доходов кредитора отсутствуют (Письмо ФНС РФ от 23.06.2016 № СД-4-3/11239@). Следовательно, должник в такой ситуации может предъявить претензии по правильности расчета и применения штрафных санкций.
Итак, мы рассмотрели несколько ситуаций, в которых может пригодиться акт сверки расчетов. Рекомендуем проводить не выборочную, а периодическую сверку (например, раз в месяц или раз в квартал). Это поможет не затягивать с выявлением ошибок в расчетах и своевременно их исправлять, не доводя дело до разбирательств во внесудебном или судебном порядке. А принципиальное непроведение сверки расчетов может привести к недостоверности информации о дебиторской и кредиторской задолженности в бухгалтерском учете и отчетности автономных учреждений. А потому советуем бухгалтеру все же сверять расчеты с партнерами, что поможет вести хозяйственную деятельность в рамках доверительного, взаимовыгодного сотрудничества.
Если взаиморасчеты будут вестись без детализации то будет отсутствовать возможность контролировать срок оплаты. В отчетах по взаиморасчетам "ведомость по взаиморасчетам с контрагентами" и "ведомость по расчетам с контрагентами" не будет возможности развернуть отчет с детализацией по расчетным документам. Не будет возможности определить какой именно документ реализации оплатил покупатель или какой документ поступления оплатили мы. Закрытие долгов и авансов будет происходить по FIFO. Так же не будут работать отчеты "дебиторская задолженность по срокам долга" и "отчет по кредитной линии".
Если взаиморасчеты будут вестись с детализацией по "документам расчетов с контрагентами" то тогда пользователям необходимо во всех документах указывать документы расчета . В документах реализации, актах об оказании услуг, поступлениях тмц и др. документах отражающих хозяйственные операции купли продажи с покупателями/поставщиками появляется закладка "предоплата", которую тоже нужно заполнять (заполняется полуавтоматически) иначе не будут закрываться авансы.
В документах оплаты нужно будет также заполнять список документов, по которым прошла оплата (заполняется полуавтоматически).
Данный механизм заложен разработчиками. После того как галка установлена и есть движения по данному договору отменить галку уже не возможно.
Когда в договоре установлена галочка "по документам расчетов с контрагентами" то документ в котором выбран данный договор делает движения по регистру "ВзаиморасчетыСКонтрагентамиПоДокументамРасчетов" иначе по регистру "ВзаиморасчетыСКонтрагентами".
используется в отчетах
ВедомостьВзаиморасчетыСКонтрагентами
ОтчетПоКредитнойЛинии
ПоказателиРаботыМенеджеров
ПродажиПоОплате
РапортРуководителю
Следующие отчеты используют только регистр ВзаиморасчетыСКонтрагентамиПоДокументамРасчетов
Без него не работают:
ОтчетПоКредитнойЛинии
ДебиторскаяЗадолженностьПоСрокамДолга
Переход с ведения взаиморасчетов без детализации на ведение с детализацией.
порядок действий такой:
1. Нужно снять/поставить в договорах галку "по документам расчетов с контрагентами" . Сделать это можно только закоментировав проверку на присутствие движений по договорам. Комментируем содержимое процедуры ПереЗаписью() в модуле формы элемента.
2. Групповой обработкой сняимаем/ставим галку.
3. Перепроводим документы взаиморасчетов (акты,реализации,поступления,платежки, пко,рко и т.д.) за весь период.
4. Проверяем. Если снимали галку в регистре взаиморасчеты по документам расчета не должно быть записей. Если ставили галку то в регистре взаиморасчеты с контрагентами не должно быть записей.
5. Возвращаем проверку т.е. раскомментируем то что комментировали в процедуре ПередЗаписью().
6. Выполняем обработку по восстановлению расчетов.
P.S. дополнение от ChessCat:
Если взаиморасчеты будут вестись с детализацией по "документам расчетов с контрагентами" то тогда пользователям необходимо во всех документах указывать документы расчета. Без этого (и это очень важно) не произойдет "Зачет аванса покупателя" (если список документов не будет заполнен в Реализации) и все денежные средства по документу "Платежное поручение входящее" упадут на Аванс. В результате бухгалтер получает к начислению НДС по авансам по счетам 62.2 и 62.1 разваленное сальдо.
Если взаиморасчеты будут вестись без детализации "по документам расчетов с контрагентами" то этих проблем не будет.
По снятию-установке галочки - можно сделать намного проще - создается копия текущего договора (у которого надо поменять галочку) и проводится замена старого договора на новый по всем ссылкам с перепроведением документов. После проведения замены старый договор помечается на удаление и при необходимости физически удаляется из базы.
И все.