Суточные при командировках в 2016 году: нормы и учет

Суточные при командировках в 2016 году (нормы и учет) вызывают вопросы. По налогу на прибыль и взносам суточные не нормируются. Но если вы прописали размер суточных в коллективном (трудовом) договоре или приказе руководителя, придется применять лимит.

Какие брать нормы суточных при командировках в 2016 году

При расчете налога на прибыль суточные не нужно нормировать. Суточные при командировках в 2016 году, нормы и учет зависят от того, какой размер предусмотрен внутренними документами: коллективным договором, положением о командировках и т. п.

Начислять взносы (в том числе на травматизм) на суточные не нужно. Дело в том, что данные выплаты являются гарантией, предусмотренной действующим законодательством. Поэтому суточные в размере, предусмотренном внутренними документами организации, освобождаются от взносов. С суточных, размер которых превышает установленные компанией нормы, взносы нужно начислить.

А вот с НДФЛ ситуация иная. Не облагаются этим налогом суточные в пределах 2500 руб. за день нахождения в загранкомандировке. Для поездок по России — в пределах 700 руб. за день нахождения в командировке. Если компания выдает суточные свыше этих норм, нужно удержать НДФЛ. Но не со всей суммы, а с разницы между фактическим размером выплаты и лимитом. Например, компания выплачивает суточные в размере 3000 руб. за каждый день зарубежной командировки. НДФЛ надо удержать с 500 руб. (3000 - 2500).

Когда суточные при командировках в 2016 году можно учесть в расходах

Суточные при командировках в 2016 году нужно учитывать на дату утверждения авансового отчета. Это правило действует как при методе начисления, так и при кассовом методе. Дело в том, что при выдаче сотруднику аванса на командировку (с учетом приблизительного размера суточных) расхода не возникает. Определить сумму суточных за все дни командировки можно только после того, как сотрудник представит авансовый отчет.

Нормы суточных для целей налогообложения

Вид налога	Загранкомандировки	Командировки по России
Налог на прибыль	Не нормируются. (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ)	Не нормируются. Уменьшают налоговую базу в пределах размера, установленного внутренними документами организации (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ)
	Нормируются. Не облагаются налогом в пределах 2500 руб. за каждый день нахождения в командировке (п. 3 ст. 217 НК РФ)	Нормируются. Не облагаются налогом в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке (п. 3 ст. 217 НК РФ)
УСН (объект «доходы»)	Не нормируются.	Не нормируются. Независимо от размера при расчете налога не учитываются
УСН (объект «доходы минус расходы»)	Не нормируются. размера, установленного внутренними документами организации ()	Не нормируются. Учитываются в расходах в пределах размера, установленного внутренними документами организации (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)
	Не нормируются. Независимо от размера при расчете налога не учитываются	Не нормируются. Независимо от размера при расчете налога не учитываются
	Не нормируются. Учитываются в расходах в пределах размера, установленного внутренними документами организации (подп. 13 п. 2 ст. 346.5 НК РФ)	Не нормируются. Учитываются в расходах в пределах размера, установленного внутренними документами организации (подп. 13 п. 2 ст. 346.5 НК РФ)
Патентная система налогообложения	Не нормируются. Независимо от размера при расчете налога не учитываются	Не нормируются. Независимо от размера при расчете налога не учитываются
Страховые взносы	Не нормируются размера, установленного внутренними документами организации (подп. «и» п. 2 ч. 1 , ч. 2 абз. 10 подп. 2 п. 1 , п. 2 )	Не нормируются Не облагаются взносами в пределах размера, установленного внутренними документами организации (подп. «и» п. 2 ч. 1 , ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, абз. 10 подп. 2 п. 1 , п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ, письмо Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 2538-19)

Признавая в расходах суточные за однодневную загранкомандировку, учтите, что сотруднику они полагаются в размере 50 процентов от той суммы, что значится в локальном нормативном акте организации (п. 20 Положения, утвержденного ). То есть если коллективным договором установлены суточные для загранкомандировок в размере 2500 руб., то при однодневной командировке признать в расходах можно только 1250 руб.

Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). То есть если коллективным договором установлены суточные для загранкомандировок в размере 2500 руб., то при однодневной командировке страховыми взносами не облагайте сумму в пределах 1250 руб.

Часто работников предприятий начальство направляет в служебные поездки вне основного места работы. Такие поездки называются «командировками». В Трудовом кодексе оговаривается как определение этого понятия, так и гарантии при направлении сотрудников в командировки по служебным делам. То есть предприятие гарантирует своему работнику сохранить не только его основное место работы, занимаемую им должность, средний заработок, но и обязуется возместить все траты, которые произошли во время служебной поездки. Такие траты в командировках в Трудовом кодексе РФ (статья 168) определяются как «командировочные расходы».

Виды командировочных расходов в 2019 году

Рассмотрим основные виды более подробно:

1. Суточные – траты на личные нужды (питание, самостоятельный поиск жилья).
2. Проездные – оплата за пользование общественным транспортом, оформление документов на проезд в нем, постельное белье в поездах.
3. Наем жилого помещения – бронирование жилья, аренда комнаты или квартиры (независимо от места – пункт назначения командировки или место вынужденной остановки).
4. Иные – мобильная связь (служебные телефонные разговоры), Интернет (переписка по электронной почте по рабочим вопросам), почтовые и телеграфные (переписка по служебным делам), банковские (обмен валют) услуги.

Названные траты в командировках указаны в коллективном договоре (как альтернативный документ – локальный акт) предприятия или фирмы. Предусматривается то, что считается необходимыми, с обоснованием целей налогообложения прибыли (то есть не уменьшают налог на прибыль самой компании).

• ресторанное обслуживание (сюда относят также бары и кафе);
• платные услуги оздоровительных клубов (фитнес-центров, бассейнов) при отеле, где временно живет откомандированный сотрудник;
• пользование услугами сторонних компаний, указанных в договоре.

Перечисленные в коллективном договоре (или локальном акте) виды командировочных трат, кроме суточных, должны подтверждаться откомандированным сотрудником документально.

Суточные расходы в командировках в 2019 году

Как уже говорилось, суточные расходы не требуют документального подтверждения. Выплачиваются работодателем в ситуациях:

1. Если это командировка – отправитель-работодатель сам устанавливает сумму выплаты, внеся ее в коллективный договор (или локальный нормативный акт) в пункт Положение о командировках.
2. Если работа имеет разъездной характер (полевые условия или экспедиции) – это оговаривается еще и в трудовом договоре.

Таким образом, суточные – это возмещение-компенсация расходов на дополнительные нужды, которые возникли у откомандированного специалиста, когда он проживал вне постоянного места жительства (сюда не входят траты на поездку и жилье).

Оплата суточных в 2019 году

Командировочные выплаты могут отличаться для каждого откомандированного специалиста. Это зависит от должности, занимаемой сотрудником. Размер суточных в 2018 году законодательством России не ограничен. Не предвидится никаких изменений и в 2019 году. Сумма указывается в колдоговоре (или локальном акте), ориентированном на Налоговый кодекс РФ, при этом не облагается НДФЛ.

Откомандированный сотрудник получает деньги за все дни пребывания в служебной поездке. В эту сумму включаются, помимо основных рабочих дней:

• выходные;
• праздничные;
• дни в пути;
• вынужденной остановки;
• больничные.

Суточные по расходам от служебных поездок по Российской Федерации должны быть не выше 700 рублей за один день, а за границу – 2500 рублей в сутки.

Пример расчета в 2019 году

Откомандированный специалист отбывает по приказу в другой город. Время отбытия поезда со станции вокзала – 14 часов 35 минут 3 марта. Время приезда обратно из командировки – 5 часов 25 минут 6 марта.

Сумма выплаты будет подтверждена документами, которые оформлялись при отправлении специалиста (приказ о направлении в командировку). Сами же суточные для налоговой проверки обосновываются справкой из бухгалтерии.

Суточные в 2019 году: однодневные командировки

Исходя из законодательных актов, сотрудникам, отправленным в служебную поездку на один день, оплата суточных расходов не предусмотрена. Но Верховный суд России постановил (2012 год): разрешить такие выплаты при однодневных командировочных поездках менее суток (24 часа). При этом использовать оговорку, что это не полноценные выплаты, компенсация за «иные» расходы откомандированного специалиста (не облагаются налогом при сумме до 700 рублей).

Суточные в 2017 году: зарубежные командировки

Когда рассчитывают суточные за командировки за границу, также нужно обязательно учитывать количество суток, проведенных непосредственно за пределами государства. Учитываются дни, когда откомандированный сотрудник за рубежом находился не все командировочное время, а только часть. Как это определить? Здесь помогут особые отметки в загранпаспорте специалиста, которые делают в таможенной службе.

Нюансом командировок за пределы государства, является расчет дней: с того дня, когда откомандированный специалист пересек границу Российской Федерации, суточные будут выплачены в валюте той страны, где он будет пребывать до момента отъезда. Со дня въезда в РФ (момента пересечения границы) суточные снова начислят в рублях соответственно законодательным нормам государства.

Размер их рассчитывается на основании внутренних регламентных документов, в которых прописаны соответствующие суммы за каждый день. Единственное, что следует учесть: превышение установленных пределов суммы (2500 рублей в сутки) может повлечь взимание дополнительных налогов.

В ситуации, когда продолжительность командировки за границу не более суток, тогда сотруднику предприятие оплачивает только 50% от установленных норм выплат в валюте той страны, в которую предписана поездка.

Необходимо помнить и о том, что определяя налоговую базу с заграничных суточных, всегда следует учитывать курс Центрального банка России на момент выдачи и на дату фактических доходов (расходов). И уже при наличии разницы в курсе начисляется НДФЛ.

Досрочное прерывание командировки в 2019 году

Как будут выплачиваться суточные в 2019 году, если откомандированный сотрудник, вынужден был прервать служебную поездку?

Для прерывания командировки и досрочном возвращении из нее работника на предприятии (фирме, компании) необходимо написать соответствующий приказ (он оформляется не по официальному образцу, а в произвольной форме). Но первоначальные документы не нужно исправлять, достаточно будет только такого приказа об отзыве сотрудника из командировки с указанием причины, по которой эта необходимость возникла. Указание причины в документальной форме является необходимостью, так как это будет служить обоснованием дополнительных расходов. В ситуации, когда сотрудник будет выезжать в эту же командировку повторно, сопровождающая документация оформляется заново.

покане произошла — к всеобщему одобрению многочисленной армии командируемых. Как законодатели пришли к такому решению и почему суточные попали в разряд неугодных выплат, вы узнаете из нашей статьи.

Суточные чуть не отменили

Новостью о грядущей отмене суточных Минфин «порадовал» в конце прошлого года. Эта участь должна была постичь отечественные «командировочные» компенсации — зарубежные служебные поездки новшество не затрагивало.

Неожиданное решение финансистов нашло отражение в проекте поправок к постановлению Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749 о служебных командировках.

Привычный всем перечень командировочных выплат планировалось лишить 1 из важных пунктов (выплаты суточных). Если бы отмена состоялась, перечень стал бы иметь следующий вид:

• возмещение расходов по перемещению работника к месту командировки;
• компенсация затрат на аренду помещения для проживания командированного сотрудника;
• иные расходы, возникающие в связи с нахождением и исполнением служебных обязанностей работника вне его постоянного места жительства.

Это мероприятие Минфин назвал оптимизацией порядка возмещения расходов и уточнением понятия «суточные».

Предполагалось, что работодатели, не ущемляя законных прав и интересов своих работников, будут возмещать дополнительные расходы, связанные с командировками, в соответствии с внутрифирменными локальными актами (коллективным договором, положением о командировках и др.). При этом все понесенные работником расходы необходимо будет подтвердить документально.

Об организации командировочного процесса в компании см. в статье .

Отмена суточных при командировках в 2016 году пока не состоялась, однако законодатели упорно пытаются реформировать устоявшийся порядок оформления командировок. Подробнее об этом — в следующем разделе.

Командировочные в 2016 году

Российские командируемые пока могут спать спокойно: официальная отмена суточных при командировках и введение обязательного документального подтверждения всех расходов, понесенных работником в связи со служебной поездкой, не произошли.

Однако изменения в части оформления командировок все же вступили в силу, и с января текущего года из обязательных командировочных документов исключили:

• командировочное удостоверение;
• служебное задание;
• отчет о выполнении задания.

Теперь срок деловой поездки работника можно подтвердить только проездными билетами или служебной запиской.

Нововведения стали неожиданностью для работников и работодателей и внесли сумятицу и неразбериху в устоявшуюся четкую схему оформления командировок.

Как показала практика истекших месяцев, урезанный формат командировочных документов прибавил головной боли администрации компаний и самим работникам. Работодателям стало сложнее контролировать сотрудников, а у последних прибавилось бумажной волокиты. Вместо пары фраз в служебном задании о выполненной в командировке работе теперь от них требуется оформление отдельного документа — служебной записки.

Большинство компаний все же не отказались от привычного комплекта бумаг и по-прежнему оформляют и командировочное удостоверение, и служебное задание. Но сегодняшний статус этих бумаг делает их пригодными только для внутрифирменного контроля. Налоговые расходы они не обосновывают.

Изучайте командировочные документы с помощью материалов нашего сайта. См. статью .

Итоги

Произойдет ли отмена суточных в 2016 году, предугадать невозможно. Пока стремление финансистов оптимизировать расходы и реформировать процедуру оформления командировочных документов ничего, кроме неразберихи и дополнительной бумажной волокиты, коммерсантам не принесла.

Многих сотрудников, которые часто отправляются в разного рода командировки, привлекают суточные командировки. Ведь благодаря это материальной помощи, они могут не тратить свои деньги на поездку. А вот некоторые кадры могут даже сэкономить свои суточные, чтобы у заработной платы была прибавка. Если верить Трудовому кодексу России, то под понятием – командировочные, имеется в виду выезд работника за пределы его места проживания в виду отдельного рода, там, где он решает выполняет ряд служебных задач.

Если работодатель отправляет работника в командировку, то значит, что он берет на себя ряд обязательств, таких как: проживание работника в месте командировки и оплату проезда. В общем, бухгалтерия должна обязательно возместить работнику эти траты. Суточные, в большей части случаев, предоставляются заранее, опираясь на тот уровень цен, которые были на то время, когда работник был в отъезде.

У таки трат есть еще и второе название – суточные. Чтобы получить эти деньги, сотрудник должен понимать, что надо понимать под этим термином. Ведь надо не только собирать специальные документы, но еще и готовить бумаги. В 2016 году суточные командировочные расходы будут такими, согласно законодательству:

1. Стоимость съема жилья на месте временно работы.
2. Стоимость проезда к месту работы и на обратный путь билеты.
3. Суточные. Сюда входят карманные средства работника, которые ему необходимо будет тратить за время поездки, например, оплата связи.
4. Оформление разного рода документов: оформление и заказ паспортов, виз или других документов, например, если вы едете в другую страну.

Командировочных расходов оплата будет делаться тогда, когда они будут подтверждены всеми бумагами – чеки, специального рода документы и так далее. В каждом предприятии размер суточных и командировочных устанавливается по своим нормам и критериям, а также статуса сотрудника, важности поездки и тому подобное.

В 2016 году максимальный суточный размер командировочных будет равен 700 рублей. Но такое правило может быть актуально только для государственных компаний, которые такого рода расходы восполняют работнику по сути бюджетными средствами. Как правило, частные компании, могут сами регулировать данные расходы и ставить сумму больше, чем это написано в законе. В собственном трудовом договоре вы можете узнать какой размер у командировочных и суточных вашей компании. За границу командировочные расходы в 2016 году не могут быть более 2500 рублей. Но это только для государственных компаний. Частные могут ставить свои суммы.

Оцените статью

В понятие «командировочные» входит определенный вид расходов, в которые включена и компенсация найма жилого помещения. Допустимые нормы, условия и перечень сопровождающих документов регламентированы в законодательных актах Правительства и письмах Минфина Российской Федерации.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Что говорит закон?

Трудовой кодекс РФ гласит, что в производственную деятельность командировочного входят следующие обязанности:

• своевременное прибытие на место назначения;
• результативное выполнение командировочного задания;
• отъезд в назначенное время;
• предоставление по возвращению на постоянное место работы.

Нормативная база

Еще совсем недавно гостиничные счета относились к документам строгой отчетности.

Оформленные бланки по форме № 3-Г однозначно подтверждали оказание услуг по предоставлению жилых помещений в установленный период.

В настоящее время согласно Постановлению Правительства России № 359 от 06.05.2008 г. предприятия гостиничного сервиса вправе индивидуально разрабатывать формы документов, фактически подтверждающие проживание гостей.

В предприятия включают следующие вопросы:

• последовательность процедуры, возмещающей расходы по командировке;
• границы размеров компенсирования затрат;
• регламент, определяющий функции сотрудника и администрации фирмы;
• перечень документов, прилагаемых к авансовому отчету по командировке;
• нормы командировочных затрат, которые разрешены на предприятии.

Где можно останавливаться?

Командированным сотрудникам предоставляется несколько вариантов размещения для проживания:

• гостиничный номер;
• служебные квартиры;
• самостоятельная аренда комнаты;
• проживание у родственников.

Выбор места расположения зависит от объективных и субъективных причин и носит чисто индивидуальный характер.

Гостиничный номер

Занимая необходимый номер, командировочные вправе пользоваться всем спектром бытовых и коммунальных услуг, предлагаемых сервисом отеля.

Служебные квартиры

Наличие жилой площади, числящейся на балансе организаций, которые вынуждены постоянно приглашать специалистов со стороны, экономически обосновано.

Кроме того, командированным сотрудникам (например, преподавателям высших учебных заведений) гораздо комфортнее и удобнее существовать в жилищных условиях, максимально приближенным к домашним.

Если принимающая сторона располагает служебными или арендованными квартирами, то вопрос проживания в гостинице не возникает.

У родственников

Многие командировочные предпочитают останавливаться у родных и близких.

В этом случае, положительно решаются два вопроса:

• оптимальное решение бытовых проблем,
• близкое общение с родственниками, с которыми не очень часто встречаются.

Какие документы потребует работодатель?

Экономические службы предприятий ведут детальный учет командировочных расходов.

Сотрудник, вернувшийся из поездки, обязан в трехдневный срок оформить авансовый отчет, приложить все имеющиеся чеки и квитанции, подтверждающие произведенные расходы, а затем весь комплект документов сдать в бухгалтерию предприятия.

Администрация отеля выдает оформленный документ, подтверждающий проживание в гостиничном номере.

Бланк счет-расписки разработан в каждой гостинице индивидуально и обязательно включает следующие реквизиты:

• уставные и банковские реквизиты отеля;
• паспортные данные проживающего;
• размер оплаты за номер, с выделением налога НДС;
• срок пребывания;
• печать и подпись руководителя гостиницы.

Факт оплаты гостиницы подтверждается кассовым чеком или приходным кассовым ордером.

Оплата за временное проживание в служебных или арендованных квартирах обычно осуществляется безналичным способом, основываясь на данных заключенного договора на предоставление жилья.

С разрешения работодателя сотрудник может самостоятельно заключить договор найма жилого помещения непосредственно с собственником — физическим лицом.

Договор аренды жилой площади и расписка в получении оплаты документально подтвердят факт найма места проживания на время командировки.

В общем виде документы для оформления представлены в таблице:

Способ проживания	Подтверждающий документ	Вид оплаты
Номер в гостинице	Счет, кассовый чек или приходный кассовый ордер	Наличный или безналичный расчет
Служебное жилое помещение	Счет, договор на предоставление помещения	Безналичный расчет
Комната в аренду от физ.лица	Договор аренды, расписка	Наличный расчет
Проживание у родственников	отсутствует	отсутствует

В Налоговом Кодексе РФ не уточняется перечень документов, которые должны подтверждать командировочные расходы.

И если документ составлен согласно правилам бухгалтерского учета, налоговые органы обязаны принимать их во внимание.

Оплата проживания в командировке в 2019 году

Как считать?

Согласно счета на оплату гостиничного номера, расходы по найму жилого помещения принимаются к возмещению полностью.

В Налоговом Кодексе не содержится ограничений по оплате расходов на проживание.

Нормы, условия, лимиты

При проверке налоговые органы могут заинтересоваться расходами на компенсирование стоимости гостиничного номера особой комфортабельности.

Чтобы подобных спорных вопросов не возникало, необходимо в Положении о командировке отдельно прописать какими условиями в гостинице могут пользоваться:

• простые сотрудники;
• административно-управленческий персонал предприятия.

Счета за командировочные расходы на жилье рядовых сотрудников, выписанные на сумму сверх положенной нормы, согласно Положению о командировках на предприятии, принимаются к бухгалтерскому учету в полном размере.

В налоговом учете отражаются расходы в пределах нормы.

Пример:

Маркетолог В.И.Иванов был направлен в командировку сроком на три дня, целью которой было заключение договора поставки производственного оборудования. К авансовому отчету по командировке Иванов В.И. приложил документы на оплату гостиничного номера «Люкс» в размере 5600 руб. в сутки. При этом, согласно Положению о командировках, штатные сотрудники среднего звена могут проживать в отелях, стоимость которых не должна превышать 3500 руб. в сутки.

После утверждения авансового отчета сотруднику была возмещена стоимость проживания в размере 16 800 руб.: 5 600 руб/сут.* 3 дня = 16 800 руб.

Кроме того, был начислен НДФЛ и страховые взносы с суммы превышения:

• 3 500 руб/сут * 3 дня = 10500 руб. - максимально разрешенный размер расходов на проживание;
• 16 800 – 10500 = 6 300 руб. - налогооблагаемая база для расчета НДФЛ и страховых взносов;
• 6 300 * 13% = 819 руб. - начислен НДФЛ;
• 6 300 * 22% = 1 386 руб. - страховые взносы ПФР;
• 6 300 * 5,1% = 321,30 руб. - страховые взносы ФФОМС;
• 6 300 * 2,9 % = 182,70 руб. - страховые взносы ФСС;
• 6 300 * 0,7 % = 44,10 руб. - страховые взносы от несчастных случаев на производстве.

Налоговый учет

Бухгалтерский учет характеризует командировочные затраты как от обычных видов деятельности.

Налоговый учет относит их в группу прочих расходов, при этом они должны быть экономически обоснованными.

Принятые к учету «квартирные» снижают налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль.
НДС, указанный отдельной строкой в гостиничном счете, правомерно принимается к вычету при расчете налога.

Если есть подтверждающие документы

Если к авансовому отчету приложен весь комплект документов, подтверждающих правомерность проживания, командировочные компенсируются в полном размере без каких-либо ограничений.

Компенсация без подтверждающих документов

Утерянный гостиничный счет не может быть приложен к авансовому отчету по командировке.

Специалисты экономических служб должны подробно ответить на вопрос работника: «Как оплатить без документов?».

Без квитанции организация вправе произвести возмещение проживания командированному сотруднику за счет чистой прибыли, остающейся в распоряжении предприятия. Но уменьшить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль на величину компенсируемых сумм без подтверждения проживания фирма не в праве.